İş yükü yönetiminin incelikli sanatında ustalaşmak, şirketlerdeki proje odaklı birçok rol için önemli bir görevdir. Departman başkanları veya yöneticiler genellikle proje tahsisi ve iş yükü yönetimini şirket çapında ele alırken, proje yöneticilerinin proje ekiplerine görev ataması gerekir. Ölçeği ne olursa olsun, başarılı iş yükü yönetimi için ana stratejiler aynı ilkelere dayanır.
Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?
İş yükü yönetiminin anlamları ve arkasındaki felsefe
Rolü kaynak yöneti̇m yazilimi iş yükü yönetimi süreçlerinde
En etkili iş yükü planlama stratejileri nelerdir?
İş yükü yönetim araçları (veya iş yükü planlaması - isterseniz ikisi de aynı anlama gelir) ile ilgili birkaç öneri almadan önce birkaç tanımı karşılaştıralım.
Her biri, karmaşık projelerde bir proje yöneticisinin veya liderin değil, bir çalışanın veya çalışanların rolü hakkında bilgi verir. Dikkat çeken şey bölünmedir: ekip ve belirli bir çalışan. Bunlardan birkaçı bir ekibe ve çalışanlara odaklanıyor. Ancak iş yükü yönetim araçları pazarındaki yakın rakibimiz Forecast'in gözünde sadece belirli bir çalışan var. Hangi felsefe daha iyi bir seçimdir? Her bir çalışanın performansı nasıl analiz edilir? Bunlardan herhangi biri tarafından vurgulanan nedir? Gelin daha yakından bakalım.
İş yükü yönetimi terimi, çalışanlara görev atama süreci anlamına gelir ve yeterli zamana sahip olmalarını sağlamak onları gerçekleştirmek için.
İşin ekipler arasında etkin bir şekilde dağıtılması ve organize edilmesi süreci, iş yükü yönetiminin ta kendisidir.
Çalışanların zamanını önemseyin (görevlerini yerine getirmelerini sağlayacak şekilde) - bu bir Teamhood önerisidir - iş yükü yönetim aracı. Ekip iş yükünü etkili bir şekilde yönetmenin, liderin ulaşılabilir son tarihler belirleyebilmesi anlamına geldiği söylenebilir. Ancak gerçekçi olmayan son teslim tarihlerinden nasıl kaçınılır veya işe öncelik vermek ve başka görevler atamak istiyorsanız neyi temel almalısınız? Bu soruları şimdilik yanıtsız bırakalım ve yolumuza devam edelim.
Rakibimiz ve iş yükü yönetim aracı sağlayıcımız Asana, iş yükü yönetiminden sadece işlerin dağıtılması ve ölçülmesini anlamıyor. İş yükü yönetimi sürecinin ne zaman verimli bir şekilde yapıldığını öneriyorlar. İş yükü yönetim aracı, çalışanların (veya kaynakların diyebiliriz) iş yürütmesini artırır ve - çok ilginç ve dikkate almaya değer - onların memnuniyeti. Her günün sonunda, çalışan bunalmış olmaktan çok memnun olur.
Şirket, çalışanların iş performansını artırmayı ve (belirli bir çalışanla uzun vadeli bir ilişki düşünülüyorsa en önemli kısım) günün sonunda memnuniyeti vurgulamaktadır. Her iki taraf için de memnuniyet: yönetici ve ekibi için.
Burada iş yükü yönetim araçları ve proje ilerlemesi ile ilgili birkaç konu ortaya çıkmaktadır. İlk olarak, bir çalışanın refahı, üzerinde çok az etkiye sahip olabileceğimiz kişisel yaşamında olup bitenlerden de kaynaklanır. İkinci olarak, işlerinde veya iş aracılığıyla kendilerini tatmin eden şeyin tam olarak ne olduğunu bilmek için onlarla yeterince iyi bir ilişkiye sahip olmanız gerekir (ve bu, işyerinin baskısı altında şu anda yapmak zorunda olduklarından başka bir şey yapmak isteyebileceğim korkusuyla her şey hakkında konuşmaya istekli olmayan bir çalışanın beyanlarından her zaman anlaşılamaz). Üçüncüsü - belki de en önemlisi - bu memnuniyeti nasıl ölçeceğiz? En iyi iş yükü yönetim araçları nasıl seçilir?
