Ekibinizin aynı anda birden fazla proje üzerinde çalıştığı bir ajansı veya yazılım şirketini yönetiyorsanız, her şeye ayak uydurmak zor olabilir. Proje yöneticisi olarak tek bir projeyi yönetiyor olsanız bile, genellikle projenin çeşitli unsurlarını izlemekte zorlanabilirsiniz.
Bu makaleden ne öğreneceksiniz?
- Proje yönetiminde gösterge tablosu oluşturmaya olanak tanıyan faydalı araçlar
- Proje yönetiminde gösterge tablolarından sağlanan faydalar
- Rolü kaynak planlama yazılımı
Keşke PM uygulamanızda uzun süre araştırma yapmak zorunda kalmadan projenin durumu hakkında bilgilendirici bir genel bakış elde etmenin bir yolu olsaydı.
Neyse ki, proje panoları tam da bunu yapmak için bir fırsat sunuyor - kritik KPI'ları kontrol edebileceğiniz ve projenizin ilerlemesini değerlendirebileceğiniz tek yer olarak hareket ediyorlar. Ayrıca, projenizin durumuyla ilgili tek bir gerçek kaynağı haline gelirler - müşterinizle veya yöneticilerinizle kolayca paylaşabileceğiniz bir şey. Tipik olarak, bir proje yönetimi panosu, projenin farklı unsurlarıyla ilgili birden fazla widget'tan (grafikler, veri noktaları veya tablolar) oluşur.
Bu blog yazısında, size proje panolarının faydaları hakkında biraz daha bilgi vereceğiz ve nasıl bir tane oluşturacağınıza dair bazı ipuçları vereceğiz.
Neden bir proje yönetimi panosu oluşturasınız ki?
Her şeyden önce, bir proje yönetimi panosuna sahip olmak, onu kullanan insanlar için büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Örneğin, bir ekip lideri olarak, projenizde genellikle birden fazla raporu / ekranı kontrol etmeniz gerekir planlama aracı Belirli bir projenin nasıl gittiğine dair büyük resmi elde etmek için. Öte yandan, proje yöneticileri genellikle her hafta saatlerce taslak hazırlamak zorunda kalırlar. proje durum raporlari ve temel performans göstergelerini derlemek. Gösterge tabloları, belirli bir kitleye göre uyarlanmış gerçek zamanlı veriler ve içgörüler içeren otomatik güncellenen bir "rapora" sahip olmayı kolaylaştırır.
Özel içgörülerden bahsetmişken, proje ve kaynak yönetimi araçları genellikle kullanıcılarına değerli bilgiler sağlamak için tasarlanmış olsa da, yine de birçok ekibin ihtiyaçlarını karşılamaları gerektiğini söylemek gerekir. Sonuç olarak, bu uygulamalarda sunulan varsayılan gösterge tabloları veya raporlar ekibiniz için özellikle yararlı olmayabilir. Özel bir rapor oluşturmak faydalı olacaktır. proje ve kaynak yöneti̇mi̇ Her biri belirli bir amaca hizmet etmek üzere hazırlanmış gösterge tablosu veya hatta bunlardan birkaçı. Örneğin, şirketinizin CFO'su müşteriden farklı metriklerle ilgileniyor olabilir.
Müşteriye yönelik proje yönetimi panoları da sizin için çok kullanışlı olacaktır. Sadece ara sıra yeni raporlar hazırlarken zaman kazanmakla kalmazsınız, aynı zamanda proje paydaşları taranabilir gösterge tablolarına bakabilir ve projede neler olup bittiğini kolayca anlayabilir. Bunun da ötesinde, iyi tasarlanmış bir gösterge paneli şirketinizin müşterinin gözünde çok iyi görünmesini sağlayacaktır.
Son olarak, bir proje kontrol panelini analiz etmek, aksi takdirde gözden kaçırabileceğiniz iyileştirme fırsatlarını belirlemek için büyük bir şanstır. Projenin farklı yönlerine kuş bakışı bir bakış, henüz düşünmediğiniz çözümleri düşünmenizi sağlayabilir. Diyelim ki proje gösterge tablonuz şunları içeriyor hakkında içgörüler kaynak kullanımı ve tamamlanan görevler. Bu, ikisini karşılaştırmanıza ve örneğin bazı görevlerin geride kaldığını, ancak tüm ekip üyelerinin en iyi şekilde kullanılmadığını ve kolayca daha fazla görev üstlenebileceklerini fark etmenize olanak tanır.
Proje yönetimi panosu oluşturmak için en iyi uygulamalar
Özel bir proje gösterge tablosu oluştururken, etkili gösterge tablolarının bazı temel özelliklerini hatırlamanız gerekir.
Yeni başlayanlar için, gerçekten güçlü gösterge tabloları şunları içerir sadece ilgili bilgiler. Bu nedenle, gerçekten görüntülemeniz gereken metriklerin/unsurların veya proje yönetimi panosunun yanıtlamasını istediğiniz yanıtların bir listesiyle başlamak faydalıdır. Aksi takdirde, gösterge tablosunun daha "profesyonel" görünmesini sağlamak için birkaç ekstra renkli grafik eklemek size cazip gelebilir. Ne yazık ki, ekip üyelerinizin gürültüden değerli içgörüleri anlamalarına yardımcı olmayacaktır. Yine, farklı kitleler için tasarlanmış ve yalnızca onlar için en önemli unsurları içeren farklı türde gösterge tabloları hazırlayabileceğinizi unutmayın.
