İş dünyasında, işletmenizin büyümesini belirleyen birkaç kritik kaynak tanımlayabiliriz. Bunların en önemlilerinden biri kapasite, yani belirli bir zamanda ne kadar iş yapabileceğinizdir. Böylesine önemli bir faktör kontrolsüz bırakılamaz, bu nedenle birçok kapasite yönetim aracı geliştirilmiştir. Peki ama en iyisi nasıl seçilir?
Bu makalede öğreneceksiniz:
Bir kapasite planlama aracı seçerken önemli özellikler
En iyi uygulamalar hakkında birkaç öneri kaynak kapasite planlaması süreç
Nasıl olur da kaynak planlama yazılımı kapasite planlama sürecini daha verimli hale getirmek
Kapasite yönetimi basit bir iş değildir, çünkü bu tek faktör birbiriyle etkileşim halinde olan diğer birkaç faktörden oluşur. Çalışan sayısı, zamanları, kullanılabilirlikleri ve yetkinlikleri - bu verilerin her biri şirketinizin kapasitesini etkiler. Kapasite planlama araçları bu yüzden önemlidir.
Sadece on çalışanla bunu anlamak kolay değildir. Peki ya kuruluşunuzda 100 ya da 200 kişi olduğunda? Darboğazları, kaosu ve hayal kırıklığını önlemek için özel bir uygulamanın desteğine ihtiyacınız var - özellikle de kaynak planlama sürecinin her bir üyesinden savaş alanı.
Mevcut kaynaklar (çalışanlar) ile proje veya müşteri talepleri arasında denge kurmak, birçokları için proje yönetiminde kapasite planlamasının (veya isterseniz kapasite yönetiminin) özüdür. Kapasite planlamasının önemi, diğer proje yönetimi alanlarıyla olan güçlü bağlantısının bir sonucudur: zaman, ekip, iş ve proje kaynak yöneti̇mi̇. Ancak kapasite hakkında genel bir soruyla başlayalım.
Kapasite, elde etme, depolama veya üretme yeteneği olarak tanımlanır. Bir kuruluş için kapasite, belirli bir sistemin belirli bir zaman dilimi içerisinde çıktı üretme kabiliyeti olacaktır.
"Başarma kabiliyeti", özellikle aşağıdaki tanımlarla karşılaştırırsak, kapasite planlamasının temel sorusu gibi görünmektedir. "Başarma kabiliyetimiz var mı?" sorusuna çok iyi, gerekçelendirilmiş bir cevap vermeye çalışmak hiç bitmez ve sürekli olarak optimizasyonlar, analizler vb. yapmak için ilham verir. Bu nedenle kapasite planlama araçları yardımcı olabilir.
Becerilere dayalı kaynak arama [Kaynak: Teamdeck - Kaynak Yönetimi ve Kapasite Planlama Aracı]
Şirketinizin veya belirli bir çalışanın sizi hayal kırıklığına uğratmayacak - "başarma yeteneği" olarak tanımlanacak - yeterli sert ve yumuşak yetkinliklere sahip olup olmadığı konusunda tam bilgi sahibi olmak için ona oldukça yakın olmanız gerekir.
Verilen görevler için harcanan zaman, uygunluk veya olgunluk ve belirli bir alanda beklenen deneyim - bu, değerlendirme sırasında dikkate alınan birkaç kriterdir. kaynak kapasite planlaması Özellikle kapasite planlama araçlarıyla, bir kaynağın belirtilen çalışanın, ekibinizin veya şirketinizin "başarma kabiliyetine" sahip olduğunu düşünmek için bir neden olup olmadığını kapsamaya çalışacağınız süreç.
İşi daha da zorlaştırmak için tek bildiğimiz iş ortamında olduğumuz. Yani kararlarınızı belirleyen tek gösterge zaman değil. Ve rakibimize göre - kapasite planlama aracı satıcısı - ki biz de buna katılıyoruz:
Kapasite planlama, kuruluşunuzun projeleri zamanında, bütçeye uygun ve müşteri beklentilerine uygun şekilde tamamlamak için ihtiyaç duyduğu beceri ve kaynaklara sahip olmasını sağlayan yönetim sürecidir.
