Kendinizi meşgul bir yönetici olarak mı görüyorsunuz?
Eğer öyleyse, hangi tanım size daha çok uyuyor?
Umarım, "meşgul" terimini açıklamanın bu iki yolunun çok farklı çağrışımlara sahip olduğunu görebilirsiniz. Muhtemelen bir yönetici olarak, yapacak işlerinizin olması anlamında sık sık meşgul olacaksınız. Hedefleriniz ve öncelikleriniz olacaktır ve ekibiniz sizden tavsiye isteyecektir. Ancak her zaman meşgul olmak, başarılı bir yöneticilikle kesinlikle kaçınabileceğiniz bir şeydir. zaman yöneti̇mi̇ strateji̇leri̇.
Bu blog yazısında, zaman yönetimi ipuçlarımızı paylaşacağız. Bunlardan bazılarını uygulamak nispeten kolaydır, bazıları ise çalışma alışkanlıklarınızı ciddi bir şekilde yeniden değerlendirmenizi gerektirecektir. Ancak, zamanınızı etkili bir şekilde yönetebilmenin bu çabaya değeceğinden eminiz.
Çalışma alışkanlıklarınızı analiz ederek zaman yönetimi becerileriniz üzerinde çalışmaya başlamanızı şiddetle tavsiye ederiz. Neden meşgulsünüz? Belki de her gün saatlerinizi toplantılarda oturarak geçiriyorsunuz? Ya da yeni görevler ve zorluklarla karşılaşır karşılaşmaz ilgilenmek için sık sık bağlam değiştiriyor musunuz? Çalışma şeklinizi değerlendirmeye ve potansiyel iyileştirme alanlarını tespit etmeye çalışın.
Böyle bir analize nasıl yaklaşılır? Şirketiniz aşağıdakileri kullanıyorsa çalışan zaman takip yazılımıgeçmiş verilere güvenebilirsiniz. Aksi takdirde, birkaç gününüzü ne yaptığınızı ve bunu yapmanın ne kadar zamanınızı aldığını not etmeye ayırın. Ayrıca stres, ekibinizden gelen olumsuz geri bildirimler, önemli görevleri zamanında teslim edememe gibi kırmızı bayrakları da tespit etmeye çalışabilirsiniz. Yine de sizi uygun zaman takibini benimsemeye ikna etmeye çalışacağız (bkz. İpucu #7), ancak hızlı notlar neden bu kadar meşgul olduğunuzu anlamak için iyi bir başlangıç olabilir.
Bu hafta/ay/çeyrekte ulaşmak istediğiniz ana hedefleri aklınızın ucundan bile geçirebilir misiniz? Mevcut görevinizin hangi genel hedefe katkıda bulunduğunu söyleyebilir misiniz? Üretken bir yönetici olmak için şirket ve ekip hedefleriyle uyumlu net hedefleriniz olmalıdır. Birkaç gününüzü ekibiniz ve kendiniz için hedefler tasarlamaya ayırmak uzun vadede size çok zaman kazandırabilir. Belirli, ölçülebilir bir hedef doğrultusunda çalıştığınızı bildiğinizde odaklanmanız ve motive olmanız daha kolay olacaktır. Bunun da ötesinde, acil gibi görünen ancak gerçekte ekibinizin başarısıyla çok az ilgisi olan zaman kaybettirici faaliyetlerden başarıyla kaçınabileceksiniz.
Artık hedefleri tanımladığınıza göre, sizi oraya götürecek görevleri ana hatlarıyla belirlemeli ve önceliklendirmelisiniz. Bir yönetici olarak muhtemelen sadece bazı görevler üzerinde çalışacaksınız, bu nedenle gerçekten uzmanlığınızı gerektirenleri seçtiğinizden emin olmaya çalışın. Önceliklendirme teknikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, aşağıdaki kılavuzumuza göz atın proje görev önceliklendirme.
Öncelikler ve zaman yönetimi konusuna değinmişken, önceliklerinize bağlı kalmanız gerektiğini unutmamak kesinlikle çok önemlidir. Oyunbozan gibi görünme riskini göze alarak: sırf heyecan verici oldukları için bir şeyler üzerinde çalışmayın!
Bir senaryo yazalım: Bir yaratıcı ajansta üst düzey yönetici olduğunuzu düşünün. Başladınız UX tasarımcısı olarak kariyerinizve tel kafesler üzerinde çalışırken hala akış hissine değer veriyorsunuz. Şu anki işiniz, ajansınız tarafından yapılan tüm yaratıcı teklifleri gözden geçirmenizi ve UX uzmanları ve illüstratörlerden oluşan bir ekiple çalışmanızı gerektiriyor. İşlerinde harika olduklarına inanıyorsunuz, ancak yine de ara sıra devreye girip bazı tasarımları devralmak istiyorsunuz. Bu tür davranışlar mikro yönetimin bir işaretiama aynı zamanda üretkenliğiniz için de korkunç olabilir.
