Jag är övertygad om att projektledare kan ha stor nytta av att skissnota på jobbet.
Det är troligt att din första reaktion när du läser den här meningen är en av två vanliga missuppfattningar:
I den här artikeln ska jag försöka övertyga dig om att visuell anteckningshantering a) inte kräver någon talang b) faktiskt kan spara dig mycket tid.
Låt oss börja med att komma på samma sida när det gäller vad sketchnoting är och vad det inte är.
Man kan definiera sketchnoting som att uttrycka idéer visuellt med hjälp av sketchnotes. De kan beskrivas som en blandning av teckningar, klotter, text och strukturella element (pilar, rutor, raster).
När du fortsätter att läsa den här artikeln kommer du att se att visuella anteckningar kan vara riktigt detaljerade och vackra, men det är mycket viktigt att komma ihåg att de lika gärna kan vara enkla. Enkla, som i "ett barn skulle kunna göra det här".
Grafiska facilitatorer säger ofta att allt kan ritas med hjälp av en uppsättning enkla figurer:
Genom att blanda dessa element och lägga till lite färg kan alla få fram teckningar som förmedlar en given idé och berättar en historia:
Det viktigaste med sketchnoting är inte att skapa ett konstnärligt mästerverk, utan att visualisera något som du vill memorera, förstå eller förklara för andra. Det är därför enkla ikoner är till störst hjälp här, särskilt när du vill förmedla en metaforisk innebörd (t.ex. glödlampa = idé, kreativitet).
Vi har kommit fram till att visuella anteckningar inte handlar om att vara bra på konst, men varför bryr vi oss om att rita saker ändå? Det visar sig att visuella anteckningar hjälper oss att behålla information. Att skriva ner saker med penna och papper i stället för att göra digitala anteckningar är fördelaktigt eftersom vi tenderar att bearbeta och omformulera informationen. Att rita hjälper också: i en studie vid University of Plymouth deltagarna ombads att lyssna på en monoton inspelning. En grupp klottrade medan de lyssnade. I ett överraskande minnestest återkallade "klottrarna" 29% mer information.
Sketchnoting är en allmänt uppmuntrad praxis inom utbildnings- och affärsmiljöer. PM kan också dra stor nytta av det.
Först och främst, eftersom sketchnoting är mycket effektivt i inlärningsprocessen kan projektledare använda det när förberedelser för t.ex. PMP-certifiering. Ett annat alternativ skulle vara att göra visuella anteckningar när delta i konferenser eller läsa artiklar om branschen. Om du behöver inspiration kan du kolla in dessa vackra sketchnotes av Makayla Lewis, tagen under en PMI-konferens. Makayla är en erfaren visuell tänkare, men jag försäkrar att med lite övning kommer du också att kunna göra sketchnotes under liveevenemang.
Dessutom hjälper det dig att planera ditt arbete. Du kan skapa ett visuellt utkast när planera ett nytt projekttidslinje och omfattning. Lägg till några ikoner till din dagliga att-göra-listor hjälper dig att komma ihåg viktiga deadlines eller möten:
Sketchnoting är bra när du vill förklara saker och underlätta kommunikationen. Du kan använda det till din fördel när du hantera projektets intressenter. Rita anteckningar som förklarar hur ditt team arbetar eller visualiserar olika aspekter av processen. Lynne Kazali, expert på agila kulturer, skapat en visuell representation av Agile Manifesto. Hennes sketchnote har sedan dess blivit mycket populär och många team har den uppsatt på sina kontorsväggar.
Dina skisser kommer också att vara till hjälp när du behöver introducera nya personer i projektteamet. Det är mer sannolikt att de kommer ihåg arbetsflöden och policyer som förklaras visuellt.
Facilitering av möten är ett annat praktiskt exempel. En illustrerad dagordning blir lätt att följa för deltagarna, och du kan dessutom lägga till ett par ikoner som symboliserar mötesregler:
Visuella anteckningar kommer också att vara praktiska under Scrum-ritualer. Tänk på Sprint-retrospektiver - blir mer engagerande och minnesvärda när dina team deltar i att skapa en sketchnote.
I början behöver du egentligen inte så många verktyg. De grundläggande elementen är:
Med tiden kommer du sannolikt att vilja lägga till dessa i din samling:
Några av de mest populära varumärkena som producerar verktyg som används av sketchnoters är: Sakura, Pentel, Staedtler, Neuland, Tombow.
Jag hoppas att du förstår att visuellt tänkande inte handlar så mycket om konst eller talang, utan mer om effektiv kommunikation och informationsbehandling. Mitt mål var att visa att visuell anteckningshantering kan användas av projektledare vid olika tillfällen. Tveka inte att lägga till en ikon eller två på din nästa uppgiftslista och ta det därifrån. När du väl har sett kraften i att skissa själv kommer du att bli 100% övertygad.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...