Kaynak maliyeti varyansı şunlardan biridir kaynak yönetimi KPI'ları kesinlikle gözünüzün üzerinde olması gerekir. Bu metrik genellikle bir yüzde değeri olarak ifade edilir. Proje ekip üyesi başına planlanan maliyetler ile ekip üyesi başına gerçekleşen maliyetler arasındaki oranı gösterir. 

Bunun ne faydası var?

Her şeyden önce, kaynak maliyeti varyansını izlemek, projenizin karlılığını izlemenizi sağlar. Özellikle sabit bir bütçeye dayalı olarak çalışıyorsanız bu çok önemlidir. Ekip üyelerinizin beklenenden daha fazla maliyet oluşturduğunu gördüğünüzde ne olur? Projenin kârlılığınızı olumsuz etkilemediğinden emin olmak için gerekli optimizasyonları uygulayabilirsiniz. 

Zaman ve malzeme bütçeleriyle çalışan şirketler, endişe verici modellere zamanında tepki verebilmek için kaynak maliyeti varyansını da düzenli olarak kontrol etmelidir. 

Tahmini ve gerçek maliyetlerin karşılaştırılması da size aşağıdaki konularda değerli bilgiler verebilir proje tahmi̇n süreci̇ şirketinizde. Elbette, tahminler hiçbir zaman tam olarak tutmayacaktır, ancak bazı ekipler projelerinin belirli yönlerini büyük ölçüde hafife alma eğilimindedir. Proje ekibinizdeki farklı rollerin veya farklı proje aşamalarının kaynak maliyeti varyansını karşılaştırdığınızda bu gibi modeller belirgin olmalıdır. 

Proje yönetiminde kaynak maliyeti varyansı nasıl hesaplanır?

En basit formül, ekibinizin gerçek maliyetlerini bölmek olacaktır (takip edilen saatler çalışanların saatlik maliyetleri ile çarpılır) ile planlanan maliyetler (proje tahminleri saatlik maliyetlerle çarpılır). Şimdi müşterinizden ne kadar ücret almanız gerektiğini ve onlardan ne kadar ücret alacağınızı düşündüğünüzü görüyorsunuz. Daha derine inmek isterseniz, dahili maliyetler (ekip üyelerinize ödediğiniz para + idari maliyetler) ile müşteriden aldığınız para arasında da ayrım yapabilirsiniz. Bu şekilde, kuruluşunuzun elde ettiği kârı tam olarak belirleyebileceksiniz. 

Tahmin edebileceğiniz gibi, ekibinizin gerçek maliyetlerine ilişkin güvenilir veriler elde etmek için çalışan zaman takip yazılımı. Şimdi size eksiksiz bir kaynak yönetimi uygulaması olan Teamdeck'i kullanarak kaynak maliyeti varyansını nasıl kolayca hesaplayacağınızı göstereceğiz.

Teamdeck proje kaynak planlama yazılımı ile bir kaynak maliyeti varyans raporu oluşturma

Teamdeck kaynak yöneti̇m yazilimi tüm kullanıcılara sunulan güçlü raporlama özellikleri ile tek yapmanız gereken buradan hesap açin. Teamdeck'i 7 gün boyunca ücretsiz olarak test edebilirsiniz. Ücretsiz denemeden sonra, ekip üyesi başına maliyet $3.99'dur ve kaynak planlaması, zaman takibi ve izin yönetim sistemi Özellikler. 

Teamdeck hesabınız hazır mı? Proje ekipleriniz hakkında anlamlı bir rapor oluşturmak için, onlardan aşağıdaki yöntemleri kullanarak zamanlarını takip etmeye başlamalarını istemeniz gerekir Teamdeck'in mobil zaman takip uygulaması veya zaman girişlerini web uygulaması üzerinden girmeleri. 

Ancak, sadece böyle bir raporun nasıl çalıştığını görmek istiyorsanız, örnek verilerle dolu bir demo hesabı hızlı bir şekilde kurabilirsiniz. Teamdeck'in Organizasyonlar bölümündeyken "Örnek verilerle oyna" seçeneğine tıklamanız yeterlidir. 

