Bilgi yönetimi, terimin 80'li yılların sonlarında ortaya atılmasından bu yana büyük kuruluşlar ve karmaşık kurumsal yapılarla ilişkilendirilmiştir. Büyük şirketlerin büyük bütçeleri ve uzun bir gereksinim listesi vardır, bu nedenle bilgi yönetimi süreçlerini destekleyen araçlar genellikle oldukça pahalı ve kapsamlıdır.
Ancak küçük şirketler de bilgi yönetiminden faydalanabilir. Yetersiz bilgi paylaşımı, bilgi siloları ya da aynı hatayı defalarca yaparak çok para kaybediyorlar. Bu makalede, kurumsal olmayan bir ortamda bazı iyi bilgi yönetimi uygulamalarının nasıl hayata geçirilebileceğini ele alacağız.
İş Sözlüğü bilgi yönetimini şu şekilde tanımlar:
Bir kuruluşun performansını ve rekabet gücünü artırmak için entelektüel varlıklarını tanımlamak, yakalamak, yapılandırmak, değerlendirmek, kullanmak ve paylaşmak için tasarlanmış stratejiler ve süreçler. İki kritik faaliyete dayanır: (1) bireysel açık ve zımni bilginin yakalanması ve belgelenmesi ve (2) bunun kurum içinde yayılması.
Bu tanıma göre, optimal bir bilgi yönetimi süreci aşağıdakilere dayanmaktadır:
Makalenin bundan sonraki bölümünde bu iki adımı aklımızda tutacağız. Bilgi yönetimine ilişkin bazı uygulanabilir ipuçlarına geçmeden önce, ilk etapta bilgi yönetimini benimseme nedenlerimizi tekrarlayalım.
Özünde bilgi yönetimi, çalışanların iyi kararlar almasını sağlamakla ilgilidir. Bu, belirli bir şirketin büyüklüğünden bağımsız olarak oldukça evrensel bir ihtiyaçtır. Süreçlerin standartlaştırılması şirketlerin üretkenliklerini artırmalarını sağlar: işler daha hızlı yapılır ve daha kaliteli olur.
Bilgi toplama ve paylaşmaya odaklanmak, belirli bir alandaki gerçek uzmanları belirlemek ve kutlamak için de harika bir fırsattır. Böyle bir yaklaşım, söz konusu uzmanların işlerine daha bağlı ve işlerinden daha memnun olmalarını sağlayacaktır. Aynı zamanda ekibinizin geri kalanı da değerli bilgiler edinecektir. Bu, şirketiniz için bir kazan-kazan durumudur.
Bilgi yönetimini erkenden benimsemek şirketi ölçeklendirmeyi kolaylaştırır. Ekibiniz büyüdükçe, kolektif bilgilerinden en iyi şekilde yararlanmak için zaten süreçleriniz vardır. Bu faydalar hem proje tabanlı kuruluşları (yaratıcı ajanslar, yazılım danışmanlıkları) hem de kendi ürünlerini geliştirmeye çalışan şirketleri etkileyecektir.
Tam gelişmiş bir süreç veya özel bir yazılımla başlamak zorunda değilsiniz. Herkesin uzmanlığını belgelemeyi ve paylaşmayı teşvik ettiğinizde etkili bilgi yönetimi şirket kültürünüzün bir parçası haline gelebilir. İşte yazılım bütçeniz konusunda endişelenmenize gerek kalmadan deneyebileceğiniz bazı fikirler:
Proje şeffaflığı bir proje ekibi içinde bilgi görünürlüğü gerektirir. Burada uygulayabileceğiniz çeşitli fikirler vardır: açık, iyi belgelenmiş proje gereksinimlerinden düzenli geri bildirim oturumlarına kadar. Aynı proje üzerinde çalışan kişiler arasında açık iletişimi ve bilgi paylaşımını teşvik etmek, muhtemelen ekiplerinizin etkinliğini etkileyecek ve aynı zamanda şirket genelindeki politikalar için zemin hazırlayacaktır. Bunun da ötesinde, çalışmalar gösteriyor ki Şeffaflığın çalışanlar tarafından büyük ölçüde takdir edildiği.
