Bazen iyi ustalaşmış zaman yöneti̇mi̇ strateji̇leri̇ yeterli değil. Peki çalışan saatlerini nasıl takip ediyorsunuz? Çalışan saatlerini nasıl takip ediyorsunuz? Kullanıyor musunuz çalışan zaman takip yazılımı ve raporları analiz etmek? Saatleri kaydetmeye ayrılmış bir Excel sayfanız veya gerçek bir kağıt zaman çizelgeniz var mı? Ya da belki de çeşitli projeler için harcanan zamanı hiç takip etmiyorsunuz?
Makale şunları içermektedir:
Teamdeck'te biz biliyoruz ki etkili zaman çizelgesi yönetimi şirket için avantajlar sunarken, çalışanlar için de faydalıdır. Süreç şeffaf ve verimli olduğunda her iki taraf da daha iyi durumda olur. Bu makalede, Teamdeck'in raporlama özelliklerini kullanarak nasıl güçlü bir zaman çizelgesi raporu oluşturacağınızı öğreneceksiniz. Bu rapora dayanarak maaş bordrosunu hesaplayabilir, müşterilerinize fatura kesebilir ve ekibinizdeki üretkenlik modellerini anlayabilirsiniz.
Ancak, bir zaman çizelgesi raporunun nasıl oluşturulacağını göstermeden önce, zaman çizelgelerinin kendileri hakkında birkaç kelime. Zaman çizelgesi, belirli bir çalışanın belirli bir müşteri için belirli bir zaman dilimi ve/veya görev veya proje boyunca çalıştığı takip edilen süreleri içeren verileri içeren bir tablodur. Bu amaçla, zaman çizelgelerini kaydetmek için birçok farklı yöntem kullanılır. Kağıttan, özel zaman çizelgesi yazılımından, çalışan zaman izleme uygulamasından veya zaman izleme ve zaman çizelgesi raporları özelliklerine sahip kaynak planlayıcısından.
Ekibinizin zaman çizelgelerine dayalı temel bir rapor oluşturmak için, kaydedilen saatlerine erişmeniz gerekir. Teamdeck, zaman izleme özellikleri sunar (aşağıdakiler dahil mobil zaman takip cihazı), böylece çalışanlarınızın takip edilen zaman verilerini kullanarak raporlar oluşturabileceksiniz.
Teamdeck ile zamanı nasıl takip edeceğinizden emin değil misiniz? Bizim BİLGİ TABANI yardımcı olur.
Zaman çizelgesi raporunuzu oluşturmaya başlamaya hazır mısınız? Teamdeck'te oturum açın ve raporlama bölümüne gidin - bunu üst menüde bulabilirsiniz. Şimdi, üzerine tıkladığınızda Yeni rapor oluşturun, iki seçeneğiniz olacaktır:
Raporlama şablonları kesinlikle yararlı olsa ve işinizi hızlandırsa da, bu makalede zaman çizelgesi raporlarını sıfırdan nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz. Devam edin ve tıklayın özel oluştur.
Artık boş bir rapor oluşturduğunuza göre, onu kolayca verilerle besleyebilirsiniz. Adlandırmayı ve uygun bir tarih aralığı seçmeyi unutmayın (her iki unsur da her zaman düzenlenebilir).
Yeni bir tablo ekleyerek başlayalım (tıklayın tablo ekle) ekibinizin zamanıyla ilgili temel bilgileri içeren bir tablo oluşturun. Zaman çizelgelerinin yeni tablonuzda Rezervasyonlar, Uygunluklar ve Tatil verileriyle birlikte zaten listelendiğini fark edeceksiniz. Yalnızca zaman çizelgesi bilgilerini analiz etmek istiyorsanız, çöp kutusu simgesine tıklayarak diğer sütunları kaldırabilirsiniz. Sonunda farklı projelere bölünmüş bir tablo elde etmelisiniz.
