İş hayatındaysanız, er ya da geç her şey tek bir şeye bağlıdır. Kaynaklar. Her zaman zaman, kapasite, insan, teknoloji veya para sıkıntısı çektiğinizi hissediyorsanız, muhtemelen bazı kaynak planlama hataları yapıyorsunuz demektir. Bununla nasıl başa çıkılır?
Makale şunları içermektedir:
Tüm kaynakların 11,4%'si yetersiz proje yönetimi süreçleri nedeniyle israf edilmektedir.
Monday.com
Fiyat (standart paket): $3,60 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Eksiler
Fiyat (standart paket): $4.16 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Eksiler:
Fiyat (standart paket): $ 10 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Eksiler:
Fiyat (standart paket): $24,80 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Eksiler:
Fiyat (standart paket): $ 7 / ekip üyesi / aylık
Artıları
Eksiler
Fiyat (standart paket): $ 8 / ekip üyesi / aylık
Artıları
Eksiler
Kaynak planlamanızı nasıl iyileştireceğiniz hakkında çevrimiçi düzinelerce makale bulacaksınız. Bu, proje yönetiminizi yeni uygulamaya başladığınız başlangıçta harikadır. Şirketinizin halihazırda bir nedenden dolayı işe yaramayan bir kaynak tahsis stratejisine sahip olduğu bir durumda, biraz farklı bir bakış açısı benimsemeniz gerekir - hatalarınızı analiz edin ve ancak o zaman iyi tavsiyelere kulak verin.
Bu makalede sizin için her ikisine de sahibiz. Aşağıda en yaygın ve daha az belirgin kaynak planlama hatalarının bir listesini ve bunların nasıl çözüleceğini bulabilirsiniz.
Dağınık çalışma programı
Yogi Berra, "Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, sonunda başka bir yere varırsınız" demişti ve haklıydı. Birçok iş insanı, projelerinin daha başlamadan geciktiğini fark etmez. Neden mi? Yanlış ve kaotik bir program yüzünden. Bunu bir yemek tarifi gibi düşünün. "Biraz domates, biraz daha patlıcan, yarım paket makarna ve zeytin alın. Evde ne kadar baharat varsa ekleyin ve hepsini bir tencereye atın.
Ah, yazmayı unuttuk - önce makarna pişirilmeli ve sebzeler sarımsak ve adaçayı ile kızartılmalıdır." Oranlar yaklaşık olarak verilirse, adımlar yer değiştirirse ve çok kısa bir şekilde tarif edilirse, o zaman önünüzde bir tarif değil, bir mutfak deneyi vardır. Programda da durum aynıdır. Proje planınız, başarı için ayrıntılı ve yapılandırılmış bir reçete olmalıdır.
Çözüm: Uygun bir araçla hazırlanmış açık, esnek, erişilebilir bir proje programı. Bir proje programı, üzerinde çalışan herkes için anlaşılabilir olmalıdır. Her bir noktanın neyle ilgili olduğunu, gereksinimlerin neler olduğunu ve bir görevden kimin sorumlu olduğunu açıklamanız gerekiyorsa, programınız iyi değildir. Projenizin daha büyük aşamalara bölündüğünden ve her aşamanın daha küçük görevlere ve alt görevlere ayrıldığından emin olun. Bu görevlere doğru yetkinliklere sahip kişileri atayın. Planın açık ve kolay düzenlenebilir olduğundan emin olun. Bir konferans odasındaki beyaz tahta ve bir excel tablosu yeterli değildir - ortalama bir BT projesi bu tür araçlar için çok karmaşıktır. İş akışınıza uyacak özel bir program oluşturabileceğiniz iyi bir yazılıma ihtiyacınız var.
Çalışanlara yetkinliklerine uymayan görevler verilir
Bir ekip içinde görev dağılımı yapmanın en yaygın yöntemlerinden biri, çalışanların müsaitlik durumuna göre hareket etmektir. Bu sadece kısmen iyi bir stratejidir - uygunluğun yanı sıra yetkinlikler de önemli bir husustur. Benzer pozisyonlardaki iki çalışan, yerine getirdikleri görevlerle ilgili olarak tamamen farklı beceri ve tercihlere sahip olabilir. Aynı görev bir kişinin bir haftasını alırken diğerinin üç haftasını alabilir, Bu nedenle, ekip üyelerine en etkili şekilde başa çıkabilecekleri taleplerin verildiğinden emin olun.
