Bir ajans sahibi veya yaratıcı bir ekibin yöneticisi olarak, zaman takibinin bir ajansın verimliliğini artırdığını ve işinize önemli bir destek sağladığını muhtemelen duymuşsunuzdur. Ancak bazı ekipler, rahatsız edici olabileceği düşüncesiyle zaman takibine temkinli yaklaşıyor. Ancak günün sonunda, eğer en iyi çalışan zaman takip yazılımı Ekibinizin ihtiyaçları için ve zaman takibi kültürünü teşvik etmek için çok kullanışlı bir araçtır. Bu blog yazısında, zaman takibine başladığınızda ajansınızın fark edebileceği farklı faydaları inceleyeceğiz.
Çalışanlarınızdan zamanlarını takip etmelerini istemek, yaratıcı ekiplerin zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda size mükemmel bir görünürlük sağlar. Kimin fazla çalıştığını ve kimin çok az görevi olduğunu bilirsiniz. Ayrıca hangi müşterilerin projelerinin gecikme veya bütçeyi aşma tehlikesiyle karşı karşıya olduğunu da bilirsiniz. Bu bilgiler şunları yapmanıza olanak tanır
Müşterilerinizi faturalandırmak için zaman çizelgelerine güvenmiyorsanız, muhtemelen onlardan çok az ücret alıyorsunuzdur. Birçok çalışan, belirli bir proje üzerinde fazladan bir veya iki saat çalıştığını kaydetmeyi unutacaktır. Ne yazık ki, aylık veya yıllık bir perspektiften baktığınızda bu faturalandırılmamış saatler birikme eğilimindedir. Bir ajans olarak, benzer para sızıntılarını göze alamazsınız. Kesin zaman çizelgeleri herkesin ne yaptığını görmenizi sağlar. Hiçbir müşteri işi fark edilmeyecektir.
[/vc_column_text]
Ajans hayatı yoğun olabilir ve çoğu çalışan fazladan mesai yapmaya yabancı değildir. Yine de ajanslar çalışanlarının iş yükünü göz ardı etmemelidir çünkü aşırı mesainin sonuçları çok ciddi olabilir. Aynı zamanda, günlerini doldurmak için yeterince özel görevi olmayan çalışanlar aynı zamanda mutsuz. Bir ekip lideri olarak, dengeyi korumaya çalışmalısınız kaynak kullanımı. Zaman çizelgeleri sayesinde, kimin çok fazla işi olduğunu ve kimin az çalıştığını kolayca tespit edebilirsiniz.
Birçok ajans müşterilerini zaman ve malzeme modeline göre faturalandırır. Eğer sizin için de durum böyleyse, ekip üyelerinizin zamanını takip etmemek için hiçbir mazeretiniz olamaz. Doğru zaman çizelgelerine sahip olduğunuzda, bunlara dayalı bir fatura düzenlemek çok kolaydır. Finans departmanınız, proje çalışmaları hakkında kapsamlı verilere erişebilmeyi kesinlikle takdir edecektir.
Kaynak tahmini kaç kaynağa ne zaman ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmek anlamına gelir. Ekibinizin zaman çizelgelerinden toplanan geçmiş veriler burada size çok yardımcı olacaktır. Ekiplerinizin farklı aylarda ya da haftalarda ne kadar zaman harcadığına bakarsanız, büyük olasılıkla kalıpları tespit edersiniz (örneğin, kış tatili kampanyaları üzerinde çalışırken daha fazla saat kaydedilir). Bu yıl, yeni çalışanları işe almak için acele etmek veya daha yüksek maliyetle serbest çalışanları istihdam etmek yerine, önceden daha fazla insan kaynağı sağlamayı bileceksiniz.
Ajanslar genellikle yüklenicilerle veya serbest çalışanlarla çalışır. Onlardan ekibinizle birlikte zaman takibi yapmalarını isteyin; böylece projeniz için ne kadar zaman harcadıklarını ve onlara ne kadar ödeme yapmanız gerektiğini görebilirsiniz. Eğer kullanıyorsanız TeamdeckBu kişilerden günlük uygunluk durumlarını kaydetmelerini de isteyebilirsiniz. Projeniz için tam olarak ne kadar zaman harcayabileceklerini ve ne zaman harcayabileceklerini bileceksiniz.
