İster bir proje yöneticisi ister bir şirket lideri olun, önceliğiniz ekibinizin projelerini başarıyla, zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmesini sağlamaktır. Öte yandan, ekip üyelerinizin işlerinden memnun ve mutlu olmalarını da istersiniz. Her iki hedefe de ulaşmak karmaşık görünebilir, ancak bunlardan birini göz ardı etmek işiniz için feci sonuçlar doğurabilir.

Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?

Birçok ekip için kaynak yönetimi süreci, her iki hedefi de tutturmak için başarılı bir strateji haline geldi. Neden proje kaynak yöneti̇mi̇ Önemli mi? Ekibinizi mutlu ederken aynı zamanda somut iş faydaları elde etmek için bir stratejidir. Etkin kaynak yönetimi ile herkes kazanır. Kaynak yönetiminin kuruluşlar ve kaynaklarla ilgili temel faydalarına daha yakından bakalım.

Kaynak yönetiminin faydaları nelerdir?

Faydaları listelemeye geçmeden önce, kaynak yönetiminin neler yapmanıza izin verdiğini özetleyelim, çünkü aşağıda açıklanan tüm faydaların temeli budur.

İlk olarak, kullanarak Teamdeck kaynak yönetimi yazılımı (ister özel bir uygulama olsun, ister sadece kaynak takvi̇mi̇), projenizde kimin ne kadar süreyle çalışmak için uygun olduğunu tam olarak bilirsiniz. Sonuç olarak, kaynakları iş hedeflerini göz önünde bulundurarak farklı görevlere tahsis edebilirsiniz.

Ancak kaynak yönetimi bununla bitmiyor kaynak tahsisi-Ayrıca ekibinizi proje üzerinde çalışırken izlemeniz ve buna göre kararlar almanız gerekir; örneğin, ekipleri değiştirmek veya iş yükünü yönetmek belirli kişiler için. Kısacası, kaynak yönetimi size ekibinizin kapasitesi, iş yükü ve performansı hakkında derinlemesine görünürlük sağlar.

Kaynakları stratejik olarak yönetmeye başladığınızda ne kazanacaksınız?

Proje tesliminin verimliliği ve etkinliği

Kaynak yönetimi, projelerin teslimini olumlu yönde etkileyebilir. İşte bu yüzden proje yönetiminin bu kadar önemli bir yönüdür. Stratejik kaynak yönetimi uyguladığınızda kaynak planlaması ve tahsis, doğru insanların doğru projelerde çalışmasını sağlarsınız.

Becerilere dayalı kaynak planlaması [Teamdeck'ten ekran]
"Doğru kişiler" derken ille de "belirli bir dönemde çalışmaya müsait olan kişileri" kastetmiyoruz. Birçok kaynak ve hatta kaynak yöneti̇mi̇ araçlari işgücünüz hakkında, örneğin becerileri gibi daha fazla bilgi girmenize olanak tanır. Kaynakları daha iyi tahsis etmenizi sağlayacaktır - uzmanlıkları nedeniyle belirli bir projede mükemmel olacak ekip üyelerini seçebilirsiniz.

Potansiyel zorlukları tespit edebildiğiniz için proje tesliminin verimliliği ve etkinliği de artar (zamanlama çakışmalarıkaynak yetersizliği, çok fazla fazla mesai) önceden tespit edin ve bu sorunlar artmadan önce projenizin programını ayarlayın. Böyle bir öngörü, projenizi başarısız olmaktan kurtarabilir. 2017'de geçmiş projelerindeki başarısızlıkların başlıca nedenleri sorulduğunda, 23% Proje Yönetimi Enstitüsü'nün katılımcıları "yetersiz" olarak adlandırılan kaynak tahmi̇ni̇" ve "kaynak bağımlılığı".

Şeffaflık ve gelişmiş iletişim

Proje yöneticileri bilir ki proje şeffaflığı ekipleri içinde güveni korumak için çok önemlidir. Kaynak yönetimi, çalışanlar ve yöneticileri arasındaki ve aynı zamanda farklı proje yöneticileri arasındaki sağlıklı ilişkileri büyük ölçüde destekler. Bunun nedeni, kaynak mevcudiyeti ve planlanan iş yükü hakkında genel bir bakışa sahip olduğunuzda, bu konuda yanlış kararlar verme olasılığınızın düşük olmasıdır. Sonuç olarak, örneğin belirli çalışanlara çifte rezervasyon yapmazsınız.