Çözüm: Her ekip üyesinin yetkinliklerinin ayrıntılı olarak tanımlanması ve doğru kişilerin doğru görevlere atanması. Çalışanlarınızın becerilerini nasıl öğrenebilirsiniz? Bir anketle başlayın - ekip üyelerine yetkinliklerini, hangi görevlerde kendilerini en rahat hissettiklerini ve hangi becerileri geliştirmek istediklerini sorun. Bu, bir beceri matrisi oluşturmanıza, insanların güçlü yönlerini ve beklentilerini öğrenmenize ve yalnızca işi optimize etmekle kalmayıp aynı zamanda ekip memnuniyetini de artırmanıza olanak tanıyacaktır. İyi bir saas kaynak yöneti̇m yazilimi veya proje planlama yazilimi her ekip üyesine belirli yetkinlikler atamanıza olanak tanıyacak, böylece herkes en uygun olduğu görevi alacaktır. Ayrıca, gerekirse diğer kategorilerle özel alanlar oluşturabileceksiniz.
Ekip aşırı yüklenmesi ve yetersiz yüklenmesi
Bazı çalışanlar her zaman göz önündedir. Aktiftirler, hırslıdırlar, şirkete damgalarını vururlar ve her zaman yeni zorluklar ararlar. Her proje yöneticisi ekibinde böyle insanların olmasını hayal eder, bu yüzden onlara görevler verir. Çok fazla görev. Çoğu zaman çok fazla görev. Öte yandan, bazı insanların biraz aktif hale getirilmesi gerekir çünkü potansiyelleri boşa harcanır. Her iki durum da kötüdür çünkü bazı çalışanların bunalmasına, bazılarının da sıkılmasına ve hayal kırıklığına uğramasına neden olur.
Çözüm: Çalışanlarınızın ne üzerinde çalıştığını ve ne kadar sürdüğünü takip edin. Her ekip üyesinin mevcut görevlerini gireceği zaman çizelgeleri kullanın. Bu şekilde, ekip üyelerinin ekibin iş yükü ve hiç kimsenin çok fazla veya çok az sorumluluğu olmadığından emin olun. Aşırı ekip yükünün üretkenlik üzerinde olumsuz bir etkisi olduğunu ve iyi bir çalışan zaman takibi yönetiminin iş-yaşam dengesini korumanıza yardımcı olacağını unutmayın.
Ekip kendilerinden ne istendiğini bilmiyor
"McKinsey raporuna göre, çalışanlar her gün 1,8 saatlerini bilgi aramak ve toplamak için harcıyor". Bu, proje ve kaynak yönetiminde en sık yapılan hatalardan biridir. Çalışanlarınız zihninizi okuyamaz. İyi koordine edilmiş bir ekipte, her şeyi bu kadar kesin bir şekilde açıklamak genellikle gerekli değildir, ancak kural birdir - herkes neler olup bittiğini ve neye ihtiyaç duyulduğunu anlamalıdır.
Birçok proje yöneticisi, bir görevi hızlı bir şekilde tanımlarlarsa zamandan tasarruf edeceklerini düşünür. Aslında durum tam tersidir, çünkü çalışanlar ayrıntıları sormak veya kendi aralarındaki şüpheleri netleştirmek zorundadır. Doğru bir görev tanımının olmaması aynı zamanda daha büyük bir hata riski anlamına gelir. Hatalar düzeltmeler anlamına gelir. Düzeltmeler ise daha fazla zaman ve para anlamına gelir. Bu hiç kimse için iyi değildir.
Çözüm: Her bir projeyi doğru bir şekilde tanımlayın. Tüm bilgileri iş tanımına eklemek için harcayacağınız zamanın, yanlış anlamadan kaynaklanan olası düzeltmelerden çok daha kısa olacağını garanti ediyoruz. Müşteri gereksinimleri, tamamlama yöntemi, dokümantasyon, sorular için bir irtibat kişisi ve tabii ki göreve doğru kişinin atanması gibi bilgileri eklemek iyi bir fikirdir.