Proje kontrol paneliniz de şu şekilde olmalıdır taraması kolay. Gösterge tablosunda görünecek münferit widget'ları veya grafikleri hazırlarken, her zaman okunabilir olduklarından emin olun. Bilgiler, karmaşık tabloları okumak veya zihinsel matematik yapmak zorunda kalmadan bir bakışta anlaşılır olmalıdır. Her zaman bir ekip üyesinden panonun taranabilirliği ile ilgili geri bildirim isteyebilirsiniz.
Gösterge tablolarınızın aşağıdakileri içerip içermediğine her zaman dikkat edin doğru veri. Aksi takdirde, bir gösterge panosunun tüm amacı eksik kalır. Yalnızca güvenilir veri kaynakları kullanın ve mümkünse proje panosunu gerçek zamanlı içgörüler sunacak şekilde tasarlayın.
Bir proje yönetimi panosu oluşturmanıza olanak tanıyan araçlar
Merak ediyor olabilirsiniz: bir proje gösterge tablosu nasıl oluşturulur? Özel bir gösterge tablosu aracına yatırım yapmam gerekir mi?
Aslında, takip edebileceğiniz birkaç seçenek vardır:
- Bir veri gösterge tablosu uygulaması edinin. Piyasada, proje yönetimi de dahil olmak üzere özel veri panoları oluşturmayı mümkün kılan çeşitli pano uygulamaları bulunmaktadır. Bu tür araçlar genellikle gösterge tablonuzu tasarlama konusunda size büyük esneklik sağlar. Ancak, güvendiğiniz veri kaynaklarının belirli bir uygulamada mevcut olup olmadığını belirlemeniz gerekir. Denemek isteyebileceğiniz araçlar: Geckboard, Klipfolio.
- Proje yönetim yazılımınızı kullanın. Birçok proje yönetimi uygulaması, proje durumunu izlemek için bir gösterge tablosu oluşturmanıza olanak tanıyan özelliklerle birlikte gelir. Denemek isteyebileceğiniz araçlar: ClickUp, Pazartesi.
- Kaynak yönetimi yazılımınızı kullanın. Şirketler şunları kullanır en i̇yi̇ kaynak yöneti̇mi̇ araçlari ekiplerinin çalışmalarını planlamak ve yönetmek için. Bu nedenle, projelerin ve kaynakların refahına ilişkin pek çok değerli bilgi içerirler. Teamdeck oluşturduğumuz bir kaynak yönetimi uygulamasıdır ve bu blog yazısının bir sonraki bölümünde, sağlam bir proje kontrol paneli oluşturmak için nasıl kullanacağınızı göstereceğiz.
Teamdeck ile özel bir proje yönetimi panosu oluşturun
Teamdeck, varsayılan olarak, yönetici düzeyinde izinlere sahip her kullanıcı tarafından kullanılabilen ve aşağıdaki gibi temel ayrıntıları kontrol edebileceğiniz kişisel bir gösterge tablosuyla birlikte gelir:
- bu ay kaç saat takip ettiniz,
- kaç gün tatil yaptınız?
- Ekibinizin kullanımı nedir?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Özel bir proje yönetimi panosu oluşturmak için bir rapor oluşturmanız gerekir. Teamdeck'in raporları, gerçek zamanlı veri odaklı bir hikaye oluşturmak için farklı öğeler kullanabilmeniz açısından gösterge tabloları gibi çalışır. Ayrıca, bir bağlantı oluşturabilir ve raporunuzu müşteriyle veya diğer proje paydaşlarıyla paylaşabilirsiniz.
Ekibinizin proje gösterge tablosunda/raporunda görüntülenebilecek bazı unsur örnekleri aşağıda verilmiştir:
- Fazla mesai raporu. Çalışanlarınızın belirli bir zaman aralığında kaç saat fazla mesai yaptığını görmenizi kolaylaştırır.
Teamdeck ile bu grafiği nasıl oluşturacağınızı öğrenin - yazımızı okuyun proje durum raporlari rehberi̇.
- Ekibiniz tarafından takip edilen tahmini ve gerçek saatler/maliyetler. Böyle bir grafik, projenizin bütçesinin hala kontrol altında olup olmadığını bir bakışta görmenize yardımcı olacaktır.
Teamdeck ile bu grafiği nasıl oluşturacağınızı öğrenin - hakkındaki blog yazımızı okuyun proje mali̇yet taki̇bi̇.
- Faturalandırılabilir kullanım. Ekibinizin zamanının ne kadarının faturalandırılabilir faaliyetlere ayrıldığını görün. Bu, belirli bir projenin gerçekten kârlı olup olmadığını doğrulamanıza yardımcı olacaktır.
Elbette Teamdeck'i kullanarak birçok farklı türde grafik ve tablo oluşturabilirsiniz. Uygulamayı kendiniz şu şekilde deneyebilirsiniz ücretsiz deneme için buradan kaydolun. Alternatif olarak, şunları yapabilirsiniz Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarısı uzmanımız. Ekibinizin performansıyla ilgili verileri sunma konusunda Teamdeck'in farklı yeteneklerini size gösterecek.
