Spårning av projektbudget med Teamdeck.io Resource Planning Software

Det krävs mycket planering för att skapa en solid projektbudget, men ofta är det inte tillräckligt. Enligt Project Management Institutes undersökningmindre än 60% av projekten slutförs inom sina ursprungliga budgetar. För att se vart ditt projekt är på väg måste du hålla koll på hur det fortskrider och kontrollera om dina uppskattningar stämmer överens med de faktiska uppgifterna.

Med Teamdeck kan du hålla koll på projektets aktuella budget, ditt företags vinst och potentiella risker. Du kan också dela med dig av dessa insikter till ditt team eller dina kunder.

Är du redo att bli en mer datadriven projektledare?

För det första har du inte skapat ditt teamdeck-konto ännu, Registrera dig nu. De funktioner som beskrivs i den här artikeln finns tillgängliga i rapporter avsnitt.

Du kan skapa en ny rapport från början (genom att klicka på skapa anpassade) men jag föreslår att du använder en mall som heter "Projektbudget". Namnge din rapport och välj ett lämpligt datumintervall.

Jämför dina uppskattningar med faktiska utfall

Om man tittar på det första diagrammet, som heter Bokningar vs tidrapporterkan du se hur dina uppskattningar (bokningar) förhåller sig till den faktiska tid som du har lagt ned på ett visst projekt. Klicka på inställningar -> grupp av och växla mellan projekt och människor att se samma jämförelse ur olika perspektiv.

Ett sådant diagram kan hjälpa dig att identifiera risker och förbättringsområden om du vill komma tillbaka på rätt spår med ditt projekt.

Övervaka projektets aktuella budget och den totala vinsten

Om du använder vår mallrapport "Projektbudget" kan du se en tabell som heter Budgetar. Här kan du beräkna ditt företags vinst och se vad varje projekt kostar.

Om du skapar din rapport från början, läs vidare. Du kommer att använda samma mätvärden och formler som beskrivs nedan, men du måste definiera dem först eller importera dem från andra rapporter. Så här skapar du anpassade mätvärden för dina rapporter.

Denna tabell skapas som standard för projekt med en fast budget. Om du har ett avtal med tid och material hittar du en lämplig instruktion i avsnittet nedan.

Det första du måste göra med din Budgetar tabellen är att fylla i den. Det finns två kolumner som behöver din input: Projektets budget och Internränta USD. Den första representerar projektets budget: det belopp som din kund kommer att betala dig för det utförda jobbet. Det andra är det genomsnittliga timpriset som du betalar dina anställda. Se till att du anger interna priser separat för varje person som arbetar med projektet.

Två anpassade mätvärden kommer sedan att beräknas för dina projekt: Vinst och Kostnader. Dina kostnader består av de pengar du lägger ut för att kompensera dina anställda som arbetar med ett visst projekt. Vinsten är den summa pengar du har kvar när du har dragit av de ovannämnda kostnaderna från projektets budget.

Beräkna projektets budget baserat på teamets tidrapporter

Fakturerar du dina kunder baserat på ett tid- och materialavtal? I så fall kan du inte ange en fast budget för ditt projekt, men du kan beräkna den utifrån teamets tidrapporter.

Använd Budgetar tabell (du kan ta bort Projektets budget kolumnen från den) och lägg till en kolumn med egna värden som heter t.ex. "External rate".

När kolumnen finns i din tabell fyller du i den enligt hur mycket du debiterar din kund per timme.

Låt oss skapa en ny kolumn som anger hur mycket din kund ska betala dig för en viss period. Klicka på mätvärden i menyn uppe till höger på ditt bord och välj lägg till anpassad -> lägga till anpassat beräkningsfält.

Skapa en beräkning som heter "intäkter" eller "inkomst" med valuta som dataformat. Skriv nu in formeln:

(Tidrapporter: Tid / 60) * Egna värden: Extern ränta

Observera att om du anger olika priser för olika personer kommer dina kostnader och intäkter att beräknas separat för varje rad som fylls i:

Nu när du har din intäkter beräknat, måste du också redigera formeln för Vinst. Ändra det från:

Anpassade värden: Projektbudget - sum(nested(Group:People, Anpassade formler: Kostnader USD))

till

sum(nested(Group: People, Anpassade formler: Intäkter)) - sum(nested(Group:People, Anpassade formler: Kostnader USD))

Så där, ja! Din totala vinst är klar.

Få mer insikt i ditt teams tidrapporteringsdata

Med Teamdecks rapporter kan du lista ditt teams spårade tid men också gräva djupare i tidtabellerna. Varje tidspost som loggas av dina anställda kan åtföljas av en "beskrivning" - teammedlemmens kommentar om en viss post. Du kan importera dessa beskrivningar till din projektbudgetrapport. Lägg helt enkelt till en kolumn med "beskrivning av tidrapporter" i någon av tabellerna i rapporten:

Du kan också se teamets bokningsbeskrivningar och jämföra dem med kommentarer på tidrapporterna:

En sådan analys kan hjälpa dig att identifiera skillnader mellan planerat och faktiskt arbete och bättre förstå hur projektbudgeten används.

Visualisera förbränningshastigheten

Du kan lägga till ett linjediagram i din rapport för att analysera projektets förbränningsgrad.

Välj Bokningar: Tid och Tidrapporter: Tid som de mätvärden du vill visualisera och använda filter för att välja relevanta projekt.

Ett sådant diagram kommer att hjälpa dig att förstå vart ditt projekt är på väg. Har de faktiska kostnaderna överstigit de beräknade? Är projektets budget i riskzonen på grund av detta? Identifiera de alarmerande mönstren så snart de dyker upp.

Låt andra få veta hur ditt projekt fortskrider

Med Teamdeck kan du dela rapporter med dina teammedlemmar eller externa intressenter. Allt du behöver göra är att klicka på andel och bestäm vem du vill dela din rapport med. Personer som har teamdeck-konton kan få redigeringsrättigheter till din rapport, medan andra kan visa den.

Skapa din egen rapport

Är du en datadriven projektledare? Att analysera insikterna kan hjälpa dig att fatta bättre affärsbeslut så att du kan hantera projekt mer effektivt. Om du använder Teamdeck har du tillgång till information i realtid om ditt teams prestationer: Kom igång nu![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]