Teamdeck är den programvara för resurshantering val för hundratals team över hela världen. Vi tror att #1 anledningen till att vårt verktyg har blivit så populärt är dess förmåga att anpassas. Våra kunder sätter upp personliga vyer, justerar mallar och skapar integrationer som hjälper dem att hantera sina team utan onödigt krångel.
Vad kommer du att lära dig tack vare den här artikeln:
Effektiv resurshantering handlar om att använda din tid och energi till åtgärder som gör skillnad för ditt team och ditt företag. Genom att effektivisera dina Teamdeck-rutiner får du lite extra tid att fokusera på det som är kärnan i ditt jobb.
Oavsett om du är en helt ny användare av Teamdeck eller en erfaren användare bör du kunna förbättra din produktivitet med hjälp av dessa tips för effektiv hantering av projektresurser.
Teamdeck kommer med en mängd olika alternativ som användarna kan välja mellan. Flexibilitet är viktigt eftersom olika företag har olika behov. Å andra sidan är det dock inte ofta som ett team faktiskt använder, säg, alla 16 av de fördefinierade semesterskälen.
Teammedlemmar med ägarrättigheter kan ändra de fördefinierade inställningarna. Gå till Inställningar -> Avancerat för att börja organisera. Ta ett par minuter på dig att bläddra igenom listorna över:
och ta bort de som ditt team troligen inte kommer att använda. Listorna blir kortare och lättare att bläddra i för dig och dina lagkamrater.
Är du orolig för att du så småningom kommer att behöva extra taggar? Du kan lägga till dem när som helst, det finns inget behov av att stapla upp i förväg.
Med Teamdeck kan du lägga till anpassade fält för dina teammedlemmar och projekt. På så sätt kan du ge mer information om dina team (jobbtitel, plats, senioritet) och ditt arbete (klient, budget).
Den största fördelen med att ha anpassade fält är att du enkelt kan söka efter dina resurser. Behöver du hitta en mjukvaruutvecklare som är tillgänglig för ett nytt projekt? Istället för att gå igenom ditt team en efter en kan du välja att bara visa personer vars jobbtitlar matchar din lediga tjänst och som är tillgängliga för arbete under en viss period. Den här funktionen är särskilt uppskattad av större team och företag med flera kontor, där teammedlemmarna inte känner varandra så väl.
Anpassade fält kommer också att vara till nytta när du skapar rapporter. Tänk dig att du måste övervaka projektets faktiska kostnader, men att varje anställd har olika timpriser. Om du har ett anpassat fält för "projektpris" som är kopplat till varje teammedlem sparar du mycket tid på att bläddra i kalkylblad.
I Teamdeck kan varje användare med chefs- eller ägarbehörighet skapa flera anpassade vyer av huvudsidan resurskalender. De kan delas inom hela organisationen eller hållas privata.
Det är en spelväxlare, särskilt om Teamdeck används av olika team på företaget (PM, HR, försäljning), och det är nästan alltid fallet.
I standardvyn för kalendern visas ett par rader för varje teammedlem:
Standardvyn är mycket informativ men samtidigt ganska omfattande, särskilt om du har ett stort team. I anpassade vyer kan du däremot bara lagra de data som du behöver för att utföra ditt jobb.
HR-avdelningar brukar skapa en separat vy för semesterdata, medan säljare, som är intresserade av teamets kapacitet för nya projekt, fokuserar på bokningar. Sådana vyer med ett enda syfte är vanligtvis mycket lättare att läsa.
Hur skapar man en anpassad vy? Klicka på Ny vy ovanför din resurslista. Konfigurera sedan inställningarna och filtren för din anpassade vy.
Precis som när det gäller de allmänna inställningarna för Teamdeck bör kalendervyn anpassas till ditt företags särskilda behov. Om det t.ex. inte finns några deltidsanställda i ditt team kan du förmodligen klara dig utan tillgänglighetsraden. Detsamma gäller för tidrapporter om du väljer att inte spåra dem.
Det finns 7 rapportmallar tillgängliga för dig, lämpliga för att beräkna utnyttjandegrad eller övervaka projektbudgetar. Du kan anpassa dem så att de passar dina krav. När du har skapat en perfekt rapportmall (t.ex. en för beräkning av KPI:er för försäljning), dela den med dina chefskollegor. På så sätt kommer de att spara mycket tid och en rapporteringsstandard kommer att etableras på ditt företag.
Det tillvägagångssättet är helt logiskt för företagsövergripande rapporter. Men hur är det med de projektspecifika? Från och med nu kan du inte duplicera befintliga rapporter i Teamdeck, så dina kollegor kan inte kopiera din rapport. De kan dock arbeta med de tillgängliga mallarna för att påskynda processen för att skapa rapporter. Alternativt kan du hålla dig till en rapport och använda filter för att visa de data som du behöver analysera vid ett visst tillfälle. Flera personer kan använda samma rapport och bara ändra det datumintervall/projekt som de tittar på.
Att hålla koll på teamets arbetsbelastning eller frånvaro är viktigt för en effektiv resurshantering. Som tur är finns det sätt att hålla sig uppdaterad utan att behöva kolla teamets kalender varannan minut. Du kan skapa Slack- eller e-postmeddelanden för att varna dig om viktiga händelser (t.ex. nya semesterförfrågningar).
Det enklaste sättet att göra det skulle vara att använda Zapier, eftersom det inte kräver några programmeringskunskaper. Om du vill skapa ett anpassat arbetsflöde, Teamdecks publika API är tillgänglig för dig att spela med.
Att välja en kraftfull kalenderplanerare online är en sak. För att verkligen kunna dra nytta av det behöver du dock vanligtvis lära dig knep som gör ditt arbete enklare. Att börja med Teamdeck är enkelt, men vi hjälper dig gärna att bli en power user på nolltid. Boka en kostnadsfri konsultation med vårt team för att diskutera hur du kan skräddarsy Teamdeck efter dina behov.
Företag lägger vanligtvis ner mycket arbete på resursallokering. Du vill hålla alla upptagna och samtidigt se till att deras uppgifter är värdefulla (vilket ofta innebär fakturerbara) för företaget. Det blir riktigt knepigt när ditt team ...
Kära Teamdeck Community,När vi reser tillsammans genom den dynamiska världen av projektledning och resursplanering förblir vårt engagemang för att tillhandahålla en transparent, värdedriven tjänst orubbligt. Vi har konsekvent strävat efter att erbjuda våra kärntjänster på ett konkurrenskraftigt sätt, med...
