Ev " Blog " 4 Adımda Etkili Proje Kapsam Yönetimi

Birkaç ay önce, proje yöneticileri için tanınmış bir çevrimiçi platform olan Project-Management. com, proje yöneticileri hakkında bir hikaye yayınladı. proje başarisizliğinin en önemli̇ 10 nedeni̇. Sadece bu metni taradığınızda, proje kapsam yönetimi hakkında hiçbir şey bulamazsınız. Ancak metni baştan sona okuduğunuzda, yazar tarafından açıklanan faktörlerin proje kapsamının tanımlanması ve kontrol edilmesiyle çok bağlantılı olduğunu göreceksiniz.

Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?

Kötü hazırlık 1 numaralı başarısızlık nedeni olarak kabul edilirken, onu yetersiz dokümantasyon ve izleme. Liste şu kişiler tarafından kapatılmıştır Proje uyarı işaretlerini dikkate almamak. Bunlardan bahsediyoruz çünkü bu blog yazısı, proje kapsamını etkin bir şekilde yöneterek bu tehlikeleri azaltmanıza veya ortadan kaldırmanıza yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

Kapsam yönetiminin hazırlıkla başladığını ve ayrılmaz bir şekilde uygun dokümantasyon ve projenin ilerleyişinin izlenmesiyle bağlantılı olduğunu görmek için okumaya devam edin. Peki ya proje uyarı işaretleri? En uğursuz işaretlerden birinin kapsam kayması olduğunu göreceksiniz. Neyse ki başarılı bir kapsam yönetimi bunu önlemenize yardımcı olabilir.

Bu kılavuzda kullanacağımız en önemli terimleri tanımlayarak başlayalım:

Proje kapsam yönetimi nedir?

Kapsam nedir?

Filozofların dediği gibi, kullandığımız terimler anlaşılmadan hiçbir şey anlaşılamaz. Peki, "kapsam" ne anlama geliyor?

Proje yönetimi çevresi dışından kurumlar tarafından verilen tanımla başlayalım - Oxford Sözlüğü tarafından. Onlar sayesinde "proje yönetimi "nin iki anlamını okuyabiliyoruz kapsam dönem. Birincisi, kapsam sadece bir potansiyel, bir fırsat, bir kaynak kapasitesideğiştirmek, başarmak, bir şey yapmak için bir olasılık. Ancak ikinci anlam, proje yönetimi toplumuna yeterince yakındır ve bu da onu alıntılamaya değer kılar. Kapsam şudur:

(...) bir konunun, bir kuruluşun, bir faaliyetin, vb. ilgilendiği şeylerin yelpazesi

(Oxford Sözlük)

Proje yönetiminin kapsamı nedir?

Yukarıdaki tanımı şu şekilde temsil edilen tanımla karşılaştırdığımızda Proje yöneticileri arasında iyi tanınan bir kurum, bağlantıyı göreceksiniz.

Proje Yönetimi Derneği sayesinde, "kapsam "ın sonuçların, çıktıların ve faydaların tamamını ve projeleri sunmak için gereken işi ifade ettiğini öğreniyoruz. Projenin tüm gerekliliklerini yerine getirmek (yani bir ürünü başarılı bir şekilde teslim etmek) için gereken iş ve/veya uygun vasıflı çalışanlar olduğu söylenebilir.

Yanlış anlaşılmayı önlemek için belirtmeye değer. Bu anlam, kulağa benzer gelmekten biraz daha geniştir. ürün kapsamı. Ürün kapsamı - genel anlamda - bir ürün veya hizmetin özelliklerini ve işlevlerini detaylandırır. Bir yandan da:

Proje kapsamı, ürünün kapsamına (gerekli işlevler ve özellikler) göre bir ürünü teslim etmek için yapılması gereken çalışmadır

(Wrike.com)

Proje kapsam yönetimi nedir?

Bunu akılda tutarak, proje kapsam yönetimi nedir? Proje Yönetimi Derneği için:

Kapsam yönetimi çıktıların, sonuçların ve faydaların belirlendiği, tanımlandığı ve kontrol edildiği bir süreçtir. 'Kapsam', projelerin yönetiminde çıktıların, sonuçların ve faydaların ve bunları üretmek için gereken işin bütününü ifade etmek için kullanılan bir terimdir.

(APM Body of Knowledge, 7. baskı)

Ancak eski sürümde PMBOK® Kılavuzu, 6. baskı perspektifinden bakıldığında, proje kapsam yönetimi, projenin aşağıdakileri içermesini sağlamanıza olanak tanıyan bir süreçtir gereken tüm işler ve sadece gereken işler.

