Det blir allt svårare att navigera i programvara för resurshantering landskap. Med nya verktyg som lanseras regelbundet och befintliga appar som erbjuder fler funktioner är valmöjligheterna verkligen stora. Det betyder dock inte att det är lätt att välja *rätt* verktyg.
Trots att otillräckliga resursprognoser och resursberoenden är bland de viktigaste orsakerna till att projekt misslyckas (som rapporterade (Project Management Institute) behöver företagen hitta programvara som hjälper dem med hantering av projektresurser utmaningar.
För att göra valet lite enklare har vi listat de viktigaste egenskaperna hos verktyg för resursplanering.
Du kommer att se att vi främst fokuserar på alternativ som gör att du kan anpassa verktyget till ditt teams process. Det är viktigt eftersom du inte vill ändra sättet du och ditt team arbetar på bara för att vara kompatibla med programvarukraven. När det gäller resurshanteringssystem är flexibilitet rätt väg att gå. Det är därför vi inleder med funktioner som gör att du kan anpassa verktyget.
Det är ofta så att ett enkelt verktyg med många anpassningsmöjligheter är det mest kraftfulla. Att kunna lägga till egna kategorier eller skapa anpassade vyer kommer att påverka din bekvämlighet när du använder verktyget.
Ta en titt på det här exemplet: de flesta resurshanteringssystem låter dig filtrera dina resurser efter deras namn eller jobbtitlar. Men tänk om du vill använda en annan kategori i stället? Du kan till exempel dela in ditt team efter vilket kontor de arbetar från. Programvara som erbjuder anpassade fält för att beskriva din personalstyrka ger dig den möjligheten.
Anpassning är också viktigt när du inte använder alla funktioner som en viss app erbjuder. Kan du redigera huvudvyn eller dina analyser så att de bara visar den information du bryr dig om?
Elementen i Teamdecks huvudvy är redigerbara: du kan dölja de funktioner du inte använder och skapa egna kategorier.
När du utvärderar alternativen för projektresurshanteringssystem bör du vara uppmärksam på olika sätt att kontrollera ditt teams totala utnyttjande.
Dessa kan inkludera:
- en kalender-/tidslinjevy, där du kan se alla dina teammedlemmar och deras uppdrag,
- rapporter om teamutnyttjande,
- meddelanden för alarmerande händelser (övertid med spårning, planering över sin kapacitet).
Att se den stora bilden hjälper dig med resursplanering, prognostisera rekryteringsbehov eller göra ändringar i projektets tidsplan.
Även om chefer (teamledare, PM:s etc.) är den grupp som främst använder ett resurshanteringssystem kan även vanliga teammedlemmar dra nytta av det. De kan t.ex. få tillgång till sitt arbetsschema, registrera tidrapporter eller hantera sin tillgänglighet. Hur är det med dina kunder? De kanske också ska kunna se planerna eller rapporterna.
Ett resurshanteringssystem som erbjuder olika roller och behörighetsnivåer gör att du kan skapa en struktur av användare som är meningsfull för ditt projekt. Det är en enorm tidsbesparing: i stället för att behöva skicka information vidare kan teammedlemmar eller kunder se den själva.
Ett datadrivet resurshanteringssystem har många fördelar. För det första kan analys av historiska data hjälpa dig att upptäcka mönster som är användbara t.ex. för HR-prognoser. Sedan kan du också jämföra dina planer med de faktiska resultaten av dina projekt, vilket ger dig insikt i hur korrekta dina uppskattningar är.
Dessutom är robusta rapporteringsfunktioner extremt användbara för ekonomi- och driftsteamet som försöker övervaka företagets fakturerbara och icke-fakturerbara kostnader.
Teamdecks rapporter är helt anpassningsbara: du kan filtrera dem eller lägga till anpassade beräkningar.
Att använda data för att fatta bättre beslut är värdefullt i alla branscher. För tjänstebaserade företag är dock rapporter om resurshantering avgörande för att hantera lönsamheten i verksamheten. Dessutom kan de också minska krånglet. Till exempel kommer byråer och konsultföretag att uppskatta tidrapporter som kan omvandlas till kundrapporter eller fakturor med några få klick.
Visst, den tunga delen av resurshanteringen kommer nästan alltid att göras på stationära enheter. Det betyder dock inte att mobil åtkomst till ditt resurshanteringssystem inte är viktigt. Tvärtom: att kunna kontrollera teamets schema eller tillgänglighet när du är på språng är mycket användbart.
Teammedlemmar som ombeds att registrera sin tid kommer definitivt att uppskatta mobila tidmätaresom finns tillgängliga som kompletterande appar till vissa verktyg för resurshantering.
Det resurshanteringssystem du slutligen väljer kommer att bli en del av ditt teams övergripande verktygslåda. Programvara för projektresurshantering, teamchatt, verktyg för HR-hantering - allt möjligt. Oavsett storleken på ditt verktygsekosystem vill du undvika att behöva mata in data två gånger eller att sakna viss information. Genom att integrera olika appar med varandra kan du spara mycket tid och göra ditt team mer effektivt.
De flesta tillgängliga resurshanteringssystem erbjuder vissa inbyggda integrationer som kräver minimal konfiguration. Om du vill skapa en helt skräddarsydd lösning bör du välja verktyg med publika API som du kan bygga dina egna appar eller automatiseringar med.
Genom att arbeta med hundratals företag har vi lärt oss att det inte finns någon resurshanteringsprocess som passar alla. Allt beror på företagets storlek, bransch eller projektens karaktär.
Det är därför det är så viktigt att hitta programvara som stöder din unika process, istället för att göra dig och ditt team långsammare. Vi hoppas att den här listan med funktioner som du måste ha hjälper dig att hitta ett resurshanteringssystem som är skräddarsytt (och sedan anpassat) efter dina behov.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...