Projelerin kârlılığını takip etmek ajanslar, yazılım şirketleri veya her türden danışmanlık için çok önemlidir. Birden fazla müşteriyle birden fazla proje sunmak için çalıştığınızda, çabalarınızın kâr getirdiğinden emin olmanız gerekir. Bunun da ötesinde, projelerinizin kârlılığını analiz etmek, fiyatlandırma stratejinizi ve gelecekteki nakit akışlarınızı iyileştirmenize yardımcı olacaktır. Örneğin, çok az ücret aldığınız veya çok fazla faturalandırılamayan saat harcadığınız ortaya çıkabilir.
Bu makaleden ne öğreneceksiniz?
Mesele şu ki, karlılığı proje tamamlandıktan sonra değil, gerçekleşirken takip etmek istersiniz. Neden mi? Çünkü iyileştirme alanlarını, örneğin çalışanlarınızın müşteri toplantılarında faturalandırılamayan çok fazla zaman harcadığını ne kadar erken tespit ederseniz, bu sorunları ele alabilirsiniz.
Proje kârınızı izlemek için özel muhasebe araçlarına mı ihtiyacınız var? Şart değil. Bu blog yazısında size bir kaynak planlama ve muhasebe aracının çalışan zaman takip yazılımı, Teamdeckprojenin maliyetlerini ve kârını takip etmek için kullanışlı bir araç olabilir.
Proje karlılık raporunuzu oluşturmaya başlamadan önce yapmanız gerekenler Teamdeck'e kaydolun (7 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz, kredi kartı gerekmez). Harika bir şirkette olacaksınız: interaktif ajanslar, yazılım şirketleri ve startup'lardan 3500'den fazla müşteri Teamdeck kullanın ekiplerinin çalışmalarını her gün planlamak ve yönetmek için.
Şimdi proje karlılık raporunuza geçelim. İki tipik proje bütçesini ele alacağız: sabit fiyat ve zaman ve malzeme. 
Sabit bir bütçeyle çalıştığınızda, tek yapmanız gereken projenizin maliyetlerini takip etmek ve bunları toplam fiyattan çıkarmaktır. Yazılım lisansları veya seyahat masrafları gibi giderleri takip etmek, muhasebe departmanı bunları kontrol ettiği için genellikle nispeten kolaydır. Ancak, projenizin maliyetinin büyük kısmı ekibinizin iş gücünde yatmaktadır. Bu maliyetler nasıl takip edilir?
Bunu yapmanın en kolay yolu Şirketinizde zaman takibini benimseyin. Birçok faydalarBunlardan biri de proje harcamalarını doğru bir şekilde izlemenizdir. Elbette, zaman çizelgelerinizin güvenilir olması için ekibinizin zamanlarını düzenli olarak, ideal olarak gerçek zamanlı olarak takip etmesi gerekir. Teamdeck gibi sağlam zaman takip araçları kullanışlı eki̇p zaman taki̇pçi̇leri̇ web için ve mobil cihazlar.
Ekipleriniz farklı projeler için harcadıkları zamanı takip ettiklerinde, kolayca bir proje mali̇yet raporu Teamdeck'te:
1. Üst menü çubuğundaki raporlama paketine gidin ve "yeni oluştur" artı simgesine tıklayın. Şablon kullanmadan sıfırdan bir rapor oluşturmak istediğimiz için "özel oluştur" seçeneğini seçin.
2. Yeni bir tablo ekleyin. Varsayılan olarak, şirketinizin tüm projelerini zaman çizelgeleri, rezervasyonlar ve tatillerle ilgili verilerle birlikte gösterecektir. Ekibinizin iş gücü maliyetlerini takip etmek için yalnızca zaman çizelgelerine ihtiyacınız vardır, bu nedenle diğer sütunları kaldırabilirsiniz. Tablonuz aşağıdaki gibi görünmelidir (yalnızca sol sütunda listelenen projelerinizle):
[/vc_column_text]
3. Yalnızca bir projenin maliyetlerini izlemek istediğiniz için diğerlerini filtreleyebilirsiniz. "Filtreler "e tıklayın, ardından bilgileri projelerin adlarına göre filtrelemesi gereken yeni bir tane ekleyin. Analiz etmek istediğiniz projenin adını girin ve "uygula "ya tıklayın.
4. Bir sonraki adım, bu projede çalışan her bir çalışan tarafından üretilen maliyetleri hesaplamaktır. Tablodaki proje adının yanındaki küçük oka tıkladığınızda zaman çizelgelerini görebilirsiniz:
5. Her birinin farklı bir saatlik ücreti olduğunu varsayacağız. Bu değeri girebileceğimiz yeni bir sütun ekleyelim. Metrikler -> Özel ekle -> Özel değerler sütunu ekle'ye gidin. Ardından yeni sütununuzun adını girin (örneğin: "Dahili saatlik ücret") ve para birimi veri türünü seçin. Tablonuzda boş hücreleri olan yeni bir sütun göreceksiniz.
