Uzaktan çalışmanın yaygınlaşması, özellikle uluslararası olduğunda, uzaktaki bir ekibi yönetme konusunda birçok soruyu gündeme getirmiştir. Böyle bir çalışma sistemi, önceliklerin belirlenmesinin yanı sıra tamamen yeni bir yaklaşım ve araçlar gerektirir. Bugünkü yazımızda, farklı ülkelerden çalışan uzaktan bir ekibi yönetmeye ilişkin 10 ipucu sunacağız.
Virüs = Uzaktan Çalışanlar
Covid-19 birçok şirketin çalışma şeklini değiştirdi. Kapalı ofis binalarındaki insanlar virüsün yayılma riskini artırıyordu, bu nedenle yönetimin bir çözüm bulması gerekiyordu. Bu çözümün uzaktan çalışma olduğu ortaya çıktı. Elbette uzaktan çalışma pandemi ile birlikte icat edilmedi, ancak şirketler bu modeli ancak şimdi bu kadar büyük ölçekte uygulamaya başladı. Bazı işletmelerin ev ofis çalışma deneyimi zaten vardı. Öte yandan diğer kuruluşlar için bu, mevcut yönetim modellerinin tamamen elden geçirilmesini gerektiren tamamen yeni bir zorluktu.
Uzaktan çalışanları yönetmenin karşılıklı faydaları
Uzaktan çalışma yeni sorunların yanı sıra yeni fırsatlar da sunuyorAncak iyi uygulanan bir uzaktan dönüşüm sistemi şirketinize büyük faydalar sağlayabilir. Özellikle de bu noktada uzaktan çalışabilme becerisi bir kuruluşun pazarda rekabetçi olabilmesi için çok önemli bir kriter olduğu için. Growmotely raporuna göre Ankete katılan çalışanların 97%'si ofise tam zamanlı dönmek istemiyor. Bu da ev ofisi en azından kısmen kullanabilmenin ne kadar önemli olduğunu gösteriyor.
Ayrıca, işveren için uzaktan çalışma, dikkate almaya değer birçok fayda anlamına da gelmektedir. İlk olarak - şirketi yönetmenin daha düşük maliyetleri. Ekibiniz evden çalıştığında, bu kadar büyük bir ofis kiralamak zorunda kalmıyorsunuz. Hatta bazı şirketler ofis sahibi olmaktan tamamen vazgeçmiş durumda. Ne de olsa böyle bir alan kiralamanın maliyeti çok yüksek.
İkinci olarak, çalışanların devamsızlık yapma olasılığı daha düşüktür. Kendilerini iyi hissetmediklerinde, ancak henüz çok hasta olmadıklarında, genellikle bir gün izin almayı değil, yataktan çalışmayı tercih ederler. Yapmaları gereken bir iş olduğunda bir ya da iki saatliğine çalışmayı bırakmak da onlar için genellikle daha kolaydır, oysa evden çalışıyor olsalardı muhtemelen bir gün izin alırlardı. Bir Stanford çalışması ayrıca şunu da buldu evden çalışabilen çalışanlar 22% daha üretken. Ankete katılan işe alım yöneticilerinin 32,2%'si uzaktan çalışanların üretkenliğinin arttığını doğrulamıştır.
Proje yönetimi hakkında daha fazla uzman ipucu mu arıyorsunuz? Bizim göz atın ÜCRETSİZ sprint planlama kontrol listesi Şimdi!
Sizin için en uygun modeli seçin
Elbette uzaktan çalışma modelleri tek tip değildir ve işletmenizin ihtiyaçlarına ve özelliklerine bağlıdır. Teknoloji ve uluslararası şirketler için çalışanları ev ofise göndermek, manuel çalışmaya dayalı işletmeler için olduğundan kesinlikle daha kolaydır. Kuruluşunuza bir göz atın ve sizin için en iyi biçimin hangisi olduğuna karar verin: tamamen uzaktan mı yoksa hibrit mi? Ya da seçimi çalışanlarınıza bırakın - ne de olsa en iyi nerede çalışacaklarını onlar bilir. Hangi modele karar verirseniz verin, bu kılavuz uzaktan çalışan bir ekibi yönetmenizde size yardımcı olacaktır.
