Etkili Toplantı Yönetimi

Toplantıların genellikle zaman kaybıyla ilişkilendirilmesi muhtemelen sizin için sürpriz değildir. Buna göre Atlassian'ın raporuinsanlar her ay 31 saat kadar bir süreyi verimsiz toplantılarda oturarak geçiriyor olabilir. Bu neredeyse tam bir haftalık çalışma süresi demek!

Anlaşılır bir şekilde, ekip liderleri ve yöneticiler toplantı maliyetlerini azaltmak için bazı adımlar atmaya çalışırlar. Bazı şirketler için bu, örneğin tüm durum toplantılarının yasaklanması olabilir. Diğerleri içinse bu, toplantıların etkinliğini artırmak için uygulamalar ve teknikler kullanmak anlamına gelir. Bu makalede, başarılı toplantılar planlamak ve yürütmek için kullanabileceğiniz ipuçlarını paylaşacağız.

Bir toplantıyı etkili kılan nedir?

Etkili toplantılar, projeniz veya bir bütün olarak kuruluşunuz üzerinde olumlu etkisi olan somut sonuçlar üretir. Bu onların genel fikridir. Ayrıntılar toplantınızın amacına bağlıdır. Etkili toplantılar, toplantı lideri tarafından belirlenen hedeflere ulaşan toplantılardır. Bu nedenle, düzenlediğiniz her toplantı için net bir amaç belirlemeniz ve hedefleri katılımcılarla paylaşmanız kesinlikle çok önemlidir. Bu konuda daha fazla bilgiyi bir sonraki bölümde bulabilirsiniz.

Etkili bir toplantıyı nasıl planlarsınız?

Bir hedefle başlayın. Bu toplantıyı düzenleyerek neyi başarmak istiyorsunuz? Bazı önemli iş kararları almanız mı gerekiyor? Bir beyin fırtınası mı planlıyorsunuz? İşin ruhuna uygun olarak ekibinizle paylaşmanız gereken güncellemeler var mı? proje şeffaflığı? Belirlediğiniz hedefler muhtemelen toplantının niteliğini etkileyecektir. Hatta sizi toplantıyı hiç düzenlememeye bile ikna edebilirler.

Bu toplantıyı gerçekten yapmak zorunda mısınız?

Pek çok şirket varsayılan olarak toplantı Politika: Şüpheye düştüğünüzde toplantıya çağırın. Ne yazık ki bu, çalışanların zamanını harcamanın en verimli yolu değildir. Son yıllarda yayınlanan birçok rapor, gereksiz toplantıların çokluğunu vurguluyor. Atlassian verileri analiz etti ve toplantıların yarısının zaman kaybı olarak görüldüğü sonucuna varmıştır. Yarısı! Bu bana neredeyse herkesin düzenlemeye karar verdiği oturumların sayısını azaltabileceğini düşündürüyor.

Sıklıkla eleştirilen toplantı türlerinden biri de meşhur durum toplantılarıdır. Jason Fried, Basecamp'in kurucusu ve CEO'su, yazıyor o Durum toplantıları en kötü toplantı türleridir. Bunları ortadan kaldırdığınızda daha fazla şey öğrenecek, bir yığın para tasarruf edecek ve ayda onlarca saat kazanacaksınız. Bu düşüncesinde yalnız değil. Birçok kuruluş, sadece işin mevcut ilerleyişini paylaşmak için toplantı yapmaktan vazgeçtiklerini açıkça itiraf ediyor. Bunun yerine yazılı durum bildirimleriyle daha verimli iletişim kuruyorlar. Bu yaklaşım, bir grup insanı gerçek zamanlı olarak bir telefon görüşmesinde bir araya getirmek için önemli bir zamanlama çabası göstermeniz gereken dağıtılmış ekipler için özellikle değerlidir. Durum raporları Slack'te veya PROJE YÖNETİMİ Seçtiğiniz yazılım, yüz yüze eşdeğerlerine göre daha az zaman gerektirir.