Bir bilgi tabanı veya intranet oluşturmak büyük kuruluşların ihtiyaç duyduğu bir şey gibi görünebilir. Ancak gerçek şu ki, şirketiniz belge ve bilgi depolamaya yönelik ilk sistemi (örneğin Google Docs veya Dropbox) kolayca aşabilir. Kapsamlı bir BİLGİ TABANI özellikle sizin için değerli olacaktır:
Teamdeck'te Atlassian'ın Confluence Ekip üyelerimiz için önemli olan bilgileri depolamak için. Burası aynı zamanda yazılı politikaları yayınladığımız ve şirket güncellemelerini paylaştığımız yerdir. Yeni çalışanları işe alırken veya ekibin geçmiş deneyimlerine dayanarak işleri yapmanın en uygun yolunu bulmaya çalışırken kullanışlıdır.
Geçmiş deneyimlerden bahsetmişken, kolektif olarak bir ders çıkarmak için, çıkarılacak bir dersinizin olması gerekir. Postmortem oturumları, eylem sonrası raporları veya geriye dönük toplantıları belgelemek iyi bir fikirdir. Belgelediğiniz proje başarısızlıkla sonuçlandığı için biraz utanç verici olsa bile, bu yine de harika bir öğrenme fırsatıdır. Bu "öğrenilen dersler" sayesinde, diğer çalışanlar bir sorunun nedenlerini anlayabilir ve gelecekte bazı hatalardan kaçınabilir. Ekibinize bu sürecin parmakla gösterme veya övünme ile ilgili olmadığını vurgulayın. Bu, geçmişteki yanlış adımlardan veya başarılardan ders çıkarmakla ilgilidir.
Şuraya bir göz atın bu ölüm sonrası metin Gitlab tarafından, kötü şöhretli veritabanı kesintisi olayından sonra yazılmıştır. Bu yazıyı okuyan yüzlerce geliştiricinin benzer hataları tekrarlamayacağından eminim. Bu, çıkarılan tüm derslerin kamuya açık olması gerektiği anlamına gelmez: bazen gizlilik anlaşmaları nedeniyle bu söz konusu değildir. Bununla birlikte, özellikle de belirli bir olaydan dış kullanıcılar etkilenmişse, üzerinde düşünebileceğiniz bir şeydir.
Bu metnin ilk bölümünde belirtildiği gibi, uzmanları tanımanız gerekir: faaliyetlerinizin belirli bir yönü hakkında çok fazla bilgiye sahip kişiler. Bu kişiler belirlendikten sonra, bilgilerini paylaşmaları için onları teşvik etmeniz gerekir. Bu, belirli bir konuya adanmış ekip toplantılarından blog yazmaya ve mentorluk programlarına kadar çeşitli yollarla yapılabilir.
Dikkatinizi sadece açık bilgi (halihazırda kodlanmış/ifade edilmesi kolay) ama aynı zamanda zımni bilgi. İkincisi, çalışanlarınızın know-how'ına dayanır: benzersiz içgörüleri, sezgileri veya kolayca söze dökülemeyen bir beceri. Birinin estetik duygusunu, yenilikçi fikirler üretebildiğini veya... bisiklete binebildiğini düşünün.
Örtük bilgi genellikle çok değerlidir, ancak paylaşılması zordur. Uzmanlarınızı diğer ekip üyeleriyle "gerçek hayat" ortamında eşleştirmenin yollarını düşünün; bunun için aynı ekipte çalışıyor olmanız gerekmez. Örneğin, bir hackathon düzenlemek çalışanlarınızın birbirleriyle işbirliği yapmaları için iyi bir fırsat olabilir. Birlikte çalışırken, zımni bir içgörüyü eylem halinde görebilir ve ondan öğrenebilirler.
Şirketinizde bilgi yönetimini başarılı bir şekilde uygulamak için yapmanız gereken bir şey daha var: bunun gerçek bir öncelik olduğunu gösterin. Ekip üyeleriniz "asıl işe" odaklanmanın daha iyi olduğunu düşündükleri için bilgiyi belgelemiyor olabilirler. Bilgi paylaşımı girişimleri de işler yoğunlaştığında kolayca terk edilebilir. Bir şirket liderinin görevi, insanların önemli içgörüleri korumanın değerini görmelerini sağlamaktır. Kişinin uzmanlığını belgelemesi ve paylaşması sonradan düşünülen bir şey değil, işinin bir parçası olmalıdır. Ancak o zaman gerçekten bilgi odaklı bir yaklaşım benimseyebilir ve bilgi yönetiminden tam anlamıyla faydalanabilirsiniz.
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...