Ekip çalışması eksikliği
Birçok proje yöneticisi patron ile lider arasındaki farkı anlamıyor. Birincisi bekler, suçlar ve emreder. Lider ise destekler, ilham verir ve korur. Çalışanlarınız takdir edilmediklerini, tehdit edildiklerini veya sürekli olarak yetersiz olduklarını hissediyorlarsa ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını bekleyemezsiniz. Yapıcı geri bildirimle ilgisi olmayan eleştiriler ekibinizi daha üretken hale getirmeyecektir. Aksine, korkuya dayalı geçici motivasyon daha hızlı tükenmişliğe yol açacaktır.
Çözüm: Bir ekibin parçası olmak. Bir ekip lideri veya proje yöneticisi olarak, işin tamamlanmasını sağlamaktan sorumlusunuz. Ve bunun için başkalarına ihtiyacınız var. Bir ekip atmosferi yaratın. Kalite ve teslim tarihlerine uyma konusunda hepinizin sorumlu olduğunu gösterin. Şeffaf olun, ne üzerinde çalıştığınızı gösterin ve projedeki sonraki adımların ne olacağını ve neden önemli olduklarını açıklayın.
Çalışanlarınıza önemli olduklarını, ihtiyaç duyulduklarını ve fikirlerinin önemli olduğunu gösterin. Ekibinize düzenli olarak geri bildirimde bulunun ve onlara fikirlerini paylaşma fırsatı verin. İhtiyaçlar ve endişeler hakkında dürüstçe konuşabileceğiniz düzenli 1:1 toplantılar düzenleyin. Ayrıca, günlük kısa çevrimiçi toplantılarda bile tüm ekiple bir araya gelebildiğinizden emin olun. Özellikle uzaktan çalışırken bir ekibin parçası olma hissini korumak çok önemlidir.
Zaman gereksinimlerinin gerçekçi olmayan tahmini
Zaman, sahip olduğunuz en önemli kaynaklardan biridir. Birçok proje yöneticisi, belirli bir işi tamamlamak için gereken süreyi hafife alır. En az beş aya ihtiyaçları varken bir projeyi üç ay için planlıyorlar. Sonra ne oluyor? Her şey değişir, ekip fazla mesai yapar ve sonunda bir seçim yapmak zorunda kalırsınız: teslim tarihi ya da kalite.
Öte yandan, çok temkinli zaman planlaması da bir hatadır - bir projeye bir yıl fiyat verirseniz ve başka bir rakip yazılım şirketi altı ay önerirse, potansiyel bir müşterinin kimi seçeceğini tahmin edin.
Çözüm: Zaman takip yazılımı, bireysel görevlerin ve projelerin ne kadar sürdüğünü izlemek için gereklidir. Bu sayede, işin ilerleyişini sürekli olarak kontrol edebilir ve hiçbir aşamanın gecikmediğinden emin olabilirsiniz. Zaman raporları oluşturmak da çok önemlidir - gelecekteki projelerin uzunluğunu daha iyi tahmin etmenize ve kaynak planlamanızı önemli ölçüde iyileştirmenize olanak tanıyan paha biçilmez bir bilgi kaynağı. En önemli şey analiz etmek ve sonuç çıkarmaktır.
Güncel olmayan proje durum bilgileri.
Proje hakkında güncel bilgiler olmadan kaynakları iyi tahsis etmek mümkün değildir. Ne yazık ki birçok şirkette veriler zaman zaman güncellenmektedir. Eksik dosyalar, eksik belgeler, projenin durumu hakkında bilgi olmaması, çalışanların tatilleri veya sorumlu kişideki değişiklikler. Güncel bilgi, iyi bir karar verme süreci için ön koşuldur.
Çözüm: Alışkanlık anahtardır. Proje ve ekiple ilgili bilgileri düzenli olarak doldurmak, uygulanması gereken iyi bir uygulamadan başka bir şey değildir. Her gün zaman çizelgelerini doldurmak, proje durumunu değiştirmek ve müsaitlik bilgilerini güncellemek rutininiz haline gelsin.
