Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig självt, och att hålla det uppdaterat och reagera på förändringar är mer komplicerat. Situationen blir ännu mer krävande när många medarbetare arbetar på distans.
Vad kommer du att lära dig av den här artikeln:
Hur en kalenderplanerare online hjälper till med projektledning
Hur Teamdeck programvara för resurshantering används i online-planeringen
Skillnader mellan en schemaplanerare online och en kalenderplanerare online
Innan du får en ganska bra inblick i hur en online kalenderplanerare fungerar, måste du veta hur marknaden ser ut.
Först och främst en kalenderplanerare online, programvara för kalenderplanerare, verktyg för projektplanering, kalender för projektplanering, kalender planeringsverktyg, schemaplanerare online, eller programvara för resursplanering - har samma roll. De ska hjälpa dig att organisera ditt och dina teammedlemmars arbete.
Online kalenderplanerare eller traditionell kalender?
För det andra finns det alltid ett behov av att ta hänsyn till projektledningsprocesser och de många olika utmaningar och förväntningar som är kopplade till dem. När chefer använder någon form av projekthanteringslösning eller bara en schemaläggare online, uppmärksammar de funktioner som t.ex:
Full insyn i team, uppgifter och tid (vår bransch använder uttrycket "fågelperspektiv" för att kommunicera detta)
Anpassningsmöjligheter och anpassningsbara rapporter
Tidrapportering för anställda och hantering av tidrapporter, inklusive stöd för faktureringsprocesser
Enklare än tidigare att schemalägga team och tilldela uppgifter
Möjlighet att hantera medarbetare från olika tidszoner
Hantering av tillgänglighet eller frånvaro
Funktioner för taggning, färgkodning och prioritering
Programvara för ledighetshanteringssystem - eftersom alla projektet måste vara klart i tid
Den tredje, en online kalenderplanerare är bara en bit av en stor familj av projekthanteringsverktyg. Enligt Wrikes artikel - vår konkurrent på marknaden för kalenderplanerare online - föreslår programvaran för projektledning fyra typer av kalenderplanerare online.
En kalenderplanerare online, en schemaläggare online eller en schemaplanerare online - oavsett vad du kallar det, har de det gemensamt att de har en tavla, uppgifter och personer som tilldelats dem. Dessa planerare har ofta dra-och-släpp-funktionalitet, så att användarna enkelt kan tilldela uppgifter och omorganisera scheman.
[Källa: Teamdeck - programvara för resurshantering baserat på kalenderplanerare online]
Ett Gantt-diagram är ett diagram med två axlar. En horisontell visar en tidslinje för ett projekt. En vertikal visar alla uppgifter som ser ut som staplar.
En visuell tavla delar in uppgifter/projekt i olika kategorier, och varje kategori illustrerar de olika ett projekts olika faser. Den mest typiska uppställningen är "att göra", "pågår" och "slutfört", kompletterat med andra.
[Källa: Trello - lösning för teamhantering med kalendervy]
Trots skillnaderna är målet detsamma. En online-kalenderplanerare eller - som vi föredrar - online-schemaplanerare är ett programvaruverktyg som låter dig planera och lägga till uppgifter, projekt och händelser i en kalendervy/kalendertavla.
Låter enkelt, tills vi använder en annan term - bara "kalenderplanerare". Och det borde vara en impuls som startar en ny fråga: finns det någon skillnad? Hur skiljer sig en kalenderplanerare från en onlinekalender (t.ex. Google Kalender)?
Dessa två typer av appar har olika syften:
en kalender gör det möjligt att schemalägga händelser (t.ex. möten) och fungerar som en påminnelse om dem,
en onlineplanerare kan du också schemalägga händelser (t.ex. lägga till uppgifter, ställa in påminnelser, lägga till händelser, redigera händelser, lägga till anteckningar), men den har dessutom kraftfulla funktioner för arbetsplanering. Sådana funktioner kan omfatta tillgänglighetshantering, spårning av beroenden mellan uppgifter, tidsspårning och projektanalys.
Man kan säga att kalenderverktyg online också kan hjälpa dig att planera ditt arbete. Och det är sant, åtminstone för personligt bruk. Men när du måste hålla deadlines eller skapa ett schema för ditt team (eller flera team) behöver du fler funktioner än de flesta kalendrar erbjuder.
Låt oss prata om fördelar: vilka är de konkreta vinsterna med att använda kalenderplanerare online? Vi har valt att dela in dem i ett par kategorier:
Har du någonsin undrat hur många timmar ditt team spenderar på onödiga diskussioner om sina nuvarande eller kommande uppdrag? Apptension, ett 50-personers företag för mjukvaruutveckling har räknat ut att de brukade förlora över $11k varje månad på frågor som "vad ska jag jobba med idag?", "godkändes min semesteransökan?". Med en kalenderplanerare online har de lyckats minska denna siffra med nästan $10k!
