İlk öğesi etkili bir proje ekibi ve eki̇p yöneti̇mi̇ eki̇p yapinizi bi̇lmekti̇r. Bu, kaynakları düzgün bir şekilde planlamak ve görevleri dağıtmak ve farklı rollerin ihtiyaçları için en etkili olan süreçleri uygulamak için gereklidir. Bir şirketteki temel roller tam proje yönetim ekibi, vardır:
Proje Yöneticisi
BT proje yönetimi hakkında konuşup konuşmadığımızdan bağımsız olarak veya pazarlama kaynak yöneti̇mi̇liderin rolü aynıdır. Bu, karar verme, görev dağılımı yapma, ilerlemeyi kontrol etme, müşteri, yönetim ve ekip üyeleri arasında bilgi aktarma ve projenin hedeflerine ve kapsamına ulaştığından emin olmaya odaklanan projedeki lider rolüdür. Eğer ekip bir orkestra olsaydı, proje yöneticisi orkestra şefi olurdu.
Küçük işletmelerde ve daha büyük işletmelerde yazılım, proje ekibi yönetimi ile yolculuğun vazgeçilmez bir parçasıdır
En büyük sorumluluğu taşıyan ve her şeyin olması gerektiği gibi olduğundan emin olmak zorunda olan kişidir. Projenin bu kadar çok yönüyle ilgilenme gerekliliği, uygun destek olmadan mümkün olmayacaktır, bu nedenle proje yaşam döngüsü, takvim, görevler ve ilerleme üzerinde kontrol sahibi olmaya yardımcı olan iş yönetimi yazılımı bir zorunluluktur.
Proje yönetimi hakkında daha fazla uzman ipucu mu arıyorsunuz? Bizim göz atın ÜCRETSİZ sprint planlama kontrol listesi Şimdi!
Takım lideri
Çok karmaşık bir projenin her yönünü aynı anda yönetmek zordur, bu nedenle proje üzerinde çalışan kişiler genellikle ekiplere ayrılır. Her ekip ürünün bir kısmıyla ilgilenir ve proje yöneticisi büyük resimden sorumluyken, parçaları denetleyen ekip liderleridir.
Ekip lideri tüm sürece doğrudan dahil olduğu ve diğer ekip üyeleriyle birlikte katıldığı için bu çok önemli bir roldür. Bu kişi günlük toplantılara katılır ve proje veya kaynak planlamasıSorun durumunda ilk irtibat kişisidir ve ekip ile proje yöneticisi arasında bir aracı görevi görür. Mikro yönetimden ve tüm kararların tek bir kişiye bağlı olduğu durumlardan kaçınarak ekiplere daha fazla akışkanlık ve özerklik sağlar.
Ekip lideri, aidiyet duygusunun oluşturulmasında ve kriz durumlarında bile yüksek moralin korunmasında büyük önem taşır. Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde ele alacağımız yeterli ekip yönetimi stratejileri, bir liderin günlük çalışmalarında değerli bir destek olacaktır.
Ekip üyesi
Ekip üyeleri, işin yürütme kısmından sorumlu olan projenin çekirdeğidir. Görevleri ürünün belirli yönlerini uygulamak olan geliştiriciler, tasarımcılar, yazarlar ve test uzmanları gibi çeşitli alanlarda uzmanlardır. Uzmanlık bilgileri ve deneyimleri, uygulamanın veya yazılımın oluşturulmasını sağlar.
Her birinin farklı yetkinlikleri ve uzmanlıkları vardır, bu nedenle amaçlanan hedefe ulaşmak için işbirliği yapmaları gerekir. İyi bir ekip yönetimi potansiyellerinin tam olarak kullanılmasını sağlarken, kötü yönetim ise hayal kırıklığı ve tükenmişlik kaynağıdır.
A kaynak yöneticisi sorumlu bir kişidir. kaynak tahsisi ile yakın bir şekilde çalışır. PROJE YÖNETİCİSİ ve İK departmanı. RS, proje gereksinimlerini ve çalışan yetkinliklerini bilir, bu sayede proje ekiplerini ustalıkla oluşturabilir ve işe alım ihtiyaçlarını raporlayabilir. Kaynak yönetimi yazılımı bu pozisyon için günlük bir çalışma aracıdır.
