Aynı anda birkaç proje üzerinde çalıştığınızda, işlerin biraz kaotik olması normal, değil mi?
Yine de, projelerinizin yolunda gitmesini sağlamak ve ekibinizin çalışmalarının iyi planlandığından emin olmak için piyasada pek çok çözüm var. Proje yöneticileri genellikle kaynak planlama yazılımıPeki ya kaynak yönetimi uygulamaları? Her iki çözüm türüne de yatırım yapmak gerekli mi?
Bu blog yazısında, aşağıdaki bazı göstergeleri paylaşacağız Şirketiniz, ekibinizin çalışmalarını daha iyi planlamak ve yönetmek için kaynak yönetimi yazılımını uygulamayı ciddi olarak düşünmelidir.
Aşağıda ele aldığımız işaretlerin her biri için, sağlam bir kaynak yönetimi uygulamasının size nasıl yardımcı olabileceğini de göstereceksiniz.
Şirketlerin karşılaştığı belirli sorunları tartışmadan önce, kaynak yönetimi araçlarının ne olduğunu kısaca özetleyelim.
Kaynak yönetimi yazılımı, ekibinizin çalışmalarını daha iyi planlamanıza ve sonuçları ölçmenize yardımcı olur. Adından da anlaşılacağı gibi, burada odak noktası ekibinizdir:
Çoğu kaynak yönetimi uygulaması kaynak planlama ve tahsisi için özellikler içerir. Kaynak planlaması, zaman takibi ve izin yönetimini bir araya getiren Teamdeck gibi daha kapsamlı araçlar da bulabilirsiniz. Kontrol etmek isterseniz şunları yapabilirsiniz ücretsiz deneme için kaydolun.
Şimdi, karşılaşabileceğiniz zorluklardan bahsedelim:
Projelerin başarısız olmasının birden fazla nedeni vardır, ancak kaynak yönetimi projelerinizi başarıyla gerçekleştirmenize önemli ölçüde yardımcı olabilir.
Her şeyden önce, kaynak tahsisine bakmanız ve doğru kişilerin doğru projeler üzerinde çalıştığından emin olun. Büyük bir ekibiniz ve büyük bir proje portföyünüz olduğunda bunu yapmak kolay değildir. Belirli bir proje için mümkün olan en iyi çalışanları seçtiğinizden emin olmak için, şirket çapında bir kaynak takvi̇mi̇.
Böyle bir takvim, hangi çalışanların projenize katılmak için uygun olduğunu görmenizi kolaylaştırır. Bunun da ötesinde, iyi bir kaynak planlama aracı, ekip üyelerini becerilere, kıdeme veya konuma göre filtrelemenize yardımcı olacaktır. Buna dayanarak, projeye doğru kişileri tahsis edebilmeniz gerekir.
Başarısız projelerin bir başka nedeni de ilerlemelerinin izlenememesidir. Proje yönetim yazılımı genellikle projenin programını göstermek için Gantt çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanır. Ancak, ekibinizin çalışmalarını zaman çizelgeleri aracılığıyla da takip etmelisiniz. Neden mi? Örneğin, insanların belirli bir görev için planlanandan çok daha uzun süre harcadığını gördüğünüzde, bu tüm projenin gecikebileceğinin bir işareti olabilir.
Neden kaynak kullanımı ekibinizin refahı ve projelerinizin durumu için bu kadar önemli mi? Bir yandan, bir işveren olarak ekiplerinizin aşırı çalışmasını istemezsiniz. Teamdeck gibi kaynak planlama yazılımları ekiplerinizin durumunu anında tespit etmenizi sağlar. fazla mesai çalışanlarınızın zaman çizelgelerinde ve onların iş yükü gerçek zamanlı olarak.
Dengeli kaynak kullanımı iş açısından da çok önemlidir. Ekibinizde yapacak yeterli işi olmayan kişilerin bulunmasını göze alamazsınız. Bu ekip üyelerinin kendileri de hayal kırıklığına uğrama olasılığı atama eksiklikleri hakkında. Ne yazık ki, merkezi bir kaynak planlama aracınız olmadığında bazı kişileri kolayca gözden kaçırabilirsiniz. Ekibinizdeki kaynak kullanımını düzenli olarak ölçmek, çalışanlarınızı memnun ve işinizi kârlı tutmak için çok önemlidir.
Projelerinizin iyi gittiğini nasıl anlarsınız? Ekibinizin görev yöneticisindeki "tamamlandı" bölümünü kontrol etmek bir seçenektir, ancak ekibinizin belirli bir proje üzerinde harcadığı süreye de dikkat etmenizi öneririz.
Tahmini proje saatlerini ekibinizin takip ettiği gerçek zamanla karşılaştırmak iyi bir fikirdir. İdeal olarak, zaman içinde değişen değerlere bakarsınız. Teamdeck'in proje raporlama paketinde oluşturulan bu grafiğe bir göz atın:
Koyu yeşil çubuklar ekip rezervasyonlarınızı temsil eder - tahmini saatler. Açık yeşil çubuklar ise bir zaman takip uygulaması aracılığıyla kaydedilen gerçek saatlerdir. Projenin başından beri insanların başlangıçta tahmin edilenden biraz daha fazla saat takip ettiğini görebilirsiniz. Tahminler ve gerçekler arasındaki fark görünürdü ancak o kadar da büyük değildi. Ancak 17 Ocak'ta ekip tahmin edilenden iki kat daha fazla saat takip etti. Yöneticiler için bu, projede bir şeylerin ters gittiğinin göstergesidir. Belki de müşteriden beklenmedik bir değişiklik talebi gelmiştir? Ya da görevlerden birinin beklenenden çok daha zor olduğu ortaya çıkmış olabilir mi? Kabul etmek gerekir ki, fazladan birkaç saat büyük bir sorun teşkil etmez ancak bu durumun haftalar ya da aylar boyunca sürdüğünü düşünün. Zaman takibini kullanmadan ve kaynak yönetimi yazılımınızı izlemeden, projenin doğru yolda olmadığını fark etmeyebilirsiniz.