1. Net organizasyon yapısı
Uzaktan çalışırken çalışanlar için en büyük değişikliklerden biri iletişimdir. Ofiste, yan masanızdaki iş arkadaşınıza belirli bir soruyu kime yönelteceğinizi veya birinin şu anda izinli veya tatilde olup olmadığını sormak her zaman kolaydır. Uzaktan çalışırken, özellikle büyük veya orta ölçekli bir şirkette bu tür bilgileri aramak çok zaman alıcı olabilir. Bu nedenle bunu kolaylaştıracak bir sistem kullanmak önemlidir.
Örneğin, Teamdeck'in Özel Alanlar özelliği (kaynak yöneti̇m yazilimi), çalışanları ait oldukları departmanlara ve sahip oldukları becerilere göre gruplandırmanıza yardımcı olabilir. Bu, insanları projelere atamak ve raporlar oluşturmak için çok kullanışlıdır. Ayrıca şirkette kimin neyden sorumlu olduğunu görmeyi de kolaylaştırır.
2. Kesin olarak tanımlanmış görevler ve net beklentiler
Açıkça tanımlanmış görevler ve beklentiler genel olarak işin temelini oluşturur. Ancak, uzaktan modda bu çok önemli bir şey haline gelir. Açıkça tanımlanmış bir iş kapsamına sahip olmamanın ne kadar çok hayal kırıklığı, yanlış anlama ve gecikmeye yol açabileceğini tarif etmek zordur. Bu nedenle çalışanlarınızın onlardan tam olarak ne istediğinizi, ne yapmaları gerektiğini ve son teslim tarihlerinin ne olduğunu bilmeleri çok önemlidir. Gerçek zamanlı olarak güncellenen bir shuffle paneli kullanın. Bu şekilde, her çalışana bir sprint içinde belirli görevler verilecektir. Sorumluluklarının tam olarak ne olduğunu ve belirli bir kilometre taşını ne zaman tamamlamalarını beklediğinizi bileceklerdir. Açıklık ve netlik sağlamak bir yönetici olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
3. Ekibin ve çalışanların özerkliği
Uzaktan çalışırken kontrolü biraz kaybetmeyi göze almalısınız. Çalışanlarınızın ne yaptığını sürekli kontrol edemezsiniz. Kendi zamanını ve hedeflerini yönetebilen kişileri işe almak çok önemlidir. Bir ofisten çalışmayan uluslararası bir ekibi yönetirken bağımsızlık ve güven esastır. Elbette bu, çalışanların yalnız bırakılacağı ve projenin ilerleyişine dair içgörünüzü kaybedeceğiniz anlamına gelmiyor.
Ekibinize maksimum destek ve tamamlamaları gereken görevler hakkında ayrıntılı bilgi sağlamalısınız. Önemli projelerin kilit aşamalarını takip etmek de çok önemlidir, böylece şirkette neler olup bittiğini ve her şeyin plana göre gidip gitmediğini bilirsiniz. Ancak, ekibinizin çalışmalarının her unsurunu sürekli olarak izlemeye çalışırsanız, istediğiniz sonuçları elde edemezsiniz. Herkesin yapması gerekeni yapıp yapmadığını kontrol etmek için çok zaman harcarsınız. Çalışanlarınız kendilerini sinirli ve kontrol altında hissedecek ve kendi işlerinden sorumlu olduklarını hissetmeyecekleri için iç motivasyonları azalacaktır.
