Proje yöneticileri genellikle çoklu görev perspektifinden düşünürler. Gün boyu toplantılar, sürekli bildirimler ve dakikada binlerce görev onların günlük ekmeğidir. Ancak pek çok iş böyle değildir. Analitik, yaratıcı ve ürün geliştirme çalışanları, en üretken oldukları 'akış' veya 'evreye' girmek için odaklanmak üzere zamana ihtiyaç duyar. Ekibinizi odaklanma konusunda nasıl destekleyebilirsiniz?
Çoklu görev çağında yaşıyoruz. Hem çalışıyor hem müzik dinliyor, hem otobüse biniyor hem de akıllı telefonlarımızda geziniyor, hem yemek pişiriyor hem de e-postalarımızı yanıtlıyoruz. Aynı anda nadiren tek bir şey yapıyoruz ve son olarak - odaklanmayı ve dikkatimizi uzun süre korumayı giderek daha zor buluyoruz.
Ulusal Biyoteknoloji Bilgi Merkezi'ne göre, 2000'de ortalama dikkat süremiz 12 saniyeydi. 2015'te ise sadece 8.25 saniye.! Kendimize sürekli yeni uyaranlar sağlamaya alıştığımız için odaklanmayı giderek daha zor buluyoruz. Dikkat dağıtıcı unsurlar her yerde karşımıza çıkıyor ve yaptığımız işin verimliliğini ve kalitesini etkiliyor. Bu durum, zamanın verimli kullanılmasının çok önemli olduğu kurumlar için büyük bir zorluk teşkil ediyor. Ne yazık ki, birçoğu mümkün olduğunca az zamanda mümkün olduğunca çok iş yapmak istiyor, ancak sonuçta çalışanlarının kapasitesini düşürüyorlar.
Şirketler, ekip etkinliğini olumsuz etkileyen birçok hata yapmaktadır.
İlk olarak, bir ekip çalışması programı mevcut değildir ve çalışma ritmi geçici görevler tarafından belirlenir.
İkinci olarak, iş planlaması bireysel farklılıkları dikkate almaz.
Üçüncüsü, iş programı yöneticinin bakış açısından değil, proje yöneticisinin bakış açısından yapılır.
Dördüncüsü, şirketler çalışanlarının zamanına değer vermiyor ve görevlere öncelik vermiyor; örneğin, ihtiyaç duyulmasa bile herkesin dahil olduğu çok fazla toplantı var.
Beşinci olarak, şirketler performans verilerini, örneğin zaman raporlarını veya ekiplerinden gelen geri bildirimleri analiz etmemektedir.
Bu, hiç umut olmadığı ve hepimizin verimsiz performans göstermeye mahkum olduğumuz anlamına mı geliyor? Kesinlikle hayır! Performansı artırmanın pek çok yolu var, iyi bir eğitimle başlayarak çalışan yönetim aracı, esnek bir yaklaşım ve odaklanma sürecinin farkında olmak. Bu yazıda, iyi bir planlama ile işinizin kalitesini ve konforunu nasıl artırabileceğinize dair ipuçlarını ele alacağız.
Herkes farklıdır. Evet, kulağa klişe gibi geldiğini biliyoruz, ancak mükemmel çalışma modelini ararken çalışanlarınızın bireysel tercihlerini dikkate almanız gerekir. Bazıları sabahları, bazıları akşamları daha iyi çalışır. Bazıları çabuk sıkılır ve çok fazla çeşitlilikten hoşlanırken, diğerleri bir sonrakine geçmeden önce büyük bir göreve odaklanmayı tercih eder. Kullanın kaynak planlama yazılımı Doğru görevleri doğru kişilere atamak için. Rol atama özelliği de çok faydalı olacak - böylece herkes kimin neden sorumlu olduğunu bir bakışta görebilecek.
