Bara 1 av 5 personer (18%) har en användbar metod för att hantera sin tid. Strategier för tidshantering och verktyg för tidshantering av projekt hjälper dig att hantera det arbete du har tilldelats inom den tid du har. När du arbetar som projektledare kan du tilldelas olika antal uppgifter vid varje iteration.
Du måste också planera, hantera och följa upp ditt teams arbete. Möten, uppskattningar, planering, kommunikation med kunder och ditt team, och rapportera till ledningen. Helst vill du hinna med allt detta under din 9-5-arbetsdag. Det låter som en omöjlighet, men en tidmätare kan vara till stor hjälp.
Denna artikel innehåller:
Effektiva strategier för hantering av projekttid
Den amerikanska presidentens inverkan på projektens tidsstyrningsprocesser
Rollen och betydelsen av rätt tidshanteringsverktyg för att slutföra arbetsuppgifter
Påverkan av programvara för resurshantering på tidsuppföljning
82% av individer har inte en tidsanvändningsram. De använder helt enkelt en översikt, sin e-postinkorg eller ingenting på något sätt av fantasin. (Forskning från Development Academy, 2021)
De svåraste specialisterna är i allmänhet inte de bästa regissörerna av tiden, men snarare betyder detta inte heller att du borde spänna fast dig. Att följa livskraftiga tidsanvändningsmetoder inkluderar att konsolidera strategier i ditt schema varje dag, vecka för vecka och månad till månad som främjar de tillgängliga timmarna på dagen.
Så hur kan man egentligen använda tiden effektivt för att vidareutveckla sitt utförande? Huvudsyftet är att medvetet kontrollera hur du investerar energi i viktiga åtaganden och övningar, oavsett om det är på jobbet eller i din egen, dagliga tillvaro. Vissa tidshanteringsverktyg erbjuder funktioner som obegränsat antal användare, vilket gör dem idealiska för stora team.
Med dåliga planerings- och tidshanteringsverktyg kan det vara svårt att få plats med allt inom snäva tidsramar. Det är därför jag har sammanställt den här listan med smarta strategier för tidshantering, så att du kan planera ditt arbete bättre och äntligen få tid för allt som behöver din uppmärksamhet.
Innan vi går in på vad tidshantering i projekt innebär och vad vi kan säga om tidshanteringsstrategier (eller tidshanteringsplanering, om du så vill), ska vi titta på hinder och orsaker till att en övergripande projekthanteringsplan och dess avslutning ibland kräver mycket mer arbete än vad som förutsetts. Lite information om tidsspårning och tidshanteringsverktyg som kommer att öppna dina ögon och hjälpa dig att förstå vikten av tidshanteringsplanering.
Bara 1 av 5 personer (18%) har en användbar metod för att hantera sin tid.
(Enligt forskning från Development Academy)
Medarbetare tillbringar 44 minuter på sociala medier varje dag.
(Enligt Techjury, 2022)
Endast 17% av alla människor registrerar sin tid.
Företag ägnar i genomsnitt 16 dagar per år åt att leta efter pappersdokument.
(Källa: DocuSign)
Minst 23 timmar per vecka tillbringar seniora chefer i möten.
(Källa: DocuSign)
46% av den stress som rapporteras bland anställda i USA orsakas av en överväldigande arbetsbelastning.
Dessa resultat och en sammanfattning av forskningen är inspiration för chefer för vilka tidshantering och projekthantering behandlas lika. För de chefer som är helt övertygade om tidsaspektens roll i alla projektaktiviteter och som vill undvika alla schemahinder.
Låt oss till sist ta en titt på de vanligaste hindren för tidshantering och tidsuppföljning som inte nämndes ovan: perfektionism, förhalning, dålig prioritering, för lite tid, multitasking, överbokning, för lite vila, glömma att delegera, brist på organisation, låg motivation, distraherande faktorer, rigid planering.
Sambandet mellan tid och projektutveckling eller tidsstyrning och projektstyrning med hjälp av tidsstyrningsverktyg är så uppenbart att många inte behöver någon förklaring. Men för dem som behöver övertygas om det, bör det här kapitlet lösa tvivlen. Så, låt oss börja med några fakta. Vad är det för projekt?
Med projekt menas nästan allt som görs av en människa. En plats att gömma sig eller sova på, en musfälla, ett hus, ett uppdrag att förändra en arbetsplats. Men eftersom vi befinner oss i affärsmiljön blir saken mer komplex när man tar hänsyn till några helt avgörande saker som du kommer att läsa i de kommande styckena.