Ekibinizdeki belirli kullanıcı ve çalışanların günlüğe kaydedilen saatlerini mi görmek istiyorsunuz? Tablonuzdaki verilerin gruplanma şeklini değiştirmeniz yeterlidir:
Yukarıdaki ekrana bakın. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, ekibinizin iş yükünü ve ekip performansını daha iyi anlayabilmeniz için bilgileri kişilere, projelere, haftalara vb. göre gruplayabilirsiniz (daha fazla bilgi için i̇ş yükü yöneti̇mi̇).
Böyle bir tablo, çalışan maaş bordrosunu hesaplamak için bir temel oluşturabilir. Ayrıca verileri, örneğin yalnızca belirli projeleri içerecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Böyle bir rapor, saat başına ücret alıyorsanız müşteri faturanıza harika bir ektir.
Raporunuza daha fazla öğe eklemek istiyorsanız sağ alt köşedeki artı simgesine tıklayın. Bir çizgi grafik veya çubuk grafik oluşturarak zaman çizelgesini görselleştirin. Ekibinizin toplam kaydedilen süresinde farklı projelerin oranını da kontrol etmek isteyebilirsiniz. Bir pasta grafik burada yardımcı olacaktır:
Verileri farklı görselleştirme yöntemleriyle analiz etmek, yeni içgörüleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir - örneğin, bir projenin ekibinizin zamanının 30%'sine sahip olduğu gerçeği, ancak boru hattındaki diğer işleriniz kadar karlı değildir.
Çalışanlarınızın kayıtlı saatlerine erişmek kesinlikle değerlidir, ancak bu verileri derinlemesine incelemek daha da faydalı olabilir. Yukarıdaki paragrafları okuduktan sonra, verilerinizi temel kategoriler (kişiler, projeler, zaman dilimleri) halinde nasıl gruplandıracağınızı biliyorsunuz. Şimdi, biraz daha sofistike olmanın ve kendi başınıza oluşturabileceğiniz özel kategorileri tanıtmanın zamanı geldi. Bu özel içgörüler şu şekilde oluşturulabilir:
Bu ikisi arasındaki fark nedir? Zaman çizelgesi etiketleri, izlenen her zaman girişine eklenebilir, bu nedenle kaydedilen saatleri kendileri tanımlarlar. Zaman çizelgesi etiketlerinin yaygın örnekleri şunlardır faturalandırılabilir, faturalandırılamaz ve fazla mesai ancak zaman çizelgesi görünümüne daha fazla bilgi sağlamak için kendi etiketlerinizi ekleyebilirsiniz. Özel alanlar ise projeleri ya da kişileri tanımlar.
Müşterilerimizin çoğu, işgücünü yetkinliklerine göre farklı kategorilerde gruplandırabilmek için "İş unvanı" özel alanını kullanıyor. Ayrıca, özellikle birden fazla şirket için birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız, projelerinizi farklı "Müşteri" kategorilerinde gruplamak isteyebilirsiniz.
Kuruluşunuzun Ayarlar bölümünde hem etiketleri hem de özel alanları yönetebilirsiniz.
Tüm verilerinizi gruplandırabileceğiniz özel kategorilere sahip olmak neden yararlıdır?
Her şeyden önce, şirketiniz için 100% anlam ifade eden bir görünüm oluşturmanıza olanak tanır. Örneğin, şirketinizin farklı ofis konumlarındaki zaman çizelgelerini karşılaştırabilirsiniz.
Zaman çizelgesi etiketleri, verileri detaylandırmanıza ve seçtiğiniz bir kategoriyi izlemenize olanak tanır: örneğin, şu şekilde etiketlenmiş zaman çizelgelerini bir arada gruplayabilirsiniz fazla mesai, faturalandırılabilir ya da hatta ev ofi̇si̇Belirli bir kırılımın kuruluşunuz için anlamlı olup olmadığı.
