Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) planlamanıza ve yönetmenize ve kaynak tahsisi Daha etkili ve verimli bir şekilde - özellikle de Microsoft Excel şirketinizde öncü bir role sahipse.
Genellikle bir parçası kaynak yönetim aracıBir kaynak takvimi, projeleri planlarken, rezervasyonlar atarken ve ekiplerinizi yönetirken başvuracağınız bir görünümdür. Aşağıda, temel özelliklere ve bir proje yöneticisi olarak günlük çalışmalarınızda neden böyle bir takvim kullanmaya değer olduğuna dair bir fikir vermek için bir kaynak takvimi dökümü yer almaktadır.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
Proje yönetimi takvimleri zorlukları nasıl çözer?
Kaynak takvimi hakkında birkaç söz, eki̇p planlamasi, ekip zaman takibive izin yönetimi 1 araç içinde
Etkisi kaynak planlama yazılımı proje yönetimi üzerine
Kaynak takvimlerinin anlamı ve rolü
Proje Yönetimi Zorluklarını Çözme: Proje yönetimi takvimleri, planlama ve kaynak tahsisi için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlayarak çok sayıda zorluğun üstesinden gelir. Ekip çabalarının senkronizasyonunu kolaylaştırarak kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını ve proje kilometre taşlarına zamanında ulaşılmasını sağlarlar.
Kapsamlı Kaynaklara Genel Bakış: Kaynak takvimleri, çalışan mevcudiyeti, kapasite, iş yükü ve kullanım dahil olmak üzere kaynak tahsisinin bütünsel bir görünümünü sunar. Bu şeffaflık, kaynakların aşırı kullanımını veya yetersiz kullanımını önlemeye yardımcı olur ve böylece ekip genelinde dengeli bir iş yükü sağlar.
Diğer Araçlarla Entegrasyon: Modern kaynak takvimleri, kaynak yönetimi yazılımı ve diğer proje yönetimi ve zaman izleme araçlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olarak bir projenin tüm yönlerini yönetmek için birleşik bir platform oluşturur. Bu entegrasyon, manuel veri girişi ihtiyacını azaltarak ve gerçek zamanlı güncellemeler sağlayarak verimliliği artırır.
Bir kaynak takvimi (burada ve orada proje yönetimi takvimi ve proje planlama takvimi olarak da bilinir), projenin yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen veya gerçekleşecek olan çok sayıda görevi, olayı ve tarihi izler. Bir kaynak takvimi oluşturmak, bir projenin başlangıcından itibaren planlama ve kaynak tahsisine yardımcı olduğu için etkili proje yönetimi için gereklidir. Bireysel çalışanın - en azından - kullanılabilirliğini, kapasitesini, iş yükünü ve kullanımını gözlemler. (Teamdeck) Bir kaynak takvimi - terimlerin önerdiği gibi - hem çalışanlar hem de ekipman dahil olmak üzere kaynakları kontrol etmek, koordine etmek ve izlemek için bir takvimdir. Proje yöneticilerine tüm ekibin ve tüm projelerin tamamen şeffaf bir görünümünü verir, bu da işletmelere aşağıdaki konularda yardımcı olmak için harika bir yoldur işletmelerini ölçeklendirmek.
Daha katı olmak gerekirse, kaynakların (çalışanların) nasıl kullanıldığına, belirli becerilere sahip hangi kaynakların mevcut olduğuna, ayrı projelerin ne kadar zaman alacağına ve belirli projelerin kaça mal olacağına dair genel bir bakış. Proje ve kaynak takvimleri, proje zaman çizelgelerinin ve kaynak kullanılabilirliğinin yönetilmesinde farklı roller oynar. Bir proje takvimi ilerlemeyi ve son tarihleri takip ederken, bir kaynak takvimi kaynak tahsisine ve kullanılabilirliğine odaklanır. Ayrıca aşırı kullanım veya yetersiz kullanım gibi iş yükü yönetimi zorluklarının önlenmesine de yardımcı olur. Bir kaynak takvimi, verimli proje planlaması sağlamak için çalışma saatleri ve izin günleri de dahil olmak üzere hem insan hem de insan dışı kaynakların kullanılabilirliğini gösterir.
Proje yöneticilerinin kaynak takviminde aradığı özellikler nelerdir?