Låt oss ta en närmare titt på den definition av projektledning som Association for Project Management har introducerat och göra några kommentarer.
Projektledning, även känt som uppgiftsledning, är tillämpningen av processer, metoder, färdigheter, kunskaper och erfarenheter för att uppnå specifika projektmål enligt projektets acceptanskriterier inom överenskomna parametrar. Projektledning har en slutlig leveranser som är begränsade till en begränsad tidsskala och budget.
Det ovannämnda förslaget kan delas upp i fyra delar och varje term kan vara ett visst kapitel eller stycke, vi måste fokusera på något som är grundläggande för huvudhjälten i den här artikeln - tid, tidshantering, tidshantering, tidshantering och tidshanteringsstrategier.
Ur APM-perspektivet - vilket kan diskuteras - är det just tid och budget som gör skillnaden mellan "management" och "projektledning". Medan management är en pågående process har projektledning begränsningar. Det är därför som verktyg för tidshantering kan vara till hjälp.
Ur ett affärsperspektiv är ett projekt ett resultat av en affärsmässig nödvändighet. Det beställs på grund av interna eller externa behov. Många tidshanteringsverktyg erbjuder möjligheten att hantera obegränsade projekt, vilket är avgörande för att kunna hantera flera uppgifter och kunder. Och eftersom ett projekt också är en lösning på vissa utmaningar genomförs projektet inom en begränsad tid och budget. Och från och med denna punkt blir motiveringen och vikten av tidshanteringsstrategier och tidsspårning tydligare för dem som tvivlar på huvudämnet i den här artikeln. Tid som spenderas på ett projekt är inte som tuggummi och kan inte sträckas ut när behovet uppstår, vilket innebär att strategiskt tänkande enligt tid blir uppenbart.
Projektledning kan inte existera utan en effektiv planering av tidsanvändningen. Eller, å andra sidan, en förutsättning för framgångsrikt projektgenomförande och affärsutveckling är effektiv tidshantering.Teamdeck)
Så genom att använda programvara för tidsregistrering fick vi en överblick över vad medarbetare ibland gör och vad sambandet är mellan projektledning och tidshantering. Nu är det dags för ... projekttidsstyrning.
Generellt sett handlar tidshantering med hjälp av tidsregistreringsprogram om hur vi använder den tid vi har för att nå våra mål eller slutföra de uppgifter vi har tilldelats på ett effektivt sätt.
Här är en kortfattad och rakt på sak förklaring av tidshantering som ges av Wikipedia:
Tidsstyrning är en process där man planerar och utövar medveten kontroll över den tid som ägnas åt specifika aktiviteter, särskilt för att öka effektiviteten eller produktiviteten.
Om vi använder den definition som används av projektledare i samhället, kommer vi att upptäcka att projekttidsstyrning är:
(...)projektledningsprocessen för att analysera arbetet och utveckla en mall för tidslinje för att säkerställa att du slutför ett projekt inom en viss tidtabell. (Projektledare.com)
De båda ovannämnda definitionerna säger inte ett ord om hur man uppnår goda resultat när det gäller tidsstyrning av projekt. Men för alla som har möjlighet att implementera en projektledningsplan är det uppenbart att det handlar om analys med hjälp av programvara, verktyg och tekniker. Allt som säkerställer att ett projekt slutförs i rätt tid. Och sedan utvecklingen av en resursplanering med uppgiftsjusteringar och tilldelning av resurser för att slutföra ett projekt.
Som projektledare och med hjälp av ett program för tidrapportering är det din uppgift att effektivt planera och hantera din egen arbetstid, men också tiden för de team du leder. Du måste respektera den tid du lägger ner på jobbet.
Beroende på hur väl du lyckas jonglera med olika projekt och prioriteringar med hjälp av tidsregistreringsprogram, desto bättre kan du schemalägga arbetet för ditt team. Och det senare leder till bättre skötta projekt, med större chans att slutföra dem i tid och inom budget.
I slutändan ökar tidshanteringsstrategierna även din produktivitet och effektivitet.
Studier visar att det inte alltid är så självklart. Till exempel är det bara 37% av teamen i Storbritannien (The State of the Project Management, 2017) som alltid eller för det mesta lyckas avsluta sina projekt i tid, och dålig ledning är en av orsakerna till detta.
