Vad är det mest utmanande med att vara projektledare? Att jonglera med flera olika uppgifter? Att hantera intressenternas förväntningar? Att navigera genom knepiga situationer? Det säger sig självt att projektledare inte har det lätt. Varje projekt de tar sig an är trots allt annorlunda.
Vad kommer du att få tack vare den här artikeln:
Visst, vissa projektutmaningar är nästan oundvikliga, men du kan vara förberedd på dem! Idag ska vi diskutera några vanliga projektledningsutmaningar och visa hur du kan undvika eller hantera dem.
Här talar vi om dina förväntningar på dina teammedlemmar och intressenternas förväntningar på teamets arbete. Även om dessa två fall skiljer sig något åt kan du använda liknande strategier för att lösa båda utmaningarna.
När det gäller dina kunder ska du se till att du förstår det underliggande affärsmålet bakom projektet. Vad vill de uppnå? Hur ska det här projektet hjälpa dem att nå det målet? Om du inte har svaren skapar det alltid utmaningar för projektledningen.
Var inte rädd för att ställa frågor, och när du är redo att validera projektets omfattningDiskutera också förväntningarna. Ibland är det till och med bra att specifikt beskriva vad som ligger utanför arbetets omfattning. För att ditt team ska förstå projektets förväntningar bör du också uppmuntra dem att ställa frågor och tydligt förklara skälen till olika uppgifter. Kom ihåg att dina teammedlemmar också måste ha en grundlig förståelse för projektets affärsmål.
Resursrelaterade utmaningar i projekt kan få allvarliga konsekvenser. När allt kommer omkring behöver du tillräckligt kompetenta människor för att förverkliga ditt projekt. Problemen här kan börja redan i projektplaneringsstadiet när du vill sätta samman teamet.
Om ditt företag inte använder en resurskalender att hantera alla anställda kan det vara mycket svårt att identifiera lämpliga resurser som kan ingå i projektgruppen. Helst skulle du vilja kunna leta efter t.ex. specifika färdigheter i företagets resurspool. Naturligtvis måste du också se till att de personer du vill ha i ditt team är tillgängliga för att arbeta under en viss tidsram.
Det är här som en resurskalender är mycket praktisk. Att ha insyn i dina resursers kapacitet (läs mer om planering av resurskapacitet) och tillgänglighet är en viktig del av riskhanteringen. Om till exempel en av dina medarbetare blir otillgänglig på grund av oförutsedda omständigheter kan du hitta en ersättare snabbare.
Effektiva resursprognoser är också viktiga om du vill undvika resursbrist. Är du säker på att du har tillräckligt med folk för att leverera projektet?
Läs hur du använda historiska projektdata för Prognoser för personalresurser.
Visst är projektkalkylering en komplex del av projekt- och resurshanteringoch uppskattningar är sällan särskilt exakta. Det betyder dock inte att du bara ska ge upp och anta att ditt teams prognoser kommer att vara helt felaktiga. Det finns saker du kan göra för att få vågskålen att tippa över till din fördel:
När man frågar projektledare om utmaningar inom projektledning är det troligt att scope creep hamnar högst upp på deras lista. Det är en ganska vanlig företeelse som inträffar när projektets omfattning växer på ett okontrollerbart sätt. Det kan orsakas av ett dåligt definierat projektomfång, påtryckningar från externa och interna intressenter eller avsaknad av en definierad process för förändringshantering.
Lyckligtvis har du som projektledare flera strategier för att hantera scope creep eller till och med förhindra det från första början. Allt börjar med ett väl förberett arbetsområde. Effektivt hantering av projektomfattning kommer att hjälpa dig oerhört mycket: när du har definierat och validerat alla projektkrav kan du känna dig mer säker på projektets omfattning.
Vad gör du om du känner att ditt projekts omfattning har spårat ur? Du hittar några användbara tips i vår guide till scope creep i projektledning.
Även i de - låt oss säga - marknadsföring projektledning eller bara företag som specialiserar sig på kommunikation, är det svårt att undvika missförstånd svagt ledarskap och dålig kommunikation uppstår.
