Det har gått ett par månader sedan coronaviruspandemin fick tusentals företag att gå på distans. Många team står nu inför ett dilemma: "Ska vi gå tillbaka till kontoret (åtminstone tillfälligt), eller ska vi anamma fjärrläget för gott?"
Som företagsledare är du kanske inte lika rädd för distansarbete som du var 2019. Dessutom.., forskare förutspår att de anställdas efterfrågan på distansarbete kommer att öka. Men å andra sidan betyder inte det faktum att ditt företag överlevde den påtvingade perioden med distansarbete att du gör det mesta av den.
Om du vill vara fjärrstyrningsvänlig på lång sikt, se till att lära dig av företag som lyckas med det. Låt dig inspireras av deras idéer, försök att undvika deras misstag och ta hänsyn till deras råd. I det här blogginlägget vill vi dela med oss av några tips om distansarbete från sju byråer som trivs med att arbeta på distans.
Så vad kan vi lära oss av dem?
Animalz är en fullservicebyrå för innehållsmarknadsföring med teammedlemmar i olika delar av världen. Vi har frågat Haley Bryant, deras COO, om olika sätt att säkerställa ett smidigt samarbete på distans. Det här är vad hon hade att säga:
Samarbete är grunden för vår verksamhet. Vi vet att innehåll är en lagsport och att vi vinner som ett lag. Vi förlitar oss starkt på varandra för att ge feedback, dela idéer, tänka igenom problem och skapa det bästa innehållet i klassen för våra kunder.
Ett bra samarbete kräver att man bygger förtroendefulla relationer, och vi kan bygga förtroende genom att föregå med gott exempel och skapa system som stöder samarbete på distans på några olika sätt:
- Vi hjälper människor att knyta informella kontakter genom teammöten, kompetensutbyten och slumpmässiga 1:1-samtal för att främja kontakter och bryta ner silos.
- Vi har tydliga förväntningar på vilka kanaler som ska användas för vilka ändamål. Slack är t.ex. till för brådskande frågor, Quip är till för projekt som kan hanteras i stort sett asynkront, möten är till för brainstorming eller för att reda ut saker och vår interna wiki är till för att memorera resurser.
- Vi försöker vara tillgängliga för ett snabbt samtal eller en Zoom-chatt för att prata om problem live när det är möjligt.
- Vi skapar mekanismer som uppmuntrar asynkront arbete och samarbete så att teammedlemmar kan arbeta tillsammans över tidszoner utan att behöva arbeta dygnet runt.
Vår samarbetsstack omfattar Front, Quip, Slack och Airtable.
Som du kan se är framgångsrikt samarbete på distans möjligt när du har rätt verktyg (till exempel programvara för hantering av marknadsföringsresurser)och processer på plats kommer dina teammedlemmar att kunna göra sitt bästa även när de inte sitter i samma rum. Om du vill få fler tips om hur du upprätthåller en bra prestation när du arbetar på distans, kolla in vår guide om produktivitet på distans.
Distansmedarbetare kan vara försiktiga med att ge varandra feedback eftersom de kanske känner att det är lättare att få fram sitt budskap under ett samtal ansikte mot ansikte. Visst, när man kommunicerar på distans måste man vara exakt med sina ord och kommunicera tydligt. Sanningen att säga skulle det vara bra om dina medarbetare kommunicerade på det här sättet under alla omständigheter, men de måste vara extra uppmärksamma när de chattar via Slack eller Zoom.
Samtidigt är det nödvändigt att ge feedback för att se till att dina teammedlemmar utvecklas professionellt. Vad är en bra lösning för team som arbetar på distans? Hanno, ett digitalt produktteam som specialiserat sig på hälsobranschen, delade med sig av sin feedback på distans strategi i ett blogginlägg. Först såg de till att förklara syftet med feedback, gjorde en tydlig åtskillnad mellan feedback och prestationsutvärdering och fastställde riktlinjer för feedback som gällde hela tiden. När Hannos team var redo att ge varandra feedback satte de upp ett Zoom-samtal där alla kunde delta och en virtuell Väggmålning whiteboardtavla för att samla in lappar med feedback på. Du kan läsa mer om deras videosamtal om strukturerad feedback här.
När du investerar i verktyg - till exempel verktyg för projektplanering - som påverkar dina medarbetares arbetsliv positivt, får du inte glömma bort deras privatliv. Att erkänna och stödja medarbetarnas psykiska hälsa är mycket viktigt. En stor del av det handlar förstås om att se till att företagskulturen och affärsprocesserna inte går ut över medarbetarnas välbefinnande. Men utöver det kan du också erbjuda verktyg och möjligheter som hjälper dem att hålla sig glada och friska.
När du är en organisation som arbetar på distans kan du också ta hand om dina medarbetares mentala hälsa.
Ta Pandable, till exempel. Det är ett SEO-konsultföretag som främst samarbetar med finans- och teknikföretag. Ett av elementen i Pandables ersättningar till anställda paketet är tillgång till Headspace, en mindfulness-app. De anställda kan använda appen var de än befinner sig för att bekämpa ångest, lindra stress och sova bättre.
Ledning av projektteam - stationärt och på distans - kan vara en källa till huvudvärk. Att kunna leverera projekt som ett distribuerat team är sannolikt en av de största utmaningarna som nystartade företag står inför. Teamöverlämningar, designgranskningar, kundworkshops - alla dessa processer kan verka mycket enklare när du bara kan komma in i samma rum. Det betyder dock inte att du inte kan leverera högkvalitativa projekt när du arbetar på distans - många framgångsrika distans digitala byråer bevisa motsatsen. Vad är deras hemlighet? Verktyg som underlättar projektkoordinering.