Det finns flera strategier för tidshantering som du kan använda för att planera ditt eget arbete.
Planera möten och anställningar med hjälp av populära tekniker för tidshantering och tips för tidshantering
Med dålig planering och tidshantering i teamet kan det vara svårt att hinna med allt inom snäva tidsramar. Det är därför du behöver exakta rapporter för tidsuppföljning. Det är därför jag har sammanställt den här listan med smarta strategier för tidshantering, så att du kan planera ditt arbete bättre och äntligen ha tid för allt som behöver din uppmärksamhet.
Att veta vad man vill åstadkomma inom en viss tidsram är redan en förutsättning för att lyckas, visar studier, och den tid man lägger på jobbet är lönsam. I sin artikel "The Impact of Planning on Project Success" pekar Pedro Serrador från University of Toronto på ett samband mellan planering och projektframgång. Baserat på litteraturgenomgången fann Serrador att projektframgång är nära kopplad till både projekt- och kostnadseffektivitet. Det innebär att kvalitetsplanering inte bara kan öka chansen att projektet slutförs på ett framgångsrikt sätt, utan också att det blir kostnadseffektivt.
Så hur mycket planering är "kvalitetsplanering"? Enligt Serrador, efter PMBOK® Guide, kan planeringen ta upp till 48% av alla processer som utförs av en projektledare under ett projekt.
Att planera sina dagliga arbetsuppgifter kan vara så enkelt som att skapa en att-göra-lista som består av saker man måste göra och saker man vill göra - tidsregistreringsverktyg med ett användarvänligt gränssnitt kan vara till stor hjälp. När man planerar för flera projekt är det dock viktigt att ha en projektplan på hög nivå kommer att förbättra synligheten av krav i olika uppdrag, men också bidra till att fastställa mål och krav för varje projekt.
Ibland kan en lista med saker du måste göra verka överväldigande, så tidsregistreringsverktyg kan hjälpa till. För att göra det hanterbart är det bättre att dela upp din att-göra-lista i mindre bitar. Tydliga prioriteringar hjälper dig att ordna dina uppgifter efter hur viktiga de är, hur brådskande de är och hur mycket tid som krävs för att utföra dem.
Eisenhower-matrisen är den mest framgångsrika tekniken för tidshantering.
(Enligt forskning från Development Academy)
För att skilja ut viktiga och brådskande uppgifter från din att-göra-lista kan du använda Eisenhower-matrisen. Denna populära teknik för tidshantering (även känd som "Urgent-Important Matrix" eller "Eisenhower Principle"). Denna idé (eller vissa säger ramverk) hänvisar till den här amerikanska presidentens ord:
"Jag har två sorters problem: de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga, och de viktiga är aldrig brådskande."
Det hela står för ett tillvägagångssätt för att organisera arbetsbelastning och prioriteringar. Det är mycket användbart om du vill implementera en effektiv tidshanteringsstrategi med hjälp av tidsspårningsverktyg. Det hjälper dig att hålla fokus på att organisera alla dina uppgifter, särskilt de mest utmanande uppgifterna. Den är indelad i fyra kategorier:
Viktigt och brådskande - det här är de uppgifter du bör göra först
Viktigt men inte brådskande - uppgifter som du kan schemalägga för att göra senare
Inte viktigt men brådskande - om möjligt kan du delegera dessa uppgifter
Inte viktigt och inte brådskande - du kan hoppa över uppgifter som faller inom denna kategori
Det som är bra med Eisenhower Matrix, tidsregistreringsverktyget, är att du kan skapa det på språng med bara en penna och ett papper för att snabbt prioritera arbetsuppgifter och uppdrag. Med en sådan här matris kan du enkelt hitta de uppgifter som verkligen behöver din uppmärksamhet, så att du kan fokusera på dem först. Matrisen ser ut så här:
Förbereda att-göra-listor, prioritera uppgifter och lösa utmaningar med tidsblockerande uppgifter med Eisenhower Matrix
Medan vissa lovordar multitasking verkar det göra mer skada än nytta. Enligt artikeln om farorna med multitasking som publicerades på Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017) är det ineffektivt att göra flera uppgifter samtidigt. Eftersom den mänskliga hjärnan behöver tid för att växla från en uppgift till en annan, skapar försök att göra för många saker en fördröjning när vi faktiskt inte är så produktiva som vi kanske skulle vilja vara. Det är därför tidrapportering projekt funktioner kan vara till hjälp.
