Zamanla, her şirket izin taleplerini yönetmek için bir sistem geliştirir. Dağınık olabilir, zaman alıcı olabilir ama vardır. Mesele şu ki, şirketiniz herhangi bir izin talebi politikasıyla yetinmemelidir. İdeal olarak, süreç çalışanlarınız için sorunsuz ve yönetim ekipleri için yönetilebilir olmalıdır. Bunu nasıl başarabilirsiniz?
Bugün, şirketlerin izin taleplerini ele almak için kullandıkları en popüler üç yöntemi, faydaları ve dezavantajları ile birlikte paylaşacağız. Umuyoruz ki, ekibinizin ihtiyaçlarına en uygun olanı bulabileceksiniz.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
- İzin politikalarının nasıl tanımlanacağına ilişkin öneriler
- Kurumun Rolü kaynak planlama yazılımı izleme özelliği kapalı zaman ile
- Slack'in izin yönetimi yazılımı olarak rolü
İzin talebi politikanızı tanımlayın
Her şeyden önce, çalışanlarınızdan gelen izin taleplerini ele almak için en iyi aracı seçmeden önce, şirketinizin izin politikasının açık ve iyi iletildiğinden emin olmalısınız.
Aşağıdaki ayrıntıları düşünmeye çalışın:
- Çalışanlarınız yılda kaç gün izin kullanabilir? Her tatilin uzunluğuna ilişkin herhangi bir kural var mı?
- Çalışanlar tatil taleplerini ne kadar önceden göndermelidir?
- Talepler kime gönderilmelidir? İK'dan bir kişiye mi? Daha sonra kararlarını yönetime iletecek olan bir ekip liderine mi?
- Çakışan izin taleplerini nasıl ele alacaksınız? İlk gelene ilk hizmet mi, yoksa bu yıl halihazırda izinli olunan gün sayısına göre mi?
Bunları belirledikten sonra, şirketinizin politikalarını belgelediğinizden ve tüm çalışanlar için erişilebilir hale getirdiğinizden emin olun. Bu dokümanlar, ekibinize yeni katılan kişiler için de zorunlu okuma olmalıdır.
Artık aklınızda kesin izin kuralları olduğuna göre, izin taleplerini ele alma yöntemini düşünebilirsiniz. Aşağıda, avantaj ve dezavantajlarıyla birlikte üç farklı seçenek bulacaksınız.
İzin taleplerinin yönetilmesi
İzin yönetimi yazılımı ve çalışan izin takipçisi
İzin yönetim aracı ekibinizin katılımını ve izinlerini takip etmenize yardımcı olur. Bağımsız izin yönetimi araçlarına rastlayabilirsiniz, ancak bunlar daha kapsamlı bir kaynak yönetimi çözümünün parçası olarak da gelebilir. Teamdeck izin yönetimini aşağıdakilerle birleştiren bu tür araçlardan biridir kaynak planlaması ve zaman izleme özellikleri. Ekran görüntülerini de içeren bu blog yazısında uygulamayı örnek olarak kullanacağız.
Bununla birlikte, izin yönetimi uygulamalarının genel faydalarının piyasada bulunan çeşitli araçlarla ilgili olacağını unutmayın. Teamdeck, son dört yıldır üzerinde çalıştığımız için kalbimize yakın ve değerlidir. Kendiniz denemek isterseniz, ücretsiz olarak test edebilirsiniz, kredi kartı gerekmez. [/vc_column_text]
- Çalışanlar için çok uygun. Zamanlarını takip etmek ve yaklaşan ödevleri kontrol etmek için her gün kullandıkları uygulamaya giriş yapabilirler. Tatil talep etmek için tek yapmaları gereken takvimden bir tarih seçmek ve kısa bir izin talep formu doldurmaktır. Önemli olan, çalışanlar kendi rezervasyonlarını kaynak takvi̇mi̇ Böylece görevlerini göz önünde bulundurarak izin tarihlerini seçebilirler. Personel önümüzdeki haftalarda veya aylarda kendilerini nelerin beklediğinden emin olmadığında, yanlışlıkla uygun olmayan tarihler seçebilir. Teamdeck gibi araçlarla, herkesin iş yükü ve planları konusunda daha fazla şeffaflık sağlanır.