Ekibinizin zaman çizelgeleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Her zaman girişinin açıklamasını raporunuza aktarmak için "Zaman çizelgesi açıklaması" adlı bir sütun ekleyebilirsiniz. Açıklamalar, ekip üyelerinizin zaman çizelgesi girişlerini yaparken yaptıkları yorumlardır. Bu açıklamaları görmek, ekibinizin zaman çizelgelerindeki belirli eğilimlere tam olarak neyin neden olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.
Teamdeck uzmanları ile bir danışma randevusu alın. En karmaşık raporları bile ayarlamanıza yardımcı olacağız.
Zaman takibinin faydalarından biri de çalışanlarınızın fazla mesailerini takip edebilmenizdir. Teamdeck ile bunu yapmanın bir yolunun, çalışanlarınızdan bir zaman çizelgesi etiketi kullanmalarını istemek olacağını zaten belirtmiştik fazla mesai fazladan çalıştıkları her zaman.
Ancak, doğru etiketlemeye güvenmek zorunda kalmadan da fazla mesai hesaplayabilirsiniz. Nasıl mı? İhtiyacınız olan tek şey tahmini çalışma saatlerinin (veya mevcut saatlerin) sayısı ve tabii ki gerçek/günlüğe kaydedilen saatlerin sayısıdır.
Teamdeck şu konularda yardımcı olur fazla mesai yönetimi aynı zamanda. Hem mevcut saatleri saklamanıza olanak tanır (çalışanlarınızın kullanılabilirlik yanı sıra tahmini çalışma saatleri (rezervasyonlar). Elinizde bu tür veriler olduğunda, ekibinizin fazla mesaisine ilişkin doğru bir rapor oluşturabilirsiniz. Adım adım oluşturalım.
İçinde Özel hesaplama alanı ekleme formunda, veri biçimini şu şekilde değiştirin Zaman ve aşağıdaki formülü girin: Zaman çizelgeleri: Zaman - Rezervasyonlar: Zaman. Tıklayın Kaydet ve Başvur.
İster Fazla Mesai zaman çizelgesi etiketini ekstra saatlerin bir işareti olarak kullanmaya ister Fazla Mesai sütununu kendiniz hesaplamaya karar verin, kimin ve hangi koşullar altında fazla mesai yapmak zorunda kaldığını daha iyi anlamak için verileri farklı şekillerde gruplayabilirsiniz.
Potansiyel kullanım durumlarından biri, tablonuzu İş Unvanlarına göre gruplamak (bu özel bir alandır) ve ardından hangi rollerin iş için fazladan saat harcadığını görmek olabilir. Bu şekilde şunları yapabilirsiniz i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇ ve işe alım ihtiyaçlarını karşılamak veya kaynak tahsisi.
Yukarıdaki fazla mesai saatleri raporuna bakarak, muhtemelen bu şirketin ek pazarlama uzmanları işe alması gerektiğini söyleyebiliriz, çünkü bu roldeki mevcut çalışanların çok fazla fazla mesaisi var.
Teamdeck'te bir raporu kaydettiğinizde, rapor kontrol panelinizde kalır. Verilerdeki yeni kalıpları görmek ve potansiyel iyileştirme alanlarını tespit etmek için raporunuzu düzenli olarak gözden geçirin.
Bu bilgileri ekibinizle paylaşmak ister misiniz? Tıklayarak doğrudan uygulamada yapın shayeniden. Ayrıca verileri dışa aktarabilir veya raporunuza bir bağlantı oluşturabilirsiniz, böylece müşterileriniz veya bordro uzmanları gibi harici kuruluşlardan kişiler tarafından erişilebilir.
Teamdeck raporları ile yapılabileceklerin ve analiz edilebileceklerin neredeyse hiçbir sınırı yoktur. En önemlisi, raporlama özellikleri uygulamanın tüm kullanıcıları için mevcuttur. İster 15 ister 150 çalışanınız olsun, güçlü zaman çizelgesi raporlarını kendi avantajınıza kullanabileceksiniz.
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...