Försök istället att fokusera på en uppgift i taget och slutföra den, för att sedan byta till en annan. På så sätt, särskilt om du ger dig själv minst några minuters vila mellan uppgifterna, blir övergången smidig och din hjärna är redo att ta sig an en ny uppgift.
En av de tekniker du kan använda för att mäta tidsåtgången på jobbet är Pomodoro-tekniken och tidsregistrering. Den delar upp arbetet i kortare, 25 minuter långa sessioner, med vilopauser emellan. Det är ett beprövat sätt att öka produktiviteten, eftersom det är lättare att tvinga sig själv att fokusera på en enda uppgift. Dessutom blir du inte utsliten och förblir produktiv under en längre tid.
Namnet, som kommer från ett italienskt ord för tomat, inspirerades av kökstimern. I dag finns det apparater som är särskilt utformade för denna teknik och som räknar exakt de 25 minuter som du ska ägna åt arbetet.
Den här frågan kan vara knepig, eftersom PMI 90% av PM:s arbete är kommunikation ("Art of communication in project management", 2010), men ibland gör du uppgifter som kräver djupt fokus och minimering av avbrott. Det kan handla om att arbeta med projektdokumentation, använda en gratis word till pdf-omvandlare eller skapa en rapport eller använda uppgiftshantering ocksåls.
Säg att du använder Pomodoro-tekniken. För att kunna använda den effektivt måste du stänga ute alla möjliga distraktioner så att du kan vara djupt fokuserad på en uppgift i 25 minuter.
Avbrott i arbetet som du behöver bli av med kan komma från e-postmeddelanden, samtal, kollegor eller chattkonversationer. Det kan vara frestande att kolla inkorgen då och då, delta i småprat på kontoret eller chatta med teamet. Men sanningen är att det dödar din produktivitet. Tidsspårning kan hjälpa till.
Här är vad du kan göra istället:
Om du oroar dig för att missa ett viktigt e-postmeddelande, bestäm en särskild tid då du ska kontrollera din inkorg. All annan tid ägnas åt de tilldelade uppgifterna.
Säg åt dina lagkamrater att inte störa dig när du använder hörlurar. Samtidigt kan du lyssna på musik som hjälper dig att koncentrera dig (eller på vitt brus, om du föredrar det).
Snooza notiser och lägg undan telefonen så att du inte kollar den tvångsmässigt.
Distraktioner är det som driver oss bort från arbetet. Minimera dem och du kommer att se hur lättare det är för dig att fokusera på att slutföra en uppgift och fakturerbara timmar kommer att bli mer effektiva.
Har du någonsin känt att ju mer tid du har för en viss uppgift, desto större är risken att du prokrastinerar istället för att använda den tiden till att få saker gjorda tidigare? Denna tendens att lägga arbetet åt sidan kallas i ekonomens sociala miljö för Parkinsons lag och förklarades första gången i en artikel i The Economist redan 1955.
Parkinson konstaterade att "arbetet expanderar så att det fyller den tid som står till buds för att slutföra det". Om du har mer tid på dig att slutföra en uppgift än du egentligen behöver, är det alltså stor risk att du inte gör det snabbare.
Vad du kan göra åt det är att sätta kortare deadlines för dig själv. Om du fortfarande kämpar för att tvinga dig själv att avsluta en uppgift snabbare, be någon från ditt team att granska ditt arbete vid ett visst datum, så att du nu måste göra arbetet för att kunna visa resultaten.
Ingen människa är en ö. Chansen är stor att det finns personer i din organisation som har kompetens och tid att hjälpa dig att utföra några av de uppgifter som du kämpar med eller helt enkelt inte har tid med.
Som du redan har sett när du fyllde i Eisenhower Matrix är det faktiskt bra att hitta de uppgifter du kan delegera, så att du kan fokusera på viktigare och mer brådskande uppgifter och ta hand om fakturerbara timmar på ett mer effektivt sätt.
För att hitta tillgängliga teammedlemmar med de färdigheter som behövs för en viss uppgift använder du en verktyg för resurshantering eller tidsregistreringsverktyg. I Teamdeck kan du till exempel snabbt filtrera alla anställda efter deras roll och se deras bokningar och tillgänglighet i en enkel kalendervy.
Genom att delegera arbete kan du faktiskt visa dina medarbetare att du värdesätter deras insatser. Ge dem befogenhet att fatta beslut och, om det behövs, begränsa dig till att övervaka dem. På så sätt får du inte bara mindre att göra utan låter också dina underordnade växa professionellt.
