Oavsett om du är projektledare eller VD för ett företag vill du sannolikt veta hur det går för ditt team. Som ledare för teamet är du ansvarig för att ange riktning och uttrycka förväntningar, så du vill naturligtvis veta om dina medarbetare lever upp till dem.
Visst kan man alltid bedöma teamets prestation utifrån vissa milstolpar eller resultat. Om vi till exempel pratar om ett projektteam kan man argumentera för att deras effektivitet kan mätas utifrån om projektet var framgångsrikt.
Tyvärr har en sådan utvärdering en del betydande brister. Först och främst kan den vara missvisande. Projekt misslyckas på grund av flera skälDärför kan man inte säga så mycket utifrån själva resultatet, utan man måste gräva djupare. När du utvärderar ditt team först efter att ett visst projekt har slutförts missar du dessutom chansen att optimera och förbättra deras arbete. Det är därför vi i det här blogginlägget visar hur du regelbundet kan följa upp teamets prestationer och identifiera förbättringsmöjligheter.
Alla rapporter som visas i den här artikeln kan enkelt konfigureras i Teamdeck. Det är en resurshanteringslösning som används av dussintals byråer, konsultföretag eller mjukvaruutvecklingsföretag (vissa av dem använder Teamdeck.io som tidshanteringsappar, andra - som resursschemaläggningsverktyg). Med den här appen kan du tilldela dina anställda till olika projekt, spåra deras tid och hantera deras tillgänglighet. En robust rapportsvit är en av de starkaste funktionerna i Teamdeck: den gör det möjligt för teamledare att få en bättre förståelse för hur deras team arbetar och hur effektiva de är. Baserat på dessa rapporter kan PM och chefer fatta bättre beslut med stöd av data.
Du kan använda Teamdecks rapporter för att utvärdera olika aspekter av ditt teams effektivitet. Läs vidare för att få steg-för-steg-instruktioner om hur du skapar var och en av de rapporter om teamprestanda som presenteras nedan. Du kan också boka ett samtal med en av våra experter på resurshantering: tillsammans bygger vi en perfekt rapporteringspanel för att mäta ditt teams effektivitet.
Medarbetarproduktivitet är ett bra mått för att mäta hur mycket pengar dina anställda tillför företaget. Att övervaka detta är också användbart om ett av dina affärsmål är att beräkna de mest lönsamma projekten/kunderna, vilket är ett vanligt behov för byråer eller konsultföretag. Låt oss öppna en rapport där mätvärden för medarbetarproduktivitet redan har ställts in.
Teamdeck kommer upp med ett par rapportmallar. En av dem, kallad KPI:erär särskilt användbart för att skapa rapporter om teamprestationer. Logga in på ditt konto, gå till rapporter och skapa en ny med hjälp av den här mallen.
Du kommer att se en tabell som heter Försäljning KPI. Här kan du följa upp ett par viktiga prestandamått:
Formlerna för dessa mätvärden har redan fördefinierats i Teamdeck, men du kan redigera dem genom att klicka på Mätvärden och välj den formel som du vill ändra.
När du genererar den här rapporten för första gången kommer du att se att den är tom. Detta beror på att du måste fylla i Intern ränta och Extern ränta kolumnerna först. Dessa fungerar som Excel-celler: det är bara att skriva in rätt värde. Internräntan är hur mycket pengar din medarbetare tjänar per arbetstimme. Det externa priset är hur mycket du tar betalt av dina kunder för en timmes arbete.
Du kan definiera en taxa för hela teamet eller utöka tabellen och tilldela alla i företaget egna taxor. När du fyller i cellerna kommer du att se att resten av tabellen uppdateras automatiskt. När du känner till ditt teams priser kan Teamdeck beräkna resten baserat på människors tidrapporter.
I bilden ovan har genomsnittliga priser angetts för hela projektgruppen.
Du kan också spåra avkastningen på investeringen för varje enskild anställd: om du är nöjd med deras produktivitet men inte med avkastningen på investeringen, betyder det att du kan förbättra din prissättningsstrategi. En sådan analys hjälper dig att få riktigt värdefulla insikter: om du bara ser till vinsten kan du säga att ditt teams prestationer inte håller måttet. Men vid en närmare granskning kan du se att du behöver ta lite mer betalt för dina tjänster.
