Bir projeden sorumlu olduğunuzda, proje gereksinimlerini karşılamak için ekibinizin ne yapması gerektiğini genellikle çok iyi bilirsiniz. Peki ya müşteriniz, ne kadar küçük olursa olsun, mevcut proje kapsamının üzerinde çalışmaya başlamanız gereken yeni bir özellik ortaya çıkarırsa?
Bu makale sayesinde ne öğreneceksiniz?
Bir proje yöneticisi olarak bu senaryoya muhtemelen aşinasınızdır, çünkü projeler genellikle kullanıcı geri bildirimleri veya dinamik piyasa koşulları nedeniyle değişir. Bu doğaldır ve çok olumlu sonuçlara yol açabilir (örneğin daha kaliteli bir son ürün). Bununla birlikte, bu beklenmedik düzenlemeler, projenin ilerleyişi üzerinde çok az kontrolünüz olduğu noktaya kadar kapsamın sürünmesine neden olabilir.
Proje kapsamı kaymasına daha yakından bakalım ve proje yönetimi kariyerinizde bununla nasıl başa çıkabileceğinizi tartışalım.
Her şeyden önce, projenin kapsamı nedir? Proje yönetiminde kapsam, bir projenin tüm görevleri, süreçleri, faaliyetleri, gereksinimleri ve çıktıları olarak anlaşılır. Basitçe ifade etmek gerekirse, bir projeyi tamamlamak için talep edilen tüm çalışmalardır.
Proje kapsamı, proje planlamasının bir parçasıdır. Proje yönetimi yaşam döngüsünün bu aşamasının sonucu Proje Kapsam Bildirimidir. Bu, bir projenin kapsamının ("kapsam beyanı" veya "referans şartları" olarak da adlandırılır), kesin olarak belirlenmiş bir kontrol listesini içeren bir dokümantasyonudur
Proje kapsamı belirlendikten sonra sıra proje kapsam yönetim planı adı verilen aşamaya gelir. Projenin uygulanmasında yer alan tüm süreçleri ana hatlarıyla belirtir ve projeyi tanımlanmış beklentiler ve sınırlar içinde tutmak için bir kılavuz görevi görür.
Kapsam kaymasını tanımlamanın en kolay yolu, bunun şu olduğunu söylemektir üzerinde anlaşmaya varılan proje kapsamının ötesinde özellikler ve gereksinimler eklemek. Bu tanımın her iki kısmı da önemlidir çünkü proje kapsamının değişmesi veya genişlemesi kapsam genişlemesi ile aynı şey değildir.
Aksine, değişim proje yönetiminde tamamen normal bir şeydir. Değişiklikler üzerinde anlaşmaya varılmadığında kapsam genişler ve proje gereksinimlerindeki artış kontrolsüz olur.
PMBOK® Kılavuzu (5. baskı) tarafından sağlanan bir tanımda kapsam kaymasının şu şekilde olduğu belirtilmektedir Zaman, maliyet ve kaynaklarda ayarlama yapılmaksızın ürün veya proje kapsamının kontrolsüz bir şekilde genişletilmesi. Bu açıklama, kapsam kaymasının potansiyel sonuçlarını hayal etmenize yardımcı olacak çok önemli bir faktörü vurgulamaktadır. Bunların nasıl olduğundan bahsediyorum Proje kapsamındaki yeni özelliklerin zaman çizelgesine, kaynaklara veya bütçelere göre ayarlanmaması. Esasen, bu değişkenlerden herhangi birinin (veya hepsinin) çok yanlış gidebileceği ve projenizi batırabileceği anlamına gelir.
Kapsam kaymasını tanımladığımıza göre şimdi bunun ana nedenlerini tartışalım.
Kapsam kaymasının aşağıdaki faktörlerin bir araya gelmesinden kaynaklanması muhtemeldir:
Zayıf proje kapsamı. Bu genellikle kapsam kaymasına katkıda bulunan ana faktördür. Projenizin kapsamı belirsiz olduğunda veya mevcut olmadığında, bunu nasıl kontrol edebilirsiniz? Yine de net bir kapsam beyanına sahip olmak bu zorluğun nihai çözümü değildir. Kapsamı doğrulamanız ve tüm proje paydaşlarıyla birlikte imzalamanız gerekir.