Müsaitlik / İzin yönetimi özellikleri - bir çalışan için rezervasyon yapabileceğiniz zaman miktarı
Özelleştirilebilir, anlaşılması kolay raporlar
Planlanan iş - bir çalışanın bir projeye atandığı süre. İdeal olarak, bir kişi için yapılan toplam rezervasyonlar o kişinin müsaitlik durumunu aşmamalıdır
Zaman Çizelgeleri ve çalışan zaman takibi - Bir çalışanın belirli bir görev/proje üzerinde çalıştığı süre. İdeal olarak, zaman girişleri kayıtları aşmamalıdır
Çalışan kullanım analizi özellikleri
İş yükü yönetimi ve optimizasyonu
Proje bütçeleme
Proje kontrolü ve planlaması
Entegrasyon yeteneği
Gelişmiş özelleştirmeler
Ekip üyelerinin rezervasyonları, zaman çizelgeleri, tatillere genel bakış
Devamsızlık izinleri - çalışanların tatilleri, hastalık izinleri ve diğer devamsızlık türleri çalışanların çoklu takvimlerine dahil edilmelidir, böylece belirli bir ekip üyesinin müsait olmadığı zamanı kolayca tespit edebilirsiniz.
Ulusal tatiller - izinlere benzer şekilde, ulusal tatiller de kaynak takviminizde kaynakların kullanılamadığı zamanlar olarak işaretlenmelidir, böylece bir proje planlarken bunları sayamazsınız.
[Teamdeck'ten ekran - kaynak ve proje yönetimi takvimi]
Kaynak takvimleri, çeşitli avantajlar sağlayarak karmaşık projelerin yönetiminde çok önemli bir rol oynar:
Üst Düzey Kaynaklara Genel Bakış: İnsan kaynakları mevcudiyetinin anlık bir görüntüsünü sunarak proje yöneticilerinin etkili bir şekilde planlama yapmasına ve kaynakları gereken yerlere tahsis etmesine yardımcı olurlar.
Üretim Boru Hattının Daha İyi Anlaşılması: Yöneticiler, proje zaman çizelgesini ve proje kaynaklarını görselleştirerek şirketin üretim kapasitesini daha iyi anlar ve buna göre planlama yapabilir.
Optimize Edilmiş İş Yükü Yönetimi: Yöneticiler, rezervasyonları ve zaman girişlerini takip ederek, aşırı kullanım veya yetersiz kullanım sorunlarını hızlı bir şekilde belirleyip ele alabilir ve görevlerin dengeli bir şekilde dağıtılmasını sağlayabilir.
Proje yöneticileri bir kaynak takvimi kullanmaktan birçok şekilde faydalanabilir, örn:
Kaynak kullanılabilirliği hakkında üst düzey bir genel bakışa sahip olmak,
Şirketin üretim hattını daha iyi anlamak,
Kaynakları daha dikkatli bir şekilde planlayabilmek,
Eksik veya fazla kullanım durumunda ekibin iş yükünü ayarlayabilme.
Birden fazla projeyle ilgilenirken iş yükünün dengelenmesini ve ekip üyelerinin aşırı yüklenmemesini sağlamak için kaynakları etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir.
Bir kaynak takvimi ile şunları yapabilirsiniz ekibinizin çalışmalarını planlayın daha verimli. Çalışanların müsaitlik durumuna, planlı tatillerine ve ulusal tatillere dikkat ederek, projeyi tamamlamak için çok az iş gücüne sahip olma riskini azaltırsınız.
Benzer şekilde, ihtiyacınız olan ve şu anda başka bir proje için rezerve edilmiş çalışanları tespit etmek için bir kaynak takvimi kullanabilirsiniz. Ne kadar süreyle müsait olmadıklarını bilerek, projenizin zaman çizelgesini ayarlayabilir veya her ikinizin de ihtiyaç duyduğu kaynaklar için başka bir PM ile pazarlık yapabilirsiniz.
Kaynak takviminin bir diğer avantajı da çalışanların iş yüküne net bir genel bakıştır. Rezervasyonları veya zaman girişlerini izleyerek, yapacak çok fazla veya çok az işi olan ekip üyelerini hızlı bir şekilde tespit edebilir, böylece rezervasyonlarını buna göre ayarlayabilirsiniz. Bu, proje ekibinin programları ve olası zorluklar hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı olur, sonuçta görevlerin daha iyi tahsis edilmesini ve ekip moralinin korunmasını destekler.
Giriş yapalım. Teamdeck bir SaaS kaynak yönetimi NetFlix, Uber veya Universal ile çalışan bir yazılım evi tarafından geliştirilen çözüm. Daha önce yazılım kendi amaçları için ayrılmıştı, ancak onlarca ay sonra ürün ticarileşti. İşte bu şekilde - genel olarak konuşursak - bu kaynak takvimi devasa proje yönetimi yazılımı pazarının bir parçası haline geldi.