Kabul etmek gerekir ki, tahminler nadiren *gerçekten* doğrudur, ancak zaman takibi ajansınızın tahmin sürecini iyileştirmenize yardımcı olacaktır. Öncelikle, tahminlere ve gerçekleşenlere (planlanan saatler ve takip edilen zaman) bakarak geçmiş projelerinizi analiz edin. Kalıpları belirlemeye çalışın: örneğin, ekibinizin projenin tasarım aşamasını genellikle olduğundan düşük tahmin ettiği ortaya çıkabilir. Bu içgörüye sahip olarak, bir sonraki tahminleri daha güvenle hazırlayabilirsiniz.
Önceki paragraflarda, zaman çizelgelerinde sıklıkla görülebilen kalıplardan bahsetmiştik. Ekibinizin zaman girişlerine baktığınızda, üretkenlikleriyle ilgili bazı iyileştirme alanlarını da tespit edebilirsiniz. Örneğin, çalışanlarınızın oturarak kaç saat geçirdiğine şaşırabilirsiniz toplantılar. Muhtemelen şirketinizin iç süreçlerini optimize etmek veya proje yönetimi tekniklerini geliştirmek için anında fikirler edineceksiniz. Ekibinizin zamanı takip etmesi, hem faturalandırılamayan hem de faturalandırılabilen saatleri etiketlemesi daha da faydalıdır. Bu şekilde, hangi faaliyetlerin size en pahalıya mal olduğunu bir bakışta görebilirsiniz.
Faturalandırılabilir saatlerden bahsetmişken, bunlar projelerinizin kârlılığını değerlendirmek söz konusu olduğunda da çok önemlidir. Ekibiniz bir proje üzerinde çok sıkı çalışıyor, zamanında teslim etmeyi başarıyor ve buna rağmen ajansınız neredeyse hiç kâr etmiyor olabilir. Eğer durum buysa, fiyatlandırmanızı optimize etmek veya sözleşme koşullarınızı müzakere etmek için kesinlikle fırsatlar aramalısınız. Örneğin, müşteri tarafından talep edilen değişikliklerin uygulanmasını faturalandırılamaz zaman olarak değerlendiriyorsanız ve buna rağmen ekibinizin zaman çizelgelerinin büyük bir kısmını oluşturuyorsa, belki de bunun için ücret almalısınız. Zaman takibi, bu kararları müşterilerinize açıklamanız ve gerekçelendirmeniz için size araçlar sağlar.
Ajans ekibinizin mutlu ve işine bağlı olmasını istersiniz. Bunu söylemeye gerek yok. Zamanlarını takip ederek iş yüklerini kontrol altında tutacağınızdan emin olabilirsiniz. Son zamanlarda birileri ciddi bir şekilde fazla mesai? Bunu zaman çizelgesinde görecek ve tepki verebilecek veya mevcut durumu iyileştirebileceksiniz fazla mesai yönetimi. Ekibiniz, çabalarının fark edildiği bir şirkette çalışmayı takdir edecektir. Ayrıca, zaman takibinin kişisel üretkenlikleri üzerinde olumlu bir etkisi olduğunu da göreceklerdir.
Piyasada birçok proje yönetim aracı (aynı zamanda yaratıcı sektöre adanmış) veya daha spesifik konuşmak gerekirse zaman takip uygulamaları bulunmaktadır. Uçtan uca platformdan belirli görev ve sorumluluklara adanmış araçlara kadar. Her biri biraz farklı yeteneklere ve kullanım durumlarına sahip ve bazen gerekli tüm özellikleri tek bir makul fiyatta sunuyor.
Son makalelerimizden birinde, şu konularda ipuçları sıralamıştık çalışan zaman takip yazılımı nasıl seçilir. Kısacası, bir takip uygulamasıyla ne elde etmek istediğinizi ve ekibinizin bunu nasıl kullanacağını belirlemeniz gerekir. Ardından, ihtiyaçlarınıza en uygun aracı seçin.
İçinde Teamdeckkullanışlı bir zaman izleyici, kaynak planlaması veya izin yönetimi konusunda da size yardımcı olabilecek eksiksiz bir kaynak yönetimi yazılımının parçasıdır. Uygulamamıza daha yakından bakmak isterseniz, 30 günlük ÜCRETSİZ Deneme alın veya Aniela ile bir konsültasyon planlayınmüşteri başarısı uzmanımız.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.