Sırasında i̇ş yükü yöneti̇mi̇iddialı hedefler belirlemek ve ekibinize başarı ve büyüme hissi vermek önemlidir. Ancak, çalışanlarınıza aşırı yüklenme tuzağına düşmek kolaydır. Eğer bir ay boyunca verimli bir şekilde çalışırlarsa ve proje kilometre taşıBir sonraki ay daha da fazlasını alırlar ve bu böyle devam eder. Bu strateji çok kısa vadelidir - herkes sonunda aşırı yorulacak, hayal kırıklığına uğrayacak, daha az üretken olacak ve motivasyonu düşecektir çünkü iş hiç bitmeyecekmiş gibi hissedeceklerdir. Bundan kaçınmak için, ekibinizin iş yükünü kontrol edin. Bir hafta daha yoğun, diğer hafta biraz daha az olacak şekilde aralıklarla çalışmayı deneyebilir veya günlük iş yükünüzde bir denge kurduğunuzdan emin olabilirsiniz. Kullanım kaynak yöneti̇m yazilimi çalışanlarınızın çok fazla baskı altında olmadığından emin olmak için. Birleştirme sanal veri odası proje yönetiminin güvenliğini ve verimliliğini de artırabilir.
California Irvine Üniversitesi'nde yapılan bir araştırmaya göre, Bir kişinin dikkati dağıldıktan sonra bir göreve odaklanma durumuna geri dönmesi 23 dakika 15 saniye sürmektedir. Bu çok fazla görünmeyebilir, ancak bir çalışanın her gün Slack'te 3 toplantısı ve 10 mesajı varsa - bu büyük bir verimlilik kaybı haline gelir. Bunu nasıl önleyebilirsiniz? Çalışanlarınıza kendilerine bir odaklanma zamanı ayırmalarını önerin. Takvimi kullanarak kendileri için bir toplantı ayarlayabilirler - örneğin, gün içinde 2 saat. Ekibiniz yalnızca göreve odaklanabilecekleri bir zaman bulduğunda üretkenliğin artacağından emin olabilirsiniz.
Birçok kuruluşta, her görevi çok acil ve çok önemli olarak etiketleme eğilimi vardır. Bunun arkasındaki düşünce, her göreve öncelik vermenin çalışanın her görevi eşit derecede ciddiye almasını sağlayacağıdır. Sonuç olarak, insanlar aşırı baskıdan bunalır ve sürekli olarak kendilerini bekleyen bir sonraki 5 ASAP görevini düşündükleri için tek bir şeye odaklanamazlar. Bu nedenle, iş planlaması yaparken önceliklendirme seçeneğini kullanın - görevleri son tarihlere ve aciliyete göre işaretleyin, böylece çalışanlarınız kişisel çalışma stratejilerini oluşturabilir.
Şirket toplantıları gerekli ve önemlidir. Ancak hepsi değil. Yaygın bir organizasyonel hata, bir şeyin "üzerinde konuşulması" gerektiğinde her seferinde toplantı yapmaktır. Bu durum özellikle proje yöneticileri gibi işi koordine eden kişiler için tipiktir - bu kişilerin görevi her şeyin olması gerektiği gibi çalışıp çalışmadığını kontrol etmek, iletişim kurmak, bilgi toplamak ve sonraki adımlara karar vermektir. Onların durumunda, toplantı genellikle işin ana aracıdır. İşi yapan insanlar için her toplantı bir akış molası ve dikkat dağınıklığıdır ve sonrasında daha önceki odaklanma durumuna dönmek için zaman gerektirir.
Günlük veya haftalık çalışma programınızı hazırlarken, toplantı sayısını gerekli olanlarla sınırlamaya çalışın. Kontrol edin online takvim planlayıcı Çalışanlarınızın her saat telefonda olmak zorunda kalmamalarını ve huzur içinde yaratmaya zaman ayırmalarını sağlamak için düzenli olarak. Bir görev planı harika bir fikir olacaktır - her görev, gereksinimlerin ve adımların ayrıntılı bir açıklamasına sahip olmalıdır, böylece herkes gereksiz bir toplantıda zaman kaybetmeden bulguları kolayca kontrol edebilir.