När du bestämmer dig för att implementera en onlineplanerare i din organisation eller ditt team blir den den enda sanningskällan när det gäller scheman, projekt, framsteg, ansvarsområden osv. I många planeringsverktyg finns det en kolumn på vänster sida av gränssnittet för att spåra arbetsförlopp och schemalägga uppgifter. Det är viktigt, särskilt för distribuerade team, att ha en transparent översikt över det arbete som sker i ett team.
Medarbetarens tilldelning (bokning) baserat på kompetens och tillgänglighet. Varje veckas vy och uppdrag visas i kalenderplaneraren online. [Källa: Teamdeck]
Vi rekommenderar starkt att du använder onlineplanerare i stället för att planera arbetet i Excel eller på papper. Anledningen är att när förändringar sker - och det kommer nästan oundvikligen att ske - kan du snabbt reagera och enkelt redigera planen med hjälp av ett interaktivt verktyg. Kalkylblad och textdokument kan snabbt bli föråldrade om du inte uppdaterar dem regelbundet.
Tänk dig att ditt företag driver flera projekt samtidigt. Varje projektledare behöver sätta ihop ett team och planera startdatumet för ett projekt utifrån sin tillgänglighet. Med en kalenderplanerare kan de också se vad andra PM:s planerar och undvika konflikter i projektplaneringen.
Projekt och resursplanering appar är verktyg för att bygga ett lyckligt team. Medarbetarna vill veta vad de har för kommande arbetsuppgifter. De mår också bättre när cheferna kan se och planera utifrån deras tillgänglighet eller arbetsbelastning. Risken för övertid eller underutnyttjande är mycket lägre när du använder en robust onlineplanerare. Läs mer om hur du mäter resursutnyttjande och dess roll i projektledningsprocesser.
Nu när du känner till de viktigaste fördelarna med att planera arbetet med kalenderverktyg online vill vi visa hur du kan göra det i praktiken med hjälp av Teamdeck.
Teamdeck är en kalenderplanerare online (eller - programvara för resurshantering, om man så vill) som kombinerar funktionerna i en kalenderplanerare online med andra kraftfulla funktioner som tidsregistrering, frånvarohantering och projektrapportering.
Så här kan det bli enklare att planera veckan för ditt team med Teamdeck:
Innan du börjar bygga din veckoplan måste du få en överblick över ditt teams tillgänglighet. Det är enkelt: allt du behöver göra är att kolla in resurskalender.
Du kan också använda anpassade fält för att samla in och organisera ytterligare information, t.ex. roller, ansvarsområden och specifika projektattribut.
Här kan du hålla reda på detaljer om ditt teams tillgänglighet på två olika nivåer:
daglig tillgänglighet/arbetstid (det är särskilt användbart om du arbetar med deltidsanställda och frilansare),
planerade semestrar och olika typer av ledighet (t.ex. mammaledighet).
Du kan också kontrollera personernas aktuella uppdrag och se om de är tilldelade några projekt och hur länge de kommer att vara det. När människor redan har många uppgifter på sina bord kanske du inte vill överväldiga dem med mer arbete.
[/vc_kolumn_text]
När du har identifierat de medarbetare som kan bli involverade i ditt projekt kan du enkelt tilldela dem det. Du kan också lägga till taggar och anteckningar i din bokning: använd dem för att meddela andra chefer att det här uppdraget är preliminärt eller tvärtom mycket brådskande.
Som projektledare eller teamledare måste du hålla fingret på pulsen och övervaka projektets framsteg varje dag. Att bara titta på det planerade arbetet kommer inte att ge dig alla svar. Det är därför Teamdecks användare kan registrera den tid de tillbringade på ett visst projekt. Med enkel tillgång till denna information är det enkelt att jämföra uppskattningarna med faktiska uppgifter och överblicka båda:
Användning rapporter om projektstatus som den här för att fatta bättre teamrelaterade beslut.
Dina medarbetare använder sannolikt många olika appar för att förenkla sitt arbete: chattar, kalendrar, PM-verktyg för att hålla reda på sina arbetstider och uppgifter. Du kan enkelt integrera Teamdeck med många populära verktyg och göra planeringen och hantering av projektresurser processer mer effektiva, till exempel:
Tror du att Teamdeck kan vara rätt online kalenderplanerare för ditt team? Gå med över 3500 kunder som använder vår app varje dag. Starta din kostnadsfria 30-dagars testperiod här. Du kan stanna kvar på gratisplanen för alltid om ditt team består av upp till 6 personer. Vi uppmuntrar större team att delta i vår personliga onboardingprocess: schemalägg ett samtal med Aniela, vår expert på kundframgång.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...