Förutom att delegera uppgifter mellan teammedlemmar rekommenderas det också att lägga ut vissa delar av uppgifterna, till exempel forskning, med hjälp av något som en tjänst för forskningsrapporterför att frigöra mer tid för andra viktiga aktiviteter.
Att känna till sina gränser när det gäller hur mycket arbete man klarar av att slutföra inom en viss tidsram är mycket viktigt för att inte bara leverera det man har åtagit sig. Det hjälper också till att undvika arbetsrelaterad stress och, så småningom, att känna sig utbränd. Spårtid är också viktigt.
Att säga nej till sin arbetsledare, chef eller till och med sin chef kan vara skrämmande, men det finns sätt att göra det på ett artigt och självsäkert sätt:
Ge ett skäl - förklara vilka andra viktiga uppgifter du gör just nu och hur det kommer att påverka dem om du tar på dig nya.
Låt dem prioritera - om du redan har mycket att göra och din chef ber dig att ta på dig ytterligare en uppgift, presentera din prioriteringslista för dem. Låt dem avgöra om den uppgift de ber dig om har högre prioritet eller inte.
Ljug inte - falska ursäkter är inte ett bra sätt att hantera förfrågningar. Var öppen med varför du inte kan göra något för tillfället.
Fråga om uppgiften kan skjutas upp - många gånger är det så att det första datumet som någon ber dig att leverera en uppgift inte är det definitiva förfallodatumet. Visa att om det är möjligt att planera in en ny uppgift till ett senare datum, så är det möjligt för dig att ta dig an den.
Eftersom du inte vill bli betraktad som den som vägrar att arbeta kan det hjälpa dig att minska antalet nya uppdrag genom att visa varför du inte kan ta på dig fler uppgifter eller förhandla om deadlines.
Genom att göra dagliga sammanfattningar av ditt arbete kan du upptäcka vad du gjort bra och vad som återstår att göra. Att hålla koll på tiden är också viktigt.
I slutet av varje dag kan du titta på din lista och kontrollera vilka uppgifter du har slutfört. Att se vad du har lyckats åstadkomma är ett bra sätt att bli motiverad inför nästa dag.
Om det fortfarande finns olösta uppgifter på din lista, fråga dig själv varför du inte har slutfört dem och hitta lösningar på dem. Kanske var uppgiften för omfattande och att dela upp den i mindre uppgifter hjälper dig att organisera arbetet bättre?
Det är enklare att planera arbetet och använda programvara för tidrapportering med verktyg som ger dig snabb åtkomst till uppgifter som du eller dina medarbetare behöver slutföra. Att ha ett projektschema och programvara för tidsregistrering av anställda hjälper också till, eftersom det är lättare att följa upp din prestation.
För uppgiftshantering i flera projekt använder vi Jira. Det gör det möjligt för oss att skapa underuppgifter för varje uppgift, tilldela dem till personer och spåra dem i arbetsflödet som består av uppgifter som måste göras, de som pågår, granskas och är slutförda.
Teamdeck, å andra sidan, är ett programvara för resurshantering eller verktyg för projektplanering - om du vill (utvecklad av oss, den programvaruhusoch - i början - för våra egna syften). Vi använder oss själva för att hålla koll på medarbetarnas dagliga scheman, tidrapporter och övergripande prestationer, som vi sedan kan sammanfatta med hjälp av anpassningsbara rapporter (t.ex. för att jämföra bokningar med tidrapporter).
Tidrapporter i Teamdeck.io - den resursplanering och verktyg för tidshantering av projekt
Ändå representerar du marknadsföring projektledning eller hantering av projektresurserOm du använder dessa tidshanteringsstrategier och strategier som tidsspårning kommer du att kunna organisera din arbetsdag bättre och få mer gjort. Efter bara några dagar kommer du att märka det:
Din produktivitet förbättras
Det är lättare för dig att utföra de uppgifter du har tilldelats
Det känns som om man plötsligt har mer tid
Den arbetsrelaterade stressen har minskat betydligt
Och eftersom de här taktikerna kan fungera för dig kan du också försöka införliva dem i hela projektgruppen du driver, vilket ökar deras produktivitet. Om du vill gräva djupare och lära dig mer omappar för tidshantering för anställda - läs bara våra artiklar.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...