Kapasite Yönetimi: Tanım, Stratejiler ve Örnekler

Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır

• Üretim sürecini veya hizmet sunum sürecini engelleyen tüm darboğazları belirleyin ve ortadan kaldırın. 
• Eldeki kaynakları optimize ederek, verimsiz zamanı ve kapasiteyi olumsuz etkileyebilecek diğer kısıtlamaları ortadan kaldırarak üretim hızını artırın.

Kapasite yönetimi, şirketlerin kısa veya orta vadede müşteri taleplerini karşılamaları gerektiğinde ortaya çıkan zorlukların üstesinden gelmelerine yardımcı olur. Ayrıca tedarik zinciri operasyonlarının yönetilmesine ve geleceğe yönelik organizasyonel planların geliştirilmesine de yardımcı olur. 

Kuruluşların, belirli bir dönemde üretim çıktısına ulaştığından emin olmak için kaynaklarının ne kadarının mevcut olduğunu gözden geçirmeleri gerekir. Üretim, perakende, hizmet ve bilgi teknolojileri kapasite yönetimini yoğun olarak kullanır.

Özetle, kapasite yönetiminin temel hedefleri şunlardır: 

• Öngörülen kapasiteyi karşılamak için kapasite gerekliliklerini tanımak iş yüklerihem mevcut hem de gelecekteki 
• Sağlam bir kapasite yönetim planı oluşturmak ve sürdürmek
• Performans hedeflerinin doğru zaman dilimi ve bütçe dahilinde usulüne uygun olarak karşılandığından emin olun
• Hizmet seviyesi yönetimine yardımcı olmak için kapasiteyi sürekli olarak kontrol edin
• Olayların belirlenmesi ve çözülmesinde destek
• Varyasyonun kapasite üzerindeki etkisini inceleyin ve uygun önlemleri alın daha iyi performans daha uygun maliyetli olduğu yerlerde

Kapasite yönetimi neden önemlidir?

Kapasite yönetimi bir kuruluşun önemli bir parçasıdır, ama neden? İşte aynı konuyu tartışmak için birkaç nokta;

1. Kapasite yönetimi, kuruluşların özellikle büyüme dönemlerinde maliyetleri değerlendirme becerilerini geliştirmelerine yardımcı olur veya resesyonlar. Fiyatlardaki ani değişimleri tespit etmelerine ve duruma göre hareket etmelerine yardımcı olur. 

2. Üretim döngülerini önceden planlayın ve üretim verimliliğini optimize edin.

3. Genel olarak iş yapma maliyetlerini azaltın. 

4. Yardımcı olur envanter yönetimi ve tedarik zincirindeki sorunlarla başa çıkmak.

5. İnsan ve malzeme kaynaklarını daha iyi bir şekilde atayın.

6. Ve en önemlisi, kapasite yönetimi işletmenin ölçeklendirilmesine yardımcı olur. İşletmeyi büyütmeden önce nasıl çalışılacağına dair derin bir analiz sağlar. 

Kapasite yönetim süreci

Tipik bir kapasite yönetimi süreci şu şekilde görünebilir. Ancak bu süreçler kuruluştan kuruluşa farklılık gösterir. 

1. Gelecek planlarını belirleyin ve parçalara ayırın. Tahminler ve fırsat boru hatları, önümüzdeki sezonlarda ne tür bir talebin ortaya çıkacağını anlamaya yardımcı olur. Örneğin, daha fazla kişinin işe alınması gerekir, daha fazla makineye ihtiyaç duyulur veya bir öncekinin onarıma veya bakıma ihtiyacı vardır.
2. Müşteri taleplerini anlayın ve fırsatları analiz edin. Pazar trendleri ve müşteri talepleri sürekli gelişmektedir. Bu, bir fırsat hattı oluşturulmasına yardımcı olur. Öngörülemeyen olayların veya mevsimsel faktörlerin talep tarafını etkileyip etkilemediğini anlamak çok önemlidir. 
3. Mevcut kaynakların çıktılarının derinlemesine değerlendirilmesi. Yeni tasarlanan plana göre üretimde bir artış olmadan önce, kuruluş mevcut kaynakların veya altyapının bu üretimi yönetip yönetemeyeceğini değerlendirmelidir. Eğer yapamıyorsa, yeni makine, cihaz veya ekipman satın almanız veya kiralamanız gerekebilir. İkinci olarak, bu makineleri çalıştırmak veya cihazlar üzerinde çalışmak için daha fazla insan gücüne de ihtiyaç duyulacaktır. Aynı zamanda, kalite kontrolü de gözden kaçırılmamalıdır. Sonuçta, çıktı en iyi kalitede olmalıdır. 

