Som byråägare eller chef för ett kreativt team har du säkert redan hört talas om att tidsregistrering ökar byråns produktivitet och ger ditt företag en rejäl skjuts framåt. Ändå är vissa team skeptiska till tidsregistrering eftersom det kan kännas påträngande. I slutändan är det dock så att om du väljer bästa programvara för tidsregistrering av anställda för ditt teams behov och främja en kultur av tidsregistrering är det ett mycket användbart verktyg. I det här blogginlägget går vi igenom olika fördelar som din byrå kan märka av när du börjar registrera tid.
Om du ber dina anställda att registrera sin tid får du en utmärkt överblick över hur kreativa team använder sin tid. Du vet vem som är överarbetad och vem som har för få uppgifter. Du vet också vilka kundprojekt som riskerar att bli försenade eller överskrida budgeten. Dessa insikter gör det möjligt för dig att:
Om du inte förlitar dig på tidrapporter för att fakturera dina kunder är risken stor att du debiterar dem för lite. Många anställda glömmer att registrera att de tillbringade en extra timme eller två med att arbeta med ett visst projekt. Tyvärr tenderar dessa ofakturerade timmar att staplas upp om du tittar på ett månads- eller årsperspektiv. Som byrå har du inte råd att ha liknande penningläckor. Exakta tidrapporter gör det möjligt för dig att se vad alla har gjort. Inget kundarbete kommer att gå obemärkt förbi.
[/vc_kolumn_text]
Livet på en byrå kan vara hektiskt, och de flesta anställda är inte främmande för att jobba lite extra. Ändå bör byråer inte ignorera sina anställdas arbetsbelastning, eftersom konsekvenserna av överutnyttjande kan vara mycket allvarliga. Samtidigt kan anställda som helt enkelt inte har tillräckligt med särskilda uppgifter för att fylla sina dagar är också missnöjda. Som teamledare bör du försöka upprätthålla en balanserad resursutnyttjande. Tack vare tidrapporterna kan du enkelt se vem som har för mycket att göra och vem som är underutnyttjad.
Många byråer fakturerar sina kunder enligt en modell som bygger på tid och material. Om det är fallet för dig har du helt enkelt ingen ursäkt för att inte spåra dina teammedlemmars tid. När du har korrekta tidrapporter är det mycket enkelt att utfärda en faktura baserad på dem. Din ekonomiavdelning kommer definitivt att uppskatta att ha tillgång till omfattande data om projektarbetet.
Prognostisering av resurser innebär att förutse hur många resurser du kommer att behöva och när. Historiska data som samlats in från teamets tidrapporter kommer att hjälpa dig enormt här. Titta på hur mycket tid dina team har registrerat under olika månader eller veckor, och du kommer sannolikt att upptäcka mönster (t.ex. fler timmar som registreras när man arbetar med vintersemesterkampanjer). Istället för att skynda dig att rekrytera nya medarbetare eller anlita frilansare till en högre kostnad kommer du i år att veta att du kan säkra mer personalresurser i förväg.
Byråer arbetar ofta med entreprenörer eller frilansare. Be dem att spåra tid tillsammans med ditt team, så ser du hur mycket tid de lägger på ditt projekt och hur mycket du ska betala dem. Om du använder Teamdeckkan du också be dessa personer att logga sin dagliga tillgänglighet. Då vet du exakt hur mycket tid de kan lägga på ditt projekt och när.
Det är sant att uppskattningar sällan är *riktigt* korrekta, men tidsuppföljning hjälper dig att förfina din byrås uppskattningsprocess. Analysera först dina tidigare projekt genom att titta på uppskattningarna och de faktiska uppgifterna (planerade timmar och spårad tid). Försök att identifiera mönster: det kan t.ex. visa sig att ditt team ofta underskattar projektets designfas. Med den insikten kan du göra nästa estimat med större självförtroende.
I de föregående styckena nämnde vi mönster som ofta syns i tidrapporter. Om du tittar på ditt teams tidrapporter kan du också upptäcka några förbättringsområden när det gäller deras produktivitet. Du kanske till exempel blir förvånad över hur många timmar dina medarbetare tillbringar sittande i Möten. Chansen är stor att du direkt får idéer om hur du kan optimera företagets interna processer eller förfina projektledningstekniker. Det är ännu mer användbart när ditt team spårar tid och taggar både ofakturerbara och fakturerbara timmar. På så sätt ser du snabbt vilka aktiviteter som kostar dig mest.
På tal om fakturerbara timmar är de också mycket viktiga när det gäller att bedöma lönsamheten i dina projekt. Det kan vara så att ditt team arbetar mycket hårt med ett projekt, lyckas leverera det i tid, men ändå gör din byrå knappt någon vinst. Om så är fallet bör du definitivt leta efter möjligheter att optimera din prissättning eller förhandla om dina kontraktsvillkor. Om du till exempel behandlar implementering av ändringar som begärts av kunden som icke-fakturerbar tid, men det ändå utgör en stor del av ditt teams tidrapporter, kanske du borde ta betalt för det trots allt. Tidrapportering ger dig verktyg för att förklara och motivera dessa beslut för dina kunder.
Du vill att ditt team på byrån ska vara lyckligt och engagerat på jobbet. Det säger sig självt. Genom att spåra deras tid kan du vara säker på att du har koll på deras arbetsbelastning. Har någon nyligen börjat logga några seriösa Övertid? Du kommer att se detta i tidrapporten och kommer att kunna reagera eller förbättra nuvarande Övertidshantering. Ditt team kommer att uppskatta att arbeta på ett företag där deras ansträngningar uppmärksammas. De kommer sannolikt också att se att tidsuppföljningen har en positiv effekt på deras personliga produktivitet.
På marknaden finns många projekthanteringsverktyg (även för den kreativa industrin) eller - mer specifikt - appar för tidsregistrering. Från heltäckande plattformar till verktyg för specifika uppgifter och ansvarsområden. Alla med lite olika funktioner och användningsområden, och ibland med alla nödvändiga funktioner i ett enda, rimligt pris.
I en av våra senaste artiklar listade vi tips på hur man väljer programvara för tidsregistrering av anställda. Kort sagt måste du ta reda på vad du vill uppnå med en spårningsapp och hur ditt team kommer att använda den. Välj sedan det verktyg som bäst passar dina behov.
I Teamdeckär en bekväm tidsspårare en del av en komplett resurshanteringsprogramvara som också kan hjälpa dig med resursschemaläggning eller ledighetshantering. Om du vill ta en närmare titt på vår app, få en 30-dagars GRATIS provperiod eller boka en konsultation med Aniela, vår expert på kundframgång.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...