- Onaylayanlar için de kolaylık sağlar. Birisi bir izin talebi gönderdiğinde, ilgili kişi uygulamada bu konuda bilgilendirilir. Tek yapmaları gereken, belirli bir çalışanın rezervasyonlarını doğrulamaktır. proje zamanlama çakışmaları ve "Onayla" ya da "Reddet "e tıklayın. Her şey aynı uygulamada gerçekleşir, bu nedenle süreç hızlı ve verimlidir.
- Uygulamayı şirketinizin politikasına göre uyarlayabilirsiniz. İzin yönetimi uygulamaları genellikle farklı izin türlerini özelleştirmenize ve bunları ücretli veya ücretsiz olarak etiketlemenize olanak tanır. Böyle bir ayrım, özellikle aşağıdakileri yapmak istiyorsanız kullanışlı olabilir çalışan bordrosu hesaplama kaynak yönetimi uygulamanızdaki verileri kullanarak. Teamdeck'te, çalışanlarınızın talep edebileceği izin sürelerini de belirleyebilirsiniz (tam gün, yarım gün, vb.)
- İzin yönetimi uygulamasını kullandığınız diğer araçlarla entegre edebilirsiniz. Diyelim ki her yeni çalışan izin talebi hakkında doğrudan Slack hesabınıza bildirim almak istiyorsunuz. Sağlam kaynak yönetimi uygulamaları, yerleşik entegrasyonlar veya otomatik iş akışları oluşturmanız için yollar sunar (ör. Zapier).
E-posta/Slack talepleri
Bu süreci yönetmenin belki de en ilkel yoludur - burada sözlü talepleri hesaba katmıyoruz bile. Yine de birçok ekip için e-posta, izinle ilgili her şey için ana iletişim kanalı olmaya devam ediyor.
Nasıl çalışır? Bir çalışan, izin talebini e-posta veya Slack aracılığıyla yöneticisine veya özel bir İK personeline gönderir. Alıcı talebi analiz eder ve kararını çalışana bildirir. Kağıt üzerinde kulağa hoş geliyor, ancak gerçek hayatta süreç genellikle idealden daha az.
Her şeyden önce, bir e-posta veya Slack talebi diğer önemli mesajların arasında kolayca kaybolabilir. Çalışan taleplerini takip etmek için, bunlardan sorumlu bir kişinin kusursuz bir organizasyon sistemine sahip olması gerekir; örneğin, her izin talebinin atanabileceği bir klasör veya e-posta etiketleri.
Personelin mesajlarında neredeyse her şeyi yazabilmesi de bir zorluk haline gelebilir. Diyelim ki izin kararlarınızı kişinin talebi için sunduğu nedene göre veriyorsunuz. Peki ya birisi belirli bir nedeni eklemeyi unutursa? Cevap yazıp daha fazla ayrıntı istemeniz ve herhangi bir karar vermeden önce bunları beklemeniz gerekir. Çalışanlarınızın önemli bilgileri atlama olasılığını en aza indirmek için bir e-posta/Slack mesajı şablonu hazırlayabilirsiniz, ancak yine de bu kurallara her zaman uyacakları garanti değildir.
Tatil taleplerini iletmek için birincil kanal olarak e-postaları kullanmanın bir diğer dezavantajı, bir kişiye izin verilip verilmeyeceği konusunda bilinçli bir karar vermenin zaman alıcı olabilmesidir. Onaylayan kişinin muhtemelen söz konusu çalışanın takvimini/rezervasyonlarını kontrol etmesi veya proje yöneticisine ulaşması gerekecektir. Aksi takdirde, beklenmedik bir devamsızlık proje zamanlama çakışmaları.
