Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation för en resursplanerare online som passar alla. Denna guide syftar till att hjälpa dig att navigera i urvalsprocessen genom att ställa viktiga frågor som kommer att vägleda dig mot de bästa resursplaneringsverktygen för ditt team.
Vad kommer du att få med den här artikeln:
Rollen för programvara för resursplanering i projektledning.
Fem viktiga överväganden och frågor att ställa när man söker efter en effektiv resursplanerare.
Exempel på företag som har valt Teamdeck.io som deras primära resursplanerare.
Strategier för effektiv hantering av kapacitetsplanering, projektuppgifter och affärsprocesser.
Resursplanerare, resursschemaläggare, programvara för resursplanering, projektkalender, kalenderplanerare online, etc. - är de termer som beskriver, generellt sett, samma sak. Med ett resursplaneringsverktyg kan du hantera resurser och fördela rätt teammedlemmar till rätt projekt/uppgifter/kunder.
Resursplanering är en integrerad del av resurshantering, vilket är processen att använda ett företags resurser på effektivast möjliga sätt (källa: Affärsordbok). Det gör att du kan utnyttja ditt team bättre och se till att alla arbetar med något som de är väl rustade för att göra. Som ett resultat av resurskapaciteten är det mer sannolikt att dina projekt och åtaganden blir framgångsrika.
Ett fågelperspektiv över teammedlemmar, projektgrupp, projekt och uppgifter.
Observera att vi i det här blogginlägget endast fokuserar på programvara för onlinehantering - dedikerade appar för resursplanering, schemaläggning av resurseroch andra verktyg för resurshantering. Det är möjligt att använda ett kalkylblad (eller ett annat verktyg som fungerar för dig) för att fördela dina teammedlemmars arbete.
Vi tror dock att programvara som är utformad för detta ändamål i slutändan kommer att göra projektportföljhanteringsprocessen mer effektiv och ändamålsenlig. Dessutom kan du hitta resursplanerare till olika prisnivåer (inklusive gratisalternativ, särskilt för små team). Du bör kunna hitta något som passar din budget och dina behov.
Verktyg för resursplanering har utvecklats avsevärt under årens lopp och har gått från att vara enkla hjälpmedel för schemaläggning till sofistikerade plattformar som erbjuder en rad funktioner som är utformade för att förbättra effektiviteten och produktiviteten. Låt oss fördjupa oss i hur dessa verktyg fungerar och de olika funktioner de erbjuder.
Moderna verktyg för resursplanering ger en centraliserad instrumentpanel där cheferna kan se och hantera alla resurser. Denna omfattande vy innehåller detaljer om pågående projekt, resursallokeringar och kommande deadlines. Möjligheten att se all denna information på ett och samma ställe hjälper till att snabbt fatta välgrundade beslut.
Exempel: En marknadsföringsbyrå som arbetar med flera kampanjer samtidigt kan använda den centraliserade instrumentpanelen för att spåra vilka teammedlemmar som arbetar med vilka kampanjer, deras aktuella arbetsbelastning och kommande deadlines. Denna synlighet säkerställer att inget projekt förbises och att resurserna utnyttjas optimalt.
Effektiva verktyg för resursplanering underlättar samarbete i realtid mellan teammedlemmarna. Funktioner som delade kalendrar, snabbmeddelanden och gemensam dokumentredigering säkerställer att alla håller sig på samma sida, oavsett var de befinner sig.
Scenario: Ett nystartat teknikföretag med team som är spridda över olika tidszoner kan använda dessa funktioner för att samordna arbetet på ett smidigt sätt. Teammedlemmarna kan uppdatera sin tillgänglighet, kommunicera förändringar och justera scheman i realtid, vilket minskar förseningar och missförstånd.
Rapportering och analys är avgörande för att förstå hur resurserna utnyttjas och var förbättringar kan göras. Många resursplaneringsverktyg erbjuder detaljerade rapporter om resursallokering, projektförlopp och teamprestanda. Dessa insikter är ovärderliga för strategisk planering och optimering av resursanvändningen.
Fallstudie: Ett byggföretag använder avancerad analys för att övervaka användningen av tunga maskiner och arbetskraft på olika byggarbetsplatser. Genom att analysera dessa rapporter kan de identifiera underutnyttjad utrustning eller överbelastad personal, vilket möjliggör bättre resursfördelning och kostnadsbesparingar.
Programvara för resursplanering spelar en central roll i projektledningen genom att säkerställa att resurser fördelas effektivt och att projekten slutförs i tid och inom budget. Så här integreras den med projektledningsprocesser:
Resursplanerare hjälper projektledare att skapa detaljerade scheman som tar hänsyn till teammedlemmarnas tillgänglighet och kapacitet. Denna schemaläggning går utöver enkla uppgiftstilldelningar och omfattar faktorer som kompetens, erfarenhet och balans i arbetsbelastningen.
Insikt: Inom mjukvaruutveckling är det avgörande för effektiviteten att tilldela uppgifter till teammedlemmar med rätt expertis. En resursplanerare kan hjälpa till att matcha utvecklare med uppgifter som överensstämmer med deras kompetens och erfarenhet, vilket säkerställer att komplexa kodningsutmaningar hanteras av dem som är bäst rustade för att lösa dem.
Att balansera arbetsbelastningen är viktigt för att förhindra utbrändhet och säkerställa att alla teammedlemmar arbetar med optimal kapacitet. Verktyg för resursplanering ger en visuell bild av fördelningen av arbetsbelastningen, vilket gör det lätt att identifiera när vissa teammedlemmar är överbelastade eller underutnyttjade.
Exempel: På en advokatbyrå kan vissa advokater vara överbokade med ärenden medan andra har lättare scheman. En resursplanerare hjälper till att fördela ärendena jämnare och ser till att alla advokater har hanterbara arbetsbelastningar och att klienterna får uppmärksamhet i rätt tid.
Projekt har ofta uppgifter som är beroende av varandra, vilket innebär att en uppgift inte kan påbörjas förrän en annan är slutförd. Programvara för resursplanering kan hjälpa till att identifiera dessa beroenden och potentiella flaskhalsar i förväg, så att cheferna kan planera därefter och hålla projektet på rätt spår.
Scenario: Ett filmproduktionsteam använder en resursplanerare för att hantera inspelningsscheman och se till att skådespelare, kulisser och utrustning finns tillgängliga vid rätt tidpunkt. Genom att förutse beroenden kan de undvika kostsamma förseningar och säkerställa en smidig produktionsprocess.
Innan du letar efter teamets nya resursplanerare måste du förstå vilka fördelar som resurshantering (och särskilt effektiv schemaläggning och planering av resurser) kan ge. Olika företag kommer att uppskatta olika fördelar med resurstillgänglighet och därför prioritera specifika funktioner när de letar efter en resursplanerare eller ett projekthanteringsverktyg med dessa funktioner.
Undvika schemakonflikter - en av de många roller som en resursplanerare har
Om du till exempel arbetar i en organisation som har flera projekt igång samtidigt är det viktigt att du har ett verktyg som gör det möjligt för dig att samordna din projektportfölj och anpassa flera tidsplaner för att leverera projekt.
Vilka är då de största fördelarna med att planera resurser med hjälp av en särskild app?
Bilderna nedan visar gränssnittet för Teamdeck, den programvara för resursplanering som vi har byggt. Om du har några frågor om verktyget, hör av dig till oss!
Visst, det är enkelt att fördela resurser Det är inte bara möjligt att lägga upp ett schema för ett visst uppdrag med hjälp av en app för schemaplanering, utan även att skriva ner det på ett papper eller i ett kalkylblad. Den verkliga fördelen med resursplanerare ligger i deras förmåga att hjälpa dig att ändra ditt teams scheman. Flexibel planering är mycket enklare när du vet att du snabbt kan omfördela dina resurser eller prova olika schemaläggningsalternativ. I många appar för resurshantering kan du dra och släppa olika uppdrag - det är praktiskt när du snabbt måste flytta runt saker.
Appar för resurshantering hjälper dig att fixa konflikter i projektplaneringen genom att snabbt redigera schemat, men de gör det också möjligt för dig att undvika dem i första hand. Det är möjligt eftersom du kan se dina medarbetares tillgänglighet (inklusive deltidsanställda eller frilansare som arbetar för ditt företag). Denna insikt gör det möjligt för dig att planera arbetet på ett mer framgångsrikt sätt. När allt kommer omkring kommer du inte att bli överraskad av oväntade semestrar eller andra åtaganden.
Resursförvaltare eller PM vill se till att teammedlemmarna har arbete att göra, men att de inte blir överhopade med uppgifter. Verktyg för resursplanering hjälper dig att hitta rätt balans här: du kan övervaka människors arbetsbelastning och omfördela anställda till framtida projekt när det behövs.
När du implementerar ett resurshanteringsverktyg eller en app i din organisation ger du alla en bättre förståelse för vad som händer på företaget - alla är på samma sida. Chefer kan bedöma tidsplanerna för olika projekt, medan anställda och varje teammedlem ser vad de har i beredskap för de kommande dagarna, vilka andra projektfaser är.