Teamdeck, kullanıcıların daha iyi kaynak yönetimi için kendi kaynak takvimlerini oluşturmalarına olanak tanıyarak fazla rezervasyonları önlemeye ve ekip iş yüklerine ilişkin görünürlüğü artırmaya yardımcı olur.
Tüm proje boyunca her proje yöneticisine ve ekip üyesine aşağıdaki konularda yardımcı olur kaynak planlamasıperformansı yönetmek ve ölçmek.
Teamdeck ile çalışanlarınızın iş yüküne erişebilirsiniz. basit kaynak zamanlayıcısı. Teamdeck'te bulunan bilgiler arasında Rezervasyonlar, Zaman Çizelgeleri, Müsaitlik ve Tatiller bulunmaktadır.
Ek olarak, iş yükünü izlemenize yardımcı olabilecek iki ayrıntı daha ekledik:
Rezervasyonlar ve Müsaitlik
Zaman Çizelgeleri vs Kullanılabilirlik
Çubuklar çalışanların rezervasyonlarını veya zaman çizelgeleri kullanılabilirliklerine kıyasla. Bu, bir ekip üyesinin az veya fazla kullanılıp kullanılmadığını görmenin hızlı ve kolay bir yoludur ve harekete geçmenizi kolaylaştırır.
Bir kaynak takviminin temel özelliklerinden biri, çalışanların müsaitlik durumunu takip etme ve izinleri yönetme yeteneğidir. Bu işlevsellik, proje yöneticilerinin herhangi bir zamanda bir proje üzerinde kimin çalışabileceğine dair doğru bir resme sahip olmasını sağlamak için kritik öneme sahiptir.
Buna karşılık, bir proje takvimi çalışma günlerini, vardiyaları ve görevler için son tarihleri belirlemek için kullanılır ve proje zaman çizelgesine daha statik bir genel bakış sağlar.
Takvim şunları içermelidir:
Planlı Tatiller: Zamanlama çakışmalarını önlemek için çalışanların planlanmış izin sürelerinin hesaba katılması gerekir.
Hastalık İzinleri: Hastalık nedeniyle planlanmamış devamsızlıklar takip edilmeli ve derhal yönetilmelidir.
Ulusal Bayramlar: Resmi tatiller, proje zaman çizelgeleri planlanırken dikkate alınmalarını sağlamak için işaretlenmelidir.
Proje yöneticileri, bu faktörler hakkında ayrıntılı bir genel bakışa sahip olarak, çalışanların fazla rezervasyon yapmasını önleyebilir ve projelerin yeterli personele sahip olmasını sağlayabilir.
Özelleştirilebilir raporlar, kaynak takviminin bir diğer önemli özelliğidir. Bu raporlar, kaynak yönetiminin çeşitli yönlerine ilişkin içgörüler sağlar, örneğin:
Kaynak Tahsisi: Kaynakların farklı projelere nasıl dağıtıldığının anlaşılması.
Proje İlerlemesi: Devam eden projelerin durumunun takip edilmesi ve olası gecikmelerin belirlenmesi.
Takım Performansı: Bireysel ekip üyelerinin ve bir bütün olarak ekibin performansının analiz edilmesi.
Bu raporlar, proje yöneticisinin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlanabilir ve karar vermeye yardımcı olan esneklik ve ayrıntılı bilgiler sunar.
Planlı iş çizelgeleme, her çalışanın iş yükünün yönetilebilir olmasını ve uygunluklarını aşmamasını sağlar. Bu özellik şu konularda yardımcı olur:
Dengeli İş Yükü Dağılımı: Tek bir çalışana aşırı görev yüklenmemesini sağlayarak tükenmişliğin önlenmesi.
Verimli Kaynak Kullanımı: Tüm ekip üyelerinden yeterince yararlanıldığından ve hiçbir kaynağın atıl bırakılmadığından emin olmak.
Etkili planlama, yüksek üretkenlik seviyelerini korumak ve projelerin verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için hayati önem taşır.
Doğru zaman takibi, çalışanların çeşitli görevler için ne kadar zaman harcadıklarını anlamak için gereklidir. Bu özellik şunları içerir:
Zaman çizelgeleri: Çalışanlar belirli projelerde çalıştıkları saatleri kaydederek harcanan zamanın ayrıntılı bir kaydını tutabilirler.
Zaman Takibi: Üretkenliği izlemek ve zaman girişlerinin doğru olmasını sağlamak için çalışma saatlerinin gerçek zamanlı takibi.