4. Kaynak ve kapasite planlaması karar uyarınca. Uygun bir plan hazırlandıktan sonra, sıra planı uygulamaya ve yürütmeye gelir. Üretimi artırmak için daha fazla cihaz veya makineye ihtiyaç duyuluyorsa, plan yeni makineler/cihazlar satın almak, bunları kurmak, işe başlamak ve ek gereksinimleri zamanında yerine getirmek olmalıdır.

5. Üretim kapasitesini tutarlı bir şekilde inceleyin. Son olarak, üretim kapasitesini sürekli olarak izlemez ve gözden geçirmezseniz, önemli faktörleri gözden kaçırabilirsiniz. Ayrıca, tıpkı diğer süreçlerde olduğu gibi, iyileştirme için her zaman yer vardır. 

Kapasite yönetimi ve kapasite planlaması

Çoğu zaman, aşağıdakiler arasında bir karışıklık olur kapasi̇te yöneti̇mi̇ ve kapasi̇te planlamasi. Belirli açılardan benzer olsalar da, oldukça farklıdırlar. İlk olarak, kapasite yönetimi daha geniş kapsamlı bir kavramdır; kapasite planlama ise kapasite yönetiminin alt kümesi olarak adlandırılabilir. Ancak her ikisinin de nihai amacı, talepleri karşılamak için doğru zamanda doğru miktarda kapasite olmasını sağlamaktır.

Mike Wise'a göre, kitabın yazarı Microsoft DataDriven blogu"Kapasite planlamasını kapasite yönetiminden ayıran en büyük farklardan biri, kapasite planlamasının "atılabilir" bir niteliğe sahip olmasıdır. Yani kapasite planlaması önceden yapılan bir şeydir. İhtiyaçların alınması ve değerlendirilmesidir, ancak kapasite yönetimi izleme, veri toplama, verileri analiz etme, altyapıyı optimize etme ve tekrar izlemeye geri dönmenin tüm yaşam döngüsüdür."

Kazanan bir kapasite planlama ve yönetim stratejisi ortaya koymayı planlayan dijital kuruluşlar, bu terimleri birbirinden ayrı varlıklar olarak düşünmelidir. 

Özetle, kapasite yönetimi aşağıdakileri amaçlayan sürekli bir döngüdür performansı artırın. Aksine, kapasite planlaması başlangıçta yürütülen bir faaliyettir.  

Kapasite yönetimini iyileştirmek için en iyi uygulamalar

Kapasite yönetimine geçmeden önce, bu konuya öncelik vermeniz ve tüm dikkatinizi vermeniz önemlidir. Etkili kapasite yönetimi aşağıdaki bileşenleri içerir:

• Geçmiş veriler. Kapasite yönetiminde yaşanan önceki sorunlara geri dönün ve benzer kalıplar olup olmadığına bakın. Belki de kapasite yönetiminin zor olduğu belirli bir ay veya sezon vardı?

• Kaynak faktörleri. Son kapasite yönetimi döngüsünden bu yana kaç kişinin ayrıldığını göz önünde bulundurun ve bunun işle dolu bir dönemi nasıl etkileyeceğini değerlendirin. Ayrıca kısa dönemli olarak dışarıdan işe aldığınız kişileri de takip etmelisiniz. Bu şekilde, çalışma saatlerini, ilgili maliyetleri ve uygunluk durumlarını not edebilirsiniz. 

• Operasyonel faktörler. İş kapasitesinin nasıl yönetildiğini etkileyebilecek her türlü operasyonel faktörü inceleyin ve yönetin. Örneğin, uygulama bulut iletişim merkezi yazılımı otomatik çağrı yönlendirme, gerçek zamanlı analiz ve diğer iletişim kanallarıyla entegrasyon gibi özellikler sağlayarak müşteri hizmetleri operasyonlarının verimliliğini artırabilir.

