Bir projeyi yönetmek zor olabilir. Birden fazla projeyi yönetmek ise bundan çok daha zordur. Aynı anda birden fazla proje yürütürken farklı iş hedeflerini, amaçları, programları ve son teslim tarihlerini dengelemeniz gerekir. Sorumluluklarınız ve yönetmeniz gereken görevlerin sayısı arttıkça, maliyetli hatalar yapmak kolaydır. İşte, aynı anda birden fazla projeyi yönetirken PM'lerin karşılaştığı yaygın zorluklara yanıt vermek için bazı fikirler.
|
Birden fazla projede kaynakları yönetmenize yardımcı olacak bir araç mı arıyorsunuz? Teamdeck ile ekipleriniz ve çalıştıkları projeler hakkında daha iyi bir genel bakış elde edebilirsiniz. Teamdeck'i bugün 30 günlük ÜCRETSİZ Deneme ile deneyin. |
Birden fazla projeyi yönetmek, tüm projeleriniz için tek bir plan oluşturmakla başlar
Tüm projelerinizi kapsayan bir ana plan olmadan, kaybolma veya işleri karıştırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
PMI'ın şu konudaki raporuna göre çoklu projeleri̇n yöneti̇mi̇nde etki̇nli̇ği̇ sağlayan temel faktörlerProjelerinizi, bileşenleri birbirini etkileyen bir portföy olarak düşünmeniz gerekir:
"Tüm projeleri, programlarını mevcut kaynaklarla eşleşecek şekilde ayarlayıp ilişkilendirerek ve birden fazla proje yöneticisinin iş yüklerindeki gereksiz değişkenliği ortadan kaldırarak bir koleksiyon olarak yönetin"
Yürüttüğünüz her projeden oluşan kendi programınızı oluşturun. Bu şekilde, kendi zamanınız ve bir seferde ilgilenmeniz gereken projeler hakkında genel bir bakışa sahip olabilirsiniz.
Planlarınızı güncel tutun
Proje yöneticilerinin işleri için değişiklikleri yönetmek kaçınılmazdır. Bu pozisyonda başarılı olmanın yollarından biri, meydana geldiklerinde bunlara nasıl yanıt verileceğini öğrenmektir.
Projelerinizi yönetirken, planlarınızın her zaman güncel olduğundan emin olun, böylece hiçbir şeyi kaçırmazsınız. Değişiklikler meydana geldiğinde, bunların projeyi ne kadar etkilediğine karar verin. proje kapsami ve elinizdeki kaynaklarla projeyi teslim edip edemeyeceğiniz.
Projenizin mevcut durumu hakkında bilgi edinmek için kaynak planlama aracı veya Günlük stand-up'lar sırasında ekibinizle konuşun. Onlara herhangi bir kısıtlama veya engel olup olmadığını sorun, böylece engelleri ortaya çıkar çıkmaz ortadan kaldırabilirsiniz.
Birden fazla projeyi yönetirken mikro yönetimden kaçının
Mümkün olduğunca çok şeyi yönetmek cazip gelebilir. Her görevin teslimini kontrol etmek, en küçük ayrıntıları bile onaylamak zorunda kalmak, bunu kendileri yapabilecek olsalar bile ekibiniz adına yöneticilerle veya müşterilerle iletişim kurmak - bunların hepsi mikro yönetimdir.
Size kontrol hissi verse de, mikro yönetim sadece zamanla sizi bunaltmakla kalmaz, aslında ekibinizin morali için de kötüdür. Birden fazla projeyi yönetirken kolları sıvayıp fazladan iş yapmaya istekli olmanız harika olsa da, yetki vermeyi öğrenmeniz gerekir.
Projeler için kişileri görevlendirirken, rolleri ve sorumlulukları açıkça belirtin, böylece herkes tam olarak nelerden sorumlu olduğunu bilir. Bir beceri matrisi kullanın veya kaynak planlama yazılımı Belirli görevler için kimin en iyi olduğunu keşfetmek ve işi yapmalarına izin vermek.
Görevleri önceliklendirmeyi öğrenin
Görevleri öncelik sırasına koyma becerisi PM'ler için önemli bir beceridir. Aynı anda birkaç proje yürüttüğünüzde, bu konuda başarılı olmanız daha da önem kazanır. Önceliklendirme, baskı altında kaotik kararlar vermekten kaçınmanıza ve daha stratejik çalışmanıza yardımcı olur.
Proje yönetimi ve strateji uygulama konusunda önde gelen uzmanlardan Antonio Nieto-Rodriguez'in de belirttiği gibi Önceliklendirme üzerine HBR makalesi:
Önceliklendirme, stratejik projelerin başarı oranlarını artırır, üst yönetim ekiplerinin stratejik hedefler etrafındaki uyumunu ve odağını artırır, operasyonel ekipler için kararlarla karşılaştıklarında tüm şüpheleri ortadan kaldırır ve en önemlisi bir yürütme zihniyeti ve kültürü oluşturur.
Peki müşteri beklentilerini ve şirket hedeflerini karşılamak için projeleri nasıl önceliklendirirsiniz? Kullanarak Kritik Yol Yöntemi (CPM) bunu yapmanın bir yoludur. İlk olarak 50'li yılların sonunda DuPont şirketi tarafından geliştirilen bu yöntem, yazılım veya ürün geliştirme de dahil olmak üzere birçok iş modeli için hala geçerlidir.
CPM, bağımlılıklar, zaman ve çıktılar gibi bir dizi proje faaliyetine dayalı olarak zamanlama için bir algoritma kullanır. Bu şekilde hangi faaliyetlerin kritik olduğunu keşfedebilir ve çabalarınızı önce oraya odaklayabilirsiniz.
İşi önceliklendirdikten sonra bunu ekiplerinize net bir şekilde iletin, böylece herkes neye odaklanacağını bilir.
Uygun yazılımlarla birden fazla projeyi yönetmeyi kolaylaştırın
Teamdeck'te biz inanıyoruz ki doğru proje planlama araçlari ve teknikleri kullanarak, her projede yüksek kaliteli işler ortaya koyabilir ve ekiplerinizi başarıyla yönetebilirsiniz.
Birden fazla projeyi yönetmek ilk başta sizi korkutsa da, bunun üstesinden gelebilirsiniz. Bunları tek bir proje gibi yürütmeyi, planlarınızı güncel tutmayı ve görevleri devretmeyi öğrenin. Bu konularda daha iyi olmak başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.
Birden fazla projeyi yönetmek için yazılım mı arıyorsunuz?
Bizim kaynak planlama yazılımı tanınmış reklam ve BT şirketleri tarafından tercih edilmektedir. Nedenini bilmek ister misiniz?