Bir başka sorun da gereksinimleri ekibinizdeki doğru kişilere danışmadığınızda ortaya çıkabilir. Örneğin, kapsamınız net olsa ve müşteriniz buna yeşil ışık yaksa bile bazı gereksinimler teknik olarak uygulanabilir olmayabilir. İşte bu nedenle şunları yapmanız çok önemlidir:
Bu süreç hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bizim göz atın proje kapsam yöneti̇mi̇ rehberi̇. Kapsamı başarılı bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.
Kapsam kayması, değişiklik talepleriyle başa çıkmak için belirlenmiş prosedürleriniz olmadığında da meydana gelebilir. Ya da belki bazı değişiklik kontrol kuralları belirlemişsinizdir ancak paydaşlar bunlardan haberdar değildir. Bu blog yazısının bir sonraki bölümünde, projenizi raydan çıkarmamaları için değişiklikleri yönetme hakkında biraz daha konuşacağız.
Kapsam kaymasının daha az beklenen nedenlerinden biri, ekip üyelerinizin yeni bir özellik ekleme veya mevcut bir özelliği genişletme konusunda müşteriden doğrudan etkilenmesidir. Bu tür bir dış baskıyı fark etmek proje yöneticileri için zor olabilir, özellikle de ekip üyeleri bunu şeffaf bir şekilde iletmiyorsa.
Bir başka olası tehlike de paydaşların projeye farklı katılım göstermesidir. Müşterinizin gereksinim toplama aşamasında proje kapsamına o kadar da dikkat etmediği bir durum düşünün. Belki de başka şeylerle meşguldürler ya da projeyle gerçekten ilgilenmiyorlardır. Ancak çalışmanızın ilk sonuçlarını gördüklerinde, aniden daha ilgili hale gelirler ve yeni özellikler bulmaya veya proje hedeflerini yeniden tanımlamaya başlarlar. Bunun nasıl kolayca kapsam kaymasına yol açabileceğini tahmin edebilirsiniz.
Son olarak, genellikle kontrolünüz dışında olan dış etkilerden bahsetmeliyiz. Beklenmedik senaryolara hazır olmak zordur, ancak bir proje yöneticisi olarak bazı acil durum planları hazırlamalısınız. Sizi şaşırtsalar bile değişiklikleri yönetmenize yardımcı olacaklardır.
Gördüğünüz gibi, kapsam daralmasının pek çok olası nedeni vardır - listemiz kesinlikle kapsamlı değildir. Aklınızda tutmanız gereken şey, kapsam daralmasının farklı faktörlerin bir araya gelmesinden de kaynaklanabileceğidir. Bu nedenle kapsam daralmasını potansiyel olarak nasıl önleyebileceğinizi bilmek faydalı olacaktır.
Başlangıç olarak, kapsam değişikliklerinin her ne pahasına olursa olsun kaçınmanız gereken bir şey olmadığını söyleyelim. Çevik bir ortamda çalışıyorsanız, muhtemelen değişikliklerin olmasını bekliyorsunuzdur. Azaltmak istediğiniz şey, kapsamınızın kontrolsüz büyümesinin sonucudur. Kapsam kaymasını önlemek için bazı stratejileri gözden geçirelim:
Bazı proje yöneticileri "projenin net bir kapsamını oluşturmanın" genellikle söylemekten daha kolay olduğunu düşünebilir ve bunda haklı olabilirler. Birçok proje için, özellikle de yenilikçi çabalar için, bitmiş ürünün neye benzeyeceğinden 100% emin olmayabilirsiniz. Bu durum, değişikliklerin genellikle kullanıcı geri bildirimlerine ve testlere dayalı olarak yapıldığı birçok yazılım geliştirme projesi için geçerlidir. Proje ekipleri, en son teknolojiyi veya deneysel çözümleri kullanmaya karar verdiklerinde başka bir zorlukla karşılaşırlar.
Ancak bu, bu senaryolarda kapsam daralmasının kaçınılmaz olduğu anlamına gelmez. Proje keşif aşaması olarak adlandırılan aşama ile başlayarak makul bir kapsam oluşturma şansınızı artırabilirsiniz. Bu, hipotezleri test edebileceğiniz, varsayımlara meydan okuyabileceğiniz veya prototipler oluşturabileceğiniz bir dönemdir. Tüm bunlar fikirlerinizi doğrulamak ve önerilen çözümlerin uygulanabilir olup olmadığını kontrol etmek içindir.
Kapsam kaymasını önlemek için birkaç en iyi uygulamadan bahsettik, peki ya bunu zaten yaşıyorsanız? Belki de görünüşte küçük değişiklik talepleriyle başladı veya belki de paydaşlar proje başlangıcından bu yana ek özellikler bekliyorlar. Kapsam kaymasını yönetmek mümkündür ve işte size birkaç seçenek.
