När du är ansvarig för ett projekt vet du vanligtvis mycket väl vad ditt team behöver göra för att uppfylla projektkraven. Men vad händer om din kund kommer med en ny funktion, hur liten den än är, som du bör börja arbeta med utöver det befintliga projektomfånget?
Vad kommer du att lära dig tack vare den här artikeln:
Som projektledare är du förmodligen bekant med detta scenario, eftersom projekt ofta förändras på grund av feedback från användare eller dynamiska marknadsförhållanden. Det är naturligt och kan leda till mycket positiva resultat (t.ex. en slutprodukt av bättre kvalitet). Saken är dock den att dessa oväntade ändringar kan leda till att omfattningen kryper till den punkt där du har mycket liten kontroll över projektets framsteg.
Låt oss ta en närmare titt på vad scope creep innebär och diskutera hur du kan hantera det i din karriär som projektledare.
Först och främst, vad är projektets omfattning? Inom projektledning förstås scope som alla uppgifter, processer, aktiviteter, krav och leveranser i ett projekt. Enkelt uttryckt är det allt arbete som krävs för att slutföra ett projekt.
Projektets omfattning är en del av projektplaneringen. Resultatet av denna fas i projektledningens livscykel är Project Scope Statement. Det är en dokumentation av ett projekts omfattning (även kallat "scope statement" eller "terms of reference") som innehåller en fastställd checklista med exakta
När projektomfattningen har fastställts är det dags för en fas som kallas projektomfattningshanteringsplan. Den beskriver hela den process som är involverad i genomförandet av projektet och fungerar som en riktlinje för att hålla projektet inom definierade förväntningar och gränser.
Det enklaste sättet att beskriva scope creep är att säga att det är lägga till funktioner och krav som ligger utanför det överenskomna projektomfånget. Båda delarna av denna definition är viktiga eftersom en förändring eller utökning av projektets omfattning inte nödvändigtvis är detsamma som att omfattningen kryper.
Tvärtom är förändring en helt normal sak inom projektledning. Omfattningen kryper när ändringar inte är överenskomna och ökningen av projektkraven är okontrollerad.
En definition som tillhandahålls av PMBOK® Guide (5:e utgåvan) anger att scope creep är okontrollerad utökning av produkt- eller projektomfattning utan anpassning till tid, kostnad och resurser. I den här beskrivningen betonas en viktig faktor som bör hjälpa dig att föreställa dig de potentiella konsekvenserna av scope creep. Jag talar om hur dessa nya funktioner i projektomfattningen inte anpassas till tidslinjen, resurserna eller budgetarna. Det innebär i princip att någon (eller alla) av dessa variabler kan gå väldigt fel och sänka ditt projekt.
Nu när vi har definierat scope creep ska vi diskutera de främsta orsakerna till det.
Scope creep orsakas sannolikt av en kombination av följande faktorer:
Dåligt projektomfång. Detta är vanligtvis den viktigaste faktorn som bidrar till scope creep. När projektets omfattning är vag eller obefintlig, hur kan du då kontrollera den? Att ha en tydlig beskrivning av omfattningen är dock inte den ultimata lösningen på den här utmaningen. Du måste validera omfattningen och godkänna den tillsammans med alla intressenter i projektet.
Ytterligare ett problem kan uppstå när du inte diskuterar kraven med rätt personer i ditt team. Det kan till exempel visa sig att vissa krav inte är tekniskt genomförbara även om omfattningen är tydlig och din kund har gett klartecken. Det är därför det är viktigt att du:
Vill du veta mer om den här processen? Kolla in vår guide till hantering av projektomfattning. Det kommer att hjälpa dig att hantera omfattningen på ett framgångsrikt sätt.
Scope creep kan också inträffa när du inte har etablerade rutiner för att hantera ändringsbegäran. Eller så har du kanske fastställt några regler för ändringshantering, men intressenterna känner inte till dem. I nästa avsnitt av det här blogginlägget ska vi prata lite mer om hur man hanterar förändringar så att de inte får projektet att spåra ur.
En av de mindre förväntade orsakerna till scope creep är när dina teammedlemmar påverkas direkt av kunden att lägga till en ny funktion eller utöka en befintlig. Sådana externa påtryckningar kan vara svåra att märka för projektledare, särskilt om teammedlemmarna inte kommunicerar dem öppet.
Ytterligare en möjlig fara är när intressenterna visar varierande engagemang i projektet. Föreställ dig en situation där din kund inte ägnar så mycket uppmärksamhet åt projektets omfattning under kravinsamlingsfasen. Kanske är de upptagna med andra saker eller helt enkelt inte riktigt engagerade i projektet. När de ser de första resultaten av ditt arbete blir de dock plötsligt mer engagerade och börjar komma på nya funktioner eller omdefiniera projektmålen. Du kan föreställa dig hur detta lätt kan leda till att omfattningen ökar.
Slutligen måste vi nämna externa influenser, som ofta ligger utanför din kontroll. Det är svårt att förbereda sig för oväntade scenarier, men som projektledare bör du ha några beredskapsplaner klara. De kommer att hjälpa dig att hantera förändringar även om de överraskar dig.
Som du kan se finns det många möjliga orsaker till scope creep - vår lista är definitivt inte uttömmande. Vad du måste komma ihåg är att scope creep också kan uppstå på grund av en kombination av olika faktorer. Det är därför det är bra att veta hur du kan undvika scope creep överhuvudtaget.