Kaynak yöneticisinin sorumlulukları genellikle proje yöneticisi ve İK departmanı arasında paylaştırılır, ancak daha büyük şirketler ve daha gelişmiş projeler söz konusu olduğunda ayrı pozisyon desteği çok değerlidir.
İş analisti
Bu uzman, proje planının iş potansiyelinin tanımlanmasından, karlılık değerlendirmesinden ve talep ve rekabet de dahil olmak üzere pazar konumu analizinden sorumludur. Ayrıca proje faaliyetleri için bütçe optimizasyonuna da yardımcı olur.
Paydaş
Paydaş, bir projeden bir şekilde etkilenecek olan kişidir. Hedef kullanıcı, müşteri ortağı şirket, yatırımcı, çalışan veya tedarikçi olabilir. Paydaşlar karar verici ya da yönetici olmasalar bile, bir ürünün hayata geçirilmesi sürecinde onların sesi çok önemlidir.
Müşteri
Genellikle müşteri dışarıdan biri olarak görülür ve ekibin bir parçası değildir. Ancak müşteri olmasaydı proje de olmazdı, çünkü talebi yapan, hedefleri belirleyen ve parayı veren müşteridir.
Proje başarısında ve geliştirme sürecinde tüm taraflar yer alır, bu nedenle müşteriyi veya ürün sahibini toplantılara katılan ve neyin gerekli olduğuna karar veren ekibin önemli bir parçası olarak görmelisiniz. Bu işbirliğinin doğası elbette aynı kuruluşun çalışanları arasındakinden farklıdır, ancak müşteriyi bir proje yaşam döngüsüne ve bir geliştirme sürecine dahil etmenin ve iyi ilişkiler kurmanın işbirliğinizi daha iyi hale getireceğinden emin olabilirsiniz.
Başarılı bir ekip, çok sayıda el ve tek bir akıldan oluşan bir gruptur."
Bill Bethel
Bir ekibi farklı şekillerde yönetebilirsiniz. Bu yollara yönetim tarzları veya liderlik tarzları denir. Bunlar organizasyondaki hiyerarşi, motivasyonun artırılması, sorumluluk paylaşımı, iletişim ve işbirliği kurallarına genel bir yaklaşım gibi faktörlerin bir kombinasyonudur. Çalışanların yalnızca 48%'si şirketlerinin liderliğini "yüksek kaliteli" olarak gördüğünden (Zippia, 2022), etkili bir tarz benimsemek tüm iş akışı ve ekip yönetimi için çok önemlidir. Birkaç ana yönetim tarzı vardır.
1. Otokratik, yani "ben ne dersem onu yapacaksın"
Bu tarzda lider değil patron vardır. İletişim tek yönlüdür, amirden çalışanlara doğru. Ekipteki hiyerarşi çok net bir şekilde belirlenmiştir, düz yapı diye bir şey yoktur. İşin gidişatı sıkı bir şekilde kontrol edilir ve çalışanlar öncelikle sonuçlardan ve performanstan sorumlu tutulur.
Bu tarzda ekip üyeleri soru sormaya, inisiyatif almaya ya da şüphelerini dile getirmeye teşvik edilmezler - karar alıcı ya da yaratıcı varlıklar olmaktan ziyade uygulayıcıdırlar. Bu tarzın etki alanı mikro yönetimdir; patron işin her unsurunu yönetir ve çalışanlara güven veya sahiplenme verilmez.
Bu yönetim tarzı disiplinin ve katı prosedürlerin çok önemli olduğu yerlerde faydalı olabilir, örneğin bir ameliyatı yöneten bir cerrahsanız. Ya da orduda acemi erleri eğitiyorsanız. Ama bir geliştirme ekibinde? Bu konuda iki kez düşünün. Ya da hiç düşünmeyin.
