Kısa cevap: evet, yapmalısınız! İyi bir İş Bildirimi (SOW) size çok fazla stres, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir. Denemeye değer bir şey gibi görünüyor, değil mi? Bu blog yazısında, etkili bir İş Bildirimi yazmanın temellerini ele alacağız. Ayrıca bu belgenin en önemli faydalarından da bahsedeceğiz. Ama önce, bir SOW'un ne olduğunu ve proje yönetim sürecindeki yerini açıklamak için bir dakikanızı ayıralım.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge proje İş Tanımını tanımlar Bir proje tarafından sunulacak ürün, hizmet veya sonuçların anlatısal bir açıklaması olarak (kaynak: PMBOK® Kılavuzu - Beşinci Baskı).
Esasen, bu Projenin farklı yönlerini özetleyen bir belgedahil olmak üzere:
İş Tanımının tüm proje paydaşları tarafından imzalanması gerekir ve genellikle proje sözleşmesinin bir parçasıdır.
İş Bildirimi ile işin kapsamı arasındaki farkı merak edebilirsiniz. İlki, genellikle projenin kapsamını içeren belgenin adıdır. "İşin kapsamı" dediğimizde, genellikle bir projeyi teslim etmek için yapılması gereken işi kastederiz. Kapsamın belgelendirilmesi, etkili bir projenin temel unsurlarından biridir. proje kapsam yöneti̇mi̇. Bunu, bir kapsamı görselleştirmenize olanak tanıyan iş kırılım yapısı (WBS) oluşturarak yapabilirsiniz. WBS'yi İş Bildiriminize eklemek de iyi bir fikir olabilir.
Bu blog yazısının başında, iyi bir iş bildiriminin sizi çok fazla sinir ve paradan kurtarabileceğinden bahsetmiştik. Bu durum özellikle dış paydaşlarla çalışıyorsanız ve projeniz oldukça karmaşıksa geçerlidir. Yapmanız ve yapmamanız gereken işlerle ilgili tek bir doğruluk kaynağına sahip olmak hayat kurtarıcı olabilir. Bir İş Bildirimi sayesinde şunları yapabilirsiniz:
[/vc_column_text]
Projelerin çok farklı olabileceğine dikkat etmek önemlidir, bu nedenle sundukları projelerin niteliğine bağlı olarak, farklı şirketler çok farklı İş Tanımları kullanabilir. Bununla birlikte, SOW'unuzun tipik olarak içereceği bazı unsurlar vardır. Şimdi bunları teker teker inceleyelim:
İş Bildiriminizin giriş bölümü, projeyi özetleyebileceğiniz ve ilgili tüm tarafları ana hatlarıyla belirtebileceğiniz yerdir. Projenin özeti genellikle projenin amacını ve vizyonunu açıkladığınız yerdir. Bu proje ne hakkında? Projenin hayata geçirilmesindeki iş hedefi nedir? Son ürün hangi sorunu çözecek?
Bu unsurları SOW'unuzun en başında açıklamak, tüm belgenin tonunu belirlemenize yardımcı olacak ve ayrıca belirli çıktıları kapsama dahil etmek veya dahil etmemek için bir gerekçe sağlayacaktır.
İş Bildiriminizin bu bölümünde iki soruya yanıt vermeye çalışıyorsunuz:
Anlaşılacağı üzere, bazı yanlış anlamalara yol açabileceği için bu bölüm çok belirsiz olamaz. Öte yandan, örneğin bu noktada tüm görevleri ana hatlarıyla belirtemeyebilirsiniz. Eğer durum buysa, sorun değil. Önemli olan, sizin ve diğer paydaşların üzerinde anlaştığı kapsamı doğru bir şekilde yansıtmanızdır.
Kapsamın daha genel bir özetinden proje ekibinin yapması gereken belirli adımları ve görevleri listelemeye kadar gidebilirsiniz. Çıktıları unutmayın ve bunlar hakkında spesifik olun. Teslim edeceğinizi belirtmek gibi muğlak ifadelerden kaçınmak çok önemlidir şu ya da bu. İş Bildiriminizin müşteri ile gelecekte yapılacak olası müzakerelerde yardımcı olmasını istiyorsanız, mümkün olduğunca açık olmalıdır.
