Aşağıda okuyabileceğiniz gibi, İş Tahmini ve Planlama Enstitüsü'ne göre, her karar ve eylem - bilinçli olarak olmasa da - kaynak tahminine dayanmaktadır. Bu makale, Ofis Müdürü ve Mali İşler Müdürü'nün deneyimlerine dayanmaktadır.
Makale içeriği:
- İnsan kaynakları tahmin tanımlarının karşılaştırılması
- Ekip kullanım tahmin raporu
- Trend analizi ve yardımcı rolü kaynak yöneti̇m yazilimi kaynak tahmi̇ni̇
Konuklarımız Piotr ve Iwona ile birlikte, size bir kaynak planlayıcısı bu anlayışı derinleştirmek ve sonuç olarak daha güvenli tahmin seçimleri yapmak için veri sağlayabilir.
Iwona Marciniak - Ünlü bir yapım şirketi olan UNIT9'un teknik departmanı Le Polish Bureau'da Ofis Müdürü.
Piotr Bandosz - Polonya'nın Poznan şehrinde bulunan 50 kişilik yaratıcı yazılım şirketi Apptension'da Finans ve İnsan Kaynakları Müdürü.
Geleceği tahmin etmek için geçmişi kullanmak - İK tahmini hakkında konuşmadan önce birkaç söz
"(...) farkında olsanız da olmasanız da, neredeyse her iş kararı ve süreci bir tahmine dayanır."
(İş Tahminleri ve Planlama Enstitüsü)
Geçmiş olmadan geleceğin de olamayacağı açıkça doğrudur - yüce bir konuşma. Ancak daha açık bir ifadeyle, herhangi bir tahmin - özel hayatta da - verilerin (kendi deneyimlerinizden alınan ve meslektaşlarınız veya destekleyici araçlar tarafından size verilen) ve hayal gücünün bir karışımına dayanır.
Geleceği yaratmak veya sadece belirlenen hedefleri uygulamak ve başarıya giden yolda ortaya çıkacak görev ve zorlukların üstesinden gelmek, her zaman sorunları çözmeye ve doğru yönü seçmeye yardımcı olan veri ve deneyim gibi unsurlara dayanır ve bunları içerir.
(...) tahmin, geçmiş olaylara ve yönetim anlayışına dayalı olarak gelecekteki sonuçları tahmin etme girişimidir.
(WoltersKluwer.com)
İster hava durumu, ister insan ya da hayvan davranışları, ister finans, iş dünyası ya da sadece insan kaynakları hakkında konuşalım, öngörü, veri ve deneyimleri kullanarak belirli bir ihtiyacı ya da iş ihtiyacını karşılamak üzere tahminlerde bulunma ve hazırlık yapma sürecidir.
İK tahmin kararlarını destekleyen veriler nasıl toplanıyor?
Anlamdan eyleme - İK tahminlerinin anlaşılması
Yukarıdakileri aklımızda tutarak, İK öngörüsünün anlamını tahmin edebiliriz.
İK tahmini veya insan kaynakları tahmini, mevcut verileri kullanarak bir şirketin personel gereksinimlerini belirleme veya tahmin etme sürecidir.
(the-definition.com)
Bu anlamda, şirket veya iş perspektifinden beklenen yeterli ve beklenen sayıda ve uygun vasıflı çalışanların sağlanması üzerinde durulmaktadır. Ve amaç, işin sürekliliğini sağlamak, sadece nitelikli çalışanlar sayesinde iş ihtiyaçlarını karşılamaktır.
Bu anlam, kaynak ve proje yöneticileri arasında çok popüler bir terim olan kapasite planlamasına yeterince yakındır. Onlar için kapasite planlaması, projeyi veya görevi başarıyla tamamlayabilecek doğru sayıda (uygun şekilde eğitilmiş ve vasıflı) çalışanı elde tutmakla ilgilidir.
Dolayısıyla, insan kaynakları tahmini... talep ve arzı tahmin etmektir. Bir dizi çalışana, beklenen belirli becerilere veya ofis ekipmanına atıfta bulunabilir. İK'da tahmin şu anlama gelir:
Çalışan sayısını değerlendirmek ve çalışan ihtiyaçlarını karşılamak ve iş hedeflerine ulaşmak için gereken beceri, ekipman ve kaynakları hesaplamak.