6. Özel değerler sütunu, elektronik tablo sütunu gibi çalışır. Bir hücreye tıklayabilir ve oraya manuel olarak bir sayı ekleyebilirsiniz. Bu sütunu ekibinizin ücretleriyle dolduralım. Tüm ekip için standart bir saatlik ücretimiz olmadığından ilk satırı boş bırakabilirsiniz.
7. Şimdi, bu projede çalışan her bir çalışan tarafından üretilen maliyetleri hesaplayacak bir sütun ekleyelim. Yeni bir sütun ekleyin, ancak bu kez "özel değerler sütunu" seçmek yerine "özel hesaplama alanı ekle" seçeneğini seçin, çünkü burada biraz matematik yapmamız gerekiyor.
Sütununuzu adlandırın (örneğin, "Maliyetler"), bir para birimi veri türü seçin ve formülü girin:
(Timesheets: Time / 60) * Özel değerler: Dahili saatlik ücret
Sütunlarınızın adlarını yazmaya başladığınızda, Teamdeck formüle koymak için doğru alanı önerecektir. Eğer saat üzerinden işlem yapmak istiyorsanız, zaman çizelgelerini 60'a bölmeyi unutmayın; zaman sistemimizde dakika olarak kaydedilir.
İşte her çalışana atanmış maliyetleri içeren yeni bir sütun.
8. Yapmak istediğimiz son şey, "Toplam" satırındaki tüm bireysel maliyet değerlerini toplamaktır. Üzerine tıklayın ve aşağıdaki formülü girin:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Yine, siz değerleri yazdıkça Teamdeck eşleşen sütun adlarını önerecektir.
İşte bu kadar! Projenin karlılığını görmek için sabit bütçenizle karşılaştırabileceğiniz doğru proje maliyetleri raporunuz elinizde.
Excel elektronik tablonuzda böyle bir tablo oluşturabilir misiniz? Evet, ancak insanlar zamanlarını takip etmeye devam ettikçe düzenli güncellemeler yapılması gerekecektir. Teamdeck ile her zaman doğru zaman çizelgesi verileri elde edersiniz, böylece maliyetleri neredeyse gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Elektronik tablo tabanlı bir rapor tutmaktan çok daha kullanışlı ve hızlıdır.
Müşterilerinizi zaman ve malzeme modeline göre ücretlendirdiğinizde, muhtemelen ekibinizin zamanını zaten takip ediyorsunuzdur. Müşterilere doğru fatura kesebilmek için kesin zaman çizelgesi verilerine sahip olmak çok önemlidir.
Teamdeck ile ekip üyeleriniz zamanlarını kolayca takip edebilir ve siz de projenizin kârını büyük bir doğrulukla izleyebilirsiniz. Birisi zaman çizelgesine yeni bir zaman girişi yapar yapmaz, proje karlılık raporunuz güncel bilgilere sahip olacaktır.
Projenizin kârını hesaplayan bir rapor oluşturmak için bu blog yazısının ilk bölümünde açıklanan sabit fiyat raporundaki 1 ila 6 arasındaki adımları tekrarlamanız gerekir.
Bu noktada, ekibinizin zaman çizelgelerini ve dahili saatlik ücretlerini (yani, her bir saatlik çalışma için onlara ödediğiniz para) gösteren bir tablonuz var. Şimdi sıra dış saat ücretleri için bir sütun eklemeye geldi (yani, belirli bir çalışanın bir saatlik işi için müşterinizden aldığınız para). Bunu yeni bir özel değerler sütunu ekleyerek ve değerleri hücrelere yazarak yapabilirsiniz.
Şirketinizin kârı, harici oran ile dahili oran arasındaki farktır. Kârı hesaplayan bir sütun oluşturalım ve bunu çalışanlarınızın bu projede çalıştığı saatlerle çarpalım. Yeni bir "özel hesaplama alanı" ekleyin. Adını verin (örneğin, "Kârlar"), para birimi türünü seçin ve aşağıdaki formülü girin:
(Özel değerler: harici saat ücreti - Özel değerler: dahili saat ücreti) * (Timesheets:Time/60)
Yapılacak son şey, çalışanınızın kârını toplam satırında toplamaktır. Üzerine tıklayın ve girin:
Final tablonuz şöyle görünmelidir:
Elbette, şunları yapabilirsiniz daha fazla özelleşti̇rme Bilgileri filtreleyerek veya yeni sütunlar ekleyerek. Teamdeck'in raporları çok güçlüdür, bu nedenle bunları kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre uyarlayabilmeniz gerekir.
Teamdeck'i şirketinizin proje yönetimi yığınına eklemek hakkında sohbet etmek ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarısı uzmanımız. Size uygulamada yol gösterecek ve ekibiniz için ayarlamanıza yardımcı olacaktır.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...