Bu tanım, doğru becerilere sahip kaynakların (çalışanların) 3 zorluğu karşılaması gerektiğini vurgular: (sınırlı) zaman, (sınırlı) bütçe ve müşterinin beklentileri (başka bir deyişle, proje talepleri). Ya da başka bir deyişle, bu becerilerin söz konusu zorlukları çözmeye yardımcı olacak kadar iyi olması gerekir. Kapasite planlamasından sorumlu birinin rolü de doğru sayıda doğru becerilere sahip çalışanın olmasını sağlamaktır. Bununla bağlantılı olarak, kapasite planlama araçları önemlidir.
Kapasite planlama sürecinin bir parçası da aslında neye sahip olduğumuzu ve doğru kaynaklara ne kadar hızlı ve nereden ulaşabileceğimizi belirlemektir.
Kapasite planlaması, işi yapacak kaynak ve becerilere sahip olup olmadığınızı veya talebi karşılayacak arzınızın olup olmadığını belirleyen bir süreçtir.
Gördüğümüz gibi, kapasi̇te yöneti̇mi̇ basit bir iş değildir, çünkü bu tek faktör birbiriyle etkileşim halinde olan diğer birkaç faktörden oluşur. Çalışan sayısı, zamanları, kullanılabilirlikleri, üretkenlikleri, kullanımları ve sert ve yumuşak yetkinlikleri - bu verilerin her biri şirketinizin kapasitesini etkiler. Bu nedenle en iyi kapasite planlama araçları yardımcı olabilir.
Bunu sadece 5 çalışanla anlamak zordur. Peki ya kuruluşunuzda 15, 35 veya 50 kişi olduğunda ne olacak?
Belki yukarıda bahsedilmemiştir - bu makalenin yazarları yazılım evinden kişilerdir. Aşağıda yer alan her bir kaynak kapasite planlama aracı bizler tarafından kontrol edildi - CEO'lar, proje yöneticileri, geliştiriciler, pazarlamacılar vb. tarafından. Bazıları mevcut şirketin bir parçasıyken, bazıları da kariyerimizin önceki aşamalarında.
Fiyat: $ 3.99 / Tam Üye / aylık
Ekibin kullanılabilirliği ekip kullanımına genel bakış Teamdeck.io - Kaynak kapasitesi planlama işlevlerine sahip kaynak yönetimi aracı.
Ekip zaman takip aracı ve zaman çizelgeleri
Kaynak ve proje planlaması
İş Yükü Yönetimi
Proje planlama
Özel organizasyon çalışma süresi ve kullanılabilirliği
Kişilere ve projelere özel alanlar atayabilme, yani iş unvanları, beceriler, teknolojiler vb.
Takvim görünümünü kullanarak farklı departmanlar ve pozisyonlar için çalışma programının ve müsaitlik durumunun şeffaf görünümü
Özel etiketler
İzin yönetimi kabul süreci
Birden fazla yerelleştirme için otomatik resmi tatiller
Mobil versiyonu mevcuttur
Google Takvim, Slack, Podio, SageHR, Zapier ve REST API gibi diğer sistemlerle entegrasyon
Ücretsiz deneme
İşe alım süreçlerini kontrol etme özelliği yok
İş akışı planlama özelliği yok
Saatleri takip etmek için kullanılan mobil uygulama sadece aktif projeleri görmeye izin vermiyor
Fiyatlandırma: $12.5 için Kaynak planlama + kişi başına zaman takibi
Kullanımı kolay sürükle ve bırak paneli
Çoklu proje planlaması
Gelecek projelerin planlanması
Rol, departman, yetkinlik ve statü atama imkanı
Özel kullanılabilirlik
Tahmin ve raporlama
Mobil versiyonu mevcuttur
Ek işlevler: kaynak planlaması, izin yönetim sistemi
Jira, Teamwork, Asana, Trello gibi diğer sistemlerle entegrasyon
Ücretsiz deneme
Float proje yönetim aracının eksileri
Fiyat - Kişi başı $6 - $10
İşe alım süreçlerini kontrol etmek için işlevsellik eksikliği.
