Etkili Uzaktan Ekip İletişimi

Etkili uzaktan ekip iletişiminin zorlukları

Uzaktan iletişim kurmanın aklınıza gelen ilk zorlukları nelerdir? Belki de zaman dilimlerini ve senkronize kalmanın zorluğunu düşünüyorsunuz. Ya da belki de güvenilir olmayan bir internet bağlantısıyla ilgili sorunlardan endişe ediyorsunuz. Bunlar geçerli endişelerdir, ancak aşağıda özetlenen zorluklar, tahmin edilmesi veya fark edilmesi o kadar kolay olmasa da genellikle daha ciddi hale gelir.

Görünürlük eksikliği - Uzaktan ekip iletişiminin etkinliğinin azalmasının 1. nedeni

Uzaktaki ekipler için zor olabilecek görünürlük eksikliği birkaç düzeyde belirgindir:

• Kim müsait?
  Ekibinizi yüz yüze görmediğinizde, kimin işte kimin tatilde olduğunu bilmek daha zordur. İşler aşağıdakiler için daha da karmaşıktır yarı zamanlı çalışanlar ve serbest çalışanlar uzaktan çalışma eğilimindedir. Bunun da ötesinde, birçok uzaktan çalışan esnek saatlerde çalışmakta ve iş görevlerini kişisel faaliyetleriyle dengelemektedir.

• Müsait olup olmadıklarını nereden biliyorsunuz?
  Bu sorunu çözmenin iki yolu vardır: İlk olarak, bir devamsızlık takip süreci ve ekibinizin belirli bir günde kimin müsait olup kimin olmadığını görebileceği bir yer. Ardından, ekip üyelerinizden Slack durumlarını kullanarak mevcut müsaitlik durumlarını bildirmelerini isteyin: "toplantıda" veya "öğle yemeği için dışarıda" gibi kısa güncellemeler yeterli olacaktır.
• Kim ne üzerinde çalışıyor?
  "Bu proje hakkında soru sormak için doğru kişi olup olmadığınızı bilmiyorum, ama işte gidiyorum" - ideal olarak, tahminleri ekibin iletişimi. Diyelim ki 25'ten az ekip üyeniz varsa, kimin ne üzerinde çalıştığını hatırlamak nispeten kolaydır. Ekibiniz daha büyükse, işler çok daha karmaşık hale gelir. Yine, şunları kullanabilirsiniz çevrimiçi bir alan Ekip arkadaşlarınızın kimin hangi projede yer aldığını kontrol edebileceği yer.

Teamdeck'in kaynak takvimi, ekibinizin müsaitlik durumu ve iş yükü ile ilgili tek bir gerçek kaynağıdır. Kimin hangi projeye atandığını, kimin tatilde olduğunu ve kimin bazı kapasite sol (eğer projenize katılabilecek insanlar arıyorsanız). 

• Bunu kim bilmeli?
  Etkili iletişim doğru kişilerin doğru mesajı doğru zamanda alması anlamına gelir. Bunun doğru olması için, uzaktan çalışanlarınızın farklı konularda kimin döngüde olması gerektiğini bilmesi gerekir. "Web sitemizi yöneten Jane Doe, güncellemeleri yayınlayabilmesi için projelerinizdeki yeni kilometre taşlarını bilmelidir" gibi bazı basit kurallar yazın.

Bağlam eksikliği - uzaktan ekip iletişiminin etkinliğinin azalmasının 2. nedeni

Uzaktan çalışan biriyle iletişim kurarken, doğrudan iletişimin sağladığı bağlama sahip değilsinizdir. Özünde, vücut dilini göremezsiniz, çoğu zaman o kişinin son zamanlarda ne yaptığını, ruh halinin nasıl olduğunu vb. bilemezsiniz. Şu örneği düşünün: İş arkadaşlarınızdan birinden bazı bilgileri paylaşmanızı isteyen çok sert bir mesaj aldınız. İlk başta şöyle düşünebilirsiniz: "Bu kişi bana kızgın mı? Kızgın mı? Ben yanlış bir şey yapmadım ki". Bunun nasıl iletişimsizliğe ve hatta çatışmaya yol açabileceğini görebilirsiniz. İşte bu nedenle şu hususlar hayati önem taşır:

• Ekip arkadaşlarınızla bir şey hakkında iletişime geçtiğinizde bağlam sağlayın. "Bana son kampanyanın istatistiklerini en kısa sürede gönder" yazmak yerine, "Bir saat içinde XYZ ile beklenmedik bir toplantım var. Toplantı sırasında gösterebilmem için bana son kampanyanın istatistiklerini gönderebilir misiniz?". Daha fazla bağlam = Daha az yanlış anlaşılma.
• Görüntülü iletişimden yararlanın. Bağlamdan emin olmadığınızda ve meselenin özüne inmenin biraz zaman alacağından endişelendiğinizde, sadece şunu söyleyin: "Hadi hızlı bir telefon görüşmesi yapalım ve bunu tartışalım". Muhtemelen işleri daha hızlı açıklığa kavuşturabileceksiniz.

Bağlantıda kalmanın zorluğu

Uzak ekiplerde çalışan kişilerin bağlantıda kalmak için bilinçli bir çaba göstermesi gerekir. Özellikle insanların rolleri birbirinden bağımsızsa veya farklı zaman dilimlerinde çalışıyorlarsa, iletişimi Slack'te veya e-posta yoluyla paylaşılan kısa mesajlarla sınırlamak oldukça kolaydır. Bir ekip lideri olarak, düzenli video görüşmeleri yapmayı teşvik ederek ekip ruhunu geliştirebilirsiniz, eki̇p kurma etki̇nli̇kleri̇veya hatta mem yayınlamaya adanmış bir sohbet kanalı (diğer kültür güçlendirici kanallar için fikirleri görebilirsiniz Burada). 

1:1 toplantılar için az sayıda fırsat

Bu nokta biraz zor. Şöyle düşünebilirsiniz: Nasıl oluyor da 1:1 toplantılar için daha az fırsat oluyor? Sonuçta, insanlar istedikleri zaman özel olarak sohbet edebilirler: uzak ekipler tarafından kullanılan birçok iletişim aracı özel görüşmelere izin verir.

Bu, çalışandan çalışana sohbetler için geçerlidir, ancak ekibinizi her gün görmediğinizde yönetici-doğrudan rapor 1:1'leri hızla unutulabilir. Alternatif olarak, ekibinizle düzenli olarak sohbet ettiğinizde yanlış bir güvenlik hissine kapılabilirsiniz-herkes mutlu görünüyor, ek 1:1 toplantılara gerek yok. Ekibinizin algılanan refahı ne olursa olsun, sadece var.

Kabul etmek gerekir ki bu zorluk sadece uzaktaki ekiplere özgü değildir. Ofis içi ekip üyeleri de patronlarıyla ihtiyaç duyduklarından daha az görüşme şansı bulabilir. Ancak söz konusu uzaktan çalışanlar olduğunda, arada bir sizinle konuşma fırsatı bulduklarından emin olmanız gerekir. Bu toplantılar için sabit bir zaman planlayabilir veya çalışanlara düzenli olarak 1:1 için bir zaman dilimi seçmelerini hatırlatabilirsiniz. Bu şekilde, dağıtık çalışanlarınızla daha iyi bağlantı kurabilir ve ayrıca ekibinizle güven oluşturun.