İş yükü yönetimi aracı, bir ekibe beceri ve yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanacak ve en iyi performansı elde etmesine ve en yüksek kalitede çıktılar üretmesine olanak tanıyacak şekilde iş atamak anlamına gelir.
Smartsheet öneriyor - başka bir proje planlama aracı ve rakibimiz - ilk bakışta - yapılması gerekenler hakkında daha somut bir şey. Bu tür iş yükü yönetim araçları aynı zamanda bir proje yöneticisinin yetkinliklerini ve bunun ekibin performansıyla olan güçlü bağlantısını vurgular. Ancak yalnızca çalışanların becerilerini ortaya çıkarmada ve onlara gelişmeleri için bir yer vermede yararlı olan yetkinlikler. Nasıl Yapılır? Belirli bir süre boyunca çalışanların performansı ve şirket için yararlı becerileri nasıl artırılır?
İş yükü yönetimi, (...) iş yükünü azaltma yeteneği dediğimiz şeydir. dağıtmak Her çalışana adil payını vererek ve daha fazlasını vermeyerek eşit şekilde çalışın. Daha fazla iş gerektiren özel bir durum olmadıkça, kimseye aşırı iş yüklememelisiniz. İş yükü yönetim araçları yardımcı olabilir.
Ve bu en tartışmalı tanımdır. Forecast şirketi çok daha fazlasını yapıyor ve yeteneğin rolü hakkında da bilgi veriyor. Ancak yetenek, işi eşit olarak ve her çalışanın "adil bir pay" alacağı şekilde dağıtmayı amaçlamaktadır - bu ne anlama geliyorsa. Doğru iş yükü yönetim aracı bu konuda yardımcı olabilir.
Ama sonunda, çok özel durumlar hariç, her şeyin kimseye aşırı yüklenmemekle ilgili olduğunu anlıyoruz - peki ama önemli görevler nelerdir? Her görev çok önemli değil mi? Herkesin işi eşit olabilir mi? Deneyim farklılıkları, proje karmaşıklığı, görevlerin yapılması gereken zaman gibi gereksinimler ve - en önemlisi - iş karlılığı (bazı projeler diğerlerinden daha önemlidir; bazıları beklenen bir sonuca ulaşmak için daha fazla zaman harcanmasını gerektirir) ne olacak? Proje yönetimi ve iş yükü yönetimi araçları hakkındaki bu makalenin her okuyucusu, neyin yapılması gerektiğini ve neyin "özel durum" olarak adlandırılabileceğini iş ihtiyacının belirlediğini bilir. Dönem.
En azından iyi bir kaynağın rolü i̇ş yükü yöneti̇mi̇ sadece ekip performansı ölçümü ve kaynak planlamasına değil, aynı zamanda iş yükü yönetimine de yardımcı olmaktır.
Her birinin etkili ekip iş yükü yönetimi konusunda kendi vizyonu vardır. Her biri iki şeyi vurguluyor: iş yükü yönetim araçları önemlidir.
İlk olarak, iş yükü yönetimi bir süreçtir, birçok soru ve belirli bir süre boyunca kullanılan birçok açıklama nedeniyle biraz zaman alır.
İkincisi - etkili ve akıllı iş yükü yönetimi, bir liderin ekip üyelerinin kendilerinden beklenen bireysel iş hedeflerine ve hatta bazen çok kişisel hedeflere ulaşmalarına yardımcı olacak belirli bir grup beceriye sahip olduğunu varsayar. Ne tür beceriler ve karar vermenin temeli ne olacak?