Float, kaynak kapasitesi planlamasına da yardımcı olan çok tanınmış bir proje yönetim yazılımıdır.
Fiyatlandırma: Kullanıcı başına aylık $40
ProjectCOR - bir ekibin kapasitesini veya kaynak yönetimini yönetmek için bir uygulama.
Yapay zeka tabanlı
Ekip ve üye başına kullanılabilirliğin gerçek zamanlı görünürlüğü
Proje planlama aracı fonksiyonlar
Gerekli yetkinliklerin ve zamanın tahmin edilmesi
Rol ve beceri atama yeteneği
Proje durumu ve kapasitesinin şeffaf görünümü
Bilgi, iletişim ve dosyaları tek bir yerde merkezileştirir
Otomatik zaman takibi, iş zekası paneli gibi diğer işlevler
Ücretsiz deneme
Raporlama yok
İzin yönetimi yok
Entegrasyon yok
UX genellikle bazılarının proje yöneticileri tarafından denendikten hemen sonra reddedilmesinin nedenidir.
Herkes - özel hayatında ve iş hayatında - birçok uygulama kullanır. İş hayatında, iş pozisyonuna bağlı olarak, birçok arayüz kullanırız. Bu da alışkanlık yapar. Ve bu da neden bir kaynak kapasite planlaması aracın işlevleri tahriş kaynağıdır.
Bu nedenle, kapasite planlama aracının yalnızca gerçekten yararlı işlevler içerip içermediğini, arayüzün bir şirketteki herkes için anlaşılabilir olup olmadığını, yüksek düzeyde otomasyona sahip olup olmadığını ve şirketinizin özel ihtiyaçlarına yanıt verecek kadar esnek olup olmadığını dikkate alın. Ve - son olarak - şirket yapınız veya iş hedefleriniz değişirse aracın hala kullanışlı olup olmayacağını öğrenin.
Günümüz iş dünyasında, sabah 9'dan akşam 5'e kadar ofiste olan standart bir çalışma modeline sahip olmak giderek daha nadir hale geliyor. İnsanlar farklı saatlerde, yarı zamanlı ve farklı zaman dilimlerinde çalışmaktadır.
Özelleştirilmiş ayarlarla kaynak kullanılabilirliği yönetimi çok daha kolaydır. [Kapasite planlama yazılımından ekran]
Bu değişkenler ve ayarlar kapasiteyi doğru bir şekilde hesaplamak için kritik öneme sahiptir, bu nedenle ideal araç her çalışanın müsaitlik durumunu ve gerektiğinde özelleştirme yeteneğine sahip olmalıdır. Kapasite planlama araçlarının kullanıcılarının, değiştiğinde kullanılabilirliklerini ve çalışma saatlerini düzenleyebilmeleri de önemlidir.
Bazı kapasite planlama yazılımı sağlayıcılarının sunabileceği çok sayıda rapor vardır, ancak bunlardan yalnızca bazıları özelleştirilebilir.
Şirketler, sektöre veya şirket yapısına bağlı olarak işletmenin etkinliğini ölçmek için farklı metrikler (kapasite planlama araçları) kullanır. Birçok sistem sağlayıcısı önceden tanımlanmış raporlar sunar ve bunlar - teklifin ayrılmaz bir parçasıdır diyebiliriz... o kadar ayrılmazdır ki değiştirilemez veya daha da kötüsü - proje ekiplerinin beklentilerine göre ayarlanamaz.
Bu nedenle, sadece beklentilerinize uygun değil, aynı zamanda kuruluşunuz büyürken değişikliklere açık olmayan raporlar sunan kapasite planlama aracı satıcılarına dikkat edin. Raporlar yeterince özelleştirilebilir mi? Paylaşılabiliyor ve dışa aktarılabiliyor mu? Verileri analiz edebiliyorsanız, zayıf ve güçlü noktaları bulmak için bir şirkette iyi uygulamalar geliştirmek daha kolaydır. İdeal bir araç zengin raporlama işlevine sahip olmalıdır.