Elbette, her seferinde tüm bilgileri kendiniz güncellemek zorunda kalsaydınız, özellikle de birçok karar ve süreç birbirine bağlı olduğu için çok fazla zaman alırdı. En önemli parametreleri otomatik olarak güncelleyen yazılımlar burada çok işe yarayacaktır. Örneğin, bir yönetici bir tatili kabul ederse, takvim otomatik olarak çalışanın tatilde olduğunu gösterecek ve müsaitlik durumu azalacaktır. Veya birisi başka bir toplantıyla çakışacak bir toplantı planlarsa - sistem böyle bir durum hakkında kendi başına bir bildirim gönderecektir.
Açıkça tanımlanmış hedeflerin olmaması
Yolun sonundaki hedefin ne olduğunu bilmezseniz kaynaklarınızı akıllıca planlayamazsınız. Ve bu bağlamda hedef, nihai ürün ile aynı anlama gelmemektedir. Bunu bir örnekle açıklayalım. "İş bulmak" şeklinde bir hedef belirlediğinizi düşünün. Belki 18 yaşındaysanız ve tatil için iş arıyorsanız böyle bir hedef yeterlidir, ancak muhtemelen bugün bu hedef size gerçekte ne yapmanız gerektiği konusunda somut bir şey söylemeyecektir.
"Proje yöneticisi olarak iş bulmak istiyorum" diye bir hedef belirlerseniz durum farklıdır. O zaman bir diploma veya yönetim kursuna, çalışmak istediğiniz sektörde birkaç yıllık deneyime, mükemmel İngilizceye, en azından bazı proje yönetimi yazılımları hakkında bilgiye, iletişim becerilerine, baskı altında çalışma ve zamanınızı yönetme becerisine ihtiyacınız olduğunu bilirsiniz. Bu hedeflere ulaştıktan sonra - proje yöneticisi olarak bir iş size açıktır.
Çözüm: Projeler için de aynı şey geçerlidir, "bir mobil uygulama tasarlamak" yeterli değildir. Böyle bir uygulamanın nasıl çalışması gerektiği, kimlerin kullanması gerektiği, hangi işlevlere sahip olması gerektiği ve hangi müşteri gereksinimlerini karşılaması gerektiği ile ilgili soruları yanıtlamanız gerekir. Proje kilometre taşlarını belirleyin Projenin başından sonuna kadar size yol gösterecek.
Çok büyük proje aşamaları
Her proje yöneticisi hayatında en az bir kez bu hatayı yapmıştır - projesini birkaç büyük aşamaya bölmüştür ve nereden başlayacağını bilememiştir. Ekip de öyle. Çok büyük proje aşamalarının sorunu nedir biliyor musunuz? Başarılması imkansız görünürler. Bir web sitesine ihtiyacınız varsa ve metin yazarınıza "site için içerik yaz" görevini verirseniz muhtemelen bunu asla göremezsiniz.
Çözüm: Konfüçyüs, "Hedeflere ulaşılamayacağı belli olduğunda, hedefleri değil, eylem adımlarını ayarlayın" demiştir. Gördüğünüz gibi, iki buçuk bin yıl önce de insanlar kendilerine gerçekçi hedefler koymakta zorlanıyordu ve 2022'de teknolojik şirketler bu sorunu daha da çözmeye çalışıyor. Konfüçyüs'ten daha zeki olmayabiliriz ama bir deneyelim.
Daha fazlasını, daha fazlasını ve daha fazlasını başarma felsefesi suçludur. Ulaşılamayan hedeflere motivasyon denir. İmkansız şeyler - hırs. Elbette büyümek ve ilerlemek için çabalamak esastır ve bu, zirveye giden yolda pes etmekle ilgili değildir. Bu, ona götüren adımları bilmekle ilgilidir. Diyelim ki dünyanın en popüler iletişim uygulamasını yaratmak istiyorsunuz. Göreviniz bu.
Plan ise sizi buna ulaştıracak yüzlerce ya da binlerce unsurun tümüdür. Araştırmanızı yapın ve Facebook, Twitter veya WhatsApp gibi en büyük markaların stratejilerine göz atın. Bir strateji geliştirin, doğru kişileri bulun, kilometre taşları belirleyin, bunları görevlere ve görevleri daha küçük görevlere bölün, riskleri tahmin edin ve ihtiyacınız olan zamanı ve kaynakları belirleyin. Ve harekete geçin.
