När du arbetar med flera projekt samtidigt är det normalt att saker och ting blir lite kaotiska, eller hur?
Det finns dock gott om lösningar på marknaden för att hålla dina projekt på rätt spår och se till att ditt teams arbete planeras väl. Projektledare använder ofta programvara för resursplaneringmen hur är det med appar för resurshantering? Är det nödvändigt att investera i båda typerna av lösningar?
I detta blogginlägg kommer vi att dela med oss av några indikatorer som bör ditt företag allvarligt överväga att implementera programvara för resurshantering för att bättre planera och hantera ditt teams arbete.
För varje tecken som vi diskuterar nedan visar vi också hur en robust app för resurshantering kan hjälpa dig.
Innan vi diskuterar de särskilda problem som företagen står inför, låt oss kort sammanfatta vad resurshanteringsverktyg är.
Programvara för resurshantering hjälper dig att bättre planera ditt teams arbete och mäta resultaten. Som namnet antyder är det ditt team som står i fokus:
De flesta appar för resurshantering innehåller funktioner för resursplanering och resursallokering. Du kan också hitta mer omfattande verktyg som Teamdeck, som kombinerar resursplanering, tidsspårning och ledighetshantering. Om du vill kolla in det kan du registrera dig för en gratis provperiod.
Låt oss nu tala om de utmaningar som du kanske står inför:
Det finns många orsaker till att projekt misslyckas, men resurshantering kan i hög grad hjälpa dig att genomföra dina projekt på ett framgångsrikt sätt.
Först och främst måste du titta på resursfördelning och se till att rätt personer arbetar med rätt projekt. Det är inte lätt att göra när man har ett stort team och en stor projektportfölj. För att säkerställa att du väljer de bästa möjliga medarbetarna för ett visst projekt är det bra att ha en företagsövergripande resurskalender.
En sådan kalender gör det enkelt att se vilka medarbetare som är tillgängliga för att delta i ditt projekt. Dessutom hjälper ett bra verktyg för resursplanering dig att filtrera teammedlemmar efter kompetens, senioritet eller plats. Baserat på detta bör du kunna tilldela rätt personer till projektet.
Ytterligare en orsak till att projekt misslyckas är oförmågan att följa upp hur de fortskrider. Med projekthanteringsprogram kan du ofta skapa Gantt-diagram för att illustrera projektets tidsplan. Men du bör också spåra teamets arbete via tidrapporter. Varför ska du göra det? Om du till exempel ser att medarbetarna lägger ner mycket mer tid på ett visst uppdrag än planerat kan det vara ett tecken på att hela projektet kan bli försenat.
Varför är resursutnyttjande så viktigt för ditt teams välbefinnande och för dina projekts tillstånd? Å ena sidan vill du som arbetsgivare inte att dina team ska vara överarbetade. Programvara för resursplanering som Teamdeck gör att du omedelbart kan upptäcka Övertid i dina anställdas tidrapporter och övervaka deras arbetsbelastning i realtid.
Balanserat resursutnyttjande är också avgörande ur ett affärsperspektiv. Du har helt enkelt inte råd att ha personer i ditt team som inte har tillräckligt att göra. Dessa teammedlemmar själva är också benägna att bli frustrerade om att de inte har fått några uppdrag. Tyvärr kan du lätt missa vissa personer när du inte har ett centraliserat verktyg för resursplanering. Att regelbundet mäta resursutnyttjandet i ditt team är viktigt för att hålla dina anställda nöjda och ditt företag lönsamt.
Hur vet du om det går bra för dina projekt? Att kolla avsnittet "klart" i teamets uppgiftshanterare är ett alternativ, men vi föreslår att du också uppmärksammar den tid som ditt team lägger på ett visst projekt.
Det är en bra idé att jämföra de beräknade projekttimmarna med den faktiska tid som ditt team registrerar. Helst vill du titta på hur värdena förändras över tid. Ta en titt på det här diagrammet som skapats i Teamdecks projektrapporteringssvit:
De mörkgröna staplarna representerar teamets bokningar - de beräknade timmarna. De ljusgröna staplarna är de faktiska timmar som registrerats via en app för tidrapportering. Du kan se att från början av projektet har människor registrerat något fler timmar än vad som ursprungligen uppskattades. Skillnaden mellan uppskattningar och faktiska timmar var synlig, men inte så stor. Den 17 januari registrerade teamet dock dubbelt så många timmar som beräknat. För cheferna är det en indikator på att något inte står rätt till i projektet. Kanske kom det en oväntad ändringsbegäran från kunden? Eller kanske en av uppgifterna visade sig vara mycket svårare än väntat? Visst, ett par extra timmar borde inte vara någon stor sak i det stora hela, men föreställ dig att den här situationen varar i veckor eller månader. Om du inte använder dig av tidsspårning och övervakning i din programvara för resurshantering kanske du inte märker att projektet inte är på rätt väg.
