Tänk om jag berättade för dig att ditt företag kan ha slösat bort upp till 37% av programvarukostnader utan att du ens märkt det?
Detta behöver inte vara den exakta summan pengarmen du slösar förmodligen bort minst några dollar på programvara som du inte behöver.
Om du är projektledare, VD eller CIO med ansvar för att tillhandahålla verktyg till företaget kan du ha bidragit till det här problemet.
Hyllvaror, det vill säga programvara som ingen i din organisation bryr sig om, uppgår till $18 miljarder enbart på CRM-marknaden.
Varför då?
Problemet är att endast 40% av de organisationer som implementerar CRM-verktyg "uppnår fullskalig användning av slutanvändarna", enligt CSO Insights.
CRM, hantering av sociala medier, analysverktyg, programvara för projektplanering, verktyg för resurshanteringetc. Vi använder alla några av dem.
Och troligen har vi alla minst ett verktyg som vi betalar för men inte använder.
Det är dags att göra något åt det, eller hur?
Shelfware är en programvara som har köpts men aldrig använts.
I dag, i en värld med en växande marknad för SaaS verktyg, kan det också vara det som vi prenumererade på och sedan gick vidare och glömde bort det.
En annan sak som är värd att komma ihåg är att shelfware inte betyder att det är något fel på själva programvaran. Faktum är att varje programvara kan bli en hyllvara.
Det fanns ju trots allt en anledning till att du köpte en licens eller prenumererade på en betald plan. Du skulle inte ha gjort det om det var dåligt eller om det inte passade ditt företag.
Vi har redan konstaterat att det inte alltid handlar om dålig kvalitet på programvaran, utan att felet oftast ligger på användarens sida.
En av anledningarna till att shelfware blir en del av din stack är att du köper fler licenser än företaget faktiskt behöver. Speciellt när det finns en rabatt.
Techopedia ger ett bra exempel här:
Låt oss anta att en programvarulicens kostar $100 per styck. Att köpa 50 licenser skulle kosta företaget $5000. Låt oss nu föreställa oss en rabatt på exakt samma programvara, som är $45 för en licens, men du måste köpa 100 av dem. Det ger $4500, som du skulle betala, eftersom det fortfarande är billigare än tidigare.
I det här exemplet blir de 50 extra licenserna hyllvara.
Ett annat skäl är att köpa licenser "för säkerhets skull", för framtida anställda. I det här fallet kanske du använder den så småningom, men i allmänhet slutar den som ytterligare en oanvänd eller underutnyttjad resurs i företaget.
Det tredje alternativet avser SaaS-verktyg, och det är helt enkelt att glömma bort dem. Som projektledare eller VD vet du säkert att du betalar månadsvis för vissa verktyg. Men vet du exakt om de faktiskt används?
Prenumerationen kan vara $10 eller $60 per månad. Det händer med de billigaste SaaS-verktygen, såväl som med de dyrare.
Poängen här är att bristande kommunikation i företaget och att inte hålla ett öga på faktiska resursfördelning och användning, kan leda till förlust av pengar.
Frågan är..:
Hur väljer man rätt programvara och får medarbetarna att FAKTISKT använda den?
Som du kan se kan problemet begränsas till två huvudutmaningar:
Låt oss börja med att välja rätt programvara.
När du letar efter programvara för ditt företag kan du hamna med många möjligheter. Om du frågar vänner och kollegor kommer du att få många alternativ, men vanligtvis kommer de att rekommendera olika verktyg.
Hur man bestämmer sig, vilken är den bästa? Och vad betyder det?
Amanda Moskowitz rekommenderar detta 10 steg för att välja den bästa programvaran för ditt företag, men låt oss fokusera på de tre första på hennes lista:
Som Moskowitz sa är appar bara verktyg för att uppnå ditt företags mål. Så först är det bäst att sätta upp målen själva: både de kortsiktiga och de långsiktiga. Sedan är det dags att hitta ett verktyg som hjälper dig att uppnå dem.
Det finns ingen "en programvara som passar alla". Fokusera istället på dina behov: behöver du följa ett projekts flöde, följa dina anställdas tid, schemalägga resurser, hantera dina kunder med ett CRM-system, analysera din närvaro på sociala medier?
Ta reda på vad du behöver göra med ett verktyg och hitta sedan ett specifikt verktyg för uppgiften.
Nu när du vet vilka dina affärsmål är och exakt vad du behöver uppnå med ett verktyg, låt oss hitta det bästa för ditt företag.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, delade med sig av sina insikter om denna process i sin "Marketing Ops: Konsten att hantera kaos". Enligt hennes erfarenhet handlar det om att hitta det perfekta verktyget snarare om att upprepa processutvecklingen.
Nyckeln till att hitta den bästa programvaran för ditt företag är att testa olika alternativ. Registrera dig för testversionerna så att du kan prova dem gratis. Jämför sedan resultaten och välj den som passar dig bäst.
Om du letar efter en programvara för ditt team, inklusive nuvarande och framtida anställda, kanske du vill investera i den med en dynamisk prissättningsplan.
Detta är särskilt vanligt med SaaS verktyg. De låter dig ofta välja mellan olika planer som beror på hur många som behöver använda verktyget.
Buffers prissättningsplan är ett bra exempel på detta.
En annan lösning är flexibel prissättning som gör att du kan ange det exakta antalet personer som ska få tillgång till programvaran och sedan beräkna betalningen utifrån det.
Teamdeck, ett verktyg för resursplanering och tidsuppföljning, arbetar enligt denna prismodell.
Innan du registrerar dig för en betald plan eller köper licenserna kanske du också vill svara på dessa två frågor:
Verktyget måste spegla företagets mognadsnivå och kunna växa med er.
Den programvara du väljer måste vara bekväm att använda för alla användare, annars kommer den snabbt att överges.
Om svaret är ja på båda frågorna är det nu rätt tid att introducera verktyget för ditt team.
För fler tips och checklistor om resurshantering och val
rätt verktyg för ditt företag, ladda ner vår kostnadsfria e-bok på bästa praxis för resurshantering.
Nu är det dags att introducera resten av teamet till den programvara som du har valt.
Vad exakt är mjukvaruadoption? Brandon Bruce definierade det väl i sin bok "The Shelfware Problem":
"Adoption är en konsekvent och effektiv användning av en specifik teknik eller mjukvaruplattform som driver affärsmålen på ett mätbart sätt."
Problemet är att i den verkliga världen kan du inte bara säga till ditt team att använda den programvara du har valt.
Du måste ta dig tid att introducera dina anställda. Som Amanda Moskowitz sa:
"Hitta inte bara en ny app, utan se till att alla i teamet använder den."
Om det här låter självklart för dig, kom ihåg att "ungefär 50% av CRM-licenser inte rörs", som Brandon Bruce säger.
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...