Acil durum prosedürleri yok
Yetenekli bir ekibiniz, mükemmel bir proje programınız, akıllıca planlanmış bir bütçeniz, bolca zamanınız ve harika bir fikriniz olduğunda hiçbir şey ters gidemezmiş gibi görünebilir. Ve hata da tam olarak budur. HER ZAMAN bir şeyler ters gidebilir. Unutmayın, Murphy Yasası proje yönetiminde işler ve bu bir kriz olasılığını göz ardı etmekle ilgili değildir. Önemli olan buna nasıl hazırlanılacağını bilmektir.
Çözüm: Acil durum prosedürleri kaynak planlamasının temelini oluşturur. Proje planının kendisi, her şeyin plana göre gideceğini varsayar. Bu arada, önemli olan bir risk yönetimi stratejisi hazırlamak ve bir şeyler ters gittiğinde hazır olmaktır. Kilit bir çalışan aniden bir ay izin almak zorunda mı kaldı? Sorun değil - onun yerine birini görevlendirmek için belgeleriniz ve bir süreciniz var. Bir hata meydana geldi ve proje gecikti mi? Sorun değil - sonuçta, sadece bu durum için planlama aşamasında zaten iki hafta tasarruf ettiniz. Kaynak yönetimi ve proje yönetiminde, her zaman bir B planınız olmalıdır - ne zaman A planına dönüşeceğini asla bilemezsiniz.
Gelecek hakkında düşünmemek
Ahh, anı yaşamak. Bu güzel bir düşünce... tatildeyken ve aklınızda tamamlamanız gereken bir proje yokken! Burada ve şimdi her şey yolundaysa, yeterince kaynak kapasitesive projelerin zamanında olması, her zaman böyle olacağı anlamına gelmez. Ya aniden ekibin yarısı iki haftalığına tatile giderse? Ya da büyük bir ihale kazanırsanız ve 10 yeni çalışana ihtiyacınız olduğunu fark ederseniz? Elbette teknoloji dünyasında esnek olmak zorundasınız. Ancak geleceği de düşünmeniz gerekir.
Çözüm: Kaynak dağılımınızı önceden planlayın. Büyük projenin birkaç ay içinde başlayacağını ve daha fazla insana ihtiyacınız olacağını biliyorsanız, işe alım sürecine şimdiden başlayın, çünkü mükemmel adayı bulmak ve işe alım süreci zaman alır. Yeni yıldan itibaren yeni bir büyüme stratejisi uygulamak istiyorsanız, bunu planlamaya Haziran ayında başlayın - tatiller her zaman daha sakin bir zamandır ve genellikle yıl sonunda yapılacak çok iş vardır. İki ay içinde yeni bir müşteriyle çalışmaya başlayacaksanız, ilk proje planını ve ekip kompozisyonunu şimdiden hazırlamaya başlayın.
Ekibinizin müsaitlik durumunun bilinmemesi
Birçok proje yöneticisi, işlerini sanki her zaman tam zamanlı çalışanlardan oluşan bir ekipleri varmış gibi planlar. Ancak durum her zaman böyle değildir. Çok uluslu uzak şirketler dünyasında, bazı insanlar 12'den 16'ya kadar günde 4 saat, diğerleri sabah 10'dan akşam 6'ya kadar günde 8 saat, diğerleri ise haftada sadece 4 gün çalışmaktadır. Buna farklı zaman dilimlerini, tatilleri ve fazlalıkları da eklediğinizde muhteşem bir kaosla karşılaşırsınız. Tabii buna hazırlıklı değilseniz.
Çözüm: İzin ve devamsızlık yönetimi her yazılım şirketi için olmazsa olmazdır. Çalışanlarınızın müsaitlik durumunu gösteren bir takvim, bir proje planladığınızda elinizdeki kaynakları ve çalışanlarınızın görevlere ne kadar zaman ayırabileceğini doğru bir şekilde değerlendirebilmenizi sağlayacaktır.