Ayrıca, bunun yerine kaynak yönetimi uygulamanızda ele alınan e-postalarla zaman kaybetmenize de gerek yoktur. Örneğin, proje ekibinize belirli bir insan kaynağı eklemeyi planlıyorsanız, ancak projenin kendisi 100% yeşil ışık yakmadıysa, diğer PM'lerle temasa geçmeniz ve bazı çalışanlar için "dibs çağırmanız" gerekmez. Aracınız bu kişi için geçici bir rezervasyon eklemenize izin vermelidir: diğer yöneticiler bu kişinin muhtemelen ekibinize katılacağını görecektir.

Başka bir senaryo üzerinde çalışalım: Bu kez kısa bir tatile çıkmak isteyen bir çalışan söz konusu. Projelerine bir e-posta gönderirler veya kaynak yöneticisi veya başka bir süpervizör tarafından gönderilir ve e-posta zinciri başlar. Ne zaman bir izin yönetim sistemi sayesinde, çalışanlar tatil taleplerini birkaç tıklamayla halledebilecekler. Ayrıca, tatilin kendisi sisteme kaydedilecek, böylece o gün herhangi bir garip "bugün çalışıyor musun?" konuşması olmayacak. Bu aslında bizi bir sonraki noktaya, ekip mutluluğuna götürüyor.

Takım mutluluğu

Bugün izin gününüz olduğunu düşünün. Bazı planlarınız var ya da belki de tüm gün dinlenmeye hazırlanıyorsunuz. Her iki durumda da, sanki o gün işteymişsiniz gibi iş arkadaşlarınızdan e-postalar veya Slack mesajları almanın oldukça can sıkıcı olacağını düşünüyorum. Programınızı gerçekten fark etmedikleri hissine kapılabilirler. Aynı şey iş yoğunluğu yaşadığınız, ancak sürekli daha fazla göreve atandığınız zamanlar için de geçerli. Ya da siz bir yarı zamanlı çalışan Mesai saatleri dışında gerçekleşen toplantılara davet edilmesiyle ünlü.

Bu tür durumlar, bir kaynak takvi̇mi̇ ve kaynak yönetiminin en iyi uygulamalarını takip edin. İnsan kaynaklarınıza fark edildiklerini ve programlarına saygı duyulduğunu hissettirmek zorunludur. Söz konusu programa kolay erişiminiz olduğunda, zamanlarına dikkat etmek çok daha kolaydır. Bu da çalışanlarınızın mutluluğunu artırabilir.

Ekip üyeleriniz de iş yerinde üretken olmalarına ve aynı zamanda işlerini aksatmamalarına olanak tanıyan optimum iş yükünü takdir edeceklerdir. iş-yaşam dengesi. Bir yönetici olarak herkesin ne kadar işi olduğunu bildiğinizde, fazla veya eksik işleri tespit edebilirsiniz. az kullanılmış insanlar hemen.

Stratejik planlama ve daha iyi karar verme

Şirketinizin kaynaklarını, bu kaynakların zamanlamasını ve kullanılabilirliğini görebildiğinizde, işinizin temel yönleri hakkında daha iyi kararlar verebilirsiniz.

Örneğin, ekibinizin bir takımının olup olmadığını bileceksiniz. kapasite yeni bir proje için. Kaynak takviminde bir şeyi hemen fark edemeseniz bile, bilinçli bir arama yapmak için verileri kullanabilirsiniz. Ekibinizin performansını analiz edin zaman çizelgeleri performanslarındaki kalıpları görmek için önceki bazı projelerden veya şirketinizin mevcut kaynak kullanımı-Kaynak yönetimi size zor kararlar almanıza yardımcı olacak değerli araçlar sunar.

Ayrıca gelecekteki işe alımları daha iyi planlayabilirsiniz: ekip kullanım raporlarını ve geçmiş verileri şu amaçlarla nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇.

