Bättre steg i projektportföljhanteringen (PPM)

När du leder ett projekt är ditt mål att leverera det på ett framgångsrikt sätt: i tid, inom budgetramen och med hög kund- och teamnöjdhet. Vad händer när ditt företag har möjlighet att arbeta med flera projekt samtidigt? På ett enskilt projekt är målet detsamma, men på en högre nivå vill du vara säker på att ditt team arbetar med rätt projekt vid rätt tidpunkt och i rätt projektteam. Det kan verka komplicerat att uppnå, men lyckligtvis finns Project portfolio management (PPM) här för att hjälpa till.

Tack till den här artikeln får vår läsare:

• PPM - projektportföljhantering betydelse i en affärsanalys
• Steg för hur man uppnår strategiska mål med en organisations projektportföljhantering
• Skäl till varför programvara för hantering av projektportföljer är så användbar för företagsledning

Vad är projektportföljhantering och vilka är dess främsta fördelar?

Projektportföljhantering kan beskrivas som centraliserad hantering och affärsstrategi för ditt företags projektportfölj. En portfölj är en samling projekt som är grupperade tillsammans och som inte behöver vara relaterade till varandra. Viktigt att notera, en projektportfölj är utformad för att tjäna ett strategiskt affärsmål och ge ditt företag någon form av värde.

Naturligtvis är detta affärsvärde en av de största fördelarna med projektportföljhantering. Bortsett från det är denna strategi också en utmärkt åtgärd för att hantera den risk som är kopplad till att leverera flera projekt. Om du följer de steg som beskrivs nedan får du möjlighet att noggrant granska ditt företags potentiella projekt redan innan du åtar dig att leverera dem. Som ett resultat av detta kommer dina uppskattningar sannolikt att bli mer exakta och eventuella utmaningar kommer att beaktas på förhand.

PPM-metoden innebär också att företagets chefer får en tydligare helhetsbild av projekten och hur de presterar. Dessutom främjar denna strategi samarbete mellan olika projektteam i stället för konkurrens.

Process och steg för hantering av projektportföljen

Det här är de steg du behöver tänka på när du vill införa projektportföljhantering i ditt företag.

1. Utarbeta organisationens strategiska mål

PPM-processen inleds med en utställd affärsstrategi eller strategiska mål. Strategiska mål är dina ledstjärnor under processen med att välja ut projekt till företagets portfölj. Det är viktigt att du vet vad de är. Dina affärsmål kan vara relaterade till att öka intäkterna, upprätthålla lönsamheten eller diversifiera intäktsströmmarna. Men å andra sidan kan det finnas ett helt annat mål som ditt företag är inställt på att uppnå. Tro inte att du måste komma på ett enda mål som är heltäckande - det är helt okej att lista ett par av dem.

2. Identifiera potentiella projekt och analysera dem

Innan du börjar begränsa antalet projekt som kan hamna i ditt företags portfölj måste du veta hur stor din projektpool är. Samla in alla projektförfrågningar, ta reda på vilka försäljningsmöjligheter som finns och lista alla potentiella projekt. Ta nu en närmare titt på vart och ett av dem. Du måste veta vilken typ av resurser (mänskliga eller andra) de kräver, vilken tidslinje de har, vilka risker och potentiella utmaningar som finns etc.) Utvärdera den möjliga vinsten från dessa projekt.

När du har en mycket god uppfattning om vilka potentiella projekt som skulle kunna ingå i ditt teams portfölj måste du göra en analys av projektens inriktning: kontrollera om de ligger i linje med din övergripande strategi.

Försök att bedöma projekten på listan i förhållande till företagets affärsmål: stöder de dessa mål eller äventyrar de dem? Vilka är chanserna att ditt team kommer att kunna slutföra ett visst projekt och producera det önskade affärsvärdet? Portföljförvaltare måste välja projekt som fungerar bra tillsammans när det gäller att uppnå affärsmålen, men också när det gäller arbetsbelastning för teamet och resursfördelning. Vet du vilka projekt som matchar dina kriterier? Det är dags att göra mer planering innan du lanserar dem!

3. Prioritera organisationens utvalda projekt

Vid det här laget bör du ha en lista över projekt som lika gärna kan bli en del av hela ditt företags portfölj. Det är ett bra tillfälle att prioritera dem och vid behov införa vissa förändringar. Den goda nyheten är att du har hittat rätt projekt för ditt företag. Utmaningen är att du kan behöva justera deras tidslinjer eller budgetar för att kunna lansera dessa projekt tillsammans.

Tänk på resurshantering Du måste också bestämma vilka teammedlemmar som ska vara involverade i varje projekt och under hur lång tid. Som projektportföljansvarig kommer du sannolikt att behöva samarbeta med resurser eller projektledare i det här skedet. Ta dig tid att analysera tidtabellerna för dina nya projekt - kanske behöver du flytta runt några saker för att undvika schemakonflikter.