İş kalite kontrolü yok
Kaynaklar hakkında düşünürken muhtemelen zaman, kapasite, bütçe, kullanılabilirlik ve teknolojiden bahsediyorsunuzdur. Ancak bu grupta iyi bir yazılım şirketinin sahip olduğu en önemli kaynaklardan biri nadiren yer alır. Kalite. Kalite, piyasada kalmanızı sağlayan, müşterilerinizin ve çalışanlarınızın sizinle çalışmak istemesini sağlayan değerdir. Her proje planı ve kaynak çizelgelemesi her zaman en yüksek geliştirme kalitesini korumayı içermelidir. Bu olmadan, kaybolursunuz.
Çözüm: Performans yönetimi, yapılan işin kalitesini izlemenizi ve değerlendirmenizi sağlayacak bir süreçtir. Kaynaklarınızı nasıl tahsis edeceğinize karar vermenizi sağlayacaktır, örneğin ekstra destek tahsis etmek, bir son teslim tarihini uzatmak veya kapsamı artırmak gibi.
Yöneticiler arasında, diyelim ki proje yönetimi veya kaynak yönetimi ailesine ait terimlerin titizlikle anlaşılması konusunda güçlü bir fikir birliği yoktur. Kaynak çizelgeleme veya kaynak yönetimi - proje yönetimi süreçlerinin yönlerini tanımlayan terimler - hakkında düşünürken de durum daha iyi değildir. Bu noktadan hareketle, makale için en ilginç terimin anlamını ve rolünü aydınlatan bazı adımlar oldukça haklıdır.
İnternette kaynak yönetimi hakkında bilgi ararken, bazen terimler arasında garip bağlantılar keşfederiz. Çarpıcı olan, kaynak çizelgelemenin kaynak yönetimi ile aynı şey olduğudur - ki bu tam olarak doğru değildir. Ayrıca, kaynak çizelgeleme teriminin kaynak tahsisi ile dönüşümlü olarak kullanıldığı alıntılar bulacaksınız. Kaynak planlaması bile - genellikle kaynak yönetimine alternatif bir kelime olarak alınır - sonuncusunun birçok unsurundan biri olarak bulunabilir. Diğerleri için kaynak yönetimi, kaynak planlaması ile aynı anlama gelir ve kaynak çizelgeleme ile kaynak tahsisini de içeren büyük bir süreçtir.
Bildiğimiz gibi, kaynak çizelgeleme kaynak yönetimi sürecinin bir parçasıdır. Kaynak yönetimi (veya kaynak planlaması) ise proje yönetimi sürecinin bir parçasıdır. Bu nedenle, ilk terim hakkında bilgi sahibi olmadan önce, okuyucuya kaynak çizelgelemenin kaynak yönetiminin bir parçası olduğunu açıklama zahmetine girmeliyiz.
Proje Yönetimi Derneği'nin web sitesinde şunları okuyoruz:
Kaynak yönetimi, bir proje için gerekli olan bireyler ve becerileri, finansman, teknoloji, malzeme, makine ve doğal kaynaklar gibi kaynakların edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesidir. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçeye uygun olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar. (The APM Body of Knowledge, 7. Baskı)
Bu perspektif oldukça geniştir ve aşağıda belirtilenden daha az yardımcı olabilir, ancak proje bitiminden sorumlu kişilerin neyle mücadele ettiğinin tüm yönlerini içerir. İlk olarak, APM'nin tanımı kaynak ailesine kimin veya neyin ait olduğunu gösterir. Sektöre bağlı olarak - kaynaklar insanlar ve becerileri (çalışanlar veya yükleniciler), dişliler, makineler, cihazlar (özellikle imalat ve inşaat işlerinde), odalar, filolar vb. olabilir.
Bu tanımın ikinci yönü, proje yöneticisinin rolüdür - "edinme, tahsis etme". Üçüncüsü, sağlamak - ki bu pratikte dikkat etmek, analiz etmek ve optimize etmek anlamına gelir). Etkin bir şekilde kullanmak - ki bu da uygulamada çalışanların kullanımları, iş yükleri, performansları, programları, becerileri vb. dahil olmak üzere avantaj ve dezavantajlarını bilmek anlamına gelir. - dördüncü sıradadır. Zaman ve bütçe - açıklama gerektirmeyen sonunculardır.