Günlerinizi sıradan görevlere ayırmanız gerektiğini söylemeye çalışmıyoruz - ideal olarak, birincil yönetsel görevleriniz sizi de heyecanlandıracaktır. Önemli olan yolunuzdan sapmamak ve hedeflerinize ulaşmaya bir adım daha yaklaşmaktır. Ancak, mevcut sorumluluklarınızdan dolayı hayal kırıklığına uğradığınızı hissediyorsanız ve farklı bir alan keşfetmeyi tercih ediyorsanız di̇ğer teknoloji̇lerde kari̇yer yoluBu, bu ihtiyaca daha yakından bakmanız için bir işaret olabilir.
Gelen kutunuzda beliren yeni e-postalar, Slack bildirimleri, "bir dakikanızı alabilir miyim?" diyerek ofisinize giren çalışanlar - Çoğu yöneticinin iş günlerinde meydana gelen pek çok potansiyel kesintiyi listeleyebileceğinden eminiz. Bir yönetici olarak muhtemelen tüm dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınamayacaksınız, ancak bunları daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Hem kendiniz hem de ekibiniz için bazı kurallar belirleyin. Örneğin, e-postanızı günde sadece iki kez kontrol etmeye karar verebilir ve tüm acil e-postaları "başrolde" oynayıp sonraya bırakmak yerine hemen ilgilenebilirsiniz. Bir başka fikir de takviminizde "araya girmeyin" dönemi planlamak olabilir. Bu süreyi odaklanmış çalışmaya ayırdığınız sürece üretkenliğiniz için harikalar yaratabilir.
Bazı insanlar en iyi çalışmalarını ses geçirmez kulaklıklarla müzik dinlerken yaparlar. Diğerleri ise odaklanmış bir çalışma seansının başlangıcında küçük ritüellerden hoşlanır - örneğin yeşil çay demlemek gibi. Odaklanmanızı destekleyen şeyleri ve koşulları belirleyebilir misiniz? Sizi akış durumuna neyin soktuğunu bilmek, bir sonraki ipucunu da uyguladığınız sürece zaman yönetimine çok yardımcı olacaktır.
Üretkenliğinizi neyin desteklediğini fark ettiğinizde, bundan yararlanın. En üretken olduğunuz saatler öğleden önceyse, derinlemesine çalışmaya ayrılmış bir zaman bloğu belirleyin. İş gününüzün ikinci yarısında yaratıcı ödevlerde zorlanıyorsanız, bunları erken saatlere planlayın. Üretkenlik kalıplarınızı bilmek ve bunlardan en iyi şekilde yararlanmak, mükemmel zaman yönetiminin temelidir.
Çalışma alışkanlıklarınızı ve üretkenlik kalıplarınızı analiz etmek hakkında çok konuştuk. Bunları fark etmenize neyin yardımcı olacağını biliyor musunuz? Zaman takibi. Elbette, sadece kuruluşunuzun yönergelerine uymak için hafta veya ay sonunda imzaladığınız zaman çizelgelerinden bahsetmiyoruz. Bunlar genellikle herhangi bir şeyi ölçmek için işe yaramaz. Ancak zaman çizelgenizi gerçek zamanlı olarak sağlam bir zaman taki̇p uygulamasiBu verilerden çok şey öğrenebilirsiniz. İş yerinde zamanınızı nasıl harcadığınızı göreceksiniz: mevcut görevlere, ekip yönetimine veya potansiyel dikkat dağıtıcı unsurlara ne kadar zaman ayırdığınızı. Elinizdeki bu bilgi ile optimizasyonlar yapabilirsiniz: benimseyin etkili toplantı yönetimi, farklı şeyler deneyin zaman yöneti̇mi̇ tekni̇kleri̇ve takviminizde işlerin yerini değiştirin.
Bonus avantaj: Zaman takibini ekip genelinde kullanırsanız, çalışanlarınızın üretkenliği hakkında daha fazla bilgi edinebilir ve projelerinin ilerlemesini takip edebilirsiniz. Hakkında daha fazlasını okuyun zaman çizelgesi yönetimi.