Basitçe ifade etmek gerekirse, 7. baskı sayesinde proje kapsam yönetimi, projenin tüm yönleri hakkında bilgi edinme ve belgeleme zamanı ve adımları (bir süreç) olarak yorumlanabilir. Proje kapsam yönetimi sürecinin sonucu ise proje planının içermesi gereken her şeyin listesidir (görevler ve alt görevler, bütçeler, sorumluluklar, vb.).

Ancak 6. baskı gerekli işi (ve/veya doğru deneyimli çalışanı), projenin gerektirdiği işi vurgulamaktadır. Son perspektiften bakıldığında, bir proje yöneticisi, projeyi beklenen zamanda beklenen gerekliliklerle teslim edebilecek (becerileri ve deneyimleri sayesinde) insanlara veya - söylenmesi gerektiği gibi - kaynaklara odaklanmalıdır.

Bu bölümün sonunda, aşağıdakilerden bir alıntıyla özetleyelim Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu

Proje kapsamının yönetilmesi, öncelikle projeye neyin dahil edilip edilmeyeceğinin tanımlanması ve kontrol edilmesiyle ilgilidir.

(PMBOK® Kılavuzu, 7. Baskı)

Etkili proje kapsamı yönetiminden nasıl faydalanabilirsiniz?

Rakibimiz ve aynı zamanda tanınmış projemiz kaynak yöneti̇m yazilimi sağlayıcı, web sitesinde proje kapsam yönetimi sürecinin sonucunun ve hedefinin ne olduğunu bildirir.

Proje kapsam yönetimi, tüm proje hedeflerinin, görevlerinin, çıktılarının, son teslim tarihlerinin ve bütçelerinin listesinin belirlenmesine ve belgelenmesine yardımcı olan bir süreçtir(...).

(Kissflow.com)

Gördüğümüz gibi, proje planının içermesi gereken her şeyin envanteridir. Ve Proje kapsam yönetiminin temel faydası, projeyi başarılı bir şekilde teslim etmenize yardımcı olmasıdır. Bu süreç sayesinde neyin yapılması gerektiğini (ve neyin yapılmaması gerektiğini) bilirsiniz, böylece ekibinizi daha güvenle yönetebilirsiniz.

Bu sürecin diğer faydaları şunlardır:

 

P geliştirmeyi düşünürken göz önünde bulundurulması gereken plan ve adımlarproje kapsam yöneti̇mi̇ 

Aşağıda listelenen adımlar Proje Yönetimi Bilgi Birikimine (PMBOK®) dayanmaktadır. Kapsamlı bir kapsam yönetimi planı arıyorsanız, talimatlarına göz attığınızdan emin olun. Aşağıda, yaklaşan projeniz için uygulamanızı sağlayacak bir kapsam yönetimi süreci bulacaksınız.

Proje kapsam yönetim planı oluşturma

Kapsam yönetimini planlamak, önceden hazırlık yapmanızla başlamalıdır. Gereksinimleri toplamadan ve projenizin kapsamını taslak haline getirmeden önce bile, bunu nasıl yapacağınızı planlayın. Bu projenin kapsamı hakkında söyleyecek bir şeyleri olacak ana ama daha iyi tüm paydaşları ve kişileri belirleyin.

Ekibinizle bir araya gelin ve kapsam oluşturma sürecinin neye benzeyeceğini belirleyin. Projenizin kapsamındaki olası değişiklikleri de düşünmeniz yardımcı olacaktır. Elbette bu noktada nelerin değişebileceğini bilmeniz mümkün değildir, ancak değişiklikler olursa ne olacağını belirleyebilirsiniz.

Burada aldığınız tüm kararları kapsam yönetimi planında toplayın. Bu, sürecin geri kalanını yürütmek için yol gösterici belgeniz olacaktır.

Gereksinimleri toplayın ve proje kapsamını tanımlayın

Proje gereksinimlerini toplamanın zamanı geldi: proje hedeflerinize ulaşmak için yapılması gerekenler. Bu, müşterinize gidip şunları sormak kadar basit değildir Son ürünün nasıl görünmesini ve davranmasını istiyorsunuz? Gereksinimlerin toplanması bir keşif sürecidir, çünkü paydaşlar bu noktada ürünlerine hangi özelliklerin dahil edilmesi gerektiğini bile bilmiyor olabilirler (özellikle de yazılım geliştirme ile ilgili bir projeyi yönetmekle görevlendirildiyseniz). )

Kabul etmek gerekir ki, müşterileriniz nihai ürüne ilişkin tam bir vizyona sahip olmayabilir, ancak muhtemelen bu projenin ulaşması gereken iş hedeflerinin farkındadırlar. Kullanıcıların ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak ve sonuç olarak gereksinimleri belirlemek için bir dizi atölye çalışması ve görüşme yapabilirsiniz.

Veriye dayalı gereksinimleri toplamanın bir başka yolu da hangi özellik ve işlevlerin hedef kitleden en olumlu tepkiyi aldığını görmek için prototiplerle bir dizi test yapmaktır.