Şirket sınırsız bir tatil politikası sunmuyorsa, belirli bir kişinin izin kotasını aşmadığından da emin olunmalıdır. Son olarak, onaylanan izin süresini bir yere kaydetmeleri gerekir. Eğer ekibiniz kapsamlı bir Kaynak planlama aracıBu, birkaç farklı uygulamaya giriş yapmak ve sonuç olarak tek bir çalışanın izin talebini ele almak için çok değerli zaman harcamak anlamına gelebilir.
Gördüğünüz gibi, izin taleplerini yönetmek için e-posta veya Slack kullanmak bunu yapmanın en verimli yolu değildir. Bazı talepler gözden kaçabilir, bu da çalışanlar için sinir bozucu bir durumdur ve çok düzenli olsanız bile tüm süreç çok zaman alabilir.
Çalışan izin talep formu
İzin talep formlarını uygulamaya koymak, bazı ekiplerin izin yönetimi sürecini düzenlemek için attığı bir adımdır. Formların, özellikle de çevrimiçi olduklarında, özellikle çalışanlarınız için e-postalardan daha verimli yönetilebileceği konusunda hemfikiriz. En büyük avantajı, bir işveren olarak talebi sizin şekillendirmenizdir. Çalışanlar sadece formlarını doldururlar. Bu, gerekli tüm ayrıntıların muhtemelen teslim ettikleri izin talep formuna dahil edileceği anlamına gelir. Bunun da ötesinde, izin talep formu oluşturmak büyük bir yatırım gerektirmez. Böyle bir form oluşturmak için Google Forms gibi ücretsiz yazılımlardan yararlanabilirsiniz.
Herhangi bir dezavantajı var mı? Tatil talep formlarını yönetmenin hala biraz el emeği gerektirdiğini unutmamalısınız. Bunları dosyalamanız, belirli bir çalışanın daha fazla izin için uygun olup olmadığını kontrol etmeniz ve kararınızı bir yere kaydetmeniz gerekir. E-posta talepleriyle çalışmaya benzer şekilde, tek bir talebi işleme koymadan önce birkaç araç kullanmanız gerekebilir.
Sonuç olarak, izin talep formları çalışanların izin taleplerini işleme sürecini basitleştirebilir, ancak hala yapılabilecek olası optimizasyonlar olduğunu unutmamalısınız.
Herhangi bir dezavantajı var mı çalışan izin yönetimi yazılımı? Muhtemelen şirketiniz için en önemli husus, böyle bir aracı kullanmaya başlamak için gerekli olan yatırımdır. Neyse ki, modern uygulamalar genellikle SaaS modelinde aylık bir ücret ödersiniz, böylece önceden çok fazla para harcamak zorunda kalmazsınız.
Örneğin Teamdeck size çalışan başına aylık $3.99'a mal olacaktır. Bunun aşağıdakiler de dahil olmak üzere tüm özellikler için bir fiyat olduğu düşünüldüğünde zaman çizelgeleri, bir online takvim planlayıcıve güçlü raporlaryatırımınızın geri dönüşünü yakında göreceksiniz. Sonuçta, çalışanlarınız daha verimli çalışabilecek ve gereksiz ileri geri konuşmalardan kaçınabilecekler.
Şirketinizin kaynak yönetimi uygulamasından nasıl faydalanabileceğini öğrenmek ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarı uzmanımız. Kendisi size bir ürün turu sunabilecek ve izin talepleri ve İK süreçleri ile ilgili tüm sorularınızı yanıtlayabilecektir.
Ama, eğer hala merak ediyorsanız çalışan yönetim yazılımı - blogumuzdaki makaleyi okuyun.
Şu konularda yardımcı olacak bir araç arıyorum çalışan izin talepleri?