Varje programvaruhus är som en komplex mekanism där smidiga processer beror på samspelet mellan enskilda element - arbetsplanering, beslutsfattande och hantering av projektresurser. Nyckeln till den mest effektiva driften av ditt företag är därför att förstå hur man hanterar utbud och efterfrågan på ett mjukvaruhus. I den här artikeln kommer vi att beskriva de bästa sätten att göra detta.
Vi känner till begreppet utbud och efterfrågan främst från nationalekonomin. Det handlar om den mängd av en vara som producenterna kan leverera till marknaden och efterfrågan på den. Men i det interna sammanhanget för varje programvaruhus handlar det om resurser som antalet anställda, deras kapacitet, budget, teknik osv. Så länge det råder en relativ balans mellan utbud och efterfrågan går allt framåt. Programvaruhuset håller tidsfristerna och levererar nya produkter till sina kunder, budgeten gör det möjligt att förverkliga antaganden och utveckla företaget, de anställda är inte trötta... Och det är så här det borde se ut i en idealisk värld. Tyvärr händer det ofta att efterfrågan på resurser är större än utbudet. Och då börjar problemen.
En flaskhals är en punkt där ett företags produktivitet hämmas av en kris som blockerar arbetet och orsakar förseningar. Till exempel när det finns för mycket arbete och inte tillräckligt med personal eller när alla beslut är beroende av en person. Flaskhalsar är vanligtvis resultatet av en brist på nödvändiga resurser för att en process ska kunna genomföras. Även om de förekommer i alla företag leder de alltid till en produktivitetsförlust, så det är värt att undvika dem. I den här artikeln, diskuterar vi hur man gör detta.
Det är ett tillstånd där du vill göra eller få något, men du kan inte. Inget trevligt, eller hur? Särskilt eftersom frustration också kan orsaka ilska, sänkt humör och aggression. Det vill du verkligen inte ha i ditt företag. Att hindras från att slutföra en uppgift, avsluta ett projekt, vila, ta semester eller hålla en deadline är vanliga problem i mjukvaruföretag, oavsett storlek.
Rivalitet är bra... i vissa sammanhang. Till exempel när du tävlar mot dina konkurrenter i en upphandling och du vill komma med det bästa erbjudandet som får din potentiella kund att tappa hakan. Än värre är det när konkurrensen gäller resurser som ditt företag saknar. Om medarbetarna måste bråka med varandra om vilket projekt som är viktigast och vem som ska få mest stöd innebär det att du bör arbeta med företagets resurshantering.
Dålig resursplanering orsakar många problem inom organisationen, men det påverkar också relationen med kunderna. När projekt försenas, budgeten överskrids och teamet saknar de delar som krävs för att leverera den färdiga produkten blir kunden missnöjd, vilket påverkar hela företagets rykte.
I ett mjukvaruhus är allt sammankopplat. När du inte kan slutföra ett steg på grund av att du har för lite folk - då börjar projektet bli försenat. När projektet är försenat får man inte betalt för det, och ibland måste man till och med betala extra för att man överskrider tidsfristen. Utan tid och pengar kan ett företag inte fungera, så den otillräckliga tillgången på resurser i ett företag skapar en ond cirkel av förseningar och förluster.
En arbetsplan förutsätter vanligtvis att allt kommer att gå enligt plan. Du baserar dessa antaganden på många års erfarenhet av liknande projekt. Naturligtvis antar man också en viss felmarginal för oförutsedda olyckor, men låt oss vara ärliga - vanligtvis är arbetsplanerna inte särskilt noggranna eftersom man vill slutföra projektet så effektivt som möjligt. I den här situationen innebär varje större kris i resurstillgängligheten kaos. Planen blir okontrollerbar, schemat störs, du måste prioritera projekt, så att vissa inte får så mycket stöd som de borde och genererar ytterligare förseningar. Och så förstås kommunikationen - när många saker måste ändras i farten och folk är upptagna är det mycket lättare att göra misstag och missförstånd.
Nu vet du vad obalansen mellan utbud och efterfrågan hos ett mjukvaruföretag beror på. Låt oss nu hjälpa dig att utveckla en strategi för att förbättra ditt företags resurshantering.
