Som projektledare eller teamledare måste du alltid ha koll på kostnaderna för ditt projekt. Det spelar ingen roll om ditt projekt är ett internt åtagande eller något som sponsras av externa intressenter: genom att veta hur stora kostnader det genererade kan du leda ditt team bättre och eventuellt förbättra kostnadshanteringsplanen.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
I det här blogginlägget kommer vi att visa dig hur du spårar projektutgifter med hjälp av Teamdeck programvara för resursplanering. Vi kommer att fokusera på de kostnader som genereras av de medarbetare som arbetar med projektet - en sådan analys är särskilt användbar för företag som arbetar enligt principen om tid och material, där varje timme räknas in i den totala budgeten. Andra projektrelaterade kostnader är naturligtvis också viktiga, men de tenderar att vara mycket enklare att spåra.
Låt oss börja med att sammanfatta de viktigaste fördelarna med att använda en robust app för projektbudgetspårning.
Vi tror att det är ganska säkert att säga att du förstår vikten av att spåra projektkostnader. Saken är den att många företag fortfarande förlitar sig på föråldrade verktyg för att kontrollera projektbudgetar, framför allt kalkylblad. Vi hävdar att användningen av ett dedikerat verktyg för projektplaneringoavsett om det är en programvara för hantering av marknadsföringsprojekt eller en resursfokuserad som Teamdeck, ger dig en betydande fördel.
Först och främst måste uppgifterna vara exakta och uppdaterade. När du har planerat budgeten noggrant måste du kunna se om allt går enligt planerna. Det är inte lätt att hålla kalkylblad korrekta, särskilt inte när du måste spåra flera teammedlemmars arbete.
Att be dem fylla i tidrapporter kommer att hjälpa, men det kan vara ett obekvämt alternativ, särskilt om ditt team arbetar på språng (t.ex. evenemangshantering). Teamdeck är en enda källa till sanning om dina teamets arbetsbelastning och Tidrapporter.
Alla anställda kan manuellt mata in sina registrerade tidrapporter eller använda ett mobil tidmätareberoende på vad som känns bekvämast. Projektledare kan enkelt beräkna projektkostnader baserat på hur mycket tid varje teammedlem har lagt ner på projektet.
Den andra viktiga aspekten av att spåra projektkostnader är att snabbt kunna gräva djupare i uppgifterna. Du kanske vill undersöka vilka kostnader som genererats av olika team eller bedöma hur olika veckor såg ut jämfört med varandra. Med appar med funktioner för projektrapportering kan du göra det enkelt utan att lägga för mycket tid på att designa om rapporten. Din projektkostnadsrapport finns alltid där och är alltid uppdaterad, redo att analyseras ytterligare eller delas med andra personer.
[/vc_kolumn_text]
Det första du behöver göra är att skapa ett Teamdeck-konto. Du kan testa appen gratis i sju dagar och utforska alla funktioner under den tiden, inklusive kraftfulla projektrapporter. Registrera dig här.
Innan du kan börja analysera dina projektkostnader måste du ha några data att spåra. För nya Teamdeck-användare finns det två alternativ här:
När du har lite data att analysera kan du gå till appens toppmeny och klicka på "rapporter".
När du klickar på "Skapa en ny rapport" kan du välja mellan mallrapporter eller skapa en från början. I den här handledningen börjar vi med en tom rapport, så klicka på "skapa anpassad".
Notera: en mall som heter Projektets budget kommer att vara ett bra alternativ för kostnads- och budgetuppföljning om du vill få ett försprång här.
Nu när du har din projektrapport måste du namnge den och välja datumintervall.
Är du redo? Låt oss börja lägga till diagram och tabeller i din uppföljning av projektbudget rapport.
Att jämföra de beräknade kostnaderna och de faktiska kostnaderna är ett användbart diagram att ha i dina rapporter för spårning av projektkostnader. I Teamdeck kan du beräkna de uppskattade kostnaderna med hjälp av teamets bokningar och använda deras tidrapporter som faktiska kostnader. Låt oss skapa ett linjediagram med dessa två värden:
Genom att titta på det här diagrammet kan vi se att linjen för tidrapporter har korsat bokningslinjen vid ett tillfälle och att den faktiska tidsåtgången har varit mycket högre än uppskattningarna sedan dess. Det är en bra start för en mer djupgående analys av vårt projekts budget.