Süreç - Birçok soru ve cevap nedeniyle; iyi seçimler belirli bir liderin bilgi veya deneyimine bağlıdır
Görev atama ekip üyelerine ve ekip performansının ve proje ilerlemesinin sürdürülmesi
Küme - diyelim ki - iş yükü yönetimi becerileri ("kişilerarası" veya sadece "sosyal beceriler seti" ekleyebiliriz - çünkü yukarıda verilen anlamlarda net değil)
Ekip üyeleriyle ilgilenmek (çünkü bu, bir şirket için beklenen bir sonuçla iyi performans göstermelerinin bir nedenidir). Burada iki zorluk var. Birincisi, bir lider olarak bir ekiple mi yoksa belirli bir çalışanla mı daha fazla ilgilenmeniz gerektiği sorusudur. İkincisi ise "özen" kelimesinin yukarıda bahsedilen her bir alıntıda birçok anlama gelmesidir. İşte bir başka soru: Herkesin iş yükünü yönetirken liderin gözünde ne olmalıdır?
En iyi iş yükü yönetim araçları - proje yönetiminde yardımcı olabilir
Mevcut ekibin kapasitesini ve iş yükünü kontrol etmiyorsunuz (kaynak kapasite planlaması)
Görevleri önceliklere ve çalışanların becerilerine göre atamıyorsunuz
Değişiklikleri ve yeniden atamaları düşünmüyorsunuz
"Bilgiye karşı dirençlisiniz" ve en iyilerden bir şeyler öğrenmek istemiyorsunuz
Çeviklik hakkında düşünmüyorsunuz
Bir tür iş yükü yönetim aracı ve proje yönetim yazılımı kullanmayı düşünmüyorsunuz
Fazla rezervasyon (veya eksik rezervasyon)
Daha az üretkenlik ve verimlilik
Daha fazla stres ve kaygı
Daha fazla erteleme
Daha az bağlılık ve ekipten ayrılmayı düşünme
Ama daha ciddi olmak gerekirse - iş yükü yönetimi neden önemlidir? Mevcut iş yükünün ve ekibin (özellikle uzak ekiplerin) çalışmalarının izlenmesi, proje yöneticilerinin sorunlu eğilimleri ve alanları daha erken tespit etmesine yardımcı olarak sorunları büyümeden çözme şansı verir. Kaynak tahsisi, proje programlarını ayarlama veya iş yükü yönetimini iyileştirme şansıÖzellikle de en iyi iş yükü yönetim araçlarını ve proje yönetim araçlarını kullanabiliyorsanız.
En etkili iş yükü yönetimi stratejileri nelerdir?
İş yükü yönetimini uygulamanın ve ekip iş yükü yönetim araçlarını kullanmanın temel unsuru bilgi sahibi olmaktır. Dengesiz iş yükünün birçok potansiyel nedeni vardır (örneğin kötü iş akışı yönetimi, görev dağılımı, yanlış proje tahminleri, tüm ekip içindeki bireylerin düşük performansı) ve sorunu çözmek için sorunun nereden kaynaklandığını anlamanız gerekir. En iyisi şunların farkında olmanızdır:
Proje bazında ne yapılması gerekiyor?
Kimin ne üzerinde çalışması gerekiyor,
Gerçek iş yükü proje tahminleriyle nasıl karşılaştırılıyor?
"Yapılması gerekenler" kısmı proje dokümantasyonu veya proje yönetim yazılımı ile karşılanabilir. Görev atayabildiğimiz Teamdeck'te, birikmiş işlerimizdeki tüm görevleri izlemek için Jira kullanıyoruz. Bu şekilde, ne yapılması gerektiğini (ve zaman çerçevesinin ne olduğunu) biliyoruz. Proje ve görev yönetimi için diğer popüler araçlar Trello, Asana ve Podio'dur.
Öte yandan, iş yükünü takip etmek için bir kaynak takvi̇mi̇. Görev yönetimine yönelik bazı PM araçları, ürünün bir parçası olarak bazı ekip yönetimi özelliklerine sahip olsa da, birçok şirket özel iş yükü yönetimi yazılımı kullanmaya karar verir.