SOW'unuza negatif bir kapsam dahil etmek de iyi bir fikir olabilir. Müşteriyle görüşülen veya rakiplerin ürünlerinde bulunan, ancak sonuçta bunları kapsama koymamayı kabul ettiğiniz bu proje unsurlarından bahsediyoruz.
Projedeki farklı adımları açıklarken şunları da eklemek isteyebilirsiniz proje kilometre taşları ve son tarihler de belirtilmelidir. Bazı projelerin sabit son teslim tarihleri olurken bazılarının olmayacaktır, bu nedenle her zaman tam performans süresini belirtmeniz mümkün olmayacaktır. Yine de en azından SOW'da projenin farklı aşamalarını ve bunların yaklaşık ne kadar zaman alacağını belirtmek faydalı olacaktır.
İş Tanımında kesin bir dil kullanmanız ve projeyi doğru bir şekilde sunmanız gerektiğini zaten vurgulamıştık. Aynı şey, SOW'unuzun içermesi gereken standartlar ve kabul kriterleri için de geçerlidir.
Ekibinizin müşteri için bir mobil uygulama üzerinde çalıştığını düşünün. SOW'da sadece uygulamanın özelliklerini tanımlamak yeterli değil. Peki ya uygulamanız çoğu mobil cihazda belirtildiği gibi çalışıyor ama hepsinde çalışmıyorsa? Siz ve müşteri, uygulamanın hedeflediği platformların bir listesi üzerinde anlaşamazsanız, işin başarıyla tamamlandığını iddia etmekte zorlanırsınız. İşte bu yüzden sektöre özgü bazı standartları dahil etmek çok önemlidir. Yazılım geliştirme projeleri için bunlar aşağıdakilerle ilgili ayrıntıları içerebilir:
SOW belgesinde müşterinin sorumluluklarından da bahsedebilirsiniz - örneğin herhangi bir varlık sağlamaları gerekiyor mu?
Son olarak, projenin başarı tanımını kaydedin: müşteri başarılı bir projenin nasıl olmasını bekliyor? Projenin başarılı olup olmadığını belirlemekten kim sorumlu olacak?
Bütçe ile ilgili bilgiler SOW'unuzun ayrılmaz bir parçasıdır. Projenin maliyetlerini sunabiliyorsanız, bunları yazın. Zaman ve malzeme esasına göre çalışıyorsanız veya başka bir düzenleme varsa, şartlarını açıkça açıklayın. Ek proje maliyetlerini unutmayın: lisans ücretleri, ekipman, seyahat vb.
Ödeme planı da SOW'da belirtilmelidir. Ödemeyi ne zaman beklemelisiniz? Herhangi bir taksit var mı? Projeden sorumlu bir şirket olarak, SOW'un herhangi bir bölümünde şüpheye yer bırakmamak sizin yararınızadır ve anlaşılır bir şekilde, bu bölüm bir istisna değildir.
İş Bildiriminizde gerekli tüm ayrıntıları topladınız mı? İlgili tüm tarafların belgeyi bildiğinden emin olun ve imzalatın.
Şimdiye kadar, iyi yazılmış bir İş Bildiriminin değerini anlamışsınızdır. İster butik bir ajans yönetiyor olun ister daha büyük bir kuruluş için çalışıyor olun, ekibinizin proje yönetim sürecinin faydalı bir unsurudur. Rehberimizi şirketinizdeki proje yöneticileriyle paylaşın ve onları yürüttükleri farklı projeler için SOW belgeleri oluşturmaya teşvik edin.
Burada, Teamdeck blogunda sık sık proje yönetimi kılavuzları paylaşıyoruz. İşte sizin ve ekip arkadaşlarınızın yararlı bulabileceği bazı parçalar:
Her 5 kişiden sadece 1'i (18%) kullanışlı bir zaman yönetimi yöntemine sahiptir. Zaman yönetimi stratejileri ve proje zaman yönetimi araçları, size verilen işleri sahip olduğunuz zaman içinde halletmenize yardımcı olur. Proje yöneticisi olarak çalışmak,...
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...