I de föregående styckena diskuterade vi hur du beräknar ROI för dina projekt och enskilda teammedlemmar. Nu är det dags att skapa ett enkelt diagram som hjälper dig att utvärdera ROI-värden sida vid sida:
Du kan snabbt se vilka projekt som har genererat den högsta avkastningen på investerat kapital under de senaste veckorna eller månaderna.
Dessutom kan du beräkna ROI för olika roller inom ditt företag. Timlönerna skiljer sig vanligtvis åt för olika befattningar. Skapa ett diagram för att mäta vilka anställda som är ansvariga för att generera den största vinsten för ditt företag.
Frontend-utvecklare har genererat 21% av ditt företags totala ROI.
Ett av de viktigaste tecknen på ett effektivt team är att de kan leverera enligt sina estimat. Därför är en rapport med "estimat vs. faktiska utfall" ett bra sätt att mäta prestandan.
Teamdeck lagrar data om de planerade timmarna (bokningar) samt den faktiska arbetstiden (tidrapporter). Ett enkelt stapeldiagram kan visa dig skillnaden mellan dem:
Observera att det här diagrammet är uppdelat i projekt och sedan personer. Det är en bra idé att analysera dina data på båda nivåerna. Naturligtvis vill du spåra uppskattningarna jämfört med de faktiska siffrorna på projektnivå, eftersom det motsvarar projektbudgeten direkt.
Att titta på detaljerade data kan dock hjälpa dig att förstå situationen bättre. Titta på bilden ovan: projektet med ACME:s webbplats (först från vänster) hade fler bokade timmar än förväntat. Om man analyserar varje teammedlem kan man dock se att endast en av dem överträffade bokningarna. En detaljerad utvärdering kan ge dig värdefulla insikter om teamets prestationer och teamarbete.
Nu när du vet vad som hände kanske du också vill veta hur det gick till. För att kunna göra detta ska vi försöka undersöka teamets prestationer över tid. Skapa ett linjediagram där du jämför bokningar med tidrapporter för att göra detta:
Här kan du se hur 3 olika personer presterar under en månad. Återigen har du möjlighet att titta närmare på varje anställd. Ta Davon till exempel. Fram till mitten av månaden registrerade han färre timmar än beräknat. Det är vanligtvis inte något du behöver oroa dig för, eftersom människor brukar lägga till en säkerhetsbuffert i sina uppskattningar.
Vid ett tillfälle började de dock logga in betydligt fler spårade timmar än vad uppskattningen hade gett oss anledning att förvänta oss. Genom att veta vad som hände och hur det hände kan du komma åt källan till problemet: kanske blev någon annan sjuk och Davon var tvungen att lägga in några extra timmar? Eller kanske hans arbete gick långsammare av personliga skäl? Oavsett vilket har du nu möjlighet att undersöka situationen närmare i stället för att dra förhastade slutsatser.
Du kan också jämföra uppskattningar med faktiska uppgifter i en tabell. Det är särskilt praktiskt när du också importerar beskrivningar av bokningar och tidrapporter till din rapport:
Beskrivningar ger dig mer insikt i vad dina teammedlemmar har gjort. Om vi tittar på bilden ovan kan vi se att Rose arbetade i stort sett enligt planen när hon arbetade ensam med att förbereda tillgångarna. Hennes interaktioner med kunden (workshops eller tillgångsgenomgångar) tog betydligt längre tid än väntat. Det är en mycket värdefull insikt att ha och kanske något att diskutera med Rose i hennes 1on1-möte.
Naturligtvis är detta inte de enda diagrammen över teamprestationer som du kan skapa med Teamdeck. Beroende på din affärsvertikal och företagsstruktur kan du skapa många fler rapporter för att övervaka ditt teams effektivitet. Ett datadrivet tillvägagångssätt är rättvist mot dina anställda och ger möjligheter till förbättringar.
Är du redo att få bättre insikter i ditt teams prestation och produktivitet? Registrera dig för en gratis testversion av Teamdeck och börja samla in data som är extremt värdefulla för ditt företag. Du kommer att tacka dig själv senare.
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Kära Teamdeck Community,När vi reser tillsammans genom den dynamiska världen av projektledning och resursplanering förblir vårt engagemang för att tillhandahålla en transparent, värdedriven tjänst orubbligt. Vi har konsekvent strävat efter att erbjuda våra kärntjänster på ett konkurrenskraftigt sätt, med...
