Yeni bir projeye başlarken her şeyi halletmiş gibi hissettiğiniz oldu mu hiç? Yani amaçlar, hedefler, çıktılar, bir ekip ve bir program. Ama sonra, beklenmedik bir değişiklik özenle hazırlanmış planınızı mahvetti.
Eğer sizin için de durum böyleyse, panik yapmayın. Bunlarla esnek planlama i̇çi̇n i̇puçlariplanlarınızı ayarlayabilir ve değişikliklere hazır olabilirsiniz.
Bu konuya girmeden önce, size neden bir esnek proje yönetimi yaklaşımı çok önemli.
Esnek planlamadan nasıl faydalanabilirsiniz?
Esnek planlama, yöneticilerin planlama yapmasına olanak tanır ekibin iş yükü ve kaynakları daha doğru bir şekilde kullanabilmenizi sağlar. Genellikle tahmin edilemeyen çok sayıda değişken vardır - özellikle de yazılım geliştirme veya ajans çevre. Sizi etkileyebilir proje bütçesizaman çizelgesi ve son olarak da son teslim tarihi. Esnek proje ve kaynak planlama yöneticilerin eski planlara bağlı kalmasını önler ve öngörülemeyen tüm değişikliklere göre hareket etmelerini sağlar.
Proje yönetimi hakkında daha fazla uzman ipucu mu arıyorsunuz? Bizim göz atın ÜCRETSİZ sprint planlama kontrol listesi Şimdi!
Esnek planlama ipuçları
1. Dış olayları dikkate alın
Dış bağımlılıkları değerlendirmek, kontrol edemediğiniz şeyleri ortaya çıkarmanızı sağlar.
Dış etkilere iki örnek elbette zaman ve paradır - ki bunları normalde proje tahmi̇ni̇-Aynı zamanda ulusal bayramlar veya çalışanlarınızın hastalık izinleri gibi olaylar.
Kontrolünüz dışında olan bağımlılıklarla karşılaştığınızda, en iyi sonuçları elde etmek için bunları kontrol etmeye çalışın. Örneğin ulusal tatiller gibi olaylar, PMI tarafından önerildiği gibi önceden kolayca kontrol edebileceğiniz bir şeydir PMI tarafından listelendiği gibi:
- Bir projenin yaşam döngüsü sırasında meydana gelen ulusal tatiller veya çalışanların izin günleri gibi olayları bulun.
- Bir olay nedeniyle kullanılamayan çalışan gruplarını tanımlayın (örneğin, uzak ekiplerle çalışıyorsanız).
- Etkinliğin projenizin ilerleyişi üzerindeki etkisini hesaplayın.
- Kaybedilen ilerleme nedeniyle fazla mesaiyi hesaplayın ve planlarınıza dahil edin.
2. Riskleri ve zorlukları ortaya çıkarın
Yakın zamanda listeledik ortak kaynak yöneti̇mi̇ zorluklari. İşte bunlardan bazıları:
- Proje için doğru becerilerin tanınması.
- Ekibin uygunluğunu ve kapasitesini proje takvimiyle uyumlu hale getirmek ve iş yükünü yönetmek.
Mevcut tüm çalışanlarınızı listeleyebilmeli ve ardından projeniz için en uygun olanları seçebilmelisiniz. Peki ya bazıları hastalanır ya da işten ayrılmaya karar verirse? Onların yerini doldurabilecek kişiler var mı? Eğer yoksa, başka birini, örneğin bir serbest çalışanı işe alma olasılığı var mı?
Sınırlarınızı bilerek, farklı senaryolar üretebilir ve bunlar için önceden çözümler bulabilirsiniz: :
- Oluşturmak RACI şeması Ekibinizdeki sorumluluklar hakkında net bir genel bakışa sahip olmak.
- Tercihen beceriler veya pozisyonlar da dahil olmak üzere tüm çalışanlarınıza genel bir bakış sağlayın.
- Ekip üyelerinizden birinin müsait olmaması durumunda bir projeye girebilecek çalışanların bir listesini oluşturun.