Bir kapasite planı söz konusu olduğunda, etkin kapasite planlaması ve/veya kapasite planlama stratejisi şeffaflığı kritik önem taşır.
Kapasite planlama araçlarını kullanarak verilere erişim, kişinin küçük bir döneme odaklanmasına ve aynı zamanda daha geniş bir tarih aralığında bir perspektif elde etmesine olanak sağlamalıdır. Ekip liderleri ve proje yöneticileri, ekiplerinin katılımlarını gerekli becerilerin yanı sıra geçici veya onaylanmamış projelere göre planlar.
Ayrıca, yeni işe alınanların görünürlüğü ve şirkete ne zaman katıldıkları ve çalışmaya hazır oldukları da önemlidir. Farklı departmanların ve ekiplerin çalışmaları birbiriyle yakından bağlantılıdır, bu nedenle seçtiğiniz araç tüm önemli bilgiler hakkında fikir vermelidir. Özellikle de satış departmanından gelen veriler.
Kapasite tahmini için sadece zaman ve çalışan sayısı değil, aynı zamanda yetkinlikleri de önemlidir.
Etiketler yönetim Teamdeck.io - kapasite yönetim yazılımı.
Bir kıdemli için 8 saat ile bir stajyer için 8 saat, yapılan iş açısından tamamen farklı bir değere sahiptir. Benzer şekilde, belirli görevlerin yerine getirilmesi söz konusu olduğunda - grafik tasarıma ihtiyacınız varsa, İK Uzmanınızın sadece biraz tezgah zamanı olması yardımcı olmaz.
Kapasiteyi en iyi şekilde planlamak ve doğru kişileri projelere tahsis etmek için en iyi kapasite planlama araçlarına ve herkesin bir projedeki rolünü belirlemek için beceriler, iş unvanları, departmanlar ve diğer etiketler gibi ek bilgilere ihtiyacınız vardır. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz projeleri ayırt etmek veya raporlama özelliklerini kullanarak oranları daha iyi hesaplamak için toplantılarda harcanan zamanı izlemek gibi her bir bilgi parçasını etiketleyebilmek de önemlidir.
En iyi kapasite planlama araçlarını kullanarak yönetim özelliğini bırakın. Kapasite tahmini yaparken yapılan en yaygın hatalardan biri tatil ve izin günlerini hesaplamamaktır. İyi yönetilen bir kurumda her çalışan önemlidir ve sadece günlük iş akışı üzerinde değil, genel olarak proje ve kaynak iş akışları üzerinde de etkisi vardır.
Planınızı yapmak için ekibin iş yükü ve proje iş akışı Optimal olarak, farklı tatil türlerini dikkate alan bir sisteme ihtiyacınız vardır: tatil, hastalık izni, doğum izni ve resmi tatiller (uluslararası bir kurumdaki her yerelleştirme için farklı olabilir).
Devam eden işe alım süreçleri. Her şirket çalışan değişimiyle karşı karşıyadır.
Günümüz gerçekliğinde bu tamamen normaldir, ancak işinizi felç etmesine izin veremezsiniz. Kapasite planlama araçları, devam eden işe alım süreçlerini ve ihbar sürelerini dikkate almalıdır. Bu şekilde, işe alım süreci de dahil olmak üzere kaç kişinin işe hazır olduğunu bir bakışta görebilirsiniz.
Entegrasyonlar. Yalnızca logoları değil, aynı zamanda bir API'nin potansiyelini ve hızlı entegrasyon yeteneğini de dikkate alın.
Web sitelerinde parlayan logoların sayısı sizi yanıltmasın. Yeni araçların sayısı artmaya devam ediyor, dolayısıyla logoların sayısı da artacaktır. Bu nedenle, kaç logo gördüğünüz değil, kapasite planlama yazılımı satıcısının yeni teknoloji çözümüyle ne kadar hızlı entegre olabildiği önemlidir.
Dolayısıyla, entegrasyonlar ve yeni bağlantılara açık olması gereken bir araç arıyorsanız, yalnızca logoları değil API'nin esnekliğini de göz önünde bulundurun.