Låt oss till att börja med säga att förändringar i omfattningen inte är något som du bör undvika till varje pris. Om du arbetar i en agil miljö förväntar du dig förmodligen att förändringar kommer att ske. Det du vill minska är resultatet av att ditt scope växer okontrollerat. Låt oss gå igenom några strategier för att förhindra scope creep:
Vissa projektledare kanske tycker att det är lättare sagt än gjort att "skapa en tydlig omfattning av projektet" - och det har de rätt i. I många projekt, särskilt när det gäller innovativa projekt, är det inte säkert att man är 100% säker på hur den färdiga produkten kommer att se ut. Så är fallet med många mjukvaruutvecklingsprojekt, där ändringar ofta införs baserat på feedback och tester från användarna. Projektteam ställs inför ännu en utmaning när de beslutar sig för att använda avancerad teknik eller experimentella lösningar.
Det betyder dock inte att scope creep är oundvikligt i dessa scenarier. Du kan fortfarande öka dina chanser att bygga en rimlig omfattning genom att börja med den så kallade projektupptäcktsfasen. Det är en period under vilken du kan testa hypoteser, utmana antaganden eller bygga prototyper. Allt i syfte att validera dina idéer och kontrollera om de föreslagna lösningarna är genomförbara.
Vi har just diskuterat flera bästa metoder för att undvika scope creep, men vad händer om du redan upplever det? Kanske började det med till synes mindre ändringsförfrågningar, eller så har intressenterna förväntat sig ytterligare funktioner sedan projektets kickoff. Det är möjligt att hantera scope creep, och här är ett par alternativ för dig.
Först och främst kan scope creep kännas nedslående, men det är inte rätt tillfälle att bli passiv och besegrad. Projekt som upplever scope creep kan ändå bli bra.
Se till att ta en närmare titt på alla ändringsbegäran och analysera deras konsekvenser noggrant. Utvärdera hur förändringarna kommer att påverka projektets budget och tidslinje. Även om ditt team redan har implementerat en viss förändring är det fortfarande värdefullt att undersöka dess potentiella inverkan på resten av projektet.
Det är också en bra tid att ägna lite uppmärksamhet åt resursprognoser. Ändringsförfrågningar kan ha påverkat även denna aspekt av projektet. Har du tillräckligt med tillgängliga teammedlemmar för att genomföra projektet? Kommer du att behöva anställa/outsourca några personer? Ta hänsyn till medarbetarnas tillgänglighet och arbetsbelastning för teamet hänsyn till (läs mer om hantering av arbetsbelastning). Du vill inte överutnyttja dina teammedlemmar och eventuellt till och med bränna ut dem på grund av att omfattningen kryper.
En annan strategi för att hantera "scope creep" är att minska omfattningen av vissa av de ursprungliga kraven. Om din projektbacklog är prioriterad bör du kunna identifiera element som kan bytas ut mot de nytillkomna. På så sätt kan du köpa dig lite extra tid och kostnader för att leverera projektet.
När ändringsförfrågningarna fortsätter att strömma in kan ditt team vara lite desorienterat när det gäller projektets förväntningar. Detta kan i sin tur leda till att man överdriver och lägger ännu mer tid på vissa uppgifter. Du bör dubbelkolla att alla i teamet förstår de nya projektkraven.
Glöm inte att titta på helheten i ditt projekt. Omfattningskrypningen påverkar också det. Kanske är det nu vettigt för dig och projektets intressenter att diskutera att skapa ett eller flera delprojekt eller lansera en MVP? En av nackdelarna med scope creep är att teamen tappar fart och att projekten tar längre tid än väntat. Att leverera en del av projektets omfattning som en separat release kan hjälpa till att återfå momentum och få ditt team att känna sig mer fulländat. Det finns också affärsmässiga fördelar med det här tillvägagångssättet: att släppa en MVP (minimum viable product) tidigt kan hjälpa din kund att testa produkten och få tidig framgång bland kunderna.
Även om du upplever scope creep bör du ändå regelbundet övervaka hur ditt projekt mår. Projektrapporter kommer att hjälpa dig att utvärdera teamets prestation och beräkna effekterna av den växande omfattningen.
Scope creep är inte ett ovanligt fenomen. Som projektledare är du nästan säker på att du kommer att möta det någon gång under din karriär. Hälften av respondenterna som tillfrågades av Project Management Institute i 2018 års Undersökning om professionens puls har upplevt scope creep under de senaste 12 månaderna. År 2020, den nyare upplagan av denna rapport visade att företag som är mer mogna i sina förmågor påverkas mindre av scope creep än organisationer med låg mognad (30% till 47%).
Dessa insikter är inte förvånande, eftersom scope creep, även om det potentiellt kan vara förödande, är hanterbart, särskilt av väl insatta projektledare och chefer. Vi hoppas att det här blogginlägget har hjälpt dig att upptäcka sätt att hantera scope creep till fördel för ditt team.
Vill du lära dig mer om projektledning? Varför inte kolla in andra resurser för projektledare som vi har publicerat:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Resurskalender (eller projekthanteringskalender, eller projektplaneringskalender, resursplaneringsprogramvara) gör att du kan planera och hantera och fördela resurser mer effektivt och effektivt - särskilt om Microsoft Excel hade en ledande roll i din...
Vad är det ultimata målet för projektledare? Att leverera sina projekt på ett framgångsrikt sätt. PM:arna själva medger att detta inte händer särskilt ofta: enligt den senaste undersökningen Pulse of the Profession avslutas mindre än 60% av projekten antingen...
Kapacitetsstyrning är en strategi som används av företag för att på bästa sätt utnyttja produktionseffektiviteten i förhållande till efterfrågan på en tjänst eller en produkt. Det slutliga målet med kapacitetsstyrning är att: Identifiera och...