Vanliga utmaningar inom resurshantering och hur man löser dem

Resurshantering är en utmaning som ligger i sakens natur när man arbetar med team. Ofta behöver du planera arbetet och resurserna hantera flera projekt på en och samma gång. Att organisera, övervaka och förbättra processer är viktiga delar av projektresurshanteringen som kan vara avgörande för om dina projekt lyckas eller inte. Känns det som en hel del att hantera? Låt oss bryta ner dessa utmaningar till hanterbara delar och se hur du kan övervinna dem i ditt arbete.

Identifiera rätt kompetens för projektet

Starta ett nytt projektmåste du hitta medarbetare med rätt kompetens. Hur enkelt det än låter kan det vara en utmaning om du inte har en tydlig överblick över dina resurser. Att ha en lista över anställda som du kan sortera efter kompetens eller befattning är användbart, eftersom du snabbt kan hitta personer som kan leverera ett visst projekt.

Ta sedan reda på om de är tillgängliga under det beräknade schemat. Du kan också använda en kompetensmatris eller en RACI-schema (även kallad ansvarsfördelningsmatris) för att markera vad de är ansvariga för.

Anpassning av teamets tillgänglighet och kapacitet till projektets tidplan

Att hantera medarbetarnas tillgänglighet, deras kapacitet och förmåga att hålla tidsplanen hänger nära samman. Låt oss se hur du kan hantera risker när du planerar resurser och tidplan för ditt projekt.

Känn till ditt teams tillgänglighet

Genom att veta om någon arbetar heltid eller är en frilansare som fakturerar per timme kan du bedöma deras tillgänglighet. Det som är en verklig utmaning här är att denna tillgänglighet kan förändras vid en tidpunkt som passar dig. 

Hantera risker innan de inträffar

ResursplaneringOm du inte gör det, dubbelkollar du inte bara teamets tillgänglighet utan har också en plan B om du skulle förlora några resurser.

Finns det någon annan medarbetare med liknande kompetens som kan ta över uppgiften? Eller kanske kan du lägga ut arbetet på en frilansare?

Oavsett vilket är det bra att känna till alternativen på förhand, så att du inte står utan resurser för en uppgift mitt i ett projekt. Du kan också kontrollera nationella helgdagar och planerad personlig ledighet, så att du kan inkludera dem i ditt schema.

Ta hänsyn till ditt teams kapacitet

I bästa fall, med hjälp av bottom-up-skattning med dina teammedlemmar har de kanske en uppfattning om hur lång tid varje uppdrag kommer att ta, baserat på deras tidigare erfarenheter. Om inte, bör du ta hänsyn till historiska data.

På så sätt kan du bedöma tidsuppskattningar baserat på teamets tidigare prestationer, vilket minskar risken för att de överskrider sin kapacitet.

Undvik orealistiska tidsplaner

Om du tar hänsyn till resursernas tillgänglighet och kapacitet kan du undvika ännu en utmaning - att skapa orealistiska scheman. Om du vet när dina medarbetare är tillgängliga och hur mycket arbete de kan utföra inom en viss tidsram kan du planera ditt projekt mer exakt.

Hantering av arbetsbelastning utan resursförbrukning

Att planera arbetet och sedan övervaka det för att undvika under- eller överutnyttjande är mycket viktigt för att säkerställa teamets produktivitet. Om medarbetarna har för mycket arbete kan de annars börja känna dig utbränd, medan att ha för lite att göra gör dem olyckliga...också.

Justera arbetsbelastningen så snart du märker att någon överarbetar medan andra inte har så många arbetsuppgifter. Se om du kan dela upp arbetet, t.ex. genom att använda resursutjämning. Det är en teknik för projektplanering där du delar upp eller slår samman aktiviteter beroende på resursernas tillgänglighet. Var dock medveten om att det kan ha en negativ inverkan på projektets tidslinje och budget.

Undvik att ta resurser i anspråk

När du planerar arbetet och resurserna kan det vara frestande att lägga till mer personal än du faktiskt behöver. Detta "för säkerhets skull" resursfördelning är dock ett misstag som projektledare ofta gör.

Att lägga till fler resurser än vad som behövs förskjuter den beräknade tiden och budgeten och blockerar medarbetare även för andra PM:s. Detta kan leda till mer arbete för dem som de hade bokat tidigare eller till att de underpresterar.

Försök att bara tilldela de teammedlemmar som du vet att du kommer att behöva. Om något skulle förändras är det alltid bättre att förhandla om en medarbetare med en annan PM.

Slutsats

För att undvika vanliga utmaningar inom resurshantering bör du försöka införliva dessa idéer i ditt arbete:

• Var realistisk - gör upp planer som passar projektkraven och lägg inte till fler bokningar än du behöver.
• Lita mer på data än på dina antaganden - använd indata och rapporter från tidigare projekt för att planera nya.
• Ha en överblick över dina resurser - känn till vilka resurser du kan komma att använda, vilken kompetens de har och hur tillgängliga de är.
• Anpassa dina projekt till företagets kapacitet och pipeline - inkludera alltid andra projekt och prioriteringar, så att du är medveten om potentiella konflikter och förändringar.
• Var där för ditt team - möten med ditt team hjälper dig att upptäcka deras problem och utmaningar i ett tidigt skede, så att du har tid att reagera och förbättra.