- Farklı sonuçların proje, ekip ve iş yükü üzerindeki etkisini hesaplayın.
Projedeki tüm faaliyetleri listelemek ve her birine olası riskleri atamak için bir iş kırılım yapısı (WBS) da oluşturabilirsiniz.
Potansiyel riskleri ortaya çıkarmanın bir başka yolu da geçmiş verilere bakmaktır. Geçmiş projelerinizi gözden geçirin ve karşılaştığınız zorlukları inceleyin. Ardından, bu projede de ortaya çıkma ihtimalleri olup olmadığını değerlendirin ve yanıtlar hazırlayın.
3. Müşteri önceliklerini sık sık doğrulayın
Projeye hazırlanırken, muhtemelen proje hedeflerini ve bağımlılıkları içeren üst düzey bir plan oluşturmuşsunuzdur.
Ayrıca, müşterinizin önceliklerine ilişkin sık sık güncellemeler planlamanız gerekir; böylece programınızda olası bir değişiklik olup olmadığını doğrulayabilirsiniz.
Bu şekilde müşterinizle aynı sayfada olduğunuzdan emin olur ve planın onların beklentileriyle uyumlu kalmasını sağlarsınız.
4. Alternatif senaryo taslakları
Alternatif senaryoları gözden geçirmek, projenizi daha güvenle yönetmenizi sağlar.
Öncelikle, tüm görevlerin ve aralarındaki bağımlılıkların bir dökümü olan projenizin kritik yolunu inceleyin. Proje teslimatı için çok önemli olan nedensel bağımlılıkları ve görevleri bulun. Ardından, değişkenlik gösterebilecek görevleri bulun; bu görevlerin teslimindeki değişikliklerin projenin genel başarısını etkilemeyeceği veya zaman çizelgesini bozmayacağı anlamına gelir. Birçok Proje Yönetimi aracı, kritik yolu takip etmeyi kolaylaştıran görevleri etiketlemenize olanak tanır.
Ölçülebilir eylemleri ve kilometre taşlarını ana hatlarıyla belirleyerek ve ardından değişken görevleri ekleyerek, görevlerin sırasını değiştirmenin veya gerekirse kaynaklarla oynamanın ne kadar mümkün olduğunu görebilirsiniz.
5. Ekibiniz ve müşterinizle yapacağınız toplantıları planınıza dahil edin
Ekibiniz ve müşterinizle sık sık toplantılar düzenlemek, döngü içinde kalmanıza ve riskleri ve zorlukları ortaya çıktıkça ortaya çıkarmanıza yardımcı olacaktır. Bu toplantıları proje başlamadan önce planınıza dahil edin ve ne zaman ve nasıl yapılacağını ekibinize ve müşterinize bildirin.
Hangi toplantıları dahil etmelisiniz?
Scrum toplantıları Günlük, sprint planlama, sprint retrospektif ve sprint gözden geçirme gibi toplantıların amacı sizi projenin ilerleyişi hakkında bilgilendirmektir. Bu toplantılar ayrıca ekibinizin karşılaştığı engelleri öğrenmenize yardımcı olur, böylece bunlar üzerinde harekete geçebilir ve sorunlara çözüm bulabilirsiniz.
Müşterinizle yapacağınız toplantılar, onları ilerleme hakkında bilgilendirmenize ve aynı zamanda işi daha sonra yeniden yapmak zorunda kalmak yerine hemen dahil edebileceğiniz geri bildirimlerini almanıza olanak tanır.
Projenizi izleyin ve gerekirse planlarınızı ayarlayın
Önceden bir proje planı oluşturmak, daha sonra bunu revize etmek zorunda kalmayacağınız anlamına gelmez.
Esnek planlama sayesinde, bir yüksek sevi̇yeli̇ proje plani ama aynı zamanda bunu nasıl ayarlayacağınızı, riskler ve zorluklar için nasıl izleyeceğinizi ve gerektiğinde nasıl iyileştireceğinizi de bilin.