Börja med att identifiera problemet. Fundera över vilka delar av din verksamhet som inte fungerar som de ska. Kanske har du för få anställda? Kanske tar möten för mycket tid i anspråk och stör schemat? Kanske tar godkännandeprocessen en evighet? Ibland ligger problemet någon annanstans än vad det först verkar, så du måste gå grundligt tillväga i din analys. Ta en titt på ditt företags processer, kontrollera dem steg för steg och se i vilket skede problemen uppstår.
Regelbundna 1:1-möten är också en bra idé. Många anställda känner sig obekväma när de måste komma till sin chef och prata om de svårigheter de ser. De vill inte överträda sina befogenheter eller vara den som klagar. Det är också ibland svårt att tala inför hela teamet, särskilt om det finns kritiska kommentarer. 1:1-möten är ett ovärderligt tillfälle att få feedback på olika aspekter av verksamheten och att få perspektiv som man inte tidigare varit medveten om.
Du kan också genomföra en anonym enkät där du ställer frågor till medarbetarna om problemområden och får samlade uppgifter om vad som kan förbättras.
När du har analyserat de mest kritiska punkterna i ditt mjukvaruhus är det dags att implementera lösningar och förbättra hanteringen av efterfrågan och tillgång på resurser.
IT-branschen är idag ett mycket hett område på marknaden, vilket är förknippat med stora pengar, snabb utveckling men också hård konkurrens. Företagen slåss inte bara om kunderna utan också (eller kanske framför allt?) om medarbetarna. Och en av de mest förlamande situationerna i ett företag är personalbrist. En erfaren utvecklare kanske till och med får flera jobberbjudanden per dag, så se till att din rekryteringsprocess är så effektiv som möjligt. Låt din HR-avdelning vara proaktiv. Vänta inte på att kandidaterna ska hitta ditt företag, utan berätta om det själv, till exempel genom att direktmeddelanden på Linkedin. Men se till att du inte skickar för många meddelanden - spam är motsatsen till ett bra första intryck.
Ta också reda på var utvecklare är mest benägna att söka jobb. Linkedin fortsätter att växa som den ledande plattformen för att få kontakt med kandidater, men det är också värt att titta på andra mer nischade jobbsajter som GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow, etc. Många rekryterare och team för talangförvärv använder också robusta programvara för chefsrekrytering när det gäller rekrytering till ledande befattningar där du behöver rekrytera topptalanger.
Marknadsföring och god PR för ditt företag är också en viktig del av rekryteringsprocessen. Kandidater är mycket mer benägna att arbeta på en plats som de har hört talas om och som har ett gott rykte. Deltagande i konferenser, implementering av ny teknik, experter från företaget som ger intervjuer - allt detta bidrar till bilden av företaget, och en gynnsam bild är ett starkt förhandlingskort för HR-avdelningen.
Att arbeta i ett mjukvaruhus är krävande i sig, gör det inte ännu svårare med ineffektiva processer. Att utveckla effektiva metoder i ett företag är ett ämne för flera separata artiklar, men vi kommer här att presentera några viktiga element:
Dina medarbetares kompetens är en av de mest värdefulla resurser du har. Varje person som du anställer har med sig en uppsättning kompetenser och värdefulla erfarenheter. Kompetensförsörjningen måste därför fördelas så att den möter efterfrågan på projektbasis. Ofta, när företaget verkar ha brist på folk, är problemet i själva verket en ineffektiv användning av dina anställdas kapacitet. Beskriv alla medarbetare utifrån vad de kan och varje projekt utifrån vilken kompetens som behövs. På så sätt blir det lättare för dig att skapa team med rätt mix av kompetenser för att skapa varje produkt på effektivast möjliga sätt. Självklart behöver du inte göra detta själv - det finns verktyg som hjälper dig att skapa team för varje projekt.
Filtrera dina resurser efter kompetens
Semesterperioden är alltid en flaskhals när det gäller ditt företags kapacitet. Håll koll på dina medarbetares semestrar i en särskild kalender så att du när du planerar ditt arbete tar hänsyn till att ditt teams kapacitet kommer att vara reducerad under en viss tid. För att allt ska fungera smidigt bör du se till att en medarbetares ansvarsområden (inklusive beslutsfattande om projekt) har tilldelats någon annan när han eller hon är frånvarande, att all information har vidarebefordrats och att alla i teamet vet vad de ska göra och inte behöver avbryta en avdelningskollegas värdefulla vila.