Projektledare måste kunna kommunicera effektivt med medlemmarna i projektgruppen, men också med kunder, andra intressenter och till och med med sina egna chefer. Var och en av dessa parter kan behöva olika kommunikationsstilar och olika kanaler för att nå varandra. Det är viktigt att projektledaren tar fram en kommunikationsplan och delar med sig av den till alla inblandade.
Definiera kommunikationskanalerna, sätt upp vissa regler för projektuppdateringar (t.ex. rapporter om projektstatus), och, vilket är viktigt, undvika ineffektiva möten! Det kommer att bidra till att upprätthålla rätt nivå av transparens i projektet och undvika kommunikationsutmaningar i dina projekt.
När många team övergick till distansarbete på grund av den globala pandemin kan kommunikationen ha blivit en utmaning även för företag som hade hanterat den väl fram till dess. Även om man har en bra kamera för zoom-möten kanske inte är tillräckligt. Gäller det även för ditt team? Läs vårt blogginlägg för att lära dig mer om bästa praxis för fjärrkommunikation.
Det är förståeligt att den här typen av projektledningsproblem snabbt kan få hela projektet att spåra ur. När ditt företag bara ansvarar för ett projekt i taget kan det tyckas lättare att undvika konflikter i projektplaneringen.
Men om du inte samordnar dina projektbokningar med dina resursers tillgänglighet kan du ändå råka illa ut. Tänk om det visar sig att en av projektgruppens nyckelpersoner har planerat en tvåveckors semester och du inte har tagit hänsyn till det när du planerade tidslinjen?
När flera projekt står på spel kan det vara ännu svårare att undvika schemakonflikter, men det är möjligt. Det viktigaste är att ge alla projektledare insyn i varje projekts tidsplan och tillgången till resurser.
Med den informationen till hands är det mindre troligt att det uppstår problem med schemaläggningen. Du kan använda en kalenderplanerare online att schemalägga flera projekt utan krockar.
Alla projektledare måste kunna övervaka projektets status. Det har flera fördelar: du kan hålla koll på budgeten, kontrollera teamets arbetsbelastning och eventuellt identifiera förbättringsområden. Projektledare inom marknadsföring kan till exempel använda en SEO-verktyg med programvara för resursplanering för att analysera medarbetarnas effektivitet och upptäcka luckor i deras prestationer. När du vet var saker och ting finns kan du fatta datadrivna beslut om projektledning. Du kan också reagera snabbare när saker och ting inte går enligt plan.
Det finns många olika sätt att mäta hur projektet mår. Vi rekommenderar att du spårar följande mätvärden:
Verktyg för projektplanering är avsedda att hjälpa dig och ditt team att leverera projekt på ett framgångsrikt sätt. För att det ska ske måste du dock använda rätt verktyg för ditt företag. Annars kan du slösa mycket tid på att introducera dina medarbetare till appar som inte har någon påtaglig effekt på deras arbete.
Föreställ dig en situation där vissa personer i ditt projektteam tillbringar mycket tid på språng, till exempel när de reser till kunden. Om du ber dem att spåra tid med en projekthanteringsprogramvara som inte har en mobilversion kommer det att vara mycket obekvämt. Dessutom kommer deras tidrapporter sannolikt att vara mindre än korrekta, eftersom de kommer att fylla i dem i efterhand.
Innan du bestämmer dig för att lägga till en ny app i teamets verktygslåda ska du börja med att lista dina behov. Kontrollera sedan om ett visst verktyg uppfyller dem. Kan det integreras med andra verktyg som ditt team använder? Kan det anpassas så att det återspeglar företagets processer? Genom att använda verktyg som stöder teamets arbetsflöde blir livet enklare för både teamet och projektledaren.
Även om du har omfattande utbildning i projektledning eller stor yrkeserfarenhet kan de problem som beskrivs ovan lätt sätta käppar i hjulet för dig och påverka ditt projekt negativt. Som projektledare är det bra att veta hur man kan förebygga eller övervinna konsekvenserna av dem.
Det här blogginlägget är som en startpunkt: vi har beskrivit några vanliga utmaningar inom projektledning, men det är fortfarande värt att läsa på om varje enskilt ämne. Vi hoppas att de länkar som vi har listat bredvid varje utmaning som nämns ovan kommer att hjälpa dig att vidareutveckla din expertis inom projektledning.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...