İşte kapasite yönetiminden en iyi şekilde yararlanmak için birkaç en iyi uygulama

• İş önceliklerine göre kapasite atama. Bu, ekiplerin neyin önemli olduğuna odaklanmasını ve yatırım getirisi potansiyeli daha yüksek olan projelere odaklanmasını sağlar.

• Gerçek iş talebini göz önünde bulundurun. Ekiplerden ne talep edildiğini bilmek çok önemlidir. Hizmet satın alan müşterilerden, iş büyümesinin kilidini açan dahili projelere kadar. Talebe ilişkin sağlam bilgi, kaynak arzının yeterli seviyelerde kalmasını sağlar. Şirketlerin herhangi bir ek iş yükünün üstesinden gelmek için personelini genişletmesi gerekiyorsa, bir sanal asistanlık hizmeti yükü taşımaya yardım etmek için.  

• Farklı durumlar için strateji geliştirin. İş söz konusu olduğunda, her zaman birden fazla değişken söz konusudur. Bu değişkenlerin neler olduğunu ve kapasiteyi nasıl etkileyebileceklerini anlamak çok önemlidir. Bunu yapmak, bu tür senaryolara yönelik çözümün en verimli olmasını sağlar. Örneğin, kaynaklarla ilgili riskleri anlamak ve kaynakların yetersiz olduğu durumlar için planlama yapmak. 

• Dikkatinizi dağıtacak şeylere dikkat edin. Özellikle BT alanında, dikkat dağınıklığı yaygın bir durumdur. Öncelikli işler için gereken kaynakları ortadan kaldırabilir. Örneğin, bir personel çalışanı doğrudan bir geliştiriciye ulaşır ve yalnızca personel tarafından yapılması gereken bir kodlama işini üstlenmesini ister. Bu tür küçük ama önemli senaryolar, daha önemli olan işlere odaklanmak için gereken zamanı tüketebilir. 

• Sapmalar için plan yapın. Bildiğimiz gibi kapasite planlaması çoğunlukla tahminlere ve öngörülere dayanır. Ne yazık ki tahminler her zaman doğru olmayabilir. Bu nedenle kapasite yönetimi planlamasının tekrar tekrar gözden geçirilmesi gerekir. Öte yandan, kuruluş içinde de değişiklikler olabilir. Örneğin, bir acil projelere öncelik verilmesi gerekiyor ve diğer projeler arka planda kalır. 

Kapasite yönetimi her zaman devam eden bir süreçtir. Bir plan oluşturulduktan sonra, bu planın düzenli olarak güncellenmesi de yerinde olacaktır. Kapasiteyi etkileyen tüm önemli iç ve dış faktörlerden haberdar olmak için yıllık bazda kapasite yönetimi planlaması yapmak çok önemlidir.

Kapasite yönetimi ile ilgili anahtar terimler

Kapasite yönetimi geniş bir kavramdır ve farkında olabileceğiniz veya olmayabileceğiniz çeşitli terimlerden oluşur. Bir bileşen, kapasite, kapasite raporu, Kapasite yönetimi bilgi sistemi (CMIS), performans, kapasite yöneticileri ve kapasite planı tanımlayacağız.

Bileşen. Buna göre CIPS Enstitüsü "Bileşen, belirli bir hizmetin temel yapısı, bir hizmetin önemli bir parçasıdır." Örneğin, bir veritabanı bir sunucunun 'bileşenidir'. Bileşenler önemlidir, bu nedenle satın alınmaları, inşa edilmeleri, bakımlarının yapılması ve izlenmeleri gerekir.

Kapasite. Kapasite tanımına göre CIPS Enstitüsü "belirli bir talep düzeyini karşılamak için kullanılabilecek mevcut kaynakları temsil etmesidir." Bir örnekle açıklamak gerekirse, bir restoranda kapasite şöyledir:

• Mevcut personel sayısı
• Mevcut masa ve sandalye sayısı
• Restoranın açık olduğu zaman dilimi 

Kapasite planı. Temel olarak, beklenen talepler için senaryoların tanımlanması. Örneğin, belirli bir zaman diliminde gerekli olan kaynaklar. Kapasite planları, işletmelerin doğru müşteri hizmetini sunmasına yardımcı olur.  