Serie åtta, en prisbelönt kreativ studio, är helt på distans och fullt produktiv, delvis tack vare kraftfulla verktyg. De använder InVision för att förhandsgranska design och samla in feedback och Trello för att överblicka uppgifter i projekthanteringen.
Vi har nyligen sammanställt en lista över 45 appar för digitala byråer. Den innehåller många appar som stöder samarbete och kommunikation på distans, bland annat vår egen Teamdeck, a verktyg för resursplanering, tidrapportering för anställda, och även Ledighetshanteringssystem funktion.
När du tillåter dina anställda att arbeta var som helst ger du dem redan mycket flexibilitet. För att göra ditt byråteam ännu lyckligare kan du lägga till mer av samma tillvägagångssätt till andra förmåner du erbjuder. Ta en titt på veckoscheman, till exempel. Kanske är en 4-dagars arbetsvecka ett bra system för ditt team?
Flexibilitet är viktigt eftersom det gör det möjligt för dig att tillgodose olika teammedlemmars behov. Tinuiti, en oberoende byrå för prestationsbaserad marknadsföring, omfamnar sin filosofi om att sätta människan först genom att erbjuda sina medarbetare flexibla förmåner. Till att börja med har de en obegränsad PTO-policy och Flexibla fredagar-anställda kan arbeta kortare dagar på fredagar. En flexibel arbetsgivare bör också reagera snabbt på de förändrade behoven hos sin personalstyrka. Tinuiti vet att det för närvarande är en stor utmaning att arbeta på distans när man är förälder och erbjuder därför stödprogram för föräldrar som arbetar hemifrån med sina barn. Deras insatser erkänns av branschen: Tinuiti har nyligen utsetts till #1 Best Place to Work av Ad Age för andra året i rad.
För många nyligen avlägsna team är det ett logiskt första steg att skapa ett Slack-företagskonto. På Teamdeck är vi stora fans av Slack och hur det kan stödja fjärrsamarbete och produktivitetmen att bara ge dina anställda tillgång till ett chattbaserat verktyg är inte tillräckligt. Genom att dela med dig av några riktlinjer till ditt team kan du öka deras effektivitet när de kommunicerar på distans.
Ellen Jantsch, grundare av Tuffett tillväxtmarknadsföringsföretag, berättade för oss:
Att öppna upp Slack för ditt team är ett mycket stort steg. Det eliminerar e-postmeddelanden fram och tillbaka och hjälper till att ta bort den blockerande frågan "Ska jag skicka det här i ett e-postmeddelande? Eller vänta tills vi träffas personligen?".
Men för att få ut mesta möjliga av Slack är det viktigt att ställa rätt förväntningar. Djupt och fokuserat arbete är avgörande för att vår verksamhet ska lyckas, så vi vill inte att teammedlemmarna ständigt ska dras in av Slack-meddelanden. Om du ska få meningsfulla resultat tillsammans behöver du tid och utrymme för att fokusera på strategi och utförande (utan pingar!), och det är därför vi arbetar för att skydda detta med specifika Slack-förväntningar.
När nya medarbetare börjar på Tuff går vi igenom våra interna riktlinjer för Slack och kommunikation. Dessa hjälper oss att bli riktigt tydliga med "hur" vi använder Slack och som ett resultat av detta kan vi arbeta mer effektivt som ett team.
Teambuilding på distans är möjligt, och företag som Buffer inspirerar många andra med sina oklanderligt organiserad teamretreats. Men hur höjer man teamkänslan bland distansmedarbetarna när gränserna är stängda och det inte ens är möjligt att gå ut på en företagsrestaurang? Det visar sig att du kan använda Slack och Zoom för att främja kamratskap bland dina teammedlemmar.
Låt oss höra från Hector Giner, VD för Z1, en studio för digital produktion.
För att bygga kamratskap förlitar vi oss mest på Slack och Zoom. Vi har många olika Slack-kanaler som inte bara är relaterade till arbetet utan också till olika hobbyer som matlagning, husdjur, tv-spel eller musik, och de är mycket livliga! Vi har nyligen också skapat en Teambuilding-bot som då och då uppmuntrar teamet att delta i olika aktiviteter. Varje fredag kl. 13.30 har vi dessutom ett informellt möte där alla ansluter till Zoom för att ha en avslappnad pratstund.
I slutändan handlar det om att bygga en företagskultur som bygger på kommunikation och förtroende. Vi ser till att alla våra medarbetare känner sig uppskattade, oavsett var de bor och arbetar, och att alla tar ansvar för sin arbetsbelastning.
Nu är det dags för dig att ta en minut och analysera ditt företags situation. Kan du anpassa någon av de lösningar som testats av dessa digitala byråer på distans? Vilka skulle passa in i din företagskultur? Kanske har du, efter att ha läst det här blogginlägget, kommit på nya idéer för att förbättra ditt företags sätt att arbeta? Vi skulle gärna vilja höra från dig - skriv till oss i chatten.
Den avgörande betydelsen av att mäta teamlycka Forskare har länge undersökt sambandet mellan anställdas lycka och deras prestation på jobbet. Olika studier tyder på att lycka verkligen gör människor mer produktiva. Det direkta sambandet mellan arbetsmoral...
När du funderar på hur du kan förbättra ditt företags möjligheter att lyckas är medarbetarengagemang förmodligen inte det första du tänker på. I första hand vill du hellre fokusera på aspekter som prestation, motivation och kompetensutveckling. Det är ju trots allt...