Bazılarınızın bu fikre temkinli yaklaşabileceğini tahmin edebiliyorum: ne de olsa insanlar bir şeyleri yazıya dökmektense daha hızlı konuşurlar. Toplantılar bir şeyler yazmaktan daha verimli değil midir? Bu durumda öyle değil. İnsan grupları için yapılan durum toplantıları, kişinin ilerleme durumu hakkında kısa bir not hazırlamasından daha uzun sürer. Ayrıca, toplantı katılımcılarının belirli bir toplantıya katılan herkes tarafından söylenen her şeye eşit dikkat göstermesi olası değildir.

Bunun da ötesinde, bir şeyler yazmak, bilgiyi sentezlemek ve her bir öğeyi kısa ve öz bir şekilde iletmek için mükemmel bir fırsattır. Sonuç olarak, anlayışlı ve uzun ömürlü bilgi parçaları üretebilirsiniz. Şirketinizi yüz yüze durum toplantılarından eşzamansız özetlere geçişte destekleyecek çok sayıda uygulama ve eklenti vardır. Deneyin Standuply veya HavuçÖrneğin.

Takviminizden çıkarılabilecek tek toplantı türü durum görüşmeleri değildir. Belirli bir toplantının yapılıp yapılmaması gerektiğinden emin değilseniz, eğlenceli ama kullanışlı bir uygulamadan tavsiye alabilirsiniz: Bir toplantı mı olmalı?

Artık bir iş toplantısı düzenlemek için geçerli nedenleriniz olduğuna göre, bunu dikkatlice planlamanız gerekir. Doğaçlama bir "masanızın önünden geçiyordum" seansına yer yoktur: veri̇ler gösteri̇yor insanların 40%'si bunların önemli dikkat dağıtıcı unsurlar olduğunu düşünmektedir.

Toplantınıza doğru kişileri davet edin

Verimli toplantıların temel bileşenlerinden biri doğru insan grubunu bir araya getirmektir. Toplantınızın amacına katkıda bulunması muhtemel çalışanları davet edin. Önemli güncellemeleri paylaşmak ve sonrasında kısa bir soru-cevap düzenlemek istiyorsanız bir proje ekibi toplantısı düzenleyin. Amacınız bu oturumda idari bir karar almaksa, karar vericilerin gerçekten katıldığından emin olun. Aksi takdirde, etkili bir tartışma olmayacaktır.

Toplantı katılımcılarının sayısı söz konusu olduğunda, iki pizza kuralıyla karşılaşmış olabilirsiniz Jeff Bezos tarafından popülerleştirildi. İki pizzanın tüm toplantı grubunu doyurmaya yeteceğini belirtiyor. Bu kullanışlı bir kural, ancak buna bir ölçüm formülü olarak bakmamanızı öneririm (sonuçta pizzalar çok farklı boyutlarda gelir). Bunun yerine, bunu bir davetiye göndermeden önce katılımcı listenizi gözden geçirmek için bir fırsat olarak kullanın.

Burada göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer nokta da toplantınızın maliyetidir. Bazen bir toplantı düzenleyerek şirkete para kazandırdığımızı ve böylece "işleri ilerlettiğimizi" düşünürüz. Ancak toplantı ne kadar uzun olursa ve ne kadar çok kişi katılırsa, iş maliyetleri de o kadar büyük olacaktır. Bir dahaki sefere toplantınıza kimi davet edeceğinize karar vermeye çalışırken şunları kontrol etmek isteyebilirsiniz toplanti mali̇yeti̇ hesaplayicisi Harvard Business Review tarafından paylaşıldı. Sonuçlar sizi şaşırtabilir.

Bir toplantı gündemi oluşturun

Toplantının hedefleri planlandıktan ve toplantıya katılacak çalışanların listesi oluşturulduktan sonra bir eylem planı hazırlamanız gerekir. Toplantınızın gündemini tasarlamak için aşağıdaki soruları yanıtlamaya çalışın:

• Toplantı neye benzemeli?
• Kim ve ne zaman konuşmalı?
• Hedefe ulaşmak için hangi adımlar gereklidir?
• Hangi kararların alınması gerekiyor?
• Her bir gündem maddesi için ne kadar zaman planlamalısınız?
• Toplantı ne zaman başlamalı?
• Notları kim ve nasıl alacak?