Nu när du vet vilka projekt som ska ingå i din portfölj och hur de ska levereras tidsmässigt eller resursmässigt kan du planera deras kick-off. Vad händer efter att projektteamen har börjat arbeta med sina respektive projekt?

4. Hantera projekt

Att lansera dina portföljprojekt är inte slutet på processen för projektportföljhantering. Visst, fokus ligger nu på projektledning, men i takt med att projektledarna gör framsteg med sina projekt är det bra att titta på projektportföljen från en högre nivå - gå till nästa avsnitt för att lära dig hur du kan övervaka dina projekt.

Det här är också ett bra tillfälle att upprepa att alla konflikter (resursbaserade eller andra) och önskemål om förändringar ska lösas med portföljen och dess strategiska mål i åtanke.

5. Övervaka pågående projekt och rapportera om förbättringar

Projektledare bör regelbundet övervaka projektets KPI:er och hålla koll på sina teammedlemmars arbetsbelastning/tidsrapporter, det är en självklarhet. Men projektrapportering är också en viktig del av projektportföljhanteringen, helt enkelt för att den gör det möjligt att avgöra om ett visst projekt går som planerat och om det beräknade värdet kommer att uppnås.

Vad ska du mäta när det gäller din projektportfölj?

• Utnyttjande av resurser (inom projekt och totalt)
• Tid som registreras av personer som arbetar i projektteam
• Uppskattningar jämfört med faktiska utfall (planerade timmar jämfört med uppföljda timmar)
• Projekt burndown eller burnup,

Behöver du programvara för hantering av projektportföljer?

Du kommer sannolikt att stöta på flera appar som är stolta över sina funktioner för hantering av projektportföljer. Dessa funktioner inkluderar vanligtvis:

• Funktioner för projekthantering (schemaläggning av uppgifter, Gantt-diagram)
• Funktioner för resurshantering (schemaläggning av resurser, tidsrapportering, frånvaroredovisning)
• Rapporteringsfunktioner
• Projektarkiv

Även om alla dessa är extremt praktiska för effektiv projektportföljhantering, kan du förmodligen se att liknande alternativ finns i projekthanteringsappar som du troligen redan använder. Det är möjligt att hantera din projektportfölj med verktyg som inte är dedikerade till PPM i sig. Se till att du kan göra det:

• visualisera dina projekts framsteg - det kan vara genom ett Gantt-diagram, en Kanban-tavla eller genom att använda en resurskalender med planerade timmar per projekt eller till och med lägesrapporter för projekt. Det är viktigt att veta var projekten befinner sig och hur mycket arbete som återstår att göra.
• följa upp valda KPI:er - Oavsett om det handlar om resursutnyttjande eller tidsåtgång per projekt vill du kunna säga att projekten i din portfölj går bra eller att vissa områden bör förbättras.
• samarbeta med projektledare, kunder och andra teammedlemmar med ett visst verktyg: Det är fantastiskt när en projektfokuserad app kan nås av fler personer än en projektledare (eller en projektportföljansvarig). Det effektiviserar kommunikationen och främjar transparens.
• integrera din programvara med andra verktyg som du använder dagligen - vi kan inte nog understryka detta: integrationer är avgörande om du vill skapa en effektiv portföljhanteringsprocess (eller projekthanteringsprocess för den delen). Vilken typ av integrationer har vi i åtanke? Först och främst - din favoritkommunikationsapp (Slack, Skype eller * suck* e-post) så att du kan ta emot viktiga meddelanden och uppdateringar där. Du bör också fundera på att ansluta ditt portföljhanteringsverktyg till det CRM som ditt företag använder - på så sätt får du insyn i försäljningspipelinen och vet vilka projekt som sannolikt kommer att gå med i din projektpool snart. Slutligen, om du arbetar med projekt för mjukvaruutveckling kanske du vill integrera med utvecklarverktyg som BitBucket eller GitHub: du vill inte missa viktiga frågor om repository. Att integrera appar låter som en skrämmande uppgift som är reserverad för personer med programmeringsförmåga, men du kan göra det på egen hand genom att använda en av apparna för uppgiftsautomation som Zapier.
• anpassa programvaran efter dina behov - visst kan din portföljhanteringsprocess vara likartad för alla projekt, men du kanske ändå vill använda ett verktyg som kan redigeras och anpassas till ditt arbetsflöde. Lyckligtvis finns det många appar som har anpassningsalternativ: lägg till egna fält, skapa egna kategorier och taggar, skapa anpassade rapporter eller projektvyer. Det är först när dina verktyg är väl anpassade till din process som det hela kan bli riktigt effektivt.

Vi hoppas att denna guide till projektportföljhantering har hjälpt dig att bättre förstå denna strategi och gjort det lättare att införa den i din organisation. Om du har några frågor om effektiv projekt- och resurshantering kan du kontakta oss via chatten: vi ger dig gärna några tips och guidar dig genom vår produkt.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]