Kapasite planlama araçları kendilerini "İş akışınızı optimize eden", "Organizasyonunuzu yepyeni bir seviyeye taşıyan" ve "Daha önce hiç olmadığı gibi sonuçlar elde etmenizi sağlayan" bir araç olarak tanıtırlar. Bunların hepsi kulağa hoş gelen sloganlar, ancak işe dönelim. Kapasite planlama araçları size GERÇEKTEN ne sağlayacak?
Kapasite planlama araçları sayesinde her bir çalışanın, ekibin ve departmanın şu anda ne yaptığını ve ne kadar yapması gerektiğini görebileceksiniz. Bu, bazı kişilerin aşırı iş yükü altında kalacağı ve diğerlerinin çok az sorumluluk alacağı bir duruma yol açmamak için kime daha fazla görev vereceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.
Kapasite ile ilgili durum çok dinamiktir. Tatiller, görevlerin tamamlanması, yeni projeler, yeni çalışanlar. Bunlar iş planlama kararlarınızı etkileyen çok önemli faktörlerdir, bu nedenle yeterli bilgiye sahip olmadan bunu etkili bir şekilde yapmanız çok zor olacaktır.
Kapasite planlama yazılımı, şirketinizdeki değişiklikler veya potansiyel darboğazlar hakkında size güncel bildirimler gönderecektir. Elbette, birçok kapasite planlayıcısı için, kaynak yönetimi aracının hangi bildirimin açılıp kapatılacağına karar vermesine izin vermesi çok önemlidir.
Kapasite planlama araçlarının bu işlevi, çalışanlarınızın belirli görevler için ne kadar zaman harcadıklarını, biraz boşlukları olup olmadığını veya tam tersine fazla mesai yapıp yapmadıklarını izlemenizi sağlar. Bu bilgi, ekip kapasitesini tahmin etmeniz ve hangi projelerin ve departmanların daha fazla desteğe ihtiyaç duyduğuna ve kimlere yeni görevler verilebileceğine karar vermeniz için hayati önem taşır.
Her şirketteki projelerin farklı öncelikleri ve son teslim tarihleri vardır. Bir proje yöneticisi olarak, şu anda neyin en önemli olduğuna ve sözleşmeyi yerine getirmek için tüm ellerin güvertede olması gerektiğine kesinlikle birden fazla kez karar vermeniz gerekir. Kapasite planlama aracı, projelerinizin durumunu izlemenize ve kaynakları ihtiyaçlarınıza göre tahsis etmenize olanak tanır.
Etkili olup olmadıklarını bilmiyorsanız, kapasite planlama araçlarıyla bir şeyi geliştiremez veya iyi stratejileri sürdüremezsiniz. Ve her şey basit gözlemlerden çıkarılamaz. Kapasite planlama aracının en önemli işlevlerinden biri, size iş planlamasıyla ilgili temel metrikler hakkında veri sağlamaktır. Bunlar şunları içerir:
Yani şirketinizin kapasitesi ile ihtiyaçları.
Yani, kuruluşunuzun potansiyelinin ne kadarının kullanıldığı, herhangi bir yetkinliğin veya kaynağın eksik olup olmadığı veya hatta çok fazla olup olmadığı.
Yani, sunduğunuz bilgilere (planlanan projeler, yaklaşan etkinlikler, yeni işe alımlar, vb.) dayanarak kapasitenizin gelecekte nasıl görüneceğine dair tahminler.
Belirli bir projeye hangi kişilerin atandığını, uygunluk durumlarını, pozisyonlarını ve yetkinliklerini gösterir.
En iyi kapasite planlama aracını tam olarak nasıl seçeceğimizi ve işimize nasıl yardımcı olduklarını daha önce tartışmıştık. İyi bir araç neredeyse tüm kirli işleri sizin için yapacaktır, ancak bundan en iyi şekilde yararlanmak için öncelikle kapasite planlama sürecini anlamanız gerekir. Şimdi bunu adım adım tartışacağız.