Artıları
Eksiler
2. Laissez-faire veya "ne istersen onu yap"
Bu yaklaşımda bir yönetici gerçekten yönetmez. Ekip, çözümlerin sunulması ve sorunların çözülmesiyle ilgili kararlar üzerinde tam kontrole sahiptir çünkü lider onların yetkinliklerine ve deneyimlerine güvenir. Sahiplenme bu tarzın sloganıdır.
Yöneticinin rolü görevleri koordine etmek ve dağıtmak, ilham vermek ve vizyon yaratmak, motive etmek ve projenin ilerleyip ilerlemediğini kontrol etmektir, ancak tüm yürütme kısmı da ekibin omuzlarındadır.
Yönetici, ekip onun yardımına veya desteğine ihtiyaç duyduğunda sürece dahil olur ancak bunun dışında yaratıcı sürece müdahale etmez. O kadar aktif olmadığı için aynı anda daha fazla projeye dahil olabilir. Bu tarz gerçek anlamda düz bir yapıya izin verir ve ekip deneyimli, bağımsız ve bilgili olduğunda iyi çalışır.
Artıları
Eksiler
3. Demokratik, yani "en iyi olduğunu düşündüğümüz şeyi yaparız"
Bu tarz, otokratik ve laissez-faire arasında bir şeydir. Yönetici ekip üyelerinden geri bildirim ister, onların fikirlerine güvenir ve katılımlarını ve fikir önerilerini teşvik eder. Yine de kararları lider verir ve nihai sonuçtan lider sorumludur.
Yönetici işin her yönünü yönetmez; yönergeler verir ve görevleri dağıtır, ancak çalışanlar belirli bir düzeyde sahipliğe sahiptir ve görevleri bağımsız olarak yerine getirir. Yönetici işi koordine eder, projenin aşamalarını kontrol eder ve stratejiyi planlar. proje takvi̇mi̇. Bu şekilde, işin bir yapısı ve hiyerarşisi vardır, ancak aynı zamanda yaratıcılık ve inisiyatif için de bir alan vardır.
Artıları
Eksiler
Ekip yönetimi bir beceri olduğu kadar aynı zamanda bir sanattır. 86% liderlik pozisyonundaki çalışanlar işyerindeki başarısızlıkların en önemli nedeni olarak işbirliği eksikliğini gösteriyor (Zippia, 2022).
Birlikte çalışabilen, mutlu ve şirkete aidiyet hisseden iyi motive olmuş bir grup insan, kötü yönetilen bir ekibe kıyasla her şeyi başarabilir ve hedeflerine daha hızlı, daha verimli ve daha iyi ulaşabilir.
Asıl soru, mükemmel dengenin nasıl bulunacağı, yönetim tarzının ekibin doğasına nasıl uygun hale getirileceği ve aşırı bilgi ve sorumluluk yükü altında ezilmemenin nasıl sağlanacağıdır. Ekip yönetimini sizin için çocuk oyuncağı haline getirecek bazı tekniklerimiz var.
Herkese uyan tek bir çözüm yoktur. Bir pazarlama stratejisi planlarken müşterinin hedeflerini, pazar durumunu, rekabeti, bütçeyi ve hedef kitleyi göz önünde bulundurursunuz. Aynı şekilde bir ürün yol haritası oluştururken de.
Yaklaşım değişkenlere bağlıdır. Ekip yönetiminde de durum aynıdır - bunu iyi yapmak için veriye ihtiyacınız vardır. Bu veriler de çalışanların kim olduğu, hangi becerilere sahip oldukları, çalışma tarzları, birbirleriyle ilişkileri, ne yapmaktan hoşlandıkları ve onları neyin rahatsız ettiği gibi bilgilerdir. Herkes için işe yarayan bir çözüm bulmak her zaman mümkün olmasa da, ekibiniz hakkında bilgi sahibi olmak mümkün olan en iyi çözümü bulmanıza yardımcı olacaktır.