Obs: Som du ser är det bara ett av projekten som syns i diagrammet. Det beror på att vi har använt ett filter och bestämt oss för att bara analysera just det här projektet:
Nu ska vi lägga till en tabell där vi kan beräkna kostnaden för projektet baserat på våra resursers tidrapporter.
Börja med att lägga till en tabell i din rapport. Som standard kommer den att ha ett par kolumner, men du kan ta bort alla utom tidrapporterna. Vi behöver nu lägga till två nya kolumner - en för att ange timkostnaden för arbetet ("timpris") och en för den totala kostnaden ("projektets kostnader").
Båda kolumnerna kommer att bestå av värden som inte samlas in i Teamdeck som standard: vi måste antingen mata in dem manuellt (timpriserna) eller skapa en automatisk beräkning (för att multiplicera tid och timkostnader). Klicka på "Metrics" och sedan på "Add Custom".
Nu kommer du att se tre olika alternativ - låt oss snabbt förklara hur de fungerar:
Låt oss lägga till kolumnerna nu!
Klicka först på "add custom value column" och ge den ett namn (i vårt fall är det "hourly rate"). Välj sedan vilken typ av data som ska lagras här.
När du sparar den kolumnen ska den visas i rapporten. Klicka på den tomma cellen och skriv in värdet för teamets arbetstimme. Kan du inte komma på ett värde här eftersom alla dina teammedlemmar har olika timpriser? Oroa dig inte för det! Vi kommer att gå igenom det scenariot om en stund.
Låt oss nu lägga till en kolumn för den totala kostnaden för projektet. Klicka på "Lägg till anpassat beräkningsfält" och använd följande formel:
Tidtabeller: Tid / 60 * Anpassade värden: Timpris
Du kanske undrar varför vi måste dividera det första värdet med 60. Anledningen är enkel: tidrapporterna lagras i vårt system som minuter, så för att de ska behandlas som timmar måste vi dividera dem med 60.
Ditt bord är klart:
Vad händer om du har resurser med olika timkostnader som arbetar med projektet?
Du kan lämna samma tabelluppställning som i föregående stycken, men du måste ange allas priser. Du kommer åt listan med personer genom att klicka på pilen bredvid projektnamnet:
Skriv nu in varje persons pris i den tomma cellen på raden. Du kommer att märka att det beräknade fältet börjar fyllas i med de kostnader som genereras av varje anställd.
Naturligtvis vill du också se de totala kostnaderna. För att summera alla kostnader för de enskilda resurserna måste du klicka på cellen "kostnader för projektet" i totalt och skriv in följande formel:
=summa(nested(grupp: Personer, Anpassade formler: Kostnader för projektet))
Klicka på enter - den sista raden visar nu summan av varje persons kostnader:
Teamdeck låter dig också analysera endast de fakturerbar eller ej fakturerbar timmar (läs hur du beräkna fakturerbara timmar). Varje tidspost som registreras av dina resurser kan kategoriseras på lämpligt sätt (med hjälp av de så kallade tidrapportstaggarna). Allt du behöver göra för att generera t.ex. fakturerbara kostnader är att ange ett filter:
På samma sätt kan du fokusera enbart på de icke-fakturerbara timmarna och på så sätt beräkna de interna kostnaderna.
Om man vet hur mycket pengar man måste betala för icke-fakturerbara aktiviteter kan det vara lättare att fatta beslut om kostnadsoptimering, både när det gäller projektbudgeten och t.ex. att minska antalet onödiga möten.
Det kan vara så att du inte kan förklara vissa trender i data bara genom att titta på siffrorna. Det är därför du kan lägga till en kolumn för beskrivningar av tidrapporter i din rapport. Beskrivningar är kommentarer som dina anställda gör när de loggar en viss tidspost. Om du tittar på beskrivningen kan du exakt säga vad en viss medarbetare har gjort när de till exempel loggade in övertid.
Chansen är stor att du vill dela med dig av din budgetrapport till andra personer: kunden, dina chefer och ditt team. Med Teamdeck kan du skapa en länk till din rapport och skicka den till relevanta personer. Lek med rapporten som vi har byggt i det här blogginlägget här.
Vi hoppas att den här handledningen hjälper dig att skapa en kostnadsuppföljningsrapport för dina projekt. Om du har några behov av kostnadsrapportering som vi inte har tagit upp i det här blogginlägget, uppmuntrar vi dig att boka ett samtal med Aniela. Hon visar dig gärna hur du kan skapa en rapport med automatisk uppdatering som passar perfekt för ditt teams behov.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...