Organisationer runt om i världen står inför vanliga utmaningar som resursallokering, hantering av arbetsbelastning och kapacitetsplanering. Saker och ting blev ännu mer komplicerade när många företag på grund av coronaviruspandemin var tvungna att byta till distansarbete.
Denna situation är ett verkligt test av varje företags verktygslåda: Har du rätt verktyg (appar, mallar, rutiner) för att hantera ditt teams arbete? I många fall visar det sig att de processer som de förlitade sig på (t.ex. att lagra data om semesterdagar i ett Excel-ark) inte är tillräckligt robusta och kräver för mycket arbete att hantera.
Teamdeck är ett verktyg som hjälper företag att lösa ledning av projektteam frågor rörande planering av arbetet, hantering av portfölj av projektoch bedömning av den övergripande teamets prestation.
Vi har nyligen bett våra kunder att dela med sig av sina berättelser och berätta om de utmaningar som de inte längre står inför på grund av Teamdeck. I det här blogginlägget listar vi några av de typiska problem med teamhantering som du kan lösa genom att implementera vår app i din organisation.
Företag ställs inför olika typer av konflikter i projektplaneringen. När de är hantera flera projekt på en gång kan deras scheman krocka. En annan vanlig källa till konflikt är att tilldela personer projektuppdrag trots att dessa medarbetare har planerad ledighet under den aktuella perioden. Ännu ett problem uppstår när projektschemat inte tar hänsyn till den begränsade (eller förändrade) tillgång till deltidsanställda eller frilansare.
För att se till att du inte behöver arbeta med schemakonflikter måste du samordna projekt med människor och deras tillgänglighet (vanliga arbetstider, planerad semester). Det är inte lätt att jonglera med alla dessa faktorer när du planerar arbetet med hjälp av kalkylblad eller PM-programvara som inte tar hänsyn till människors tillgänglighet.
Kärnan i Teamdeck är en resurskalender - den enda källan till sanning om ditt teams arbetsbelastning och tillgänglighet. Bara genom att titta på bokningarna kan du se vem som kan ta på sig fler uppgifter och vem som redan är överhopad med uppgifter. Du kan också se allas planerade semester och exakta timmar när dessa teammedlemmar är tillgängliga en viss dag.
Gå till Teamdecks resurskalender för att se alla teammedlemmars bokningar, tidrapporter, dagliga tillgänglighet och planerade semestrar.
Att planera nya projekt och justera befintliga scheman är mycket enklare när du har tillgång till all information du behöver.
Teamdeck har helt förändrat vårt sätt att schemalägga arbetet. Vi har nu en tydlig bild av alla projekt och vår kapacitet för nya uppdrag.
Sam Menter, Mace & Menter
Definiera projektets omfattning och skapa ett Gantt-diagram är en sak, men att anpassa schemat till teamets tillgänglighet och kapacitet är ett steg som inte får försummas om du vill leverera ditt projekt framgångsrikt. Teamdeck är perfekt för att hitta tillgängliga personer som kan gå med i ditt nya projektteam: du kan skapa en plan på hög nivå av ditt projekt och hantera specifika uppgifter i den programvara för projekthantering som du föredrar.
När det gäller resursallokering gör Teamdeck det enkelt att välja rätt personer för jobbet. Du kan filtrera listan över dina anställda efter olika kategorier (kompetens, erfarenhet, plats) för att hitta en optimal grupp av resurser.
Det är mycket enkelt att identifiera personer som kan ingå i ditt projektteam med hjälp av anpassade kategorier som jobbtitel eller erfarenhetsnivå.
Det är också enkelt att tilldela dessa personer till ditt projekt: du behöver bara lägga till en bokning i deras tidslinje. Är du osäker på om projektet kommer att få grönt ljus i slutändan? Du kan också lägga till preliminära bokningar.
Den grova planeringen är verkligen lätt att göra med Teamdeck. Effektivt, enkelt, rakt.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Låt oss föreställa oss att du arbetar med att utveckla programvara. Ju fler appar ditt team bygger, desto större blir vinsten för företaget - du bör förmodligen hitta projekt för alla i ditt team. Samtidigt måste du se upp med arbetsbelastningen, eftersom medarbetarnas lycka kommer att påverkas av det. Överarbetade teammedlemmar kommer inte att vara nöjda (eller produktiva), underutnyttjande är inte heller bra.
Du kan se att resursplanering är en balansgång: du måste ta hänsyn till projektets behov, de kapacitet av ditt team, och se också till att de teamets arbetsbelastning fördelas rättvist. Mätning av resursutnyttjande är till stor hjälp eftersom det ger dig en helhetsbild av allas arbetsbörda, men det är svårt att beräkna utan rätt verktyg.
När du skapar ett konto får du tillgång till en rapportsvit som ger dig möjlighet att få djupgående teamanalyser, inklusive en resursanvändningsrapport.
Teamdecks rapporter gör att du kan jämföra människors tillgänglighet med schemalagt arbete (bokningar) och faktisk arbetsbelastning (tidrapporter).
Du kan analysera användningen för alla i företaget eller ta en närmare titt på specifika team eller roller.
En av våra kunder sa så här: Genom att använda Teamdeck vet vi nu inte bara resurstillgängligheten, vi kan också spåra teamutnyttjande och fakturerbara respektive icke-fakturerbara timmarvilket är en bra övergång till en annan utmaning på vår lista: att hålla koll på tiden.
Det kan finnas många skäl för dig att införa tidsregistrering i din organisation, men en viktig motivation skulle vara att bedöma hur mycket av ditt teams tid som läggs på fakturerbara uppgifter. Varför behöver du analysera det? För det första kanske du kan identifiera icke-fakturerbara delar av teamets dagliga arbete som kan optimeras (många team slösar mycket tid på improduktiva möten). För det andra kan det få dig att omformulera dina kontrakt eller till och med justera din affärsmodell och därmed förbättra resultatet för ditt företag.
Även om du kan be dina anställda att fylla i en papperstidrapport eller logga sina timmar i ett Excel-kalkylblad, är det mycket bekvämare för båda parter att använda en särskild app.
Med Teamdeck är det enkelt att skilja på fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Varje registrerad tidspost kan ha en uppsättning taggar som anger dess natur (t.ex. fakturerbar, arbeta hemifrån, godkänd övertid). Tidrapporteringen i sig är inte besvärlig för de anställda, eftersom de kan använda en bekväm mobil tidmätare.
Teamdecks mobila tidsregistreringsapp hjälper dina anställda att hålla reda på sitt arbete.
Tack vare de kraftfulla rapporteringsfunktionerna i Teamdeck kan du beräkna exakt hur mycket pengar dina projekt har genererat under en viss period baserat på de spårade fakturerbara timmarna och dina teamlöner.
Det är enkelt, rent, lätt att använda och har ett rimligt pris. Den är inte överlastad med funktioner som ingen bryr sig om. Det är en produkt som är inriktad på specifika behov.
Gabriela, Ameeba Former
Effektiv resursplanering är ett viktigt mål för företag av alla storlekar, oavsett om de är verksamma online eller i traditionella branscher. Med tanke på den stora variation av företag som kräver resursplanering är det svårt att ge en rekommendation som passar alla...
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Team över hela världen står inför liknande utmaningar när det gäller att planera teamets schema. Att skapa en projektplan är svårt i sig, och att hålla den uppdaterad och reagera på förändringar är ännu svårare...