4. Ekibinizin müsaitlik durumu hakkında bilgi
Ofiste, birisine her zaman "kısa bir toplantı için zamanınız var mı?" diye sorabilirsiniz. Ya da sadece gelip 5 dakika içinde vakanızı sunabilirsiniz. Ekip uzaktan çalıştığında, durum çok daha karmaşık hale gelir. Özellikle de dünya çapında çok sayıda kişi çalıştırıyorsanız ve bu kişilerin zamanını bütün bir gün, hafta veya ay boyunca kontrol edemiyorsanız. Bu, farklı zaman dilimlerinde veya yarı zamanlı çalışan insanlar istihdam ediyorsanız da çok önemlidir.
Bu durumda, kullanılabilirliği yönetmek daha da karmaşık hale gelir. İşletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için ekibinizin müsaitlik durumunu bilmeniz gerekir. Bu, takviminizi mümkün olan en iyi şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır. Bu da aracımızın kullanışlı olduğu yerdir. Teamdeck takviminde şunları bulacaksınız Kullanılabilirlik fonksiyon.
Her çalışan müsaitlik durumunu istediği zaman girebilir, bu da vardiyaları ve toplantıları planlamayı kolaylaştırır. Ayrıca, gün gün tanımlamak yerine tekrarlanan bir müsaitlik durumu da ekleyebilirsiniz.
Farklı ülkelerden çalışan uzak bir ekibi yönetirken, yerel tatilleri de hesaba katmak çok önemlidir. İşte bu noktada Organizasyonel Birimler özelliği kullanışlı olur. Ekibinizi konuma göre gruplandırmanıza ve onlara uygun resmi tatilleri atamanıza olanak tanır. Bu şekilde, çalışanınız için bir toplantı veya görev planlamak istediğinizde, takvim bulundukları ülkeyi ve orada geçerli olan yerel tatilleri dikkate alacaktır.
5. Zaman yönetimi ve çalışma programının izlenmesi
Proje zaman yönetimi - hiç duydunuz mu? Her ekip üyesine "henüz yapmadın mı?", "Ne zaman yapacaksın?", "Teslim tarihine yetişecek miyiz?" diye sormaya devam edemezsiniz. Sabit bir işte çalışırken bile bu tamamen verimsiz olurdu, dünyanın dört bir yanında birçok insanı çalıştırdığınızda bile! Projeleri ve çalışma programlarını yönetmek için bir sisteme sahip olmanız gerekir.
Uzun vadeli projelerin tüm görevlerini ve programlarını net bir panelde topladığınızda, her şeyin plana göre gidip gitmediğini kontrol etmeniz çok daha kolay olacak ve yalnızca gerektiğinde dahil olabileceksiniz. Böyle bir proje kaynak yönetimi yazılımı büyük miktarda zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca hiçbir şeyi kaçırmayacağınızı da garanti eder, çünkü otomatik araç sizin için önemli şeyleri hatırlayacaktır!
6. Uzaktan kumanda kullanın proje eki̇p yöneti̇m yazilimi
Bu tavsiye sabit çalıştığınızda da önemlidir, ancak uzaktan çalıştığınızda çok önemli hale gelir çünkü başka seçeneğiniz yoktur. Modern yönetim olmadan işinizde olup biten her şeyi denetleyemezsiniz ve i̇leti̇şi̇m araçlari. Onları işinize dahil etmek artık bir seçim meselesi bile değil - onlar olmadan günlük olarak çalışamazsınız.
Uzaktan çalışırken, ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirmek çok önemlidir. Ofiste, e-posta genellikle yeterlidir, çünkü her küçük şey için başka bir masaya gelebilirsiniz. Çalışanlar ev ofisinde kaldıklarında, e-posta en iyi çözüm değildir çünkü sürekli, hızlı, duyarlı iletişim için uygun değildir. İnsanlar arasında hızlı bilgi alışverişini kolaylaştırmak için Slack veya Skype gibi bir anlık mesajlaşma hizmetini düşünün. Uluslararası bir şirkette çalışıyorsanız, yüz yüze toplantılar gerçekten nadirdir, bu nedenle uygun bir çevrimiçi toplantı aracına ihtiyacınız vardır. Zoom, Google Meets veya Microsoft Teams bu işi gayet iyi yapacaktır. Daha önce de belirttiğimiz gibi, ekibinizin çalışmalarını yönetmek de son derece önemlidir. Görevleri atamak, projelerdeki ilerlemeyi kontrol etmek, kilometre taşlarını ve zaman çizelgelerini belirlemek, raporlar oluşturmak ve takvimi ve tatilleri yönetmek. Teamdeck, Asana veya Jira gibi araçların size neler sunduğunu kontrol edin.