Amacı, işi çalışanlar arasında paylaştırmak, iş yükünü takip etmek ve devamsızlıkları yönetmektir. Proje yönetimi ve kapasi̇te planlama araçlari genellikle birbiriyle entegre edilebilir, böylece iki kez veri girmeye veya bilgi kaybı konusunda endişelenmeye gerek kalmaz.
Bir kaynak takvimi, ekibinizin mevcut, geçmiş ve gelecekteki iş yükü hakkında size çok ihtiyaç duyulan görünürlüğü sağlar. Tüm çalışanlarınız, kendilerine tahsis edilen projelerle birlikte burada listelenir.
Ekibinizin kaynak takvimine göz atarken şunlara dikkat edin:
Fazla Mesai
Planlanan ve gerçekleşen çalışma süreleri arasındaki farklar
Çok az tatil günü olan veya hiç tatil günü olmayan çalışanlar (hastalık izinleri hariç)
Bunlar, sizi harekete geçmeye sevk edebilecek en yaygın tehlike işaretleridir. Bazı kaynak proje yönetimi araçları sizi çalışanların fazla mesaileri veya aşırı kullanımları konusunda uyaracaktır:
Teamdeck proje yönetim yazılımı, gerçek zamanlı olarak güncellenen ve gelişmiş özelliklere sahip bir iş yükü raporu oluşturmanıza olanak tanır. Tahmini saatleri gerçek takip süresiyle karşılaştırırken takvim görünümünden daha kullanışlıdır.
Öncelikle sorunun kaynağının ne olduğunu anlamaya çalışın ve görev yönetimi için iyi bir proje yönetim yazılımı kullanıp kullanmadığınızı kontrol edin. Bazen fazla mesai, projenin ilk etapta hafife alınmasından kaynaklanırken, diğer durumlarda gecikmelere neden olan düşük performans gösteren (veya yeterince yetenekli olmayan) bir ekip üyesidir.
İş yükü ekip içinde eşit olarak dağıtılmadığında, proje yönetim yazılımını kullanarak günlük görevleri daha az meşgul olan çalışanlara paylaştırıp paylaştıramayacağınızı kontrol edin. Bu her zaman mümkün olmayabilir, özellikle de beceri/deneyim çatışması yaşıyorsanız. Böyle bir durumda, serbest çalışanlardan yardım almayı veya çalışanları birden fazla proje arasında kaydırmayı deneyebilirsiniz.
Rezervasyon süresi ile zaman çizelgeleri süresi arasındaki karşılaştırma, iş yükü yönetimi ve optimizasyonu sırasında kullanılan bir göstergedir.
Bununla birlikte, yeni bir kişinin, çok deneyimli bir profesyonel bile olsa, projeye ve gereksinimlerine aşina olmak için biraz zamana ihtiyaç duyacağını, bu nedenle her zaman en hızlı çözüm olmadığını unutmayın. Araçların gelişmiş özelliklere sahip olması iyidir.
Tüm ekip aşırı çalışıyorsa ve bu durum ekip içindeki bir darboğazdan değil de gereksinimlerin değişmesinden veya yetersiz tahminlerden kaynaklanıyorsa, bu projenin programını müzakere etmeniz gerekebilir. Son teslim tarihi uzatılamaz olabilir, bu durumda örneğin hızlı izleme yoluyla proje süresini kısaltmayı deneyebilirsiniz. Bu, başlangıçta birbiri ardına gerçekleşmesi planlanan belirli proje görevlerinin üst üste bindirilmesi uygulamasıdır:
Makalede Proje çizelgeleme teknikleri bir iş yükünü etkili bir şekilde yönetmek için yararlı önerilerin bir listesini bulabilirsiniz. (Ancak bu, sizi iş yükünüzü kaynak planlama yazılımı).
İş yükü sorunlarıyla ortaya çıktıkları anda başa çıkmanın yolları vardır, ancak bunları önceden önlemek kesinlikle daha iyidir. İşte bu nedenle veri odaklı bir yaklaşım ve ekip kültürü, etkili iş yükü yönetiminin önemli unsurlarıdır.
[/vc_column_text]30 günlük ÜCRETSİZ Deneme Alın
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...