Toplantınız için doğru zaman aralığını seçmek, özellikle de müsait olup olmadıkları belli olmayan kişileri davet ediyorsanız zor olabilir. Öncelikle, toplantınız için uygun tarihi belirlemek üzere ekibinizin kaynak takvimine bir göz atın. Oturumunuzun başlama saatinin rastgele olmaması gerektiğini unutmayın. Şurada gösterildiği gibi Doodle'ın 2019 Toplantı Durumu raporuinsanların sadece 12%'si toplantılarını öğleden sonra 2'den sonra yapmayı tercih ediyor. Gibi araçlar Calendly veya Meetingbird doğru toplantı zamanını bulmanızda size destek olur.

Ekip toplantıları için gündemlerin ideal olarak davetiyelerle birlikte gönderilmesi, etkinlik açıklamasına sonradan eklenmemesi gerektiğini unutmayın. İkinci seçenek, bazı katılımcıların gündemi kaçırmasına ve sonuç olarak toplantı sırasında ne bekleyeceklerini bilmemelerine neden olabilir. Programınız, o toplantının lideri ve/veya kolaylaştırıcısı olduğunuzu açıkça belirtmelidir. Bir toplantının bireysel sahibi yoksa, tüm adımları başarıyla tamamlamak zordur. Toplantıya katılacak herkesin önceden ne hazırlaması gerektiğini bildiğinden emin olun. Aksi takdirde tartışmayı etkili bir şekilde yönetmekte zorlanırsınız.

Etkili bir toplantı nasıl yapılır?

Toplantı kolaylaştırıcısı olarak toplantınızın akışından siz sorumlusunuz. Toplantının ne zaman başlayacağına ve eylem planına uyulup uyulmayacağına siz karar verirsiniz. Her zaman, tartışmanın birincil amacını aklınızda tutun. Bunlar etkili toplantıların ana unsurlarıdır:

• Zaman - Zamana dikkat edin. Örneğin, toplantının başlaması planlanmışsa, ancak katılımcılardan biri geç kalıyorsa, muhtemelen tartışmaya onlar olmadan başlamalısınız. Elbette bazı şeyler olur ve bazen gecikme dış koşullardan kaynaklanabilir. Peki ya ekibinizde geç kalmasıyla ünlü ve her zaman "çok meşgul" olan biri varsa? Eminim zaman aralığını dikkatle seçmiş ve bu toplantının maliyetini değerlendirmişsinizdir. Sırf birisi toplantılara saygısızlık ediyor diye neden tüm bu çabayı boşa harcayasınız ki?
• Kurallar - Toplantı yöneticisi, tüm katılımcıların uyması gereken kuralları belirlemekten sorumludur. Toplantı katılımcılarının üretkenliğini gerçekten artıran bir uygulama, çoklu görev yapmamaktır. Bu genellikle tüm dizüstü bilgisayarların kapatılması ve telefonların bir kenara bırakılması gerektiği anlamına gelir. Bir yandan internette gezinirken bir yandan da toplantınızda oturan ve sonra da "Son kısmı tekrar eder misiniz? Dikkat etmemiştim." Bu korkunç bir zaman ve para kaybıdır. Ayrıca, odadaki herkesin enerjisini olumsuz etkiler.
• Notlar – not almak neredeyse her toplantı için hayati önem taşır. Oturum sırasında alınan kararları yazacak bir kişi atayabilir ya da bunu kendiniz yapabilirsiniz. Alternatif olarak, tüm katılımcıları bir şeyler yazmaya teşvik edebilirsiniz (e-posta gelen kutusuna veya Slack'e göz atmak için bir bahane olmadığı sürece). Keşfetmeye değer bir fikir de görsel notları (eskiz notları) birincil teknik olarak kullanmaktır. Bizimkini okuyun proje yöneti̇ci̇leri̇ i̇çi̇n taslak oluşturma rehberi̇ Görsel not almanın herkesin yapabileceği bir şey olduğunu görmek için (çizim becerisi gerekmez!). Toplantınızda tek bir not tutucu seçtiyseniz, notlarını diğer katılımcılara gönderin. Toplantınızın sonucuyla ilgili olarak herkesin aynı fikirde olmasını istersiniz. Bu konuda daha fazla bilgi için bu makalenin son bölümüne bakınız.