Çoğu şirket bir tür proje yönetimi uygulaması kullanır. Bu basit bir Kanban panosu veya kaynak planlama yeteneklerine sahip kapsamlı bir çözüm olabilir. Ancak, PM aracınız yalnızca görevlere ve proje kilometre taşlarına odaklanıyorsa, projenizi ve ekibinizi eşit derecede iyi yönetmek için başka bir uygulamaya ihtiyacınız olacaktır.
Neyse ki, kaynak yönetimi araçları genellikle proje yönetimi uygulamalarıyla yerleşik entegrasyonlara, genel bir API'ye veya Zapier uygulamalar.
Bunun birkaç nedeni olabilir. Kaynak tahsisinin proje yöneticileri için önemli bir zorluk olduğundan daha önce bahsetmiştik. Bir başka sorun da birçok şirketin aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışmasıdır. Bir kaynak planlama aracı olmadan, insanları kolayca çifte rezervasyon yapabilir veya proje zamanlama çakışmaları. Son olarak, çalışanların müsaitlik durumu ve planlanan devamsızlıkları hakkında görünürlüğünüz olmadığında proje planlaması son derece zordur. Hızlı tempolu bir proje için bir programcıya rezervasyon yaptırdığınızı ancak projenin tam ortasında iki haftalık bir tatili olduğunu öğrendiğinizi düşünün.
Tahmin edebileceğiniz gibi, kaynak yönetimi uygulamaları, kaynak planlama yeteneklerinin yanı sıra izin yönetimi özellikleri de sundukları sürece sizi tüm bu sıkıntılardan kurtarabilir.
Teamdeck'i kullanarak herkesin programlarını, uygunluk durumlarını ve tatillerini görüntüleyebilirsiniz. Bu şekilde projelerinizi daha güvenle planlayabilirsiniz. Ya değişiklik yapmak zorunda kalırsanız? Teamdeck'te sürükle ve bıraknline takvim planlayıcısıBöylece programı kolayca düzenleyebilir ve ekibinizi yönetmeye geri dönebilirsiniz.
Bazı kaynak planlama araçlarının zamanlama ile izin yönetimini birleştirdiğini zaten biliyorsunuz (izin yönetim sistemi). Bu, şirketinizin İK süreçlerini bir üst seviyeye taşımak için harika bir fırsat.
Ne yazık ki, birçok ekip izin süresini yönetmek için hala elektronik tablolara ve yapılandırılmamış iletişime güveniyor. Bu, sürece dahil olan herkes için verimli değildir: çalışanlar tatil talebi göndermeyi zaman alıcı bulur ve yöneticiler kaos içinde kolayca kaybolabilir.
Sonuç olarak, proje yöneticileri kaynak mevcudiyeti ve planlanan devamsızlıklar konusunda çok az görünürlüğe sahip olabilir. Elbette bu durum maliyetli planlama hatalarına yol açabilir. Etkin kaynak yönetimi ve kapasite planlaması ancak ekibinizde kimin ne zaman müsait olduğunu bildiğinizde mümkündür.
Teamdeck ile çalışanlar sadece birkaç tıklama ile izin talep edebilirler. Kabul edilen her devamsızlık kaynak takviminde görülebilir, böylece proje yöneticileri yeni projeleri planlarken bunu dikkate alabilir.
Ekiplerinizin ne kadar faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saat izlediğini anlamak aşağıdakiler için çok önemlidir proje karlılığının izlenmesi. Saatlerin dağılımını gördükten sonra, optimizasyonlar aramaya çalışabilir ve örneğin faturalandırılamayan saatleri şu şekilde azaltabilirsiniz Ekibinizin toplantılarının etkinliğini artırmak.
Faturalandırılabilir saatler nasıl hesaplanır? Teamdeck'te çalışanlar, zamanı takip ederken zaman girişlerine "faturalandırılamaz" gibi etiketler atayabilirler. Bir yönetici olarak tek yapmanız gereken, seçilen ekipleri veya projeleri analiz etmek için basit bir rapor oluşturmaktır. Dahası, aynı raporu çalışan bordrosunu veya müşterinizden almanız gereken para miktarını hesaplamak için de kullanabilirsiniz.
Umarım, kaynak yönetimi yazılımının ekibinizin araç kutusuna harika bir katkı olabileceğini görmüşsünüzdür. Şimdi, ekibiniz için doğru aracı bulmanız gerekiyor. Okuyarak başlamanızı öneririz popüler kaynak planlama araçlarina genel bakiş. Piyasada bulunan farklı bulut tabanlı araçların özelliklerini ve fiyatlarını karşılaştırmak için kullanın.
Belki de bu blog yazısında gördüklerinizi beğendiniz ve özellikle Teamdeck hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsunuz? Aniela ile bir görüşme planlayınMüşteri Başarı Uzmanımız. Kendisi size Teamdeck'in en önemli özelliklerini gösterecek ve kaynak yönetimini benimseyerek şirketinizin süreçlerini nasıl optimize edebileceğinizi açıklayacak.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.