7. Ekip çalışması ve aidiyet duygusu oluşturma
İş arkadaşlarınızı görmediğinizde bile bir ekibin parçası olma hissini sürdürmek zordur. Yabancılaşma ve yalnızlık hissi, uzaktan çalışmanın en büyük dezavantajlarından biridir ve işverenler için büyük bir zorluktur. Çalışanların kendilerini ekiplerinin bir parçası olarak hissetmelerinin onlar ve motivasyonları için ne kadar önemli olduğunu söylemeye gerek yok. Bu konu hakkında biraz daha fazlasını bu makale. Peki, farklı ülkelerden çalışan uzak bir ekibi yönetirken ekip oluşturmaya nasıl özen gösterilir?
Başlangıç olarak, günlük olarak kullanabileceğiniz şeylere, yani çevrimiçi iletişime odaklanmanız gerekir. Her gün en azından kısa bir süreliğine tüm ekibin çevrimiçi iletişim kurması çok yardımcı olur. durum çağrısı. Burada mevcut çalışmaları ve ilerlemeyi tartışabilir, aynı zamanda herkesin nasıl olduğunu ve nasıl hissettiğini sorabilirsiniz. Bu, düzenli olarak iletişim halinde olduğunuz hissini oluşturmaya yardımcı olur. Ayrıca, aşağıdaki özelliklere sahip olmak da iyi bir fikirdir 1:1 toplantılarSadece yöneticinizle değil, şirketteki diğer insanlarla da. Çalışanları rastgele çiftler halinde eşleştiren ve birbirlerini daha iyi tanıyabilecekleri yarım saatlik bir toplantı düzenleyen bir sistem uygulayabilirsiniz.
Tüm şirket ile düzenli toplantılar önemli değişiklikleri ve başarıları tartışabileceğiniz yerler de çok önemlidir. Örneğin Slack'teki sohbetler ve kanallar da şirketteki diğer kişilerle neler olup bittiğinden haberdar olmanızı sağlar. Çalışanlar için çeşitli etkinliklere sahip olmak da harika bir fikirdir, örneğin online spor ya da kitap kulübü. Fırsat bulduğunuzda, çalışanların yüz yüze tanışabilmesi için bir ekip kurma etkinliği düzenlemeye de değer. İş arkadaşlarınızı bu şekilde tanımak, daha sonra sadece çevrimiçi olsa bile ilişki kurmanızı kolaylaştıracaktır.
8. Şeffaflığın sağlanması ve ekibin bilgilendirilmesi
Her yöneticinin felaketi ve nimeti olabilecek bir şey vardır. Dedikodu. Ofiste bazen tek yapmanız gereken birkaç kişiye bir şey söylemektir ve bir anda herkesin haberi olur. Ve bu kötü ya da zor konularla ilgili olmak zorunda değil, aynı zamanda gelişim fikirleri, etkinlikler düzenlemek, ekibe yeni katılanlar ve diğer güncel konularla ilgili de olabilir. Ancak uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek, çalışanların bilmeleri gereken her şeyi bilip bilmedikleri konusunda çok daha dikkatli olmanızı gerektirir.
