Övertid, det vill säga arbete som utförs utöver det planerade schemat, är en alltför komplex fråga för att man bara ska kunna ge rådet "undvik till varje pris". Att lägga ner extra timmar kan faktiskt vara det enda sättet att rädda ett projekt när oväntade komplikationer inträffar.
Vad du inte vill är att övertid ska bli en vanlig företeelse, eftersom det kan skada ditt företag både ekonomiskt och kulturellt. Lyckligtvis finns det några beprövade metoder som kan hjälpa dig att hantera övertid på ett förnuftigt sätt. I den här artikeln går vi igenom dem en efter en.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Effektiv övertidshantering (och strategi för tidshantering) börjar med att planera ett balanserat arbetsschema. Det är här du kan göra kostsamma misstag som kommer att multipliceras under hela projektet. Hur undviker man dem? När det är möjligt, försök flexibel planering, vilket möjliggör alternativa scenarier och tidsjusteringar.
Du kanske också vill analysera den planerade arbetsbelastningen för alla dina anställda: ägna extra uppmärksamhet åt personer med unika färdigheter, vars uppgifter inte kan överföras till andra teammedlemmar. Om deras arbetsbelastning är hög är det mer sannolikt att övertid uppstår, eftersom det inte finns någon annan som kan hjälpa till.
Ett sätt att undvika det är att bygga upp ett nätverk av frilansare som kan kopplas in i projektet när det behövs. Ett annat sätt är att anställa en ny person med liknande kompetens som kan ta på sig en del av arbetsuppgifterna. Öka produktiviteten från 9 till 5
Att övervaka arbetsbelastningen är visserligen ett viktigt steg, men det räcker inte alltid för att undvika övertid. Projekt med snäva tidsplaner och orubbliga deadlines har mycket litet svängrum när något går fel.
En sjuk medarbetare eller ett tekniskt problem kan snabbt leda till att teamet måste jobba extra. För att minimera övertiden kan du införa ett par regler som hjälper medarbetarna att fokusera på sitt 9-5-arbete.
Först och främst vill du se till att ditt team vet vilka deras kommande uppdrag är. Hur självklart det än låter är det inte alltid fallet. Teammedlemmar som inte känner till sina uppgifter (eller inte helt förstår deras omfattning) kommer sannolikt att förlora mycket dyrbar tid innan de börjar arbeta.
Nästa steg skulle vara att skära bort alla möten som inte är absolut nödvändiga. Om du följer en agil metod för projektledning kan du schemalägga scrum-möten. De är utformade för att täcka de viktigaste punkterna utan att slösa tid och resurser.
Ett annat sätt att öka effektiviteten är att underlätta kommunikationen mellan teammedlemmarna. Det finns många olika samarbetsverktyg på marknaden: allt från chattappar (t.ex. Slack) till programvara för projekthantering (t.ex. JIRA).
När du har valt dina verktyg kan du försöka integrera dem med varandra för att skapa smidiga arbetsflöden. Ett exempel kan vara att installera JIRA-meddelanden i Slack: på så sätt kan teammedlemmarna se uppdateringarna i realtid och reagera därefter.
När projektet väl har startat måste du följa upp hur arbetet med leveranserna fortskrider, liksom den faktiska arbetsbelastningen (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Hur gör man det? Ett effektivt sätt att få koll på dina anställdas arbetstid är att använda ett program för tidsregistrering. Det är faktiskt bekvämt för teamet också.
Tack vare tidrapporterna kan dina medarbetare vara säkra på att du ser deras extra ansträngningar. En uppsida för cheferna? Ju tidigare du får veta om övertiden, desto snabbare kan du komma åt grundorsaken.
För att kunna övervaka ditt teams tidrapporter på ett effektivt sätt är det bäst att använda en automatisk uppdatering Tidrapport. När man tittar på de spårade tidsuppgifterna är det användbart att analysera beskrivningar av tidrapporter också. Beskrivningar är kommentarer som dina anställda kan ange när de loggar en viss tidspost. Att kontrollera beskrivningar kan ge dig värdefulla insikter om ditt teams övertidsmönster:
I bilden ovan kan du se att Rose bara loggade in betydande övertid när hon hade uppgifter som krävde att hon interagerade med kunden (workshops, tillgångsgenomgångar). Kanske är det något som är värt att titta närmare på?
Beroende på orsaken till övertiden kan du antingen justera projektplanen (läs mer om tekniker för projektplanering) eller koppla in extra hjälp. Om du tror att viss övertid är omöjlig att undvika, se till att kommunicera dina förväntningar till teamet.
Många anställda är villiga att göra det lilla extra, men deras övertid leder till en negativ balans mellan arbete och fritid. Av den anledningen betalar de flesta företag extra för den tid som ligger utanför ordinarie arbetstid. Eftersom alla utgifter ska ingå i projektbudgeten (läs mer om uppföljning av projektbudget)är det viktigt att veta hur mycket pengar som kommer att gå till övertidsersättning.
Några verktyg för resurshantering underlätta denna uppgift genom att tillhandahålla rapporter som du kan hämta från Tidrapporter. I Teamdeck kan du skapa en kompensationsrapport som uppdateras automatiskt och som hjälper dig att hantera övertid.
Välj bara de datapunkter du behöver och ange ditt teams övertidsavgifter. Du kan använda olika priser för olika teammedlemmar. Allt eftersom projektet fortskrider behöver du bara öppna din rapport och kontrollera de aktuella övertidsutgifterna. Du kan även dela rapportlänken med ditt löneteam för att göra deras jobb enklare.
När du har en adekvat policy för övertidshantering på plats, glöm inte att kommunicera förväntningarna till ditt team. Arbetsplatsen och transparens i projektet är särskilt viktiga här, eftersom det kan hjälpa dig att undvika utbrändhet bland anställda.
En ny studie av Gallup visade att medan ohanterlig arbetsbelastning är en av 5 faktorer som är korrelerade med utbrändhet, och det är även brist på kommunikation och stöd från cheferna och orimlig tidspress. Öppen kommunikation, förståelse för projektets tidsbegränsningar och tydliga regler för övertidsersättning är nödvändigt för att dina medarbetare ska känna sig bättre till mods när det gäller deras nuvarande arbetsbelastning.
Teamdeck gör det enklare att hantera övertid för ditt team. Med tidrapporter och rapporter om övertidsersättning kan du hålla koll på ditt teams arbetsbelastning och projektbudget på samma gång. Boka ett samtal med Aniela och lär dig hur du kan driva ditt team effektivt!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...