Ekip liderleri ve yöneticiler için kaynaklara göz atarken, mikro yönetime karşı pek çok kanıt bulacaksınız. "Ekip üyelerinize mikro yönetim uygulamayı bırakın!" "Çalışanlar mikro yönetim uygulayan yöneticilerden nefret eder!" - Bu, mikro yönetimin her zaman kötü olduğu anlamına mı gelir? Bu yazıda, mikro yönetimin gerçekten de potansiyel olarak zararlı bir strateji olduğunu, ancak etkili olabileceği durumlar da bulunduğunu göstermeye çalışacağız.
Ama önce, proje ortamlarında mikro yönetimin gerçekte ne olduğunu tanımlayalım.
Proje yönetiminde mikro yönetim neden vardır?
Mikro yönetim, ekibinizi ve onların çalışmalarını çok yakından kontrol ettiğiniz bir yönetim tarzıdır. İçinde proje ve kaynak yöneti̇mi̇Bir projeyi teslim etmeye çalışan ekibi içerir.
Birçok proje paydaşı (iç ve dış) bir projede çalışan kişileri aşırı derecede kontrol ediyor olsa da, bu blog yazısında mikro yönetim uygulayan bir proje yöneticisine odaklanacağız.
Bir proje ekibini yönetirken mikro yönetimin dezavantajlarına ve avantajlarına (evet, bazıları var) dalmadan önce, kendi davranışınızı analiz etmek ve potansiyel olarak mikro yönetim yapan bir proje yöneticisi olduğunuzu kabul etmek isteyebilirsiniz.
Mikro yönetimci bir Başbakan mısınız?
Bir proje yöneticisi olarak, proje ekibinizin çalışmalarını denetlemeniz gerekecektir. Amaç projeyi başarıyla tamamlamaktır: zamanında ve bütçe dahilinde. Bu izleme sorumluluklarının aşırı kontrole dönüşmesi fazla zaman almaz. Bu davranışlardan bazılarını kendi işinizden tanıyorsanız, mikro-yönetici bir PM'nin işaretlerini sergiliyor olabilirsiniz:
- Ekibinizin görevlerinin her küçük ayrıntısını onlar için planlıyorsunuz.
- Ekibiniz için görevleri tamamlama eğilimindesiniz çünkü "siz yaptığınızda daha hızlı/daha iyi oluyor".
- Ekibiniz sık sık durum toplantılarına katılır ve/veya düzenli durum raporları sunar.
- Ekibinizdeki herkesin şu anda ne üzerinde çalıştığını tam olarak biliyorsunuz, ancak mutlaka Projenin genel durumunu anladığınızı hissedin.
- Sık sık kendinizi feda etseniz bile iş-yaşam dengesiStrateji düşünecek vaktiniz yokmuş gibi hissediyorsunuz.
- Projenin her yönünü kontrol etmeye çalışıyorsunuz: "Ben bitti demeden bitmez."
- Projenizin çoğu unsuru, sonuçtan memnun kalmadan önce birçok düzenlemeden geçer.
Artık mikro yönetimin proje yönetimi görevlerinizin önüne geçip geçmediğini söyleyebilirsiniz. Bu liderlik tarzının sonuçlarını tartışalım.[/vc_column_text]
Bir proje yöneticisi olarak neden mikro yönetimden kaçınmalısınız?
Kötü haberlerle başlayacağız çünkü çoğu durumda mikro yönetim, ekip üyeleriniz ve üzerinde çalıştıkları proje için gerçekten iyi değildir. İşte nedeni.
Her şeyden önce, aslında üretkenliği engelleyebilir. A çalışma Kentucky'deki Louisville Üniversitesi'nden araştırmacılar tarafından yürütülen bir çalışmada, "baskı, dikkatinizi yaptığınız görev için kötü olan bir şekilde vermenize neden oluyorsa performansa zarar verir" sonucuna varılmıştır. Çalışmaya katılan kişiler, kontrol edildiklerini hissettiklerinde, görevin sonucuna değil, görevin kendisine odaklanarak, açık izlemenin performansı olumsuz etkileyebileceğini göstermişlerdir.
Çalışanlarınızı aşırı kontrol etme eğilimindeyseniz, özellikle durum toplantıları olmak üzere çok fazla toplantı düzenleme olasılığınız da olabilir. Rehberimizde etkili toplantı yönetimiDurum güncellemelerinin uzun bir toplantı yerine kısa bir yazılı formda paylaşılmasını öneriyoruz.