(rovva.com)
Yukarıdakileri kaynak çizelgeleme ve hatta kaynak yönetimi tanımlarıyla karşılaştırdığımızda tanıdık geliyor mu?
Bu bölümü özetleyecek olursak, insan kaynakları tahmini; verilere, şirket ihtiyaçlarına ve halihazırda şirket çalışanları ile onların bağlılık ve üretkenlik göstergelerine dayanarak kimin istihdam edilmesi gerektiğini tahmin etme sürecidir. Ustalık ve iş gücü açısından istihdam edilir. İnsan kaynakları öngörüsü, gelecekteki projelerin taleplerini karşılamayı amaçlar. Özünde, şirketinizde neler olup bittiğinin doğru anlaşılmasını gerektiren bir operasyondur.
Ekip kullanım tahmin raporu
Piotr, OG Teamdeck kullanıcılarından biri ve beta lansmanından bu yana uygulamayla birlikte. İşi otomatikleştirmek ve verilerden değer elde etmek söz konusu olduğunda birkaç favori geliştirmesine şaşmamalı. En çok kullandığı raporlardan biri 3 aylık üretim tahmini.
Ekibin gelecekteki müsaitlik durumuna ve halihazırda atanmış olan proje rezervasyonlarına dayanmaktadır.
TIP: adlı bir özellik kullanın Özel hesaplama alanı ekleme Kullanım sütununu oluşturmak için.
Finans ve İnsan Kaynakları Müdürü olarak görev yapan Piotr, bu raporu işinin her iki yönü için de kullanabiliyor. Bu ona Apptension'ın planlanan üretim hattına dair sağlam bir genel bakış sağlıyor: eğer kullanım değerleri beklenenden düşükse, satış ekibiyle konuşup önümüzdeki haftalarda daha fazla anlaşmanın kapatılması için potansiyel olup olmadığını görebiliyor.
İPUCU: Farklı rezervasyon türlerini etiketlerle etiketleyebilirsiniz, örneğin henüz onaylanmamış ancak bazı düzenlemeler yapılmış rezervasyonlar için "geçici".
Bu basit tablo aynı zamanda insan kaynakları tahmini için de iyi bir ipucudur
Piotr, belirli kişilerin veya departmanların kullanımını analiz edebilir. Bu şekilde, hangi rollerin kısa süre içinde yüksek talep göreceğini bilir ve işe alım süreçlerini buna göre planlayabilir.
İPUCU: Özel alanlar, Teamdeck'teki projeler ve kişiler için etiket olarak çalışır. Verilerinizi departmanlar gibi kategoriler halinde sıralamayı kolaylaştırırlar. Hem Iwona hem de Piotr, becerilere göre filtrelemek için takım arkadaşlarına bir "iş unvanı" etiketi ekledi.
Yukarıdaki tabloya baktığınızda, Yaratıcı departman bir bütün olarak önümüzdeki aylar için makul ölçüde kullanılıyor gibi görünse de, Luisa'nın işi başından aşkın olduğu için verileri incelediğinizde biraz metin yazarlığı yardımına ihtiyacımız olduğunu görebilirsiniz.
3 aylık tahmin, belirli bir rolün daha uzun bir süre için mi gerekli olacağını yoksa serbest çalışan için daha uygun olan kısa bir iş mi olduğunu değerlendirmek söz konusu olduğunda da yararlıdır.
Geçmiş verilere dayalı insan kaynakları tahmini
Iwona, geçmiş verilere erişimin gelecekteki işe alım süreçlerini optimize etmeye çalışırken de son derece yararlı olduğuna dikkat çekiyor. Geçmiş aylara ve yıllara ait verileri analiz etmek, verilerdeki eğilimleri tespit etmeye ve daha doğru tahminler yapmaya olanak tanır. Örneğin, belirli becerilerin belirli aylarda daha fazla talep gördüğü ortaya çıktı. Artık ekip yaklaşan bir işe alım ihtiyacını tahmin edebildiği için süreç önceden planlanabilir.
Önceki yılları analiz etmek için yeterli veriye sahip değilseniz, yakın geçmişe bakmak da size yardımcı olabilir. Geçmiş veri raporu, kişilerin zaman çizelgelerine dayanıyor ve Iwona'nın da itiraf ettiği gibi "hazırlanması yaklaşık 5 dakika sürdü".