Potansiyel gereksinimlerinizi sektörün en iyi uygulamalarıyla karşılaştırmak için bazı kıyaslamalar da yapabilirsiniz.

Farklı gereksinimlerin bir listesini (özellikler ve işlevler, iş hedefleri, bir ürün sunmak için gereken süreçler, kabul kriterleri) elde ettikten sonra, kapsamı tanımlamaya çalışabilirsiniz. Genellikle başlangıçta topladığınız tüm unsurların nihai proje kapsamına girmediğini unutmayın.

Proje kapsamının tanımlanması, kapsam beyanı denilen belgenin oluşturulması anlamına gelir. Bir kapsam beyanı, aşağıdakilerden oluşan projenin kapsamını belgelediğiniz yerdir:

İPUCU: Kapsam beyanındaki istisnaları da belgelemek iyi bir fikir olabilir (X ve Y'yi proje kapsamına dahil etmeyeceğiz). Beklentileri yönetmeniz ve daha sonra kapsamdaki değişiklikleri müzakere etmeniz gerektiğinde yardımcı olacaklardır.

Bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun

Bu adım, kapsamı daha iyi görselleştirmenize ve daha küçük unsurlara ayırmanıza yardımcı olacaktır. İş kırılım yapısı, projenin çıktısına karşılık gelen çıktıların hiyerarşik bir çerçevesidir.

Geleneksel olarak WBS şunları tanımlar ne ve değil nasılBu nedenle faaliyetler yerine çıktılara odaklanmalısınız (örn, ödeme daha ziyade ödeme yolunu tasarlamak/geliştirmek/test etmek). Bunu düşünmenin bir başka yolu da WBS'nin "proje ekibi tarafından hangi eylemlerin yapılacağını" değil, "müşterinin ne alacağını" tanımlamasıdır. Ancak bazı proje yöneticileri bunu daha çok görevlerin ve alt görevlerin bir dökümü gibi ele alır ki bu da yararlı bir belgedir.

Neden ilk etapta bir WBS oluşturmakla uğraşmalısınız? Her şeyden önce, çıktıları daha küçük parçalara ayrılmış olarak gördüğünüzde bir program oluşturmak daha kolaydır. Ayrıca, güvenebileceğiniz WBS'ye sahip olarak görevleri daha rahat oluşturabilir ve tahsis edebilirsiniz. 

Son olarak, böyle bir hiyerarşik yapı, özellikle görsel düşünen biriyseniz, proje kapsamını daha hızlı kavramanızı sağlar. Kendinizi böyle tanımladığınızdan emin değil misiniz? Rehberimize göz atın SProje Yöneticileri için ketchnoting Proje yönetiminde görsel düşünceden nasıl yararlanabileceğinizi görmek için.

Proje kapsamını doğrulayın ve proje yaşam döngüsü boyunca kontrol edin

Proje kapsam bildirimine ve WBS'ye sahipsiniz, dolayısıyla projeye nelerin dahil edilmesi gerektiğini biliyorsunuz. Şimdi, paydaşların kapsamı doğrulamasına ve imzalamasına ihtiyacınız var. Herhangi bir belirsizlik olup olmadığını görmek için gözden geçirin ve proje çalışması başlamadan önce son haline getirmeye çalışın. Bu şekilde, kapsam kayması olasılığını azaltabilirsiniz.

Proje devam ederken kapsamı kontrol etmeniz gerekir. Ne yapıldığını ve ne yapılması gerektiğini izleyin. Bu süreç sırasında, muhtemelen aşağıdaki araçları faydalı bulacaksınız:

 

Karşılaştırma proje raporlari zaman çizelgesinin, iş yükünün, tamamlanan görevlerin vb. tahminlerinizle uyumlu olup olmadığını görmek için kapsam ve proje yönetimi programıyla birlikte değerlendirin.

Projenizin kapsamını yönetme süreci, özellikle de bu sürece dahil olan hazırlık miktarı göz önüne alındığında karmaşık görünebilir. Ancak bir kez denediğinizde, sürecin çok başında oluşturduğunuz belgelerin (kapsam yönetim planı ve proje kapsam beyanı) ilerleyen aşamalarda size çok yardımcı olacağını ve ekibinizin üzerinde çalıştığı ürün veya hizmeti sunmanızı sağlayacağını göreceksiniz.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Proje kapsam yönetimi sürecini kolaylıkla iyileştirmek ister misiniz?

İlgili gönderiler

Proje yöneticileri her zaman kaynak yönetimi yazılımı seçenekleri ararlar
Proje Yönetimi, Araç Kutusu

Kaynak Planlayıcı - Doğru Olan Nasıl Seçilir?

Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...

Ania Kitowska