Ekip üyelerinizin işlerini her yönüyle aşırı derecede kontrol etmek de ekip morali için çok kötüdür. İnsanlar, işlerini yapmak için özerkliğe sahip olmadıklarını düşündükleri için hayal kırıklığına uğrar veya bağlarını koparırlar. Sonunda, proje ekibinizde yüksek bir devir oranına veya siz ve ekibiniz arasında çatışmalara neden olabilir. Şunu söylemeye gerek yok güven oluşturmakki bu proje ortamlarında çok önemlidir, çok zordur.
Yaratıcılık ve tutku sınırlıdır. Ekip üyeleri daha kararsız ve pasif hale gelir: ne de olsa ne yaptıkları gerçekten önemli değildir - PM'leri her halükarda düzeltecek bir şeyler bulacaktır. Mikro yönetim uygulayan bir PY, bunun ekibi için bir öğrenme deneyimi olduğunu düşünebilir, oysa aslında kimse bir şey öğrenmez.
Ölçeklenebilir bir proje yönetim tarzı değildir. Diğer insanların muhtemelen tamamlamak için mükemmel donanıma sahip olduğu görevleri düzenlemek/bitirmek/kontrol etmek için muazzam miktarda zaman harcarsınız. Aynı anda hem proje yönetimi görevlerinizi yerine getirmek hem de diğer herkesin görevlerini iyileştirmeye çalışmak imkansızdır. Zamanla çalışanlarınız size bağımlı hale gelebilir ve bu da birlikte teslim etmeniz gereken işin ilerlemesini daha da yavaşlatacaktır.
Mikro yönetim ne zaman uygundur?
Ekip üyenizi mikro düzeyde yönetmek başarılı bir yaklaşım olabilir, ancak yalnızca birkaç durumda:
- A KRİZ (proje çapında gerçek bir kriz, "işler çok yavaş ilerliyor" şeklinde bir gün ortası farkındalığı değil). Ani öncelik değişiklikleri veya kaynak sıkıntısı nedeniyle projenizin takvimi risk altında gibi göründüğünde, ekibinize görev planlama ve yürütme konusunda yardımcı olmanız gerekebilir.
- Hızlı bir şekilde ekip üyelerini hızlandırın. Arada sırada ekibinizdeki bazı kişilerin ekstra bir desteğe ihtiyacı olduğunu görebilirsiniz. Belki de ekipte yenidirler ve görevlerini ya da projenin karmaşıklığını tam olarak anlamamışlardır? Bu çalışanlar, çalışmalarını bir süre aktif olarak izlemenizden gerçekten fayda sağlayabilir.
Uzaktan bile olsa etkili olabilmesi için mikro yönetimin kısa vadeli bir çözüm olması gerektiğini unutmayın.
İşte projenizde mikro yönetimi nasıl önleyeceğiniz
İdeal olarak, ekibinizi mikro düzeyde yönetmek istemezsiniz. Aynı zamanda, bir proje yöneticisi olarak, görevlerin yerine getirildiğinden ve projenin doğru yönde ilerlediğinden emin olmak istersiniz. Bize göre, mutlu ve üretken proje ekiplerinin iki temel unsuruna dikkat ettiğinizde her iki hedefe de ulaşabilirsiniz: proje şeffaflığı ve çalışan görünürlüğü.
Ekip ve proje şeffaflığı ekip üyelerinizi kontrol etme ihtiyacınızı ortadan kaldırabilir. Nasıl mı? Açık iletişimi teşvik ettiğinizde ve insanların görevlerini anladığından emin olduğunuzda, onları bu kadar yakından izlemeniz gerekmez. Herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, bunları size bildirirler ve birlikte çözebilirsiniz.
Bununla birlikte, çalışanlarınız bazı düzeltici önlemlerin alınması gerektiğini görmüyor bile olabilir. Örneğin, görevleri üzerinde çalışıyor olabilirler, ancak bu görevler için harcadıkları gerçek sürenin tahminlerinden giderek daha fazla farklılaştığını fark etmiyor olabilirler. Bu, günlük çalışmalarınızda fark edilmesi zor olan, ancak büyük resme baktığınızda kolayca fark edilebilecek bir şeydir. İşte bu yüzden aşağıdaki özelliklere sahip olmak avantajlıdır görünürlük Ekibinizin iş yükü, zaman çizelgeleri ve uygunluk durumu. Sık sık durum raporu talep etmeden bunu nasıl başarabilirsiniz? Cevaplardan biri şu olabilir kaynak yöneti̇m yazilimi kuruluşunuzda. Çalışanlarınız bunu zamanlarını takip etmek ve atandıkları projeleri kontrol etmek için kullanabilir ve siz de bir yönetici olarak ekibin performansı Ekip üyeleriniz üzerinde çok fazla baskı oluşturmadan.
Bu resme bir göz atın: