Många företag letar just nu efter idéer för kostnadsoptimering som svar på den globala pandemin och dess ekonomiska konsekvenser. När man försöker minimera HR-kostnaderna bestämmer sig teamen för att införa anställningsstopp eller använda sin HR-teknik mer effektivt, allt för att förbli lönsamma och undvika uppsägningar. I en anda av bättre utnyttjande av tillgänglig teknik vill vi visa dig hur företag kan sänka sina kostnader med hantering av projektresurser.
Våra tips fungerar för många olika branscher, men företag som arbetar för flera kunder samtidigt (byråer, konsultföretag, programvaruföretag) kommer kanske att finna dem särskilt användbara. När man jonglerar med flera projekt samtidigt är det nämligen en stor utmaning att planera och hantera resurser.
Låt oss först definiera resurshantering.
I vår guide till hantering av projektresurserdefinierade vi det som göra det mest effektiva utnyttjandet av de begränsade resurser som står till ditt förfogande. Vilken typ av resurser talar vi om? Människor, naturligtvis, men också utrustning, lokaler, fordon eller något annat beroende på hur din verksamhet ser ut. I det här blogginlägget kommer vi dock att fokusera på personalhantering.
Att använda sina resurser så effektivt som möjligt innebär att man utnyttjar dem på ett effektivt sätt, fördela rätt personer till rätt projekt (resursfördelning)och analysera ditt teams arbete för att hitta optimeringsmöjligheter. Dessa steg är avgörande för att minska företagets kostnader, som du kommer att se i de kommande styckena.
Använda bra programvara för resursplanering kommer att hjälpa dig enormt. Naturligtvis kommer appen inte att göra allt ditt arbete åt dig, men det gör att du kan göra saker effektivt och spara tid och pengar i processen. I det här blogginlägget kommer du att se skärmar från Teamdecken app som används av team över hela världen.
Utveckling Teamdecksom är en komplett app för resurshantering, pratar vi ofta med våra kunder om vilken effekt resurshantering har på deras budgetar.
Apptension var ett av de första företagen som använde Teamdeck för att planera och hantera sina anställdas arbete. Piotr Bandosz, Apptension's Head of Finances and People, berättade för oss:
Utan Teamdeck har vi slösat bort $11,130 i anställdas tid varje månad för att hantera vanliga ledningskamper. Teamdeck hjälpte oss att minska detta avfall till $1,249.50, vilket sparar oss $9,880.50 per månad.
Apptension är ett team på 50 personer, så om du driver ett större företag kan du förvänta dig ännu mer besparingar. Hur är det möjligt? Låt oss gå in på detaljerna - hur sparar du pengar när du implementerar resurshantering?
Varför är resursutnyttjande så avgörande? Kort sagt: det gynnar både arbetsgivaren och de anställda. Tänk till exempel på underutnyttjande. Människor som väntar på arbetsuppgifter genererar kostnader för företaget, men kan också blir mycket frustrerade själva. Å andra sidan kan överutnyttjande leda till utbrändhet bland anställda och extra kostnader för arbetsgivaren om du betalar mer för Övertid. Det är ganska enkelt: med optimalt utnyttjande genererar du inte onödiga kostnader och dina medarbetare kan njuta av en balanserad arbetsbelastning för teamet.
Resurshantering är nyckeln till att upprätthålla ett bra resursutnyttjande. Det kräver att du är uppmärksam på resursplanering och tilldela arbete till medarbetare som kan ta på sig fler uppgifter. När du ser alla dina teammedlemmars bokningar i resurskalenderär det mycket lättare att upptäcka personer som är under- eller överutnyttjade.
Ett av skälen till att resurshantering påverkar projektens lönsamhet är att den hjälper dig att välja de bästa personerna för en viss uppgift. Det verkar enkelt när ditt team består av, säg, tio personer. Men vad händer om du ska hantera 200+ anställda?
Verktyg för resurshantering som Teamdeck ger dig en bra överblick över talangpoolen. Du ser vilka som är tillgängliga för att delta i ett nytt projekt, men du kan också filtrera dina teammedlemmar efter kompetens, tjänstgöringstid eller plats. När de bästa möjliga personerna arbetar med ett projekt är det mer sannolikt att det blir framgångsrikt.
Även om dina bästa talanger lyckas leverera projektet inom tidsfristen och budgeten kan det ändå visa sig att det knappt är lönsamt. Allt handlar om vilken budget du kommer överens om med kunden och vilken faktureringsmetod du använder.