Ekip dinamik bir yapıdır. Projeler değişir ve onlarla birlikte belirli yetkinliklere olan talep de değişir. Bu nedenle işe alım, proje ekibi yönetiminin kilit bir unsurudur. Doğru olan potansiyelinizi geliştirmenizi ve daha verimli çalışmanızı sağlarken, yanlış olan hayal kırıklığına ve krize yol açabilir.
Mükemmel adayı bulmak öncelikle ekip liderlerinin ve yöneticilerin çıkarınadır, bu nedenle sürece dahil olun. Bire bir mülakat yapın, diğer ekip üyeleriyle bir toplantı ayarlayın, bir işe alım görevi verin ve adayla deneyimlerinin yanı sıra değerleri, ihtiyaçları, istekleri, güçlü ve zayıf yönleri hakkında konuşun. En iyi işe alım uzmanı ve İK uzmanı bile ekibinizi sizden daha iyi tanıyamaz, bu nedenle işe alım sürecini önceliklerinizden biri haline getirin.
İstekli olmak iyidir. İnsanların potansiyel ve yeteneklerinin en derin katmanlarını ortaya çıkaran iddialı hedefler belirlemek iyidir - bu harika bir motivasyondur. Ancak gerçekçi olmayan hedefler tam tersi şekilde çalışır - insanlara işin asla bitmeyeceğini ve ne kadar çaba harcarlarsa harcasınlar asla yeterli olmayacağını gösterirler.
Bu nedenle büyük hedefleri daha küçük adımlara ve bu adımları da bireysel görevlere ve alt görevlere bölün. Görevleri parçalara ayırabileceğiniz ve tamamlandığında kutlama ve ekip oluşturma toplantısı için bir fırsat olacak kilometre taşları belirleyebileceğiniz bir iş planlama aracı burada harika çalışacaktır.
Aynı pozisyondaki kişiler farklı beceri setlerine sahip olabilir. Bu durum özellikle astlar, ortalar ve üstler yerine farklı iş alanlarında deneyimli uzmanların bulunduğu düz bir organizasyon yapısında görülebilir.
Bu nedenle, iyi bir ekip yönetiminin en önemli unsurlarından biri doğru görevleri doğru kişilere vermektir. Geliştiriciler farklı programlama dillerini bilir ve farklı ürünlerde uzmanlaşırken, metin yazarları makaleler, sosyal medya içeriği, dokümantasyon veya web yazımı konusunda kendilerini daha rahat hissedebilirler. İşinizi optimize etmek için ekibinizin potansiyelini geliştirin.
Bir iş veya kaynak planlama yazılımı Her çalışanın profilini yetkinlikleri hakkında bilgilerle doldurduğunuz yer. Bu şekilde, işin o işi en iyi yapan çalışana gideceğinden emin olabilirsiniz.
Çalışanlarınızın daha uzun süre çalışıyor olması daha verimli oldukları anlamına gelmez. Aksine, aşırı yüklenme ve fazla mesai motivasyon ve üretkenliğin azalmasına, odaklanmanın zayıflamasına, hayal kırıklığının artmasına ve hatta işten ayrılmalara neden olur. Ekibinizin işe ara vermek ve biraz dinlenmek için alanı olduğundan emin olun. Zaman çizelgeleri ve zaman takibi kullanın Çalışanlarınızın çok fazla görevi olup olmadığını ve desteğe ihtiyaç duyup duymadığını izlemek için. İzin yönetim sistemi da çok faydalı olacaktır. Bu şekilde herkesin hak ettiği tatili yapabilmesini ve aynı zamanda iş akışının devam etmesini sağlayacaksınız. kaynak tahsisi akıllıca.
Ekipteki çok sayıda yanlış anlama ve hata zayıf iletişimden kaynaklanır. İnsanlar süreç hakkında doğru bilgiye sahip değildir, eksik bilgiye sahiptirler, bu nedenle görevleri yanlış yerine getirebilir veya hatta aynı anda aynı şey üzerinde çalışabilirler.
İletişimin iyileştirilmesi, bilgi ve içgörü paylaşımının daha zor olduğu uzaktan çalışma dönemlerinde özellikle önemlidir. Herkesin düzenli olarak kontrol ettiği yapılandırılmış, paylaşılan bir sürücü ve slack kanalı gibi doğru sisteme sahip olduğunuzdan emin olun.