De flesta företag använder någon form av projekthanteringsapp. Det kan vara en enkel Kanban-tavla eller en heltäckande lösning med funktioner för resursplanering. Men om ditt PM-verktyg bara fokuserar på uppgifter och projektmilstolpar behöver du en annan app för att hantera ditt projekt och team lika bra.
Som tur är har verktyg för resurshantering vanligtvis inbyggda integrationer med projekthanteringsappar, ett offentligt API eller Zapier appar.
Det kan finnas flera skäl till att det är så. Vi har redan nämnt resursallokering som en stor utmaning för projektledare. Ett annat problem är att många företag arbetar med flera projekt samtidigt. Utan ett verktyg för resursplanering kan det lätt bli så att man dubbelbokar folk eller orsakar konflikter i projektplaneringen. Slutligen är projektplanering extremt svårt när du inte har insyn i medarbetarnas tillgänglighet och planerade frånvaro. Tänk dig att boka en programmerare för ett projekt med högt tempo och sedan få reda på att denne har två veckors semester mitt i projektet.
Som du kan föreställa dig kan appar för resurshantering bespara dig alla dessa problem, så länge de erbjuder funktioner för ledighetshantering utöver resursplaneringsfunktionerna.
Med hjälp av Teamdeck kan du visa allas scheman, tillgänglighet och semestrar. På så sätt kan du planera dina projekt med större tillförsikt. Vad händer om du måste göra ändringar? Teamdeck har en dra-och-släpp-funktionnline kalenderplanerareså att du enkelt kan redigera schemat och återgå till att hantera ditt team.
Du vet redan att vissa verktyg för resursplanering kombinerar schemaläggning med hantering av ledighet (Ledighetshanteringssystem). Det är ett utmärkt tillfälle att ta ditt företags HR-processer till nästa nivå.
Tyvärr förlitar sig många team fortfarande på kalkylblad och ostrukturerad kommunikation för att hantera ledighet. Det är inte effektivt för någon som är involverad i processen: anställda tycker att det är tidskrävande att skicka en semesterförfrågan och chefer kan lätt gå vilse i kaoset.
Som ett resultat av detta kan projektledare ha mycket liten insyn i resurstillgänglighet och planerad frånvaro. Detta kan naturligtvis leda till kostsamma misstag i schemaläggningen. Effektiv resurshantering och kapacitetsplanering är bara möjligt när du vet vem i ditt team som är tillgänglig och när.
Med Teamdeck kan medarbetare begära ledigt med bara ett par klick. Varje godkänd frånvaro syns i resurskalendern, så att projektledarna kan ta hänsyn till den när de planerar nya projekt.
Att förstå hur många fakturerbara och icke-fakturerbara timmar dina team registrerar är viktigt för att övervakning av projektets lönsamhet. När du ser fördelningen av timmar kan du försöka hitta optimeringar och t.ex. minska antalet icke-fakturerbara timmar med öka effektiviteten i ditt teams möten.
Hur beräknar jag fakturerbara timmar? I Teamdeck kan anställda tilldela taggar som "ofakturerbara" till sina tidsposter när de spårar tid. Allt du behöver göra som chef är att skapa en enkel rapport för att analysera utvalda team eller projekt. Dessutom kan du använda samma rapport för att beräkna de anställdas löner eller hur mycket pengar du ska debitera din kund.
Förhoppningsvis ser du nu att programvara för resurshantering kan vara ett bra komplement till ditt teams verktygslåda. Nu gäller det att hitta rätt verktyg för just ditt team. Vi föreslår att du börjar med att läsa en översikt över populära verktyg för resursplanering. Använd den för att jämföra funktioner och priser för olika molnbaserade verktyg som finns på marknaden.
Du kanske gillade vad du såg i det här blogginlägget och vill lära dig mer om Teamdeck i synnerhet? Boka ett samtal med Anielavår expert på kundframgångar. Hon kommer att visa dig de viktigaste funktionerna i Teamdeck och förklara hur du kan optimera ditt företags processer genom att anamma resurshantering.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...