Ancak kaynak yönetimi, projeye dikkat ederek veya projeyi bitirerek daha sorunsuz bir şekilde tanımlanabilir - proje kiminle ve ne zaman eşleşeceğini belirlediğinde. Projectmanager.com'a göre:
Kaynak yönetimi, bir projeyi tamamlamak için kaynakların planlanması, çizelgelenmesi ve tahsis edilmesi sürecidir.
Elbette - bir proje düşünülürken - bu projeyle bağlantılı beklentiler de unutulamaz. Müşteriniz öder, müşteriniz talep eder. Bu nedenle, öncülük edilen projenin gereksinimlerle tamamlanıp tamamlanmadığına dikkat etseniz iyi olur (makale ile değil, çözümüne ihtiyaç duyan başka bir zorluk)
Bununla birlikte, bu bölüm için çok önemli olan kaynak çizelgeleme teriminin zamanı geldi. Herhangi bir giriş yapmadan, yetkin bir referans tarafından temsil edilen anlama bir göz atalım. Olarak Projectmanager.com bilgilendirir, rkaynak planlaması TANIMLAMA kaynakların ve tabii ki koordinasyon.
Bunu kaynak çizelgeleme yazılımı pazarındaki rakibimiz (Saviom şirketi) tarafından sunulan teklifle karşılaştırırsak, çarpıcı bir şey fark ederiz. Anlayışlarını yorumlayacak olursak, raynak tahsisi, kaynak çizelgeleme ile eşdeğerdir ve rolü tanımak ve belirli proje faaliyetlerine belirli bir süre için yeterli kaynak (çalışanlar veya alt yükleniciler) atamak.
Her ikisi de şimdiye kadar verilen tanımlarda görünmeyen bir şeyi vurgulamaktadır. Kaynak planlaması veya çalışan planlaması (bir sonraki bölümdeki ikilemin biraz önüne geçerek), aşağıdakilere yardımcı olan beceri ve olgunluk gerektirir Bir çalışanın yetkinliklerini (sosyal beceriler dahil) doğru bir şekilde belirlemek ve tanımak Bu da onları söz konusu çalışana belirli bir görev verme kararı almaya iter.
Kaynak çizelgeleme 90'lı yıllarda ortaya çıkan bir terimdir. Bu terimin arkasındaki fikir, projelerin sınırlı kapasiteye ve kaynaklara (ve aynı zamanda zamana ve bütçeye) sahip olduğudur. Bu nedenle, bir projenin uygulanması için planlama yapılırken bu faktörler dahil edilmelidir.
Kaynak planlaması çalışan planlaması ile nasıl bağlantılıdır?
Bir çalışan planlamasının anlamı kesinlikle personel veya işgücü planlamasına yakındır. Bu terimlerin bazen belirli sektörlerde kullanıldığının ya da tam tersi olduğunun farkındayız - belirli sektörlerde daha yaygın olan, çalışan planlaması yerine işgücü planlaması kullanmaktır. Her neyse, her biri bir çalışan veya işçi hakkında ve şirket, proje veya görev tarafından beklenen ustalık hakkında konuşur.
İşgücü çizelgeleme, bir işyerindeki mevcut ve gelecekteki talepleri karşılamak için saatlik çalışanların programlarını oluşturma süreci olarak tanımlanır.
Toolbox web sitesinde bulunan ve bir uzmanın görüşleriyle ilişkilendirilen bu tanımda, bir terim olarak talep oldukça net değildir ve bizi yazarın ne düşündüğünü hayal etmeye itmektedir. Ancak haklı bir şekilde, bir projeyi veya işi tamamlama süresinin yanı sıra projenin gereklilikleri veya bütçesinin de bunun bir parçası olduğunu göz önünde bulundurabiliriz.
Personel ve programlama, çalışanları bir kuruluş içindeki görevlere seçen ve atayan ve bu görevlerin ne zaman ve ne kadar süreyle yerine getirilmesi gerektiğini belirleyen insan kaynakları tahsisleridir. (Workplacetesting.com)
Bu tanımı yukarıda bahsedilen kaynak çizelgeleme anlamları ile karşılaştırdığınızda benzerlikleri gizlemek zordur. Kimin, ne zaman ve ne kadar süreyle eşleştirileceğinin seçilmesi; ana hedefe ulaşmak için performansın atanması, tanımlanması ve analiz edilmesi - projenin tamamlanması. Bunların her biri açık veya varsayımsaldır.