İster ekibinizin gerçek verileri üzerinde ister örnek veri noktaları üzerinde çalışıyor olun, sonraki adımlar aynıdır. Üst menüdeki Raporlar'a gidin ve sağ alt köşedeki artı simgesine tıklayın. Bugün size sıfırdan bir kaynak maliyeti varyans raporunun nasıl oluşturulacağını göstereceğiz, bu nedenle "özel oluştur" seçeneğine tıklayın.

Teamdeck proje yönetimi raporları

Ardından, raporunuzu adlandırın ve uygun bir tarih aralığı belirleyin. 

Teamdeck'in raporlarının çalışma şekli, nelerden oluşmaları gerektiğine sizin karar vermenizdir. Etkileşimli alanlarla farklı türde grafikler ve tablolar oluşturabilirsiniz. Yeni başlayanlar için, bize tahminlerin ve gerçekleşenlerin nasıl karşılaştırılacağı konusunda iyi bir fikir verecek bir çubuk grafik oluşturalım. 

Köşedeki artı simgesine tıklayın ve çubuk grafiği seçin. Varsayılan olarak, ekiplerinizin rezervasyonlarını (planlanan saatler), zaman çizelgelerini (takip edilen saatler), müsait saatleri ve tatil saatlerini gösteren çubuklardan oluşacaktır. Yalnızca rezervasyonları ve zaman çizelgelerini karşılaştırmamız gerekiyor, bu nedenle Metrikler'e gidin ve müsaitlik durumunun yanı sıra tatillerin de işaretini kaldırın. 

Tablonuz aşağıdaki gibi görünmelidir:

ekibiniz tarafından çalışılan tahmini ve gerçek saatler

Elbette, ekibinizde çok sayıda kişi varsa, çubuk grafik çok daha az okunabilir olacaktır. Kaynak maliyeti varyansı genellikle tek bir proje için hesaplanır, böylece diğer projeleri filtreleyebilirsiniz. Filtreler'e tıklayın ve uygun bir tane ekleyin.

Proje yönetimi raporunuzdaki verileri filtreleyin

Uygula'ya tıklayın ve yalnızca ilgili verilerle dolu bir grafiğin keyfini çıkarın. Bu grafiğe bakarak hangi çalışanların beklenenden daha fazla saat kaydettiğini ve hangi kişilerin tahmini saat sayılarının altında kaldığını görebilirsiniz. Ancak, burada kesin sayılar elde etmek için bilgilendirici bir tablo eklemek daha iyidir.

Köşedeki artı simgesine tıklayın ve bir tablo ekleyin. Önceki tablodaki bazı adımları tekrarlayabilirsiniz: gereksiz metriklerin işaretini kaldırın (şimdilik yalnızca zaman çizelgeleri ve rezervasyonlar kalsın) ve ilgili projeyi filtreleyin.

Tablonuzdaki verilerdeki gruplandırmayı da değiştirmek isteyebilirsiniz. Varsayılan olarak, önce projelere ve ardından ekip üyelerine göre gruplandırılacaktır. Bu ayarı değiştirmek için Gruplama'ya tıklayın ve veri bloklarını değiştirin. Aslında bir filtre kullanıyorsanız "Projeler "i tamamen kaldırabilirsiniz. 

Örnek raporumuzda, nihai gruplama şu şekilde görünür:

Proje yönetim raporundaki grup verileri

Artık tablonuz iki veri sütunundan (Rezervasyonlar ve Zaman Çizelgeleri) oluştuğuna göre, tahmini ve gerçek maliyetleri temsil eden daha fazla sütun eklemenin zamanı geldi. Öncelikle, ekibinizin saatlik maliyetleri için bir sütun eklemeniz gerekir. Metrikler'e ve ardından "Özel ekle" -> "Özel değerler sütunu ekle" seçeneğine tıklayın. Yeni sütununuzu adlandırın (örneğin "Saatlik maliyet") ve para birimi veri biçimini seçin.