Ofiste, öğle yemeğinde veya kahve makinesinde bir şeyler hakkında konuşursunuz. Çalışanlarınız ev ofislerindeyken, şeffaf olmak ve onları tüm önemli konular hakkında bilgilendirmek sizin sorumluluğunuzdur. Bazen buna alışmak ve önceki alışkanlıklarınızı değiştirmek gerekir. Kesinlikle tüm ekibe daha sık e-posta yazmanız ve ortak bir sohbet odası kullanmanız gerekecektir. Ancak, ekibi şirkette olup bitenler hakkında bilgilendirmenin yönetiminizde size çok yardımcı olacağından emin olabilirsiniz. Olup biten her şeyi bilen insanlarla çalışmak çok daha rahattır. Ayrıca, çalışanlar da kendilerini şirketin bir parçası olarak hissedecek ve şirketin işleriyle daha fazla ilgileneceklerdir.
9. Tutarlı bir kurumsal kimlik, şirket değerleri ve şirket kültürü oluşturmak
Tüm çalışanlar birbirinden uzakta, farklı ülkelerde ve kültürel bağlamlarda olduğunda, şirket içinde bir topluluk duygusunu sürdürmek zordur. Bu nedenle, şirketinizin kendi kişiliğine ve kimliğine sahip olduğundan emin olun. Şirketiniz için tutarlı bir iletişim oluşturun. Onun için neyin önemli olduğunu, değerlerinin ne olduğunu, misyonunun ne olduğunu tanımlayın. Çalışanlarınızın kendilerine has karakteri olan bir yere ait olduklarını hissetmelerini sağlayın. Herkesin şirkette kendini rahat hissetmesi önemlidir, bu nedenle çalışanlarınıza şirket politikası hakkında ne düşündüklerini sorun. Belki bazı önerileri veya içgörüleri vardır? Bu çok değerlidir. Özellikle uzaktan çalışırken, çalışanları şirketi şekillendirmeye dahil etmeli ve onlara seslerinin önemli olduğu hissini vermelisiniz. Bir grubun ve organizasyonun parçası olmak aidiyet duygusunu ve motivasyonu artırır.
10. Mükemmel bir işe alım süreci sağlayın
Ekibiniz ofisten çalıştığında, işe alıştırma benzer bir model izleme eğilimindedir. Yeni bir çalışanla toplantı sırasında şirket ve üzerinde çalıştığınız konu hakkında biraz bilgi verirsiniz. Ancak gerçek şu ki, görevler, süreçler, iş akışı ve gerçekten önemli olan her şey hakkındaki temel bilgilerin çoğu, çalışan tarafından iş arkadaşlarından onları rahatsız eden şeyleri sorarak elde edilir. Uzaktan çalışmada böyle bir olasılık yoktur. Çalışanlar hemen yeni sorumlulukların içine atılır. Tavsiye istemek daha zordur çünkü her zaman kime başvuracaklarını hemen bilemezler. Bazı şeyleri çevrimiçi olarak açıklamak da daha zordur. Tabii ki neredeyse her şey online olarak yapılabilir ve ekibin desteği çok önemlidir. Yeni bir çalışanın işe alışmasını mümkün olduğunca kolaylaştırmak için mükemmel bir işe alıştırma süreci çok önemlidir.
Yeni kişiyi şirketin çeşitli yönleriyle tanıştıracak diğer ekip üyeleriyle toplantılar düzenleyin. Ayrıca uzaktaki ekip üyeleriyle sadece soruları yanıtlamakla kalmayacak, aynı zamanda bazı bilgiler de verecek bir Soru-Cevap oturumu yapabilirsiniz. Örneğin bir e-öğrenme platformunda çevrimiçi bir kurs sağlamaya çalışın. Bu şekilde, yeni bir çalışan yeni işyerinde kendini güvende hissedene kadar her zaman herhangi bir derse geri dönebilecektir.
Farklı ülkelerden çalışan uzak bir ekibi yönetmek büyük bir zorluktur. Böyle bir çalışma modelini optimize etmek, yeni bir yaklaşım benimsemenizi ve bazı değişiklikler yapmanızı gerektirecektir. Ancak, yukarıdaki ipuçlarını uygularsanız, uzaktaki ekibinizin yönetiminde hızlı bir iyileşme fark edeceğinizden emin olabilirsiniz.