Kapasite raporu. Sağlanan hizmet, kullanılan kaynaklar ve genel durumla ilgili verileri içeren bir belge ekip performansı. Kapasite raporları intikamcıların doğru kararlar almasına yardımcı olur. 

Kapasite yönetimi bilgi sistemi (CMIS). Kapasite ile ilgili verileri toplamak ve depolamak için sanal bir depo.

Performans. Kapasite yönetimi, bir sistemin isteklere ne kadar hızlı yanıt verebileceğini yansıtan bir metriktir.

Kapasite yönetimi sırasında karşılaşılan zorluklar 

Kapasite yönetimi, bir çalışma alanı içinde önemli bir görevdir. Ancak kolay bir iş değildir. Göre ForbesAşağıda, kapasite yönetimi sürecinde karşılaşılan yaygın zorluklar yer almaktadır. Bunları ayrıntılı olarak inceleyelim.

Veri zorluğu. Kapasite planlamacılarının günlük olarak, kapasite planlarına eklenmesi gereken bir kamyon dolusu bilgiyle başa çıkmaları gerekir. proje hesap tablolarıçoğunlukla manuel olarak. Sorunsuz bir kapasite yönetimi süreci için, eklenen verilerin doğru olması ve uygun bir formatta belirtilmesi gerekir. Örneğin, aynı ölçü birimleri. Veriler eklendikten sonra, talep ve arzla ilgili ayrıntıları dahil etmeleri gerekir. Daha sonra mevcut kapasite hakkında bilgi edinmek için formüllerden yararlanırlar. 

Karmaşıklık sorunu. Karmaşıklık sorunu, veri sorununa oldukça benzer. Kapasite planlaması, yöneticilerin sayısız hesaplama ve karmaşık formüllerle uğraşmasını gerektirdiğinden, hataların meydana gelmesi kaçınılmazdır. Örneğin, elektronik tabloya yanlış verilerin eklenmesi gibi. Ne yazık ki, bu tür olaylar tüm süreci engelleyebilir. Dahası, kapasite yönetimi genellikle çeşitli düzeyler veya katmanlar içerdiğinden işler daha da kötüleşebilir. Bunların hepsinin gerçekleştirilmesi zaman, kaynak ve veri gerektirir. Özetle, planlama sürecine dahil olan çok sayıda çalışan hata olasılığını artırır. Bu nedenle, bundan kaçınmak için uygun süreçler olmalıdır. 

İletişim zorlukları:  İletişim her başarılı şirketin temel taşıdır. İletişim eksikliği ya da daha kötüsü yetersiz iletişim bir sorunlar denizine yol açabilir. Bu tür senaryolardan uzak durmak için kapasite yönetimi sürecinin bir parçası olan tüm çalışanların düzenli olarak bilgi alışverişinde bulunması çok önemlidir. Açık ve şeffaf iletişim, kapasite yönetimi sürecinizin sorunsuz işlemesini sağlar. Bu i̇şletme i̇leti̇şi̇m araçlari süreci daha hızlı ve basit hale getirecektir.

Kapasite yönetimi sürecinde yinelenen zorluklardan bahsettiğimize göre, şimdi sorunların üstesinden gelmek için en etkili stratejileri öğrenme zamanı.

Kapasite yönetimi için stratejiler 

Dünyanın dört bir yanındaki yöneticiler, işletmenin üretim kapasitesini artırmak amacıyla daha iyi sonuçlar elde etmek için birkaç kapasite yönetimi stratejisi geliştirmiştir. Yaygın olarak kullanılan bu kapasite yönetimi stratejilerine bir göz atın:

1. Gecikme stratejisi: Bu muhafazakar ve reaktif stratejide bir yönetici önce kapasiteyi anlar ve ardından talepte uygun ve istikrarlı bir artış olana kadar bekler. Bundan sonra, yönetici üretimi o anda pazar ihtiyaçlarını karşılamaya yetecek belirli bir seviyede artırır. Ancak bu stratejinin bir dezavantajı vardır. Talebin beklenmedik bir şekilde artması durumunda işletme daha fazla satış yapma şansını kaçırabilir çünkü üretimi artırmak da zaman alır. İkinci olarak, envanter eksikliği müşteri kaybına yol açabilir. Bu stratejinin, şirket zaten tam kapasite veya daha fazla çalıştıktan sonra ekstra kapasiteye ihtiyaç duyulduğunda yöneticiler tarafından kullanıldığını lütfen unutmayın. 