İnsanların molaya ihtiyacı vardır. İstatistiksel olarak, bir mola vermelisiniz Her 1,5 saatte bir 15 dakikalık mola Beyninizi tazelemek ve üretkenliğinizi artırmak için. Ne yazık ki, yoğun bir çalışma programında mola vermek için genellikle yer yoktur. Sonuç olarak, insanlar daha fazla çalışıyor ancak üretkenlikleri düştüğü için gerçekten daha az iş yapıyorlar. Mola planlama modelini deneyin, çalışanlarınızı takvimlerine kısa molalar yazmaya, bir süreliğine bilgisayardan uzaklaşmaya, bir fincan kahve eşliğinde temiz hava almak için terasa çıkmaya veya beyni oksijenlendirmek için bazı basit fiziksel egzersizler yapmaya teşvik edin. Olumlu etkilerine siz de şaşıracaksınız.
Birçok büyük proje sonsuza kadar sürüncemede kalıyor gibi görünüyor. Aylardır aynı şey üzerinde çalışıyorsanız ve işin bitmesine hala çok uzun bir yol varsa bu çok motivasyon kırıcıdır. Bu da durgunlaşmayı, motivasyon ve üretkenliği kaybetmeyi kolaylaştırır. Ekibinizin aldığı görevleri çeşitlendirmeye çalışın. Birisi bir haftadır aynı şey üzerinde çalışıyorsa, onu yeni bir şeye dahil edin, böylece perspektif kazanabilir ve taze fikirlerle geri dönebilir. Elbette bu aynı zamanda çalışanlarınızın bireysel yaklaşım ve konuşmalarının da önemli olduğu bir noktadır - bazıları işlerini çeşitlendirmeyi ve görevler arasında geçiş yapmayı tercih ederken, diğerleri baştan sona tek bir projeye odaklanmayı tercih eder. Esneklik anahtardır.
Bu nokta bir öncekiyle bağlantılıdır. Tamamlanması gereken büyük bir proje üzerinde çalışıyorsanız ve işinizi çeşitlendirme fırsatınız yoksa - işi adımlara bölün. Bir iş adımının tamamlanması bir başarıdır. Başarı motivasyondur. Altı aylık bir proje üzerinde çalışıyorsanız - projeyi proje kilometre taşları ve her aşamanın başarısını ekibinizle birlikte kutlayın.
Verimliliği artırmak için bir strateji uygularken, ekipte devam eden tüm süreçlere göz kulak olmanız gerekir. Tüm bilgileri tek bir yerde toplayabileceğiniz bir araç kullanın.
Teamdeck buna harika bir örnektir - iyi düşünülmüş bir çalışma programı oluşturabileceğiniz, toplantıları bir takvimde planlayabileceğiniz, görevleri dağıtabileceğiniz, çalışanların iş yükünü kontrol edebileceğiniz, zaman çizelgeleri ile çalışma süresini izleyebileceğiniz, roller atayabileceğiniz, görev açıklamaları ekleyebileceğiniz ve çok daha fazlasını yapabileceğiniz bir sistemdir! Herkesin odaklanmak ve rahatlamak için alana sahip olduğu ve tam olarak ne yapılması gerektiğini bildiği iyi planlanmış çalışma, daha yüksek üretkenliğin sırrıdır.
Her kuruluş tek bir şey ister: yüksek verimlilik ve iyi sonuçlar. Bu hedefe ulaşmak için göz önünde bulundurulması gereken en önemli faktör, ekibinizin görev ve pozisyonlarına göre uyarlanmış çalışma koşullarıdır. Dikkatlice planlanmış bir çalışma programı, performansınızı daha önce hayal bile edemediğiniz seviyelere çıkaracaktır!
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...