Maliyetleri düşürmek

Kaynak yönetiminin ekibinizin iletişimini geliştireceğini ve sonuç olarak size biraz para kazandıracağını zaten biliyorsunuz. Ayrıca önemli olan, özel bir yazılım kullanmanın bazı gereksiz idari maliyetleri (kağıt zaman çizelgeleri doldurmak veya devamsızlıkların takibi manuel olarak). Kaynak yönetimi araçlarıyla nasıl tasarruf edeceğinizi öğrenmek istiyorsanız, şu adrese mutlaka göz atmalısınız Apptension'ın vaka çalışması. Kuruluşta Teamdeck'i uyguladıktan sonra ayda neredeyse $10k tasarruf etmeyi başardılar.

Etkin kaynak yönetimi nedir?

Yukarıda özetlenen faydalar bir yıldız işaretiyle birlikte gelir: bunlar yalnızca kaynak yönetimi süreciniz etkili olduğunda görülebilir. Merak ediyor olabilirsiniz: Çabalarımın başarılı olduğundan nasıl emin olabilirim? Bunun kısa tarifi şudur: en iyi uygulamaları takip edin ve sonuçlarınızı düzenli olarak izleyin. İşte nasıl yapılacağı.

Teamdeck'in blogunda, hem acemiler hem de profesyoneller için düzenli olarak kaynak yönetimi ve proje yönetimi kılavuzları yayınlıyoruz. Etkili kaynak yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bununla başlamak isteyebilirsiniz proje kaynak yöneti̇mi̇ rehber.

Bu blog yazıları da kaynak yönetiminde daha iyi olmanıza yardımcı olacaktır:

Kaynak yönetimi çalışmalarınızı ölçün

Sonuçlarınızı izlemek, iyileştirme alanlarını belirlemenin ve proje kaynaklarınızı yönetme açısından neyin iyi çalıştığını görmenin en iyi yoludur.

Neyi ölçebilirsiniz?

Ekibinizin müsaitlik durumu, rezervasyonlar, takip edilen süre veya tatiller hakkında veri toplamazsanız bu metrikleri takip etmek imkansızdır. Bazı proje yönetimi araçlarında kaynakları yönetmeye yönelik özellikler bulunur, ancak süreçlerinizi analiz etmek için özel kaynak yönetimi yazılımlarından da yararlanabilirsiniz.

Teamdeck birden fazla projede kaynakları planlamanıza olanak tanıyan bir kaynak yönetim yazılımıdır. Çalışanlar tatil programlarını planlayabilir, uygunluk durumlarını kaydedebilir ve farklı görevler üzerinde çalışarak geçirdikleri zamanı takip edebilirler. Teamdeck'in raporlama özellikleri, daha sonra yöneticileriniz veya müşterilerinizle paylaşabileceğiniz otomatik güncellenen analitik gösterge tabloları oluşturmanıza olanak tanır. Uygulamaya ücretsiz olarak kaydolabilir ve deneyebilirsiniz Burada.

Proje raporu şablonları ve fikirleri arıyorsanız, bu yazılara göz atmalısınız:

Kuruluşunuzda kaynak yönetimini uygulamaya hazır mısınız?

Umarız bu blog yazısı sizi kaynak yönetiminin işletmenize önemli faydalar sağlayabileceği konusunda ikna etmiştir. Aynı zamanda, şirket çapında yeni bir sürecin uygulanmasının zorlu bir görev olabileceğini biliyoruz. Sizin için de durum böyleyse şunları yapabilirsiniz Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarısı uzmanımız. Şirketinizin kaynak yönetimi ihtiyaçlarını belirlemenize yardımcı olacak, size özel bir araçla kaynakları nasıl verimli bir şekilde yöneteceğinizi gösterecek ve bu stratejiyi kuruluşunuzda uygulamak için bir plan oluşturacaktır.

İlgili gönderiler

Liderlik

Çalışan Devir Hızını Azaltmak için 8 Fikir

  Düşük çalışan devri birçok şirketin hedefidir ve haklı olarak da öyledir. Elde tutma oranlarınız tatmin edici olmadığında, yeni insanları işe alma ve işe alıştırma konusunda endişelenmeniz gerekir, ayrıca personel değişiklikleri şirketinizin performansını hızla raydan çıkarabilir...

Ania Kitowska