Programınızda optimizasyonlar ararken ekibinizi de unutmamalısınız. Doğal olarak, onlarla konuşmak, geri bildirim vermek ve profesyonel olarak büyümelerine yardımcı olmak için zamana ihtiyacınız olacak. Bire bir toplantılarınız için önceden zaman ayarlamak, onları unutmamak veya uygun olmayan bir zaman diliminde planlamamak için iyi bir fikirdir. Ekibinizle bağ kurmak ve iletişim kurmak birçok nedenden dolayı önemlidir, ancak bunlardan biri doğrudan zaman yönetimiyle ilgilidir. Ekip arkadaşınızın güçlü ve zayıf yönleri hakkında daha fazla bilgi sahibi olduğunuzda, belirli bir görevi kime devretmeniz gerektiğini daha iyi bilirsiniz.
"Boş" bir gününüz olduğunda takviminize ne olur? Büyük olasılıkla insanlar toplantılar, beyin fırtınaları, potansiyel çalışanlarla iş görüşmeleri vb. planlamaya başlar. Elbette, bazen bir toplantıya katılmanız gerekir, ancak bunu kendi koşullarınıza göre yapabilirsiniz. Belirli bir faaliyete ayıracağınızı zaten bildiğiniz zamanı, örneğin odaklanmış çalışma oturumlarınızı engellemek için çevrimiçi takviminizi kullanın. Bu, toplantılar veya diğer talepler tarafından rahatsız edilmek istemediğiniz için tüm günlerinizi engellemeniz gerektiği anlamına gelmez. Dediğimiz gibi, bunlardan sonsuza kadar kaçınmanız mümkün olmayacaktır. Kesinlikle yapabileceğiniz şey, en önemli faaliyetlerinizi takvime koymak ve diğerlerinin rezervasyon yapması için biraz zaman bırakmaktır.
Hedefler belirlendi mi? Görevler önceliklendirildi mi? Harika! Şimdi sıra, sizin ve ekip arkadaşlarınızın gün içinde yeterince çalıştığından emin olmaya geldi. Optimum çalışmayı sürdürmek kaynak kullanımı kritiktir: Çalışanlarınızı (veya kendinizi) aşırı çalıştırmak istemezsiniz, ancak aynı zamanda yetersiz kullanımdan da kaçınmanız gerekir.
Zaman yönetiminizde nasıl bir rol oynuyor? Bir yönetici olarak, bazı görevleri ekip arkadaşlarınıza devretmeye istekli olmalısınız. İş yüklerinden emin olmadığınızda, istemeden de olsa, zaten çok işi olan birinin üzerinde fazladan baskı oluşturabilirsiniz.
Şimdi merak ediyor olabilirsiniz: İş gücümün iş yükünü ve kullanımını nasıl takip etmeliyim? Bu, çalışanlarınızın gözlerinin içine bakarak yorgunluk belirtileri aramakla ilgili değildir. A kaynak planlayıcısı gibi Teamdeck size insanların programlarını izlemenin ve daha iyi üretkenlik için optimize etmenin sağlam bir yolunu sunar. Ayrıca kendi programınızı da izleyebilecek ve sıkışık olduğunu gördüğünüzde, görevleri ekibinize önceden devredebileceksiniz.
Teamdeck gibi kaynak planlama araçları, ekibinizin iş yükü, zaman çizelgeleri ve izinleri konusunda size mükemmel bir görünürlük sağlar. Ekibiniz için iyi bir çözüm gibi mi görünüyor? Bize bir satır bırakın ve bi̇r ürün demosu planlayin Joanna ile.
Aşırı çalışmak sağlığınız için çok kötüdür ve özel hayatınızı da olumsuz etkileyebilir. Meşgul yöneticiler işlerinde de daha kötüdür: ekipleri yönetmek. Araştırma ("Araştırma: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018), "iş yükü daha ağır (ve daha hafif) olan patronların, çalışanlara adil davranmak yerine temel teknik görevlere öncelik verdiğini ve sonuç olarak, çalışanları tarafından adil davrandıklarının bildirilme olasılığının daha düşük olduğunu" göstermektedir.
Elbette, böyle bir yönetici olmak istemezsiniz. Zaman yönetimi ipuçları listemizi kullanın ve size en çok hitap eden birkaç noktayı seçin. Ardından, önümüzdeki birkaç hafta içinde bunları uygulamaya çalışın. Yakında gerçek bir fark göreceksiniz. İyi şanslar!
İşletme sahipleri ve kaynak yöneticileri için en zor görevlerden biri vardiya planlamasıdır. Kimin ne zaman ve ne üzerinde çalışacağını, kişisel tercihlerine ve çalışma koşullarına göre planlamak oldukça zorlayıcı ve zaman alıcı olabilir.
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.