Bir kuruluştaki herhangi bir süreç üzerinde kapasite planlama araçlarıyla çalışmanın başlangıç noktası, o sürecin şu anda nasıl göründüğünü bilmektir. Ancak o zaman güçlü ve zayıf yönleri değerlendirebilir ve neye ihtiyacınız olduğuna karar verebilirsiniz. Şirketinizin kapasitesinin ne olduğunu kontrol edin: kaç çalışanınız var, uygunluk durumları nedir ve becerileri nelerdir.
Ardından, şirketinizin farklı kaynaklara olan ihtiyacını değerlendirmek için kapasite planlama araçlarını kullanmanız gerekir. Bu faktörü kapasitenizle karşılaştırarak hangi kaynaklarda eksik olduğunuzu kolayca görebilirsiniz. Bu, büyüme stratejinizi planlarken çok önemli olacaktır.
Bu aşamada, şirketinizin tüm kaynaklarının en etkili şekilde planlanıp planlanmadığını kontrol edin. Belki bazı çalışanların kullanılmayan yetkinlikleri vardır veya uzun toplantılar veya gözden geçirme oturumları gibi belirli süreçler olması gerekenden daha fazla zaman alıyordur.
Büyük bir şirketin yöneticisi olarak her şeyi bilmeniz ve fark etmeniz mümkün değildir ve bu son derece normaldir. Bununla birlikte, mümkün olduğunca çok şey bilmek faydalıdır ve hiç kimse size şirketinizin süreçleri hakkında bu süreçlere dahil olan çalışanlar kadar çok şey söyleyemez. Düzenli olarak 1:1 toplantılar yapın ve ekibinizin onları neyin hayal kırıklığına uğrattığı, işleri zorlaştırdığı, zamanlarını boşa harcadığı veya verimsiz olduğu konusunda geri bildirimlerini alın. Onların bakış açısı, kapasite planlama araçlarını kullanarak stratejiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.
Artık kuruluşunuzun neye sahip olduğunu ve neye ihtiyacı olduğunu bildiğinize göre, çözümleri planlamanın zamanı geldi. İşletmenin en iyi şekilde çalışması için neler yapılması gerektiğini özetleyen bir strateji hazırlayın. Daha fazla kişiyi işe almanız, diğer projeleri desteklemeleri için çalışanları görevlendirmeniz veya belirli süreçleri yeniden yapılandırmanız gerekebilir. Planınıza temel hedefleri ve kilometre taşlarını da ekleyin. Bu, ilerlemenizi izlemenizi kolaylaştıracaktır.
Kapasite yönetimi sürecini optimize etmek neredeyse her şirketin karşılaştığı bir zorluktur. Bazıları daha iyisini, bazıları daha kötüsünü yapacaktır, çünkü hedeflerine ulaşmak için her zaman şirketlerinin bireysel ihtiyaçlarıyla ilgili olmayan farklı yollar seçeceklerdir. Bununla birlikte, kapasite planlamasının ustası olmanız için bazı evrensel ipuçlarımız var.
Mevcut kaynakları ve talebi sürekli kontrol etmek ve şirket hakkındaki tüm önemli bilgileri tek bir yerde toplamak için iyi bir kapasite planlama aracı kullanın
Anlık değişiklikler yapmak yerine iyi düşünülmüş bir strateji planlayın
Kullanımı optimize etmek için gelecekteki kapasitenizi ve talebinizi tahmin edin
İyileştirebileceğiniz süreçler hakkında çalışanlardan geri bildirim toplayın
Verimsiz prosedürlerle zaman kaybını önleyin ve tezgah süresini azaltın
Çalışanlarınızın potansiyelinden tam olarak yararlanın ve becerilerinin farkında olun
Her departmanın kapasitesine göre işe alım süreçlerini planlamak
Kapasite yönetimi her kuruluşta en önemli süreçlerden biridir. Verimliliği artırmanıza, bütçenizi daha iyi kullanmanıza, çalışan memnuniyetini ve üretkenliğini artırmanıza, potansiyel darboğazları önlemenize ve şirketinizin iş akışını içten dışa tanımanıza olanak tanır. Bu çok fazla iştir, ancak etkileri göz ardı edilemez. Ve piyasa bu süreci rahat ve sezgisel hale getirmek için mükemmel tasarlanmış araçlar sunuyor.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...