Bu değişiklikleri uyguladığınızda tabloya boş bir sütun eklendiğini göreceksiniz. Excel elektronik tablosuna benzer şekilde çalışır; buraya veri girmek için herhangi bir hücreye tıklayın. 

Raporunuza veri girin

Ekibinizin saatlik maliyetleri belirlendikten sonra, toplam tahmini maliyetlerini ve gerçek maliyetlerini otomatik olarak hesaplayacak sütunlar ekleyebilirsiniz. Yine, Metrikler'e gidin ve "Gümrük ekle "ye tıklayın, ancak Teamdeck'in sonucu kendi başına hesaplamasını istediğimiz için şimdi "Özel hesaplama alanı ekle "yi seçin. Sütunu adlandırın, para birimi veri biçimini seçin ve formülü girin. 

Planlanmış maliyetler için formül aşağıdaki gibi olacaktır:

= (Rezervasyonlar: Zaman / 60) * Özel değerler: Saatlik maliyet

Gerçek maliyetler için:

= (Zaman Çizelgeleri: Zaman / 60) * Özel değerler: Saatlik maliyet

Bir değişken yazmaya başladığınızda, Teamdeck mevcut seçenekleri önerecektir. 

Şu anda tablonuzda tahmini ve fiili maliyetler için iki yeni sütun da dahil olmak üzere 5 sütun bulunmalıdır. 

Kaynak maliyeti varyans raporu oluşturma adımları

Tabloya eklememiz gereken son bir sütun da bu raporun asıl konusu olan sütundur: kaynak maliyeti varyansı. Bunu hesaplamak için başka bir özel hesaplama alanı sütunu oluşturalım. Bu kez yüzde veri biçimini seçmeli ve aşağıdaki formülü girmelisiniz:

= (Özel formüller: Gerçekleşen maliyet / Özel formüller: Planlanan maliyetler)*100

Not: Sütunlarınız farklı adlandırılmışsa, formülü bunu yansıtacak şekilde ayarlamanız gerekir.

İşte, tablonuzda belirli bir projede çalışan her bir çalışanınız için kaynak maliyeti varyans değerini içeren yeni bir sütun görünecektir. 

Kaynak maliyeti varyans raporu

Değer 100%'nin üzerindeyse, bu ekip üyesinin tahmin edilenden daha fazla zaman kaydettiği anlamına gelir. Değer 100%'den düşükse, ilk tahmine ulaşılamadığı anlamına gelir. 

Yapmak isteyebileceğiniz son bir şey de "toplam" satırının hesaplanma şeklini değiştirmektir. Varsayılan olarak, belirli bir sütundaki tüm değerlerin toplamıdır. Burada ortalama bir değer çok daha kullanışlı olacaktır. Son satır tıklanabilir ve bir elektronik tablo hücresi gibi düzenlenebilir, bu nedenle aşağıdaki formülü girmeniz yeterlidir:

= ortalama(iç içe(Grup: Kişiler, Özel formüller: kaynak maliyeti varyansı))

Teamdeck'i şirketinizde denemek ister misiniz?

Farklı kıtalardan yazılım evleri ve yaratıcı ajanslar, ekiplerinin çalışmalarını planlamak ve izlemek için Teamdeck'i kullanıyor. Kuruluşunuzun da etkili kaynak yönetiminden yararlanabileceğini düşünüyorsanız, kesinlikle bizi deneyin. Sizi aşağıdakiler için teşvik ediyoruz Aniela ile bir görüşme planlayınMüşteri Başarı Uzmanımız, size uygulamayı gezdirecek ve ekibinizin sorunsuz bir şekilde çalışmaya başlamasına yardımcı olacak. 

Teamdeck.io ile proje yönetiminde maliyet varyansını hesaplayın

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - sadece bizi seçmekle kalmadılar kaynak yöneti̇m yazilimi

İlgili gönderiler