Modern ekip yönetimi güven ve sahiplenme ile ilgilidir. Çalışanlarınız emirleri yerine getirmesi gereken robotlar değil, işlerini bilen ve en önemli iş ortaklarınız olan nitelikli uzmanlardır. Onlara karar alma sürecinde kendi payları olduğu hissini verin. En iyi çözümleri aradığınız beyin fırtınası oturumları ve toplantılar düzenleyin.
Ayrıca, onlara ilham kaynaklarını ve gördükleri ilginç projeleri sorun - belki bunlardan biri işiniz için değerli olabilir? Onları takdir ettiğinizi ve saygı duyduğunuzu hissettiklerinde ekibinizin motivasyonunun ve memnuniyetinin artacağından emin olabilirsiniz.
Bir şeyi doğru mu yanlış mı yaptığınızı ya da birinin tutumunuzla ilgili bir sorunu olup olmadığını veya farklı bir şey yapmanızı tercih edip etmediğini asla bilemediğiniz bir şirkette çalıştığınızı düşünün. Bunu bilmiyorsunuz ama hissediyorsunuz çünkü atmosfer veya başkalarıyla olan ilişkiniz değişiyor. Bu durum kafa karışıklığına yol açar ve hangi yönün doğru olduğunu bilmediğiniz için ilerleyemezsiniz.
Geri bildirimin ekip yönetiminin bu kadar önemli bir parçası olmasının nedeni budur. Çalışanlarınızla performansları, gözlemleri ve izlenimleri hakkında konuşarak onlara güven verirsiniz. Geri bildirim alan çalışanlar kendilerini geliştirebilir, işlerini daha etkili bir şekilde yapabilir ve onlardan ne beklediğinizi daha iyi anlayabilirler.
Bu, şeffaf bir iletişim oluşturmak ve yanlış anlamaları önlemek için çok önemli bir süreçtir. Örneğin, bir ekip üyesi aniden daha kötü çalışmaya başlarsa, toplantılara geç kalırsa ve hatalar yaparsa, ilk tepkiniz muhtemelen hoşnutsuzluk olacaktır. Daha eleştirel olabilir, kişiye olan güveninizi kaybedebilir ve hatta bu çalışanı işten çıkarmayı düşünmeye başlayabilirsiniz.
Öte yandan, geri bildirimi hemen verirseniz, zor bir kişisel durumu olduğunu, aşırı çalıştığını hissettiğini ve bunun işini etkilediğini öğrenebilirsiniz. Bu durumda, birlikte bir çözüm arayabilir ve karşılıklı güveni güçlendirebilir, hatta uzun vadede iş kalitesini artırabilirsiniz.
Geri bildirimin tek yönlü olmadığını unutmayın. Çalışanlarınız da bir şeyi beğenmedikleri takdirde size açıkça söyleme, ihtiyaçlarını ve görüşlerini ifade etme fırsatına sahip olmalıdır.
Geri bildirim demişken, bunun her zaman kötü bir şey hakkında olması gerekmez. Ne yazık ki, bir ekip lideriyle yapılan bire bir toplantıların çağrışımı genellikle olumsuzdur. İnsanlar strese giriyor, eleştiri bekliyor ve açıkça konuşmaktan korkuyor. Diğer ekip üyeleriyle iletişim kurmak ve onların bağlılıklarını ve çalışmalarını takdir ettiğinizi göstermek çok önemlidir. Bireysel olarak ama aynı zamanda grup olarak da olumlu geri bildirimler verin. Basit bir "Aferin ekip, son zamanlardaki çabalarınız için teşekkür ederiz, başardık!" cümlesi aidiyet duygusunu, başarı ölçütlerini ve ekip çalışmasını teşvik eder.
Ne zaman uzaktan çalışmaşirketteki birçok kişi kendini anonim hissediyor. Yine de önemli ve gerekli şeyler yapıyorlar! Şirket toplantılarını ekibinizin neler yaptığını anlatmak ve onları herkesin önünde övmek için bir fırsat olarak kullanın.