2. Lider Strateji: Gecikme stratejisi daha incelikli ve daha az risk taşırken, liderlik stratejisi bunun neredeyse tam tersidir. Yani, doğası gereği daha riskli ve agresiftir. Bu durumda şirket, talepte bir artış olmadan önce bile üretim kapasitesini artırır. Böyle bir strateji, gelecekte talebin artması durumunda ek üretimin yeterli olacağı gibi basit bir varsayımla gerçekleştirilir. Açıkçası, bu küçük işletmeler için uygun bir strateji değildir. Ayrıca, bu yaklaşımın birkaç dezavantajı da vardır: envanter depolama maliyetini ve envanter israfını artırmak.

3. Dinamik Strateji: Dinamik strateji tahminlere dayanır ve esas olarak mevcut piyasa eğilimlerine odaklanır veya bunlara dayanır. Burada yönetici satış verilerini ve mevcut eğilimleri alır ve üretimde ince ayarlar yapmak için bunları birlikte analiz eder. Dinamik strateji muhtemelen en güvenli stratejidir çünkü yöneticiler, kapasite hedeflerini belirlemede yardımcı olan makul doğruluktaki verileri kullanırlar. Ayrıca, stok kıtlığı veya kaybı riskini de azaltır.

4. Maç Stratejisi: Eşleşme stratejisi, öncü ve gecikmeli stratejilerin bir karışımıdır. Burada şirket mevcut piyasa taleplerini inceledikten sonra kapasitesini artırır. Ancak, eklemeler küçüktür. Talepte bir artış olacağı belli olduğunda, şirket üretim sürecinde hızla yükselir. Ancak artış yine çok büyük değil, yine de küçük. Dolayısıyla, talep yükseldiğinde, şirket satışları genişletmek için çalışabilir. 

Kapasite yönetimi örnekleri

Kapasite yönetimi yazılım şirketleri, finans operasyon ekipleri, yaratıcı ajanslar ve ürün ekipleri tarafından kullanılmaktadır. Burada bir TV üreticisini örnek alıyoruz. Bir TV üreticisi için yürürlükte olan iki şey vardır:

• Mevcut kaynaklarla tüm yıl boyunca tüketicilerin taleplerini karşılayabilmelerini sağlamaları gerekir. 
• Yakın zamanda şirket, dünya kupasının 8 ay sonra başlayacak olması nedeniyle televizyonlara olan talebin artabileceğini tahmin etti. Ayrıca, en çok HD TV'lerin talep göreceğini de fark ettiler.

Talepte bir artış olacağından, şirket yöneticilerinin artan talebi karşılamak için satılması gereken yaklaşık TV seti sayısını anlamaları gerekir. Dolayısıyla, otomatik olarak bir sonraki adım, şu anda mevcut kapasitenin ek talepleri karşılamak için yeterli olup olmadığını incelemektir. Böyle bir analiz, artan taleple başa çıkmak için daha fazla kaynağa ve insan gücüne ihtiyaç duyacaklarını yansıtabilir, ancak aynı zamanda öngörülen Dünya kupası sona erer ermez talebin azalabileceği. Dolayısıyla burada şirket yeni makineler satın almak ya da yeni çalışanlar istihdam etmek yerine makineleri kiralamayı ] ya da o süre için farklı yüklenicilerle çalışmayı tercih edebilir. 

Kiralama ve insan gücü hazır olur olmaz üretim başlayabilir. Ancak, şirketin dünya kupası başlamadan en az 2-3 ay önce üretime başlaması gerekecektir. Bu, TV setlerinin perakende kanallarına ulaşmasını ve tam da talepte bir artış olduğunda hazır olmasını sağlayacaktır. 

Birkaç örnek daha,

• Bir yaratıcı ajans haftada 700 tasarım sunabilir.
• Bir fırın günde 80 turta pişirebilir
• Bir araba şirketi hattı ayda 200 araba monte edebilir.