Proje yöneticileri, zaman çizelgelerini planlanan rezervasyonlarla karşılaştırarak tutarsızlıkları belirleyebilir ve verimliliği artırmak için gerekli ayarlamaları yapabilir.
Çalışan kullanım analizi, proje yöneticilerinin ekip üyelerinin ne kadar etkin kullanıldığını anlamalarına yardımcı olur. Bu şunları içerir:
Kullanım Oranları: Çalışanların faturalandırılabilir görevlere ve faturalandırılamayan faaliyetlere harcadıkları zaman yüzdesinin hesaplanması.
Kapasite Planlaması: Tükenmişliğe neden olmadan üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için her ekip üyesi için en uygun iş yükünün belirlenmesi.
Bu analiz, kaynak tahsisi ve proje planlaması hakkında bilinçli kararlar almak için çok önemlidir.
Etkili proje yönetimi dikkatli bir bütçeleme ve maliyet kontrolü gerektirir. Bir kaynak takvimi şu konularda yardımcı olur:
Maliyet Tahmini: Kaynak tahsisi ve harcanan zamana dayalı olarak proje maliyetlerinin doğru tahminlerinin sağlanması.
Bütçe Takibi: Projelerin mali açıdan yolunda gitmesini sağlamak için bütçe karşısında fiili harcamaların izlenmesi.
Finansal Raporlama: Paydaşlara proje maliyetleri ve karlılığı hakkında içgörü sağlamak için ayrıntılı finansal raporlar oluşturmak.
Bu özellikler, proje yöneticilerinin mali disiplini korumalarına ve projelerin kârlı olmasını sağlamalarına yardımcı olur.
Gelişmiş özelleştirme seçenekleri, kaynak takvimlerini çeşitli kurumsal ihtiyaçlara uyarlanabilir hale getirir. Bunlar şunları içerir:
Özel Görünümler: Belirli ekipleri, rolleri veya projeleri vurgulayan özel takvim görünümleri oluşturma.
Filtre Seçenekleri: Belirli beceri setlerinin uygunluğu gibi ilgili bilgileri görüntülemek için takvimi filtreleme.
Kişiselleştirilmiş Ayarlar: Takvim ayarlarını bireysel tercihlere ve iş akışı gereksinimlerine uyacak şekilde ayarlama.
Özelleştirme, kaynak takviminin kullanılabilirliğini artırarak onu farklı proje yönetimi senaryoları için çok yönlü bir araç haline getirir.
Kaynak takvimleri, kaynakları yönetmek için merkezi bir platform sağlayarak proje yönetiminde stratejik bir rol oynar. Bu stratejik önem birkaç kilit alanda kendini göstermektedir:
Kaynak takvimleri, kaynak kullanılabilirliği ve tahsisine ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar. Bu görünürlük aşağıdakiler için çok önemlidir:
Proaktif Planlama: Proje yöneticilerinin önceden plan yapmasını ve kaynakları etkin bir şekilde tahsis etmesini sağlar. Ekip liderleri, kaynak takvimlerinin doğru tutulmasında ve etkili kaynak tahsisinin sağlanmasında çok önemli bir rol oynar.
Çatışma Çözümü: Proje zaman çizelgelerini etkilemeden önce zamanlama çatışmalarının belirlenmesi ve çözülmesi.
Kaynak Optimizasyonu: Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için mevcut tüm kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak.
Merkezi bir kaynak takvimi, ekip üyeleri ve departmanlar arasında daha iyi işbirliğini teşvik eder. Avantajlar şunları içerir:
Koordineli Çalışmalar: Farklı ekipler arasında görev ve faaliyetlerin koordinasyonunu kolaylaştırmak.
Şeffaf İletişim: Kimin ne üzerinde çalıştığının net bir şekilde görülmesini sağlayarak iletişimi güçlendirir ve yanlış anlamaları azaltır.
Ortak Hedefler: Tüm ekip üyelerinin projenin hedefleri ve zaman çizelgeleri ile uyumlu olmasını sağlamak.
Kaynak takvimleri, artan karmaşıklığı yönetmek için araçlar sağlayarak kuruluşların ölçeklenebilirliğini destekler. Buna şunlar dahildir:
Ölçeklenebilir Kaynak Yönetimi: Genişledikçe ve daha fazla proje üstlendikçe kuruluşun artan ihtiyaçlarına uyum sağlamak.
Etkili İşe Alım: Ekip programları ve müsaitlik durumu hakkında net bir görünürlük sağlayarak yeni çalışanlar için işe alım sürecini kolaylaştırmak.
Uyarlanabilirlik: Değişen proje gereksinimlerine ve kaynak mevcudiyetine gerçek zamanlı olarak uyum sağlama.