Ditt företags resurser är för värdefulla för att läggas på olönsamma projekt. I det hektiska arbetslivet är det ofta svårt att se vilka projekt och uppgifter som tar för mycket tid i anspråk och ger för lite pengar. I sådana fall är det värt att använda tidrapporter. Dedikerade verktyg för rapportering av företagets arbetstid visar tydligt hur mycket tid varje person och varje team lägger på att arbeta för en viss kund och vilka uppgifter som är mest engagerande eller blockerar framstegen. Med denna kunskap kan du reagera därefter, till exempel genom att tilldela ytterligare stöd till teamet, ändra arbetsplanen eller omförhandla kontraktet.
I din företagsbeskrivning är det trevligt att skryta med att du gör allt in-house. Men ... är det alltid värt det? När man står inför personalbrist, överbelastade projekt och överväldigande månader, det lönar sig att ta hjälp av underleverantörer och partners såsom marknadsföringsbyråer, produktionsbolag eller designstudior. Att outsourca vissa uppgifter till en organisation är ofta en verklig livräddare när man står inför för mycket arbete och genererar lägre kostnader än förseningar och avtalsbrott.
Ibland finns det ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt och göra allt själv - marknaden erbjuder massor av verktyg som kan hjälpa dig att hantera dina resurser och hålla utbud och efterfrågan i din verksamhet under kontroll. Nedan följer några av dem.
Detta är en omfattande programvara för resurshantering för din organisation. Med Teamdeck kan du enkelt fylla i tidrapporter, ordna scheman, schemalägga möten så att de inte krockar med varandra, hantera dina anställdas semestrar, sätta upp milstolpar för projektet och följa upp deras framsteg. Dessutom kan du för varje aktivitet som övervakas i Teamdeck generera en tydlig rapport där du kan analysera team/resursutnyttjandeProjektbudget, anställdas löner och frånvaro. Om du vill skräddarsy Teamdeck efter dina individuella behov erbjuder verktyget anpassning och integration med andra applikationer som Slack eller Podio.
Slack är ett av de mest populära kommunikationsverktygen inom teknikbranschen. Med Slack kan du enkelt och snabbt kontakta vem som helst i din organisation. Medan e-post fungerar utmärkt för extern kommunikation och ger dokumentation av konversationer och resultat, är Slack utmärkt för löpande kommunikation när du snabbt behöver bekräfta något, be om något eller skicka något. En mycket praktisk funktion i Slack är också möjligheten att skapa temakanaler, till exempel efter team, projekt eller intresse. Appen kan också integreras med andra så att du kan göra det ännu enklare att schemalägga möten, kontrollera medarbetarnas tillgänglighet, hantera semester och fylla i tidrapporter.
Ett annat mycket populärt verk och programvara för hantering av marknadsföringsprojekt är Asana. Huvudsyftet med applikationen är att organisera och tilldela uppgifter. I en tydlig panel i form av en lista, tabell eller tavla kan medarbetarna se vilka uppgifter som tilldelats dem med en uppdelning per steg. De kan också enkelt prioritera dem och kontrollera deras framsteg. Asana gör det också möjligt att följa upp kampanjresultat, skapa en portfolio eller samla inspiration.
Wrike är ett verktyg för att organisera arbetet och optimera resultaten. Tillgängliga verktyg (som instrumentpaneler, arbetsflöden, förfrågningsformulär med mera) kan anpassas för varje team för att möta deras specifika behov. Med Wrike kan du också dela information, dokument och rapporter, skapa kreativa diagram för att visa framsteg i varje steg av arbetet och få full insyn i dina processer.
Jira är en av de vanligaste programvarorna för uppgiftshantering inom IT-branschen. Det gör det möjligt att skapa tydliga färdplaner, tilldela uppgifter till lämpliga avdelningar och teammedlemmar och skapa uppgifter för framtiden i backloggen. Det gör det möjligt att arbeta i form av sprintar, och kraften i denna applikation ligger i dess enkelhet - en tydlig panel och inga onödiga funktioner.
Ditt företags resurser är grunden för hela organisationen och får allt att fungera som det ska, så att hantera dem på rätt sätt är nyckeln till effektivitet och tillväxt. Du måste känna till och förstå utbud och efterfrågan på resurser i ditt mjukvaruhus för att alltid hålla dem i dynamisk balans. Vi hoppas att vår artikel kommer att hjälpa dig med detta!
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...