Her şeyden önce, kapsam daralması cesaret kırıcı olabilir, ancak bu pasif ve yenilmiş olma zamanı değildir. Kapsam kayması yaşayan projeler yine de iyi sonuçlanabilir.
Tüm değişiklik taleplerini daha yakından incelediğinizden ve sonuçlarını dikkatle analiz ettiğinizden emin olun. Değişikliklerin projenizin bütçesini ve zaman çizelgesini nasıl etkileyeceğini değerlendirin. Ekibiniz belirli bir değişikliği zaten uygulamış olsa bile, projenizin geri kalanı üzerindeki potansiyel etkisini araştırmak yine de değerlidir.
Ayrıca aşağıdakilere dikkat etmek için de harika bir zaman kaynak tahmi̇ni̇. Değişiklik talepleri projenin bu yönünü de etkilemiş olabilir. Bu projeyi gerçekleştirmek için yeterli sayıda ekip üyeniz var mı? Bazı kişileri işe almanız/dışarıdan temin etmeniz gerekecek mi? Çalışanların uygunluğunu ve ekip iş yükü hesaba katın (hakkında okuyun i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Ekip üyelerinizi aşırı kullanmak ve hatta kapsam genişlemesi nedeniyle onları yakmak istemezsiniz.
Kapsam kayması ile başa çıkmak için bir başka strateji de ilk gereksinimlerin bazılarının kapsamını kaldırmaktır. Proje birikiminiz önceliklendirilmişse, yeni eklenenlerle değiştirilebilecek unsurları belirleyebilmeniz gerekir. Sonuç olarak, projeyi teslim etmek için fazladan zaman ve maliyet kazanabilirsiniz.
Değişiklik talepleri yağmaya devam ettikçe, ekibinizin proje beklentileri konusunda kafası biraz karışabilir. Bu da altın kaplamalara ve belirli görevler için daha da fazla zaman harcanmasına yol açabilir. Ekip arkadaşlarının her birinin yeni proje gereksinimlerini anladığını iki kez kontrol etmelisiniz.
Projenizin büyük resmine bakmayı unutmayın. Kapsam kayması bunu da etkiler. Belki de şimdi siz ve proje paydaşları için bir alt proje(ler) oluşturmayı veya bir MVP başlatmayı tartışmak mantıklıdır? Kapsam genişlemesinin olumsuz yanlarından biri, ekiplerin ivme kaybetmesi ve projelerin beklenenden daha uzun sürmesidir. Projenizin kapsamının bir bölümünü ayrı bir sürüm olarak sunmak, bu ivmeyi yeniden kazanmanıza ve ekibinizin daha başarılı hissetmesine yardımcı olabilir. Bu yaklaşımın ticari faydaları da vardır: Bir MVP'yi (minimum uygulanabilir ürün) erkenden piyasaya sürmek, müşterinizin ürünü test etmesine ve müşteriler arasında erken başarı elde etmesine yardımcı olabilir.
Son olarak, kapsam kayması yaşıyor olsanız bile, projenizin sağlığını düzenli olarak izlemelisiniz. Proje raporları size yardımcı olacaktır ekip performansını değerlendirmek ve büyüyen kapsamın etkilerini hesaplayın.
Kapsam kayması nadir görülen bir olgu değildir. Bir proje yöneticisi olarak, kariyerinizin bir noktasında bununla karşılaşacağınız neredeyse kesindir. Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından 2018'de yapılan ankete katılanların yarısı Mesleğin Nabzı anketi son 12 ay içinde kapsam kayması yaşamıştır. 2020 yılında, bu raporun yeni baskısı yetenekleri açısından daha olgun olan şirketlerin, düşük olgunluğa sahip kuruluşlara (30% ila 47%) kıyasla kapsam kaymasından daha az etkilendiğini göstermiştir.
Bu görüşler şaşırtıcı değildir, çünkü kapsam kayması, potansiyel olarak zarar verici olsa da, özellikle iyi eğitimli proje yöneticileri ve idareciler tarafından yönetilebilir. Umarız bu blog yazısı, ekibinizin yararı için kapsam kaymasını yönetmenin yollarını keşfetmenize yardımcı olmuştur.
Proje yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Neden proje yöneticileri için yayınladığımız diğer kaynakları kontrol etmiyorsunuz?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...