Etkili kaynak yönetimi, proje yönetiminde risk yönetiminin kritik bir bileşenidir. Kaynak takvimleri şu şekilde katkıda bulunur:
Risklerin Belirlenmesi: Fazla rezervasyon veya beceri eksiklikleri gibi kaynaklarla ilgili potansiyel risklerin vurgulanması.
Risklerin Azaltılması: Bu riskleri azaltmak için kaynakların yeniden tahsis edilmesi veya proje zaman çizelgelerinin ayarlanması gibi stratejilerin uygulanması.
Acil Durum Planlaması: Öngörülemeyen kaynak zorluklarını ele almak için acil durum planları geliştirmek.
Teamdeck'in proje planlama takvimindeki kullanılabilirlik çubukları
Teamdeck'in kullanımını daha kolay hale getirmek için, hangi satırları görmek istediğinizi seçerek görünümü özelleştirebilirsiniz.
Ayrıca, yalnızca ön uç geliştiricileri veya tasarımcılar gibi belirli bir çalışan listesini görüntülemek için görünümü filtreleyebilirsiniz. Kendi görünümlerinizi oluşturabilir, böylece farklı ekipler hakkında hızlı bir genel bakış elde edebilirsiniz.
Bir kaynak takviminin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için proje yöneticileri kaynak yönetiminde en iyi uygulamaları takip etmelidir. Bunlar şunları içerir:
Sık Yorumlar: Proje zaman çizelgelerindeki, kaynak mevcudiyetindeki ve ekip atamalarındaki değişiklikleri yansıtmak için takvimin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi. Kaynak takviminin düzenli olarak güncellenmesi, doğru zamanlama ve kaynak tahsisini sağlamak için proje planlama aşamasında çok önemlidir.
Gerçek Zamanlı Ayarlamalar: Yeni bilgiler elde edildikçe takvimde gerçek zamanlı ayarlamalar yaparak takvimin doğru ve güvenilir bir planlama aracı olarak kalmasını sağlamak.
Çalışan Eğitimi: Çalışanlara kaynak takviminin nasıl etkin bir şekilde kullanılacağı konusunda kapsamlı eğitimler verilmesi ve herkesin aynı sayfada yer almasının sağlanması.
Devam Eden Destek: Çalışanların araçta gezinmesine ve ortaya çıkan sorunları gidermesine yardımcı olmak için sürekli destek ve kaynaklar sunmak.
Şeffaf Politikalar: Kaynak takviminin nasıl kullanılması gerektiğine ilişkin açık politika ve prosedürlerin oluşturulması, tutarlılık ve hesap verebilirliğin sağlanması.
Açık Diyalog: Aracın etkinliğini artırmaya yönelik endişeleri veya önerileri ele almak için ekip üyeleri arasında açık diyaloğu teşvik etmek.
İçgörülerden Yararlanma: Kaynak tahsisi, proje planlama ve iş yükü yönetimi hakkında veriye dayalı kararlar almak için kaynak takviminin sağladığı içgörülerden yararlanma.
Sürekli İyileştirme: İyileştirme alanlarını belirlemek için verileri kullanmak ve genel proje yönetimi süreçlerini geliştirmek için stratejiler uygulamak.
Sonuç olarak, bir kaynak takvimi modern proje yönetimi için vazgeçilmez bir araçtır. Kaynakları yönetmek, görevleri planlamak ve iş yüklerini optimize etmek için kapsamlı bir çözüm sunar. Kaynak takvimi, kaynak mevcudiyeti ve kullanımına ilişkin net bir görünürlük sağlayarak verimliliği, işbirliğini ve karar alma süreçlerini geliştirir. Teamdeck gibi araçlar, karmaşık projelerin başarılı bir şekilde yürütülmesini destekleyen sağlam bir platform sunarak gelişmiş kaynak planlama yazılımının faydalarını örneklendirir. Proje yöneticileri, en iyi uygulamaları takip ederek ve kaynak takvimlerinin tüm potansiyelinden yararlanarak projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme becerilerini önemli ölçüde geliştirebilir ve sonuçta kuruluşlarının büyümesine ve başarısına katkıda bulunabilirler.
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...
Eğer mükemmel bir kaynak planlama yazılımı kullanmıyorsanız, planlama tekniklerine bir göz atmanızda fayda var. Zamanlama teknikleri, proje zaman çizelgesini, kapsamını ve kaynaklarınızı hizalamaya yardımcı olur. Bir programın belirli bir zaman dilimine uyması gerekir ve ...