Bir çalışan bir şirkete, pozisyonu için yeterli olan bazı becerilere sahip olarak gelir. Ancak sonuçta bir iş sadece zaten nasıl yapılacağını bildiğiniz şeyleri yapmaktan ibaret değildir. İnsanların becerilerini geliştirmeleri ve yenilerini öğrenmeleri için bir fırsattır.
Çalışanlara ne öğrenmek istediklerini sorun ve onlara kanatlarını açmalarını sağlayacak görevler verin. Bu aynı zamanda ekip içindeki bağları derinleştirmek için de bir fırsat olacaktır, çünkü çalışanlar yetkinliklerini geliştirme ve bilgi alışverişinde bulunma konusunda birbirlerini destekleyebilirler. Çalışanlarınızın ilginç eğitimler, konferanslar, kurslar, programlar ve kitaplar için kullanabilecekleri bir gelişim bütçesi oluşturmak da iyi bir fikirdir.
En iyi işte bile krizler ve zor anlar yaşanabilir. Ancak, bir ekip lideri olarak rolünüzün ekibi desteklemek ve üstesinden gelemeyeceğiniz hiçbir sorun olmadığını göstermek olduğunu unutmayın.
Bu noktada dürüstlük ve soğukkanlılık arasındaki dengeyi korumak çok önemlidir. Zor bir durum meydana gelirse, ekibinizle bu konuda konuşun, onlara ne olduğunu ve ne yapabileceğinizi anlatın. Onları bir çözüm bulma sürecine dahil edin, ancak aynı zamanda onlara bir güvenlik hissi de verin. İnsanların bir yerlerde bir çözüm olduğunu bilmeye ihtiyacı vardır - sadece onu bulmanız gerekir.
Modern kuruluşlar çok karmaşık yapılardır ve bunları yönetmek dijital araçların desteğini gerektirir, özellikle proje yöneti̇m araçlari. Her biri aşamalara, görevlere ve alt görevlere bölünmüş birçok proje, farklı yetkinliklere ve uygunluğa sahip yüzlerce çalışan ve serbest çalışan, izin günleri, toplantılar ve kaynaklar - bu, kararları ve iş akışlarını etkileyen büyük miktarda bilgi ve değişkendir.
Ekip yönetiminizi optimize etmek için süreçlerinizi basit ve şeffaf hale getirecek bir sisteme ihtiyacınız olacak. Neye ihtiyacınız olduğunu düşünün ve ekip yönetiminizi verimli hale getirmek için mükemmel aracı seçin.
Bu noktada, biraz kendi reklamımızı yapmamıza izin verin 😉 Size yazılımımızın ekip liderlerini işlerini yönetmede nasıl desteklediğini göstermek istiyoruz. Teamdeck bir kaynak yöneti̇m yazilimi tarafından geliştirilen bir ürün tasarımı ve yazılım geliştirme şirketi tüm unsurların birlikte çalışması gereken en karmaşık kuruluşların bile ihtiyaçları göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır.
Amacımız işinizi kolaylaştırmaktır, uğraşmak zorunda kalacağınız başka bir araç eklemek değil, bu nedenle samimi ve sezgisel bir arayüze büyük önem veriyoruz. Daha fazlasının her zaman daha iyi olmadığına inanıyoruz, bu nedenle Teamdeck'te sistemde gezinmeyi zorlaştıran düzinelerce gereksiz ekleme yerine yalnızca gerçekten yararlı işlevler bulacaksınız.
...ama kesinlikle buna değer çünkü riskler yüksek. Artan üretkenlik, daha iyi ekip ilişkileri, daha mutlu çalışanlar, zamandan ve paradan tasarruf etmek, organizasyon ve liderlik becerilerinizi geliştirmek ve kendinizi bir patron olarak değil, bir lider olarak güçlendirmek - mükemmel ekip yönetiminin faydalarından sadece birkaçı. Ve zaten bunu yapmak için fazlasıyla yeterli nedenler!
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...