Vill du få uppdateringar från Slack om ditt teams arbete och tillgänglighet? Du kan göra det genom att ansluta Teamdeck till Slack med hjälp av vår inbyggda integration. I det här blogginlägget visar vi dig hur du ansluter dessa appar och ställer in användbara meddelanden om resurshantering i Slack.
Slack-integrationen är tillgänglig för alla organisationer med mer än två Teamdeck-användare.
Du måste ha ägarbehörighet för att kunna konfigurera integrationen i Teamdeck. Du måste också kunna godkänna nya appar i ditt teams Slack-arbetsyta.
Gå till ditt Teamdeck-konto och klicka på Inställningar i den övre menyraden. Gå sedan till Integrationer där du ser Slack bland de möjliga anslutningarna.
Klicka på "Starta integration". Nästa steg blir att tillåta denna integration i ditt Slack-konto.
När integrationen är godkänd kan du gå tillbaka till ditt Teamdeck-konto. I "Inställningar" -> "Integrationer" -> "Slack - hantera integration" ser du en lista över möjliga meddelanden som du kan ställa in i din Slack-arbetsyta. Låt oss gå igenom dem en efter en i nästa avsnitt av detta blogginlägg.
Den första kategorin av uppdateringar som du kan skicka till din Slack-arbetsyta gäller teamets bokningar. Du kan till exempel bestämma dig för att skicka ett Slack-meddelande varje gång det finns en ny bokning i ditt team. Först måste du aktivera detta meddelande och sedan välja den kanal där du vill ta emot uppdateringarna. I vårt fall finns det en Slack-kanal för PM:s som verkar vara en idealisk plats att skicka sådana uppdateringar.
Från och med nu kommer du att se en notis om det i den valda Slack-kanalen när det sker en förändring i någons bokningar (ny bokning läggs till, redigerad bokning, borttagen bokning):
Det andra alternativet i kategorin "Bokningar" är att skicka en daglig sammanfattning av bokningar. Du måste ange den kanal där du vill få uppdateringen. Dessutom måste du välja den tid då du vill få den.
Dessutom kan du välja upp till tre anpassade fält som innehåller extra information som vi kan lägga till i Slack-sammanfattningen. Beroende på vilka anpassade fält ditt företag använder kan detta t.ex. vara din anställdes jobbtitel.
Du kan också använda Slack & Teamdeck-integrationen för att få snabba insikter om teamets tillgänglighet. När du planerar dina medarbetares arbete bör du se till att de inte blir överarbetade, men du måste också hålla ett öga på underutnyttjade personer-att ha för lite att göra gör människor olyckliga också.
Som tur är kan du ställa in en Slack-uppdatering varje vecka för att se en lista över personer som uppfyller vissa kriterier och kontrollera hur mycket kapacitet de har kvar för nästa vecka.
Om alla dina anställda har bokningar som matchar deras kapacitet får du ett meddelande som detta:
Veckovisa uppdateringar är verkligen användbara, men du kanske vill kontrollera vilka teammedlemmar som är tillgängliga på begäran. Det kan du göra genom att aktivera Slack-genvägen "Tillgängliga resurser".
När den är på kan du gå till Slack, börja skriva "/" och sedan söka efter Teamdeck i förslagslådan.
Välj genvägen Tillgängliga resurser och en modal visas där du kan ange din begäran - det datumintervall du tittar på och andra kriterier som kan vara viktiga för dig. När du har fyllt i formuläret får du ett Slack-meddelande med en lista över tillgängliga resurser och deras dagliga kapacitet under den valda perioden.
Om man tittar på det här meddelandet är det lätt att se att vi definitivt kan lägga till några bokningar i Mikes kalender eller till och med tilldela honom ett nytt projekt, eftersom han verkar vara helt tillgänglig nästa vecka. Alice har också lite kapacitet kvar.
Nästa par alternativ som finns tillgängliga i Teamdeck + Slack-integrationen gäller ditt teams lediga tid-vackeringar.
Den första typen av meddelande informerar dig om uppdateringar som gjorts i medarbetarnas semesterkalender - nya semestrar, redigerade semestrar, borttagna semestrar. Det är särskilt användbart för att upptäcka semesterförfrågningar som skickas av dina anställda:
Dessutom kan du välja att inte få uppdateringar om semestrar som lagts till av vissa personer i ditt team. Du kanske till exempel har en HR-person som ansvarar för att lägga till semestrar i medarbetarnas kalendrar. Genom att ignorera deras uppdateringar kommer du bara att se förfrågningar som görs direkt av andra anställda.
På samma sätt som med bokningar kan du också få en daglig sammanfattning av semestrar. Det här är en bra påminnelse för dina teamchefer att se vilka av deras direktrapporter som är lediga. Du kan också ställa in en sammanfattning av väntande semesterförfrågningar för att se till att anställda inte väntar för länge på ett beslut om deras ledighetsförfrågan.
Det sista alternativet i kategorin Vacations är en genväg. Slå på den för att låta dina anställda begära semester direkt från Slack, utan att behöva gå in i Teamdeck. De behöver bara skriva "/" i valfri kanal och sedan välja lämplig genväg - "Begär semester".
En modal visas som de ska fylla i:
När en sådan semesterbegäran skickas in visas den i Teamdeck som en väntande begäran. Den kan också visas i Slack om semesteruppdateringar är aktiverade. När en av cheferna ändrar status för semesterbegäran till accepterad eller avvisad kommer medarbetaren också att meddelas via Slack:
Det är ett bra sätt att skapa en smidig process för att hantera medarbetarnas begäran om ledighet.
Den sista kategorin av uppdateringar som du kan skicka till din Slack-arbetsyta via Teamdeck-integration handlar om tidrapporter. Först och främst kan du bestämma dig för att skicka uppdateringar om nya, redigerade eller borttagna tidsposter som visas i ditt teams tidrapporter:
Dessutom kan du ställa in dagliga aviseringar som påminner de anställda om att fylla i sina tidrapporter.
Använda Slack för resurshantering kan vara ett bra sätt att öka din produktivitet och se till att inga viktiga uppdateringar går obemärkta förbi. När Teamdeck och Slack kombineras hjälper de projektledare och teamledare att inte bara noggrant planera sina teams arbete utan också övervaka det i realtid utan onödigt krångel.
Om du har några frågor om Teamdeck + Slack-integrationen, skicka oss en rad via chatten. Vi svarar gärna på dina frågor och hjälper dig att konfigurera anslutningen.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...