Kaynak yönetimi zorlukları, ekiplerle çalışmanın doğasına bağlıdır. Çoğu zaman işi ve kaynakları planlamanız gerekir birden fazla projeyi yönetmek aynı anda. Süreçleri organize etmek, izlemek ve iyileştirmek, proje kaynak yönetiminin projelerinizi gerçekleştirebilecek veya bozabilecek çok önemli parçalarıdır. Üstesinden gelinmesi gereken çok şey var gibi mi görünüyor? Gelin bu zorlukları yönetilebilir parçalara ayıralım ve işinizde bunların üstesinden nasıl gelebileceğinizi görelim.
Yeni bir proje başlatmakdoğru becerilere sahip çalışanlar bulmanız gerekir. Kulağa kolay gelse de, kaynaklarınız hakkında net bir genel bakışa sahip değilseniz bu zor olabilir. Becerilerine veya pozisyonlarına göre sıralayabileceğiniz bir çalışan listesine sahip olmak, belirli bir projeyi gerçekleştirebilecek kişileri hızlı bir şekilde bulabileceğiniz için yararlıdır.
Ardından, tahmini program sırasında müsait olup olmadıklarını öğrenin. Ayrıca bir beceri matrisi veya bir RACI şeması (diğer adıyla sorumluluk atama matrisi) nelerden sorumlu olduklarını işaretlemek için.
Çalışanların uygunluğunu, kapasitelerini ve programa uyma becerilerini yönetmek birbiriyle yakından bağlantılıdır. Projeniz için kaynakları ve programı planlarken riskleri nasıl yönetebileceğinizi görelim.
Birinin tam zamanlı çalışıp çalışmadığını veya saat başına faturalandıran bir serbest çalışan olup olmadığını bilerek, uygunluklarını değerlendirebilirsiniz. Buradaki asıl zorluk, bu uygunluğun en azından sizin için uygun bir anda değişebilecek olmasıdır.
Kaynak planlamasıSadece ekibinizin uygunluğunu iki kez kontrol etmekle kalmayın, aynı zamanda bazı kaynakları kaybetmeniz durumunda bir B planınız olsun.
Bu görevi üstlenebilecek benzer becerilere sahip başka bir çalışan var mı? Ya da belki işi bir serbest çalışana yaptırabilirsiniz?
Her iki durumda da, bir projenin ortasında bir görev için kaynak bulamamak yerine alternatiflerinizi önceden bilmek iyidir. Ulusal tatilleri ve planlanan kişisel izinleri de kontrol edebilir, böylece bunları programınıza dahil edebilirsiniz.
En iyi senaryoda, aşağıdan yukarıya tahmin kullanarak Ekip üyelerinizle birlikte çalıştığınızda, önceki deneyimlerine dayanarak her bir görevin ne kadar süreceği konusunda bir fikirleri olabilir. Eğer yoksa, geçmiş verileri dikkate almalısınız.
Bu şekilde, zaman tahminlerini ekibinizin geçmiş performansına göre değerlendirebilir ve kapasitelerini aşma riskini azaltabilirsiniz.
Kaynak kullanılabilirliğini ve kapasitelerini dikkate alırsanız, başka bir zorluktan kaçınabilirsiniz - gerçekçi olmayan programlar oluşturmak. Çalışanlarınızın ne zaman müsait olduğunu ve belirli bir zaman dilimi içinde ne kadar iş yapabileceklerini bilerek projenizi daha doğru bir şekilde planlayın.
Ekibinizin üretkenliğini sağlamak için işi planlamak ve daha sonra az veya fazla kullanımdan kaçınmak için izlemek çok önemlidir. Aksi takdirde, çok fazla iş yapmak zorunda kalan çalışanlar tükenmiş hissetmeye başlayınise Yapacak çok az şey olması onları mutsuz ederHem de.
Birinin fazla çalıştığını, diğerlerinin ise çok fazla görevi olmadığını fark ettiğiniz anda iş yükünü ayarlayın. Örneğin, kaynak seviyelendirmeyi kullanarak işi bölüp bölemeyeceğinize bakın. Bu bir proje planlama tekniği Kaynakların kullanılabilirliğine göre faaliyetleri böldüğünüz veya birleştirdiğiniz. Ancak bunun projenizin zaman çizelgesi ve bütçesi üzerinde olumsuz bir etkisi olabileceğini unutmayın.
İşi ve kaynakları planlarken, gerçekte ihtiyacınız olandan daha fazla insan gücü eklemek cazip gelebilir. Bu "her ihtimale karşı" kaynak tahsisi Bununla birlikte, proje yöneticilerinin sıklıkla yaptığı bir hata olarak kabul edilir.
İhtiyaç duyulandan daha fazla kaynak eklemek, tahmini süreyi ve bütçeyi çarpıtarak diğer PM'ler için de çalışanları engeller. Bu durum, daha önce rezerve ettikleri kişiler için daha fazla iş yapılmasına veya düşük performans göstermelerine neden olabilir.
Sadece ihtiyacınız olacağını bildiğiniz ekip üyelerini atamaya çalışın. Herhangi bir değişiklik olması durumunda, başka bir PM ile bir çalışan üzerinde pazarlık yapmak her zaman daha iyidir.
Yaygın kaynak yönetimi zorluklarından kaçınmak için, bu fikirleri işinize dahil etmeye çalışın:
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...