Iwona'nın raporunda üç sütun var:
- Çalışanların iş unvanlarına göre kategorileri, her kategoriyi genişlettikten sonra ayları ve ardından kişileri görebilirsiniz. gruplama verileri bu sıraya koyabilmek için seçenek)
- doğrudan Teamdeck'ten çekilen zaman çizelgeleri - kaynak yöneti̇m yazilimi
- ikinci sütunda takip edilen saat sayısını sağlamak için gereken kişi sayısı
TIP: Sütun İnsanlar özel hesaplama olarak adlandırılır ve formül aşağıdaki gibidir:
Kişi = Zaman Çizelgeleri / 60 / 168
Neden 168? Bu, çalışma ayındaki ortalama saat miktarıdır. Bu sayı ülkeden ülkeye farklılık gösterebilir - sizin durumunuzda en mantıklı olan değeri kullanın.
Satırları genişlettiğinizde ve aylık iş yükünü gerçekte sahip olduğunuz kişi sayısıyla karşılaştırdığınızda bu rapor gerçekten aydınlatıcıdır.
Resimde gördüğünüz, hayali bir UX ekibinin aylık zaman çizelgelerinin bir dökümüdür. Ekipte üç kişi var ve çoğu zaman işi tamamlamak için doğru miktar (işin değeri İnsanlar sütunu 3'ü geçmez). Ancak Aralık ayı UX ekibi için çok yoğun geçmiş gibi görünüyor. Tüm ekip üyeleri normalden daha fazla zaman ayırdı ve hesaplama, bu işi normal zaman dilimi içinde tamamlamak için 3'ten fazla kişiye (aslında 3,43) ihtiyaç duyulacağını gösteriyor.
Bu Aralık ayı olağanüstü yoğun geçmiş olabilir ya da belki de bu yeni ortaya çıkan bir modeldir. Her neyse, Aralık ayını izlemek için her türlü nedeniniz var. iş yükü UX tasarımcılarını yakından takip etmek ve gerekirse yeni işe alımlar planlamak.
TIP: Zaman çizelgesi raporları, çalışanlarınızın maaş bordrosunu hesaplamak için de harika bir temel oluşturur.
İK tahmininde karşılaşılan zorluklar ve bunlara nasıl yanıt verileceği
Söz konusu olduğunda dikkate alınması gereken birden fazla faktör vardır planlama kaynağı ajanslardaki talep. Burada işler hem üretim hattındaki yeni projeler hem de bunları gerçekleştirmek için gereken yeni beceriler açısından hızla değişiyor. Ekibinize katılacak ya da projelere serbest çalışan olarak katkıda bulunacak kişiler arayıp aramadığınıza karar vermeniz gerekiyor. Tabii bir de işe alım sürecinin maliyeti var.
Peki ya kötü zamanlanmış işe alım süreçlerinin sonuçları? Fazla personele sahip ajanslar mali likiditelerini kolayca kaybedebilir, ancak yeterli kaynağa sahip olmamak yaklaşan projeleri tehlikeye atabilir veya özenle hazırlanmış müşteri ilişkilerine zarar verebilir. Açıkçası, burada tehlikede olan çok şey var.
Neyse ki, bu konuda güvenilir veriler var:
- onaylanmış (veya temelde onaylanmış-sonuçlanmayı bekleyen) projeler, tahmini süreleri ve bunları gerçekleştirmek için gereken roller,
- takım arkadaşlarınızın gelecekteki uygunluğu,
- geçmiş kayıtlar: zaman çizelgeleri, kullanım, tahminler vs gerçekler,
size çok yardımcı olacaktır. Veriye dayalı insan kaynakları tahmini, tercihen gerçek zamanlı olarak uygun içgörülerin toplanmasıyla başlar. Bu makalede sunulan analizler, ajansları, yazılım evlerini ve yeni girişimleri desteklemek için özel olarak tasarlanmış Teamdeck yazılımı tarafından yakalanmıştır. proje kaynak yöneti̇mi̇.
Zaten bir hesabınız mı var? Raporlar bölümüne gidin ve kendi analiz panonuzu oluşturun.
Teamdeck'te yeni misiniz? Bir hesap oluşturmak ücretsizdir ve sadece birkaç dakika sürer.