Om du till exempel fakturerar per timme (tid och material) är det värt att analysera teamets fakturerbara och icke-fakturerbara tid. Tidrapportering för anställda är en viktig aspekt av resurshantering. Den gör det möjligt att göra förbättringar på det personliga planet (t.ex. genom att justera arbetsbelastningen) och på projekt- eller till och med organisationsnivå.
Gå in i ditt teams Tidrapport och se hur fördelningen ser ut mellan fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Ta sedan en stund och fundera på hur du kan förbättra förhållandet till din fördel. Du kanske till exempel märker att dina projektteam tillbringar mycket tid på långa all-hands-möten eller på administrativa uppgifter som projektrapportering. Du kommer bokstavligen att se var du förlorar pengar.
Hur kan du åtgärda detta? En idé är att förbättra företagets interna processer. En annan skulle vara att närma sig framtida budgetar på ett annat sätt och till exempel avsätta en större buffert.
Kommunikation är avgörande, särskilt för företag som har gått över till distansarbete. Om du befinner dig i den här situationen kanske du vill läsa vårt blogginlägg om effektiv kommunikation för distansteam.
Men det är också sant att kommunikation kan vara frustrerande och tidskrävande. Ett exempel? Tänk dig att du är ansvarig för ett team och har följande konversation med din kollega:
Ett annat exempel är när medarbetare inte är säkra på vad de ska fokusera på en viss dag. Det kan låta förvånande, men det är inte ovanligt, särskilt inte i roller som stödjer flera projekt under en vecka (t.ex. illustratörer och DevOps-specialister).
Det verkar oskyldigt, men liknande konversationer kan ta upp timmar av dina anställdas veckor. Vore det inte fantastiskt att slippa dessa samtal och istället ha effektiva system för att planera och hantera arbets- eller semestertid? Det är här som verktyg för resurshantering kommer väl till pass.
När ditt team arbetar med resurshantering är det enkelt för medarbetarna att kontrollera sina prioriteringar för kommande dagar. Semestertillägg och -förfrågningar kan också hanteras på ett smidigt sätt. Du sparar pengar som företag och dina medarbetare kan fokusera på kommunikation som är viktig för dem.
Har du någonsin gått igenom en dyr rekryteringsprocess bara för att anställa en medarbetare som trots allt inte hade så mycket att göra? Eller har du kanske säkrat ett par projekt för att sedan inse att du inte har tillräckligt med kapacitet att leverera dem och var tvungen att anlita frilansare eller outsourca team mot en extra kostnad? Båda scenarierna hade kunnat undvikas med hjälp av resursprognoser. Det innebär att du försöker förutse hur många resurser du kommer att behöva och när.
Hur kan resurshantering hjälpa dig med prognostisering av personalresurser?
För det första får dina chefer bättre insyn i teamets kapacitet och aktuella arbetsbelastning, så att de kan planera produktionsflödet därefter. För det andra kan du analysera historiska data från teamets tidrapporter för att identifiera mönster. Till exempel upplever många byråer en säsongsbetonad efterfrågan på resurser: det finns månader då det helt enkelt finns mer arbete. Om du vet detta i förväg kan du förbereda dig för en resursbrist och starta en rekryteringsprocess eller förhandla fram ett bättre avtal med ett outsourcingföretag. På så sätt optimerar du dina utgifter och kan planera din ekonomi bättre.
När du står inför en kris kan din första instinkt vara att sätta ett tak på utgifterna. Att investera i en app för resurshantering kan verka kontraintuitivt när du desperat vill spara pengar, eller hur? I själva verket är det så att så länge din ledningsgrupp är engagerad i effektiv resursplanering och resurshanteringbör avkastningen på investeringen vara hög.
Ta Apptension, företaget som uppskattade att de sparar $10k varje månad tack vare Teamdeck. Hur mycket spenderar de på det? En licens för en person kostar $3,99, så ett team på 50 personer betalar $199,50 varje månad. Som du kan se är det bara en bråkdel av de besparingar de kan generera på grund av den effektiva hanteringen av sina resurser.
Undrar du hur avkastningen på investeringen skulle se ut för ditt företag? Låt oss prata om det! Boka ett samtal med Aniela: hon kommer att diskutera dina resurshanteringsbehov och visa dig hur Teamdeck kan hjälpa dig att sänka företagskostnaderna.
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...
Som mjukvaruhus har vi testat många, kanske de bästa apparna för tidshantering. I IT- och programvarubranschen - som mestadels har företagskunder från USA och Storbritannien - är vi vana vid att arbeta med en absolut...