Bättre arbete och transparens i projektet tack vare resursplaneraren. Bokning, hantering av arbetsbelastning, lämna spårning.
Innan du ens börjar analysera olika programvaror för resurshantering Verktygbör du ta dig tid att fundera över ditt företags behov. Att veta vad du letar efter kommer att göra beslutsprocessen enklare.
Du kan börja med att ställa följande frågor:
Vilken typ av resurser vill du schemalägga (t.ex. personal, utrustning, kontorsutrymme)?
Vad vill du planera (t.ex. projekt, förändringar, evenemang)?
Använder du några andra verktyg?
Hur är ditt team uppbyggt?
Vilka är ditt teams vanor?
Låt oss ta en närmare titt på var och en av dessa frågor. Det första du måste tänka på är vilken typ av resurser du vill planera. Du har säkert märkt att vi i det här blogginlägget mest har hänvisat till verktyg för schemaläggning av människor som hanterar resurser och processer. Du kan lika gärna vilja skapa scheman för icke-mänskliga resurser. Säg att du bara har en handfull konferensrum som måste fördelas till olika personer varje dag. Eller om du har utrustning som måste bokas i förväg.
I de flesta appar för resurshantering kan du lägga in både mänskliga och icke-mänskliga resurser i systemet, men många verktyg har utformats specifikt för planering av mänskliga resurser. Om ditt primära fokus för kapacitetsplanering ligger på livlösa resurser behöver du inte oroa dig: det finns förmodligen en särskild resursplanerare för det ändamålet (t.ex, utrustningschef eller Planerare av kontorsutrymmen)
Visserligen kan vi generellt säga att alla företag arbetar med någon typ av projekt. Men du måste ändå gräva djupare i de krav som ställs på ditt arbete. Vill du planera långsiktiga projekt (t.ex., Utveckling av programvara)? Eller så kanske du behöver planera dagliga arbetspass eller engångsjobb. Olika branscher har specifika behov här, och du kanske vill söka dig till andra yrkesroller, t.ex. skiftplanerare på restauranger.
De två första frågorna bör ha begränsat din sökning till ett visst marknadssegment. Nu är det dags att utvärdera egenskaper hos olika verktyg inom det segmentet.
Till att börja med måste du se till att en ny resursplanerare passar in i ditt teams verktygslåda. Det är särskilt viktigt när ditt team använder flera onlineverktyg (som programvara för projekthantering, chatt eller appar för skapande av innehåll). Du vill att den nya planeraren ska integreras sömlöst med ditt befintliga ekosystem. Fråga om den app du utvärderar har tillräckligt med integrationer, tillägg eller alternativ för att anpassa den (till exempel med API).
Analysera sedan strukturen för dina projektledare och team (de personer som kommer att använda planeraren). Det är troligt att du kommer att vilja ge olika typer av behörigheter till olika teammedlemmar. Se till att du kan göra det i appen.
Slutligen bör du ta hänsyn till dina medarbetares och resursansvarigas vanor. Om dina team till exempel tillbringar en stor del av sin arbetstid på språng är det vettigt att använda ett verktyg med en robust mobilapp.
Det är alltid bra att jämföra den app du överväger med andra populära men bästa projektplaneringsverktyg. Många appar erbjuder särskilda jämförelsesidor (vi har skapat sådana sidor för personer som söker alternativ till Resource Guru, Monday och Wrike).
Även om du tror att en viss app uppfyller alla krav när du läser en produktbeskrivning, är det absolut nödvändigt att du provar den. På så sätt får du en känsla för användarupplevelsen och kan testa olika funktioner innan du rullar ut den till hela teamet.
Ett alternativ är att använda en gratis provperiod som många produkter erbjuder. Registrera dig och utforska appen på egen hand innan du introducerar ditt team. Alternativt kan du be om en produktdemo - det är ett utmärkt tillfälle att bedöma ett visst företags kundsupport.
På Teamdeck erbjuder vi två alternativ:
Registrera dig för en 30-dagars GRATIS provperiod. Du får full tillgång till appen och kommer att kunna övergå till premiummedlemskapet när rättegången löper ut sömlöst. Tips: Om du vill se hur det är att använda Teamdeck i verkliga scenarier kan du importera exempeldata till ditt konto och leka runt.
Boka ett samtal med Aniela. Hon kommer att diskutera dina behov, visa dig de olika funktionerna i vår resursplanerare, resursrapporter, hur du planerar resurser och projekt, och hjälpa dig att avgöra om det är rätt lösning för dig.
Få en 30-dagars GRATIS provperiod
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...