Farklı toplantı katılımcılarını etkili bir şekilde yönetme

Çeşitli toplantı kişiliklerini tanımlayan birçok çevrimiçi kaynak bulacaksınız (örneğin buveya Buveya o bir). Tüm bu makaleler, toplantı kişilerinin sayısı veya isimleri söz konusu olduğunda biraz farklılık göstermektedir. Ancak hepsinin ortak noktası, fikirleriyle, yüksek sesle konuşmalarıyla ve hatta konu dışı tartışmalarıyla toplantıyı domine edecek katılımcılarla karşılaşmanızın muhtemel olduğudur. Öte yandan, söyleyecek son derece değerli bir şeyleri olabilecek, ancak şu veya bu nedenle sessiz kalacak kişiler de olacaktır.

Farklı kişiliklerin yer aldığı verimli toplantılar gerçekleştirmenin bir yöntemi de güç yapısını ortadan kaldırmaya çalışmaktır. Bu şekilde, tüm katılımcıları sırası gelmeden konuşma endişesi duymadan katkıda bulunmaya teşvik edersiniz. Bu yaklaşımın harika bir örneği Pixar'ın kurucu ortağı Ed Catmull'dan geliyor. O Slack'in CEO'su ile yaptığı röportajda bu konuyu detaylandırdı: [bir toplantı sırasında] Kreatif direktörden Catmull'un kendisine kadar hiç kimse geri bildirim için gelen yapım ekibini geçersiz kılamaz. Nedeni basit: Bir şeylerin yolunda gitmediğini zaten biliyorlar; yargı değil, çözüm istiyorlar. Catmull her zaman doğru yapamadıklarını kabul ediyor. "Arada bir, tam bir felaket oluyor," diyor. "Ama bazen sihir gerçekleşiyor. Sihir derken egonun odadan çıkmasını kastediyorum."

Odadaki ego, gündemi geçersiz kılarak ve konu dışı tartışmalar başlatarak da dile getirilebilir. Bu tür davranışlar ortaya çıktığında toplantı lideri kolayca gafil avlanabilir. Bu nedenle bu tür kesintilere önceden hazırlıklı olmak en iyisidir. Fikirler için park yeri olarak adlandırılan bir alan oluşturabilirsiniz: bir beyaz tahta ya da katılımcılar tarafından gündeme getirilen ve eylem planında yer almayan konuları yazdığınız bir kağıt parçası. Etkili bir toplantı yürütmek "Bu ilginç bir nokta: "Bu ilginç bir nokta, bunu bir otoparka koyalım ve bu toplantıdan sonra tekrar ele alalım."

Bir toplantıdan sonra atılacak adımlar

Etkili toplantılar nadiren konferans odasından çıktığınızda sona erer. Genellikle alınması gereken bazı aksiyonlar vardır. Toplantı sırasında alınan bir kararı uygulamanız gerekebilir. Ya da belki de grup tarafından üretilen ve diğer insanlarla paylaşılması gereken bir fikir listesi vardır.

Toplantı notlarını katılan herkesle paylaşın. Notlarınıza eylem noktalarını ve sonraki adımları eklediğinizden emin olun. Yapılması gereken tüm görevlere sahipler atanmalıdır.

Toplantıdan sonra, toplantıyı değerlendirin ve gelecekte geliştirilebilecek herhangi bir toplantı yönetimi unsuru olup olmadığını kontrol edin. Böyle bir yaklaşım, toplantıyı bir mücadele olmaktan çıkarıp daha etkili bir iş aracı haline getirmenize yardımcı olacaktır. İyi şanslar!