Çalışanların becerilerinin, uygunluk durumlarının ve üretkenliklerinin de çizelgeleme sürecini belirlediği gibi açık ama söylenmesi gereken bir şeyi de eklersek, çalışan çizelgelemesi ile kaynak çizelgelemesi arasındaki bağlantı artık şüphe uyandırmayacaktır.
Makalenin bu noktasına geldiyseniz, kaynak planlamasında ustalaşmanın o kadar da basit bir mesele olmadığını biliyorsunuzdur. İstediğiniz sonuçları elde etmek için iyi uygulamalara, hatalardan kaçınmaya ve sağlam bir iş yönetimi programına ihtiyacınız var. Ancak, hiç kimse tüm bu makaleleri ve kılavuzları proje kaynak yöneti̇mi̇ Bu alandaki yetkinlik buna değmezse. Ve faydaları da çoktur.
Bu makale sayesinde zaten öğrendiğiniz gibi, kaynak planlama yazılımının ana rolü... proje gereksinimlerini karşılamak için kaynakların (çalışanların işi) tahsis edilmesine, planlanmasına ve koordine edilmesine yardımcı olmaktır. Ne hakkında konuştuğumuz önemli değil pazarlama kaynak yöneti̇mi̇, BT kaynak yönetimiveya BT proje planlaması - rol aynıdır.
İkinci not - size dikkate değer ek özellikler göstermeden önce - terimlerle ilgilidir. Kaynak çizelgeleme yazılımı ile, proje planlama yazilimikaynak yönetimi veya kaynak planlama yazılımı, kapasi̇te planlama yazilimi, planlama araçlari, kaynak yöneti̇mi̇ araçlarive benzeri - biz de aynı şeyi anlıyoruz. Bunların hepsi, bir kuruluşun insan sermayesi ve programıyla ilgili zorlukları yönetmek ve çözmekle ilgilidir.
Bu açıdan bakıldığında, ortak noktalarının ne olduğunu hayal edebiliriz. Şimdi sıra, uygun kaynak çizelgeleme yazılımı arayışı sırasında nelerin dikkate alınmaya değer olduğuna geldi. Bildiğimiz gibi, kaynak yönetimi (ve kaynak yönetiminin bir parçası olarak kaynak çizelgeleme) proje yönetimi sürecinin (proje yönetimi yaşam döngüsü olarak da adlandırılır) büyük bir parçasıdır.
İdeal kaynak çizelgeleme yazılımınız da destekleyebilir mi?
Muhtemelen hayır. Ancak kurşun geçirmez kaynak planlama yazılımı uyguladığınızda bunların çoğu yönetilebilir hale gelir. Ancak, daha fazla zamana ihtiyacınız varsa veya sadece proje kaynak yöneti̇mi̇ araçlari veya proje planlama araçlari - Ne yapacağını biliyorsun.
Kaynak planlama yazılımı olarak Teamdeck'in Apptension'ın girişimi olduğu yaygın bir bilgi değildir. Apptension bir SaaS yazılım geliştirme şirketi (aynı zamanda Django SaaS Boilerplate, a saas geli̇şti̇rme araci) başlangıçta proje planlama, kaynak yönetimi, görev atama veya performans ölçümü konularında kendilerine yardımcı olacak bir araca ihtiyaç duydular. İşte bu yüzden kendi iç amaçları için bir kaynak planlama yazılımı geliştirdiler.
Dolayısıyla, bu kaynak planlama yazılımı başlangıçta Teamdeck'te dahili süreç yönetimini hedefliyordu. Ancak bir süre sonra Teamdeck ticarileştirildi (2015'te). Çalışanları atamak ve planlamak için yazılımı denemek isteyen herkes ücretsiz olarak deneyebilirdi.
Bu yazılımı her geçen gün kullandığımız için, müşteri sayımız azalmadığı için, ürünümüzün